{"id":55000747,"date":"2010-12-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-22T22:08:11","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=747"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Kommunikationsdaten_verwalten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Kommunikationsdaten_verwalten\/","title":{"rendered":"Kommunikationsdaten verwalten"},"content":{"rendered":"

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In der Zeit der mobilen Kommunikation kann man gar nicht genügend Felder für die verschiedenen Kommunikationskanäle vorsehen. Früher reichten Felder für die private und die geschäftliche Telefonnummer sowie gegebenenfalls noch für Fax aus, heute soll es Menschen geben, die gleich mehrere Mobiltelefone mit sich tragen. Zeit, ein kleines Modul für die Verwaltung der Kommunikationsdaten zu bauen, dass Sie beliebigen Datenbanken hinzufügen können.<\/b><\/p>\n

Im Prinzip speichert man die verschiedenen Kommunikationsdaten immer in den entsprechenden Feldern einer Tabelle. Diese erhalten dann Namen wie TelefonPrivat<\/b>, TelefonGeschaeftlich<\/b>, MobilPrivat<\/b>, MobilGeschaeftlich <\/b>und das Gleiche für weitere Kommunikationsarten wie Fax oder E-Mail. Allerdings kommen Sie damit nicht zwingend aus: Manch einer arbeitet nicht nur zu Hause und beim Arbeitgeber, sondern vielleicht auch noch bei der Freundin oder in der Ferienwohnung. Klar, dass es da eine Menge Nummern zu speichern gibt – aber wieviele Felder sieht man dafür in seiner Adresstabelle vor<\/p>\n

Wer wirklich flexibel sein will, benötigt eine ganze Menge davon – oder er befreit sich von der Idee, die Kommunikationsdaten direkt in der Adresstabelle zu speichern. Das geht ganz einfach, indem Sie eine weitere Tabelle anlegen, in der Sie alle Kommunikationsdaten wie Telefon-, Fax- und Handynummern sowie E-Mail- und Internetadressen (nachfolgend schlicht mit „Kommunikationsdetails“ zusammengefasst) speichern. Diese muss natürlich ein Fremdschlüsselfeld enthalten, um die Rufnummer der entsprechenden Adresse zuordnen zu können. Außerdem soll die Tabelle eine Information darüber enthalten, welche Kommunikationsart die Rufnummer bedient. Dies erfordert eine weitere Tabelle mit den Kommunikationsarten, die wiederum per Fremdschlüsselfeld mit der Tabelle der Kommunikationsdetails verknüpft wird.<\/p>\n

Aber lassen sich Kommunikationsarten überhaupt noch so kategorisieren, wie es früher einmal üblich war – also ganz einfach in Privat\/Dienstlich Wenn man einen Zweitwohnsitz, wechselnde Kunden mit Vor-Ort-Tätigkeit und so weiter mit einbezieht, wohl eher nicht. Wie fängt man so etwas ab Mit einem Feld für eine genauere Beschreibung Mit einem Nachschlagefeld zur Auswahl verschiedener Möglichkeiten wie Privat, Dienstlich, Freundin Bei aller Liebe zum Detail: Die üblichen Kombinationen wie Telefon privat, Telefon dienstlich et cetera sollen per Nachschlagefeld auswählbar sein (auch mehrfach). Für notwendige zusätzliche Hinweise wie „Freundin“ oder „vom 1. bis 6. März“ fügen wir der Tabelle der Kommunikationsdetails einfach ein Bemerkungsfeld mit dem Datentyp Text <\/b>hinzu.<\/p>\n

Halten wir also fest: Wir benötigen die übliche Adresstabelle, allerdings ohne jegliche Telefonnummer oder Mail-Adressen (s. Bild 1). Diese heißt beispielsweise tblAdressen und enthält Felder wie AnredeID <\/b>(samt Lookuptabelle), Vorname<\/b>, Nachname<\/b>, Strasse<\/b>, PLZ<\/b>, Ort <\/b>und Land<\/b> (bei dieser Gelegenheit fällt auf, dass Personen ja auch mehrere Adressen haben können – aber wir belassen es vorerst bei der optimierten Ablage der Kommunikationsdaten …).<\/p>\n

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Bild 1: Basis-Adresstabelle<\/span><\/b><\/p>\n

Die zweite Tabelle heißt tblKommunikationsarten <\/b>und speichert die Kommunikationsarten wie Telefon, Telefax, Mobil, E-Mail und Internet. Die üblichen Einträge finden Sie in Bild 2<\/p>\n

\"pic003.png\"<\/p>\n

Bild 2: Tabelle der Kommunikationsarten<\/span><\/b><\/p>\n

Die dritte Tabelle schließlich führt Adressen und Kommunikationsarten zusammen und ergänzt die nötigen Details. Deshalb heißt sie auch tblKommunikationsdetails<\/b>. Im Datenmodell sehen die Tabellen sich wie in Bild 3 aus. Die Tabelle tblKommunikationsdaten <\/b>dient dabei prinzipiell als m:n-Verknüpfungstabelle zwischen den Adressen und Kommunikationsarten und steuert auch noch die Detailinformationen zu den jeweiligen Kombinationen bei.<\/p>\n

\"pic001.png\"<\/p>\n

Bild 3: Datenmodell für die Verwaltung von Adressen und Kommunikationsdetails<\/span><\/b><\/p>\n

Wenn Sie die Felder AdresseID <\/b>und KommunikationsartID <\/b>als Nachschlagefelder auslegen, können Sie die Zuteilung von Adressen und Kommunikation bequem wie in Bild 4 erledigen. Die Eigenschaft Datensatzherkunft <\/b>für das Feld AdresseID <\/b>wurde im Entwurf auf den folgenden Ausdruck eingestellt, um den Namen in der Form Nachname, Vorname <\/b>darzustellen:<\/p>\n

SELECT [tblAdressen].[AdresseID], [Nachname]\r\n& \", \" & [Vorname] AS Adresse FROM tblAdressen;<\/pre>\n
Verwaltung der Kommunikationsdetails<\/b><\/p>\n
\"pic004.png\"<\/p>\n
Bild 4: Die Tabelle zur Zuweisung der Kommunikationsdetails<\/span><\/b><\/p>\n
Die Kommunikationsdetails verwalten Sie in einem Unterformular, dass sich in dem Formular mit den übrigen Adressdaten befindet. Dieses Hauptformular heißt frmAdressen<\/b>. Es verwendet die Tabelle tblAdressen <\/b>als Datenherkunft. Die einzelnen Felder dieser Tabelle ziehen Sie einfach an den linken Rand des Formularentwurfs, sodass dieses wie in Bild 5 aussieht.<\/p>\n
\"pic005.png\"<\/p>\n
Bild 5: Dieses Formular zeigt zunächst nur die Standard-Adressdaten an.<\/span><\/b><\/p>\n
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Anschließend erstellen Sie ein zweites Formular namens sfmKommunikationsdetails<\/b>. Weisen Sie seiner Eigenschaft Datenherkunft <\/b>den Namen der Tabelle tblKommunikationsdetails <\/b>zu. Ziehen Sie alle Felder außer KommunikationsdetailID<\/b> und AdresseID <\/b>in den Detailbereich des Entwurfs (s. Bild 6). Anschließend stellen Sie die Eigenschaft Standardansicht <\/b>des Formulars auf Datenblatt<\/b> ein.<\/p>\n
\"pic006.png\"<\/p>\n
Bild 6: Dieses Formular zeigt zunächst nur die Standard-Adressdaten an.<\/span><\/b><\/p>\n
Nun speichern und schließen Sie das Unterformular und ziehen dieses aus dem Datenbankfenster beziehungsweise dem Navigationsbereich in das Hauptformular, sodass beide etwa wie in Bild 7 aussehen. Wichtig ist, dass Access automatisch die Verknüpfungspunkte der beiden Formular erkennt. Das Unterformular sfmKommunikationsdetails <\/b>soll jeweils nur die Kommunikationsdetails zur aktuell im Hauptformular angezeigten Adresse liefern. Da die Datenherkunft des Unterformulars mit AdresseID <\/b>ein Fremdschlüsselfeld erhält, das mit dem gleichnamigen Primärschlüsselfeld des Hauptformulars verknüpft ist, trägt es normalerweise die Namen der entsprechenden Felder für die beiden Eigenschaften Verknüpfen von <\/b>und Verknüpfen nach <\/b>ein. Ist dies nicht der Fall, holen Sie diese Einstellung nach.<\/p>\n
\"pic007.png\"<\/p>\n
Bild 7: Das Unterformular mit den Verknüpfungseigenschaften<\/span><\/b><\/p>\n
Ein Wechsel in die Formularansicht des Hauptformulars offenbart, dass noch einiger Optimierungsbedarf hinsichtlich der Formulargestaltung besteht. Nach einigen änderungen wie etwa der Anpasssung von Schriftgrößen, Beschriftungen und Spaltenbreiten ergibt sich das Bild aus Bild 8. Dort ist gut zu erkennen, wie Sie etwa eine neue Telefonnummer anlegen: Sie wählen einfach Kommunikationsart aus dem Kombinationsfeld aus und fügen anschließend die fehlenden Informationen hinzu. Auf diese Weise können Sie beliebig viele Telefonnummern, E-Mail- oder Internetadressen zu einer Adresse hinzufügen.<\/p>\n
\"pic008.png\"<\/p>\n
Bild 8: Adressen und Kommunikationseigenschaften im Überblick<\/span><\/b><\/p>\n
Bevorzugte Kommunikationsart<\/b><\/p>\n
In der Abbildung erkennen Sie ebenfalls eine Spalte namens Bevorzugt <\/b>mit Kontrollkästchen. Dieses Feld ist noch zur Tabelle tblKommunikationsdetails <\/b>hinzugekommen und dient der Festlegung eines bevorzugten Kommunikationsmethode. Es fehlt noch ein Stück Code, das dafür sorgt, dass jeweils nur ein Datensatz der Tabelle tblKommunikationsarten <\/b>je Adresse den Wert Wahr <\/b>für dieses Feld enthält. Dieses soll immer beim ändern des Wertes dieses Feldes ausgelöst werden, was durch Füllen der Ereigniseigenschaft Vor Aktualisierung <\/b>des entsprechenden Steuerelements möglich ist (s. Bild 9).<\/p>\n
\"pic009.png\"<\/p>\n
Bild 9: Anlegen einer Ereignisprozedur, die beim Festlegen einer bevorzugten Kommunikationsmethode alle anderen deaktiviert.<\/span><\/b><\/p>\n
Das Auslösen dieses Ereignisses führt zum Aufruf der Prozedur aus Listing 1<\/a><\/span>. Die Prozedur erzeugt ein Database<\/b>-Objekt, weil es dessen Execute<\/b>-Methode benötigt. Damit wird eine SQL-Aktualisierungsabfrage ausgeführt, die den Wert des Feldes Bevorzugt <\/b>überall auf False <\/b>einstellt. Die Aktualisierung betrifft nur Datensätze, die zur aktuell angezeigten Adresse gehören. Dadurch, dass wir das BeforeUpdate<\/b>-Ereignis verwenden, wird der neue Wert des Feldes Bevorzugt<\/b> erst nach dem Einstellen aller Werte auf False <\/b>auf True <\/b>gesetzt.<\/p>\n
Listing 1: Abwählen anderer bevorzugter Datensätze<\/p>\n
Private Sub Bevorzugt_BeforeUpdate()\r\n    Dim db As DAO.Database\r\n    Set db = CurrentDb\r\n    db.Execute \"UPDATE tblKommunikationsdetails SET Bevorzugt = False WHERE AdresseID = \" _\r\n    & Me!AdresseID & \"€, dbFailOnError\r\n    Me.Refresh\r\n    Set db = Nothing\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Kommunikationsdaten im Bericht<\/b><\/p>\n
Zum Schluss sollen die Kommunikationsdaten noch in einem Bericht erscheinen. Dabei ist wichtig, dass die Kommunikationsdaten sich nahtlos in die übrigen Informationen einreihen lassen – also unter Angabe der jeweiligen Kommunikationsart unterhalb von Daten wie Straße, PLZ und Ort erscheinen. Mit ein wenig Aufbereitung sollte dies wie in dem Bericht aus Bild 11). Von diesen Tabellen fügen wir die folgenden Felder zur Abfrage hinzu:<\/p>\n