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Eine der wesentlichen Neuerungen von Access 2010 sind die stark aufgewerteten Makros. Microsoft möchte sich mit einer vereinfachten Methode für die Programmierung von Access aber nicht nur neue Benutzergruppen erschließen, sondern bestimmt damit auch den Rahmen für die Programmierung der ebenfalls neuen Web-Version von Access-Datenbanken. Wir bleiben aber zunächst auf dem Desktop und zeigen Ihnen, was Sie mit den neuen Makrofunktionen alles anstellen können.<\/b><\/p>\n
Die Möglichkeiten der Makros in früheren Access-Versionen wurden kaum weiterentwickelt (zuletzt tat sich dort in der Version 2007 etwas) und wurden vermutlich nur von Einsteigern genutzt. Wer höhere Ansprüche hatte, nutzte VBA zur Programmierung seiner Datenbankanwendung.<\/p>\n
Falls Sie VBA zuvor in Excel oder Word genutzt haben, haben Sie den Begriff Makro<\/b> vermutlich synonym mit Prozedur verwendet – das ist unter Access etwas anders. Hier versteht man unter Makros eine etwas andere Art der Programmierung, bei der die Befehle in einer Art grafischem Editor zusammengefügt werden. Das bleiben die Makros auch nach wie vor, nur gibt es nunmehr wesentlich größere Möglichkeiten, etwa zum Verschachteln von Code oder für den Datenzugriff.<\/p>\n
Außerdem hat Microsoft mit Access 2010 einen neuen Access-Dateityp eingeführt, mit dem Sie eine komplette Datenbank auf einen SharePoint-Server laden und über das Internet verfügbar machen können – die Benutzer greifen dann über den Internet-Browser auf sämtliche Funktionen der Datenbank zu.<\/p>\n
Verständlich, dass hier nicht alle VBA-Elemente und Befehle weiterer Bibliotheken wie DAO und ADODB zum Einsatz kommen können. Also hat Microsoft alle benötigten Funktionen auf den kleinsten gemeinsamen Nenner gebracht und daraus eine neue Version der Makros gebaut – samt neuem Editor für die Eingabe der Makrobefehle.<\/p>\n
Voraussetzungen<\/b><\/p>\n
Die wichtigste Voraussetzung für den Einsatz der neuen Makros ist Access 2010. Viele von Ihnen werden noch nicht mit dieser Version arbeiten.<\/p>\n
Wenn Sie die in diesem Beitrag vorgestellten Beispiele dennoch nachvollziehen möchten, können Sie die neue Office-Version bei Microsoft herunterladen.<\/p>\n
Bei der Erstellung dieses Beitrags war dies beispielsweise unter der folgenden Adresse möglich: http:\/\/technet.microsoft.com\/de-de\/evalcenter\/ee390818.aspx <\/b>(Anmeldung mit kostenloser Windows Live ID <\/b>erforderlich).<\/p>\n
Der Makro-Editor<\/b><\/p>\n
Den neuen Makro-Editor öffnen Sie mit einem Klick auf den Ribbon-Eintrag Erstellen|Makros und Code|Makro <\/b>(s. Bild 1). Gleichzeitig erstellen Sie mit diesem Befehl ein neues, leeres Makro.<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_01\/MakrosInAccess2010-web-images\/pic001.png\")
<\/p>\n
Bild 1: Mit diesem Befehl öffnen Sie den Makro-Editor von Access 2010.<\/span><\/b><\/p>\n Schauen wir uns zunächst den neuen Makro-Editor und seine Bestandteile an (s. Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Der neue Makro-Editor und der Aktionskatalog<\/span><\/b><\/p>\n Das Fenster mit dem Titel Makro1<\/b> entspricht prinzipiell dem Codefenster im VBA-Editor, wenn es auch nur jeweils ein einziges Makro aufnehmen kann. Hier können Sie bereits einen ersten Makrobefehl auswählen.<\/p>\n Im Fenster Aktionskatalog<\/b> finden Sie weitere Befehle, die nach Funktion gruppiert sind. Sie werden schnell feststellen, dass Sie mit dem Ribbon-Eintrag Entwurf|Einblenden\/Ausblenden|Alle Aktionen anzeigen <\/b>die Anzahl der angezeigten Aktionen erweitern können.<\/p>\n Der Unterschied zwischen den standardmäßig angezeigten und den zusätzlichen Aktionen ist, dass nur die Standardaktionen in Datenbanken ausgeführt werden, die sich nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befinden (diesen stellen Sie in den Access-Optionen im Bereich Sicherheitscenter <\/b>unter Vertrauenswürdige Speicherorte <\/b>ein).<\/p>\n Auch das Kombinationsfeld Neue Aktion einfügen <\/b>im neu angelegten Makro zeigt nur die Einträge an, die auch im Fenster Aktionskatalog <\/b>erscheinen.<\/p>\n Vertrauenswürdige Makro-Aktionen<\/p>\n Das probieren wir gleich einmal aus. Dazu speichern Sie das soeben geöffnete, neue Makro unter dem Namen AutoExec<\/b>. Dies bewirkt die automatische Ausführung des Makros beim Öffnen der Datenbankdatei.<\/p>\n Als Erstes fügen wir nur eine harmlose Aktion ein, beispielsweise Meldungsfeld <\/b>(auch die Aktionsnamen wurden mit Access 2010 generalüberholt – oder handelt es sich bei Meldungsfeld statt Meldungsfenster schlicht um einen Übersetzungsfehler).<\/p>\n Es erscheint eine Art Formular, mit dem Sie die Parameter dieser Aktion eingeben können. Füllen Sie diese etwa wie in Bild 3. Wenn Sie anschließend die Datenbank schließen und wieder öffnen, erscheint das erwartete Meldungsfenster.<\/p>\n Bild 3: Anlegen einer Aktion zur Ausgabe eines Meldungsfensters<\/span><\/b><\/p>\n Bevor wir nun eine nicht vertrauenswürdige Aktion unterbringen, folgt ein kleiner Exkurs in die Behandlung vertrauenswürdiger Dokumente.<\/p>\n Wenn Sie eine Datenbank unter Access 2010 öffnen, erscheint standardmäßig der gelbe Meldungsbalken aus Bild 4.<\/p>\n Bild 4: Warnmeldung beim erstmaligen Öffnen einer Access-Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Diesen klickt man üblicherweise achtlos weg – zumindest, wenn man als Entwickler mit den selbst angelegten Datenbanken arbeitet.<\/p>\n Wenn Sie dies tun, werden Pfad und Name der Datenbankdatei wie in Bild 5 in der Registry gespeichert.<\/p>\n Bild 5: Speichern vertrauenswürdiger Dokumente in der Registry<\/span><\/b><\/p>\n Dummerweise bietet Access 2010 keine Möglichkeit, eine solche Liste direkt von Access aus einzusehen.<\/p>\n Für unser kleines Experiment ist es jedoch notwendig, dass Sie die Beispieldatenbank aus dieser Liste entfernen, denn sonst wird sie alle Aktionen – ob vertrauenswürdig oder nicht – klaglos ausführen.<\/p>\n Anschließend fügen Sie hinter der Meldungsfeld<\/b>-Aktion eine der nicht vertrauenswürdigen Aktionen ein; beispielsweise die Aktion SpeichernObjekt <\/b>mit dem Objekttyp Makro <\/b>und dem Objektnamen AutoExec<\/b>.<\/p>\n Das Resultat können Sie Bild 6 entnehmen: Bei angezeigter Sicherheitswarnung haben wir dort die erste Aktion, also Meldungsfeld, mit OK<\/b> bestätigt, um für die zweite, nicht vertrauenswürdige Aktion eine entsprechende Meldung zu erhalten.<\/p>\n Bild 6: Nur vertrauenswürdige Datenbanken führen alle Makro-Aktionen aus.<\/span><\/b><\/p>\n Diese Meldung wird Otto Normalverbraucher natürlich überfordern, also müssen wir ihm auf andere Weise erklären, dass er die Datenbank als vertrauenswürdig einstufen muss, wenn er alle enthaltenen Funktionen ausführen möchte.<\/p>\n Wenn … dann!<\/p>\n Damit erhalten wir gleich ein schönes Beispiel für ein Wenn…dann<\/b>-Konstrukt in Makros. Als Erstes legen Sie also ein Element des Typs Wenn<\/b> an (s. Bild 7). Sie finden dieses Element gleich ganz oben im Aktionskatalog oder im Kombinationsfeld zur Auswahl der Makro-Aktion.<\/p>\n Bild 7: Der erste Teil einer Wenn-Bedingung<\/span><\/b><\/p>\n <\/p>\n Tragen Sie hinter Wenn <\/b>den Ausdruck [CurrentProject].[IsTrusted] <\/b>ein. Dieser Ausdruck prüft, ob die aktuelle Datenbank vertrauenswürdig ist – egal, ob Sie die Datenbank selbst oder ihren Speicherort als vertrauenswürdig eingestuft haben.<\/p>\n Falls ja, soll eine entsprechende Meldung erscheinen. Diese legen Sie im gleichen Kasten an, in dem sich auch das Schlüsselwort Wenn <\/b>befindet (s. Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Ist die Datenbank vertrauenswürdig, soll diese Meldung erscheinen.<\/span><\/b><\/p>\n Falls die Datenbank nicht vertrauenswürdig ist, soll ebenfalls eine Meldung erscheinen und die Datenbank geschlossen werden. Um den dafür benötigten Else<\/b>-Zweig anzulegen, klicken Sie einfach auf Sonst hinzufügen<\/b>. Legen Sie im neu angelegten Bereich zunächst eine entsprechende Meldung an und eine weitere Aktion zum Schließen der Datenbank.<\/p>\n Das Makro sieht nun wie in Bild 10 aussehen.<\/p>\n Bild 9: Das fertige Makro zum Abfragen der Vertrauenswürdigkeit einer Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Bild 10: Das fertige Makro zum Abfragen der Vertrauenswürdigkeit einer Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Als dritte Option für die Gestaltung von If…Then<\/b>-Konstrukten bietet sich der Sonst Wenn<\/b>-Zweig an. Hier geben Sie genau wie beim Wenn<\/b>-Teil einen Ausdruck ein, der über die Durchführung der enthaltenen Aktionen entscheidet.<\/p>\n Makro-Befehle suchen<\/b><\/p>\n Da die Anzahl der verfügbaren Makros mit dieser Version von Access erheblich gestiegen ist, werden Sie das kleine Suchtextfeld oben im Aktionskatalog begrüßen (s. Bild 11<\/span>).<\/p>\n Bild 11: Die Suchfunktion des Aktionskatalogs<\/span><\/b><\/p>\n Hier geben Sie einen Begriff in der Sprache der jeweiligen Version ein (zum Beispiel Datensatz oder Formular). Mit jedem Buchstaben wird die Anzeige der gefundenen Aktionen aktualisiert. Die Suche bezieht sich übrigens nicht nur auf die Namen der Aktionen, sondern auch auf deren Beschreibungen.<\/p>\n Makro in Makro<\/b><\/p>\n Im unteren Bereich des Aktionskatalogs finden Sie eine Liste aller bereits erstellter Makros. Wenn das Autoexec<\/b>-Makro die erste Hürde überstanden hat und die Anwendung als vertrauenswürdiges Dokument identifiziert wurde, rufen wir ein weiteres Makro auf, das schlicht einen Startdialog anzeigt.<\/p>\n Dieses Makro haben wir bereits erstellt, daher ist es unter dem Namen macStartformular <\/b>in der Liste der bereits verfügbaren Makros vorhanden (s. Bild 12). Ein Doppelklick auf einen der Einträge fügt das Makro in einer neuen Aktion namens AusführenMakro <\/b>zum aktuell bearbeiteten Makro hinzu. AusführenMakro<\/b> kann das angegebene Makro beliebig oft ausführen. Außerdem können Sie eine Bedingung angeben, die festlegt, ob das Makro ausgeführt werden soll.<\/p>\n Bild 12: Vorhandene Makros können leicht in andere Makros integriert werden.<\/span><\/b><\/p>\n Neue Aktion hinzufügen<\/b><\/p>\n Eine neue Aktion können Sie direkt im Makro-Fenster immer nur für die Ebene anlegen, in der sich das aktuell markierte Makro befindet. Eine neue Aktion wird dann immer ans Ende dieser Ebene angefügt.<\/p>\n Wenn Sie die neue Aktion eigentlich weiter oben positioneren wollten, verwenden Sie die Pfeil nach oben <\/b>und Pfeil nach unten<\/b>-Schaltflächen im Makro-Entwurf oder auch einfach die Tastenkombination Strg + Nach oben <\/b>oder Strg + Nach unten<\/b>. Alternativ können Sie die Reihenfolge auch einfach durch das Verschieben eines Eintrags mit der Maus erledigen. Leider gelingt dies nicht für mehrere Aktionen gleichzeitig.<\/p>\n Per Drag and Drop aus dem Aktionskatalog haben Sie beim Einfügen neuer Aktionen direktere Möglichkeiten: Wenn Sie eine Aktion mit der Maus in den Makro-Entwurf ziehen, können Sie diese gleich an die gewünschte Stelle bewegen. Eine orangefarbene Markierung zeigt jeweils an, wo die Aktion eingefügt würde.<\/p>\n Kommentieren Sie!<\/b><\/p>\n Zur besseren Übersicht bietet Access nun auch eine Kommentarfunktion für Makros. Kommentare fügen Sie per Drag and Drop des Eintrags Kommentar <\/b>aus dem Aktionskatalog in das aktuelle Makro ein (s. Bild 13).<\/p>\n Bild 13: Einfügen eines Kommentars in ein Makro<\/span><\/b><\/p>\n Noch schneller gelingt dies allerdings, wenn Sie in ein Kombinationsfeld mit dem Text Neue Aktion <\/b>einfügen gleich den Kommentar mit zwei führenden Schrägstrichen eintragen:<\/p>\n Access wandelt dies dann in ein Kommentar-Element um.<\/p>\n Bereiche ein- und ausblenden<\/b><\/p>\n Für die Übersicht hilfreich ist auch die Möglichkeit, komplette Blöcke durch Anklicken des Minus-Zeichens am linken Rand zu minimieren – ein Feature, das auch im VBA-Editor sinnvoll einzusetzen wäre.<\/p>\n Im Ribbon gibt es übrigens ebenfalls die Möglichkeit, den aktuell markierten Bereich ein- oder auszublenden. Außerdem können Sie dort auch alle Bereiche ein- und ausblenden.<\/p>\n Wenn Sie einen Bereich per Tastatur ausblenden möchten, können Sie dies einfach mit den Tasten Nach links <\/b>und Nach rechts <\/b>erledigen.<\/p>\n IntelliSense für Datenbankobjekte<\/b><\/p>\n Eine Funktion, die sich Access-Entwickler schon seit Jahren für den VBA-Editor wünschen, ist IntelliSense für Access-Objekte.<\/p>\n Wenn Sie beispielsweise in einem Wenn<\/b>-Konstrukt eine Bedingung verwenden wollen, die den Inhalt eines bestimmten Formularsteuerelements auswertet, brauchen Sie nur den Ausdruck Formulare! <\/b>einzugeben und erhalten gleich nach dem Tippen des nächsten Zeichens eine Liste aller aktuell vorhandener Formulare (s. Bild 14). Achtung: Dies funktioniert nur mit dem Ausrufezeichen, nicht mit dem Punkt!<\/p>\n Bild 14: Im Makro-Entwurf greifen Sie per IntelliSense auf Objekte, Steuerelemente und Feldnamen zu.<\/span><\/b><\/p>\n Ausdrucks-Generator aktivieren<\/b><\/p>\n Wenn Sie den Ausdrucks-Generator zum Zusammenstellen von Ausdrücken verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Zauberstab-Symbol. Manchmal ist dieses nicht sichtbar. Das können Sie in der Regel ändern, indem Sie den Ausdruck mit einem Gleichheitszeichen beginnen.<\/p>\n Debuggen von Makros<\/b><\/p>\n Bereits seit Access 2007 können Sie Makros debuggen. Dazu aktivieren Sie im Ribbon die Umschaltfläche Entwurf|Tools|Einzelschritt <\/b>und klicken dann auf den Befehl Ausführen <\/b>im gleichen Bereich.<\/p>\n Access zeigt nun in einem speziellen Makro-Debugging-Fenster den aktuellen Status an. Leider gibt es keine Anzeige im Makro-Entwurf, der darauf hindeutet, welche Aktion gerade durchgeführt wird.<\/p>\n Fehlerbehandlung<\/b><\/p>\n Bereits seit Access 2007 gibt es eine Fehlerbehandlung, die durch die strukturierte Anzeige in Access 2010 natürlich noch viel besser zur Geltung kommt.<\/p>\n Die Fehlerbehandlung funktioniert grundsätzlich wie unter VBA. Im Beispiel aus Bild 15 etwa wird die Access-Fehlerbehandlung deaktiviert, um im folgenden Schritt einen Fehler zu provozieren (Division durch 0) und diesen im übernächsten Schritt zu behandeln. Zum Deaktivieren der Access-Fehlerbehandlung weisen Sie dem Parameter Gehe zu <\/b>der Makro-Aktion BeiFehler <\/b>den Wert Nächster <\/b>zu – dies ist gleichbedeutend mit dem On Error Resume Next <\/b>von VBA.<\/p>\n Bild 15: Beispiel für eine einfache Fehlerbehandlung<\/span><\/b><\/p>\n Hinter der Zeile, die den Fehler verursacht, prüfen wir dann, ob ein Fehler ausgelöst wurde. Dies erledigt eine Wenn<\/b>-Aktion mit dem Ausdruck Nicht [MacroError].[Number]=0<\/b>.<\/p>\n Dummerweise versagt der Ausdrucks-Generator, den Sie mit einem Klick auf das Zauberstab-Symbol öffnen, hier völlig: Es gibt zwar einen Bereich Funktionen|Integrierte Funktionen|Fehlerbehandlung<\/b>, aber einen Verweis auf die Funktion, die einen im Makro aufgetretenen Fehler zurückgibt, findet man dort nicht.<\/p>\n Der Ausdruck MacroError <\/b>wird dort erst per IntelliSense angezeigt, wenn Sie den ersten Buchstaben eingeben – aber dafür muss man ja erst einmal wissen, wonach man überhaupt sucht.<\/p>\n Es gibt jedoch eine Tastenkombination, mit der Sie gleich alle aktuell verfügbaren Ausdrücke anzeigen: Strg + Leertaste<\/b>.<\/p>\n Wenn Sie wieder die Access-Fehlerbehandlung einschalten möchten, verwenden Sie wiederum die Makro-Aktion BeiFehler <\/b>und stellen Gehe zu <\/b>diesmal auf Fehlgeschlagen <\/b>ein.<\/p>\n In den folgenden Aktionen auftretende Fehler lösen nun wieder die Access-Fehlermeldungen aus (s. Bild 17).<\/p>\n Bild 16: Die für die Fehlerbehandlung benötigten Elemente liefert der Ausdrucks-Generator nicht.<\/span><\/b><\/p>\n Bild 17: Die für die Fehlerbehandlung benötigten Elemente liefert der Ausdrucks-Generator nicht.<\/span><\/b><\/p>\n Makro-Gruppen<\/b><\/p>\n Um die Funktion zum Ein- und Ausblenden von Makros oder Strukturen noch besser nutzen zu können, stellt Microsoft das Element Gruppe <\/b>bereit. Damit können Sie mehrere Makro-Aktionen zusammenfassen und diese gemeinsam ein- und ausblenden.<\/p>\n Untermakros<\/b><\/p>\n Nicht neu, aber durch die neue Benutzeroberfläche anders aufgebaut sind Untermakros. Sie können in einem Makro-Objekt mehrere Folgen von Aktionen unterbringen, die Sie als Untermakro zusammenfassen und auch als solches aufrufen können. Dies entspricht etwa der Vorgehensweise unter VBA: Dort schreiben Sie auch normalerweise mehrere Prozeduren in ein Modul.<\/p>\n Bei den Makros legen Sie ein neues Element des Type Untermakro <\/b>an, vergeben einen Namen und tragen dann eine Hierarchieebene weiter unten die Aktionen für dieses Untermakro ein.<\/p>\n Der Aufruf würde mit der Aktion AusführenMakro <\/b>unter Angabe von Makroname und Untermakroname nach dem Schema <Makro>.<Untermakro><\/b> erfolgen. Dies unterstützt die Auswahl der Makros über ein entsprechendes Kombinationsfeld (s. Bild 18).<\/p>\n Bild 18: Aufruf von Untermakros<\/span><\/b><\/p>\n Sie können ein Makro oder ein Untermakro auch einfach aus dem Aktionskatalog an die gewünschte Stelle ziehen. Die AusführenMakro<\/b>-Aktion wird dann automatisch angelegt und mit dem entsprechenden Makronamen gefüllt.<\/p>\n Makros aufrufen<\/b><\/p>\n Benutzerdefinierte Makros starten Sie am einfachsten, indem Sie doppelt auf den entsprechenden Eintrag des Navigationsbereichs klicken. Sie können Makros jedoch auch für die Ereignisprozeduren von Formularen, Berichten und Steuerelementen eintragen.<\/p>\n Doch lieber VBA statt Makros<\/b><\/p>\n Wenn Sie mit Makros gearbeitet haben und dann doch lieber mit VBA programmieren möchten, können Sie ein Makro nach dem Öffnen über den Ribbon-Befehl Entwurf|Tools|Makros zu Visual Basic konvertieren <\/b>in eine VBA-Prozedur umwandeln. Sie können dann noch angeben, ob Access eine Fehlerbehandlung und die im Makro enthaltenen Kommentare im VBA-Code unterbringen soll.<\/p>\n Datenmakros<\/b><\/p>\n Mit den Datenmakros gibt es eine wirklich interessante Neuerung. Diese werden etwas anders als die üblichen Makros nicht durch Ereignisse etwa von Formularen oder Steuerelementen, sondern durch änderungen von Daten aufgerufen. Prinzipiell entspricht deren Funktion denen der Trigger von SQL-Server-Systemen. Wir widmen diesem Feature einen eigenen Beitrag (Datenmakros in Access 2010<\/b>, www.access-im-unternehmen.de\/760<\/b>).<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n Dies war nur ein Überblick auf den neuen Makro-Editor sowie einige der neuen Features der Makros in Access 2010.<\/p>\n Der Hauptgrund für die Erweiterungen ist, einen überschaubaren und in browserfähige Anwendungen umwandelbaren Bestand an Befehlen anzubieten, mit denen Sie Webdatenbanken programmieren können.<\/p>\n Webdatenbanken werden eines der Themen der folgenden Ausgabe von Access im Unternehmen sein.<\/p>\n Bild 16: Die für die Fehlerbehandlung benötigten Elemente liefert der Ausdrucks-Generator nicht.<\/span><\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Eine der wesentlichen Neuerungen von Access 2010 sind die stark aufgewerteten Makros. 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