{"id":55000767,"date":"2011-04-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-22T22:02:05","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=767"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Seriendruck_mit_Access_und_Word_Teil_II","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Seriendruck_mit_Access_und_Word_Teil_II\/","title":{"rendered":"Seriendruck mit Access und Word, Teil II"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Unser Beitrag zum Thema Ferngesteuerter Seriendruck mit Access und Word hat soviel Feedback geliefert, dass wir Ihnen einige Verbesserungen und Erweiterungen liefern möchten. Der vorliegende Beitrag zeigt, welche Schwachstellen das Add-In noch enthielt und wie Sie diese beheben.<\/b><\/p>\n

Fehler 5922 – Word konnte die Datenquelle nicht öffnen<\/b><\/p>\n

Dieser Fehler trat speziell unter Access 2010 auf, und zwar in der folgende Zeile der Prozedur cmdSerienbriefErstellen_Click<\/b>:<\/p>\n

objMerge.OpenDataSource Name:=dbc.Name, \r\nLinkToSource:=True, \r\nConnection:=strConnection, \r\nSQLStatement:="SELECT * FROM [tblSerienbrief_Temp] \r\nWHERE [Serienbrief] = True", \r\nSubType:=1<\/pre>\n
Die Lösung war nicht einfach zu finden. Ein Tipp von Sascha Trowitzsch führte schließlich dazu, einmal den Makro-Editor unter Word zu starten und manuell einen Seriendruck auf Basis der betroffenen Tabelle der Add-In-Datenbank zu erstellen.<\/p>\n
Fazit: Word kommt anscheinend nicht mit dem Datentyp .mda klar! Wenn Sie dort eine bestehende Datenquelle auswählen, müssen Sie Alle Dateien (*.*) <\/b>als Filter festlegen, um überhaupt auf die .mda-Datei zugreifen zu können. Im nächsten Schritt zeigt sich dann, dass Word sich unter diesem Dateityp nichts vorstellen kann und beim Analysieren des Inhalts scheitert (s. Bild 1).<\/p>\n
\"pic001.png\"<\/p>\n
Bild 1: Versuch, Daten aus einer .mda-Datei als Quelle für einen Seriendruck zu verwenden<\/span><\/b><\/p>\n
Ein kleiner Versuch brachte schließlich die Lösung dieses Problems: Der Dateiname wurde von .mda <\/b>zurück in .mdb <\/b>geändert und siehe da – Word liest die Daten problemlos ein. Die oben genannte und für den Fehler verantwortliche Zeile mit dem Aufruf der OpenDataSource<\/b>-Methode funktioniert nun einwandfrei.<\/p>\n
Allerdings lässt sich die .mdb<\/b>-Datei nun nicht mehr direkt als Add-In installieren, da hier standardmäßig nur .mda<\/b>– beziehungsweise .accdb<\/b>-Dateien ausgewählt werden können. Das ist aber kein Problem, denn auch hier lässt sich der Filter auf alle Dateien einstellen.<\/p>\n
Und zu guter Letzt müssen Sie noch die Tabelle USysRegInfo <\/b>anpassen. Die Angabe der Library müssen Sie von aiuSeriendruck.mda <\/b>auf aiuSeriendruck.mdb <\/b>ändern, damit Access die umbenannte Datei weiterhin findet (s. Bild 2).<\/p>\n
\"pic002.png\"<\/p>\n
Bild 2: Anpassung der Tabelle USysRegInfo, damit Access das Add-In ordnungsgemäß starten kann<\/span><\/b><\/p>\n
Kontextmenüeinträge bei mehreren Seriendrucken<\/b><\/p>\n
Gelegentlich möchte man nicht nur ein, sondern mehrere verschiedene Dokumente im Seriendruck verarbeiten. Zum Hinzufügen der Platzhalter in Word hat aiuSeriendruck <\/b>ja das Kontextmenü des Dokuments so angepasst, dass Sie alle Felder der Quelltabelle über die Auswahl eines Eintrags wie etwa [Vorname] <\/b>einfügen können.<\/p>\n
Leider behält das Kontextmenü diese Einträge bei, sodass das Kontextmenü mit jedem neuen Dokument länger wird. Die Lösung dieses Problems war ebenfalls nicht einfach zu finden. Eigentlich konnte man davon ausgehen, dass es reicht, beim Erstellen der Kontextmenüeinträge mit der Add<\/b>-Methode den Temporary<\/b>-Parameter auf True <\/b>einzustellen. Dies würde bedeuten, dass die angelegten Einträge beim Schließen von Word wieder gelöscht würden:<\/p>\n
Set cbc = m_Commandbar.Controls.Add(1, , , , True)<\/pre>\n
Aber dies reichte aus unerfindlichen Gründen nicht. Also griff ich zu weiteren Maßnahmen: Alle neu angelegten Kontextmenüeinträge wurden mit einem Wert für die Tag<\/b>-Eigenschaft versehen, der das Tilde-Zeichen und die Beschriftung des Kontextmenüeintrags enthielt, also beispielsweise ~[Vorname]<\/b>. Dies alles mit dem Zweck, eventuell verbleibende Einträge vor dem erneuten Anlegen des Kontextmenüs mit der Delete<\/b>-Methode in einer Schleife über alle Einträge er jeweiligen Kontextmenüeinträge wieder zu löschen. Auch das brachte nicht die geringste änderung!<\/p>\n
Die Lösung fand sich schließlich in Word selbst: Wenn Sie bei geöffnetem Word-Dokument Elemente zur CommandBars<\/b>-Auflistung hinzufügen und das Dokument dann speichern, werden diese Elemente mit dem Dokument gespeichert.<\/p>\n
Das Speichern des Dokuments tritt in aiuSeriendruck <\/b>auf, wenn der Benutzer den letzten Kontextmenüeintrag mit der Beschriftung Alle Platzhalter gesetzt <\/b>anklickt. Dies löst eine entsprechende Ereignisprozedur aus, die um zwei Anweisungen ergänzt werden muss – und zwar um den Aufruf der Methode Reset <\/b>für die beiden um temporäre Einträge erweiterten Kontextmenüs. Reset setzt die Kontextmenüs wieder so zurück, dass diese nur noch eingebaute Elemente enthalten (s. Listing 1<\/a>).<\/p>\n
Listing 1: Speichern des um Platzhalter ergänzten Dokuments und vorheriges Zurücksetzen der Kontextmenüs<\/p>\n
Private Sub m_cbc_Click(ByVal Ctrl As Office.CommandBarButton, CancelDefault As Boolean)\r\n    Select Case Ctrl.Caption\r\n    Case "Alle Platzhalter gesetzt"\r\n    On Error Resume Next\r\n    m_Document.CommandBars("Text").Reset\r\n    m_Document.CommandBars("Table Text").Reset\r\n    m_Document.Save\r\n    If Err.Number = 0 Then\r\n        strVorlage = m_Document.Path & "\\" & m_Document.Name\r\n        RaiseEvent VorlageErstellt(strVorlage)\r\n    Else\r\n        RaiseEvent VorlageErstellt("")\r\n    End If\r\n    Case Else\r\n    m_Document.Application.Selection.Text = m_Text\r\n    End Select\r\n    End Sub<\/pre>\n
<\/p>\n
Seriendruck ersetzt Platzhalter nicht bei Wechsel von Datenquelle\/Dokument<\/b><\/p>\n
Wenn Sie mit der ersten Version von aiuSeriendruck <\/b>eine Datenquelle auswählen, ein Seriendruckdokument vorbereiten und beide zusammenführen, klappt dies ohne Probleme. Wenn Sie dann allerdings eine andere Datenquelle auswählen und ein neues Dokument mit den entsprechenden Platzhaltern füllen, geht etwas schief: Word ersetzt dann die Platzhalter nicht mehr, wodurch dann zwar die der Anzahl der Datensätze entsprechende Anzahl Seiten erzeugt wird, aber nicht die gewünschten Daten angezeigt werden (s. Bild 3).<\/p>\n
\"pic003.png\"<\/p>\n
Bild 3: Beim Neuauswahl von Quelle und Seriendruck-Dokument gelingt das Ersetzen der Platzhalter nicht mehr.<\/span><\/b><\/p>\n
Genaugenommen werden nicht die Platzhalter durch die Inhalte ersetzt, sondern das Ersetzen der Platzhalter durch die Seriendruck-Felder scheitert.<\/p>\n
Das Problem tritt in diesem Abschnitt auf:<\/p>\n
Set tdf = dbc.TableDefs("tblSerienbrief_Temp")\r\nFor Each fld In tdf.Fields\r\n    Set objRange = objDocument.Range\r\n    Set objRangeFound = objDocument.Range(0, 0)\r\n    strPlatzhalter = "[" & fld.Name & "]"\r\n    With objRange.Find\r\n    .Text = strPlatzhalter\r\n    .Execute\r\n    Do While .Found = True\r\n        objRangeFound.SetRange _\r\n        objRange.Start, objRange.End\r\n        objRange.SetRange objRange.End, _\r\n        objDocument.Range.End\r\n        Set objMailMergeField = _\r\n        objMerge.Fields.Add(objRangeFound, _\r\n        fld.Name)\r\n        .Text = strPlatzhalter\r\n        .Execute\r\n    Loop\r\n    End With\r\nNext fld<\/pre>\n
Das Debuggen fördert schnell das Problem zutage: Da wir über die Funktion dbc <\/b>auf das Database<\/b>-Objekt der Add-In-Datenbank zugreifen, wird dieses erst erneut mit der Funktion CodeDB <\/b>gefüllt, wenn die lokale Variable m_dbc <\/b>geleert wurde (was nur bei unbehandelten Fehlern geschehen sollte):<\/p>\n
Dim m_dbc As DAO.Database\r\nPublic Function dbc() As Database\r\n    If m_dbc Is Nothing Then\r\n        Set m_dbc = CodeDb\r\n    End If\r\n    Set dbc = m_dbc\r\nEnd Function<\/pre>\n
Dummerweise wird dbc dann auch nie mit einer neuen Version der enthaltenen Objekte wie etwa der TableDefs <\/b>gefüllt. Da wir aber die Abfrage, welche die Quelldaten für den Seriendruck enthält, jeweils in die Tabelle tblSeriendruck_Temp <\/b>schreiben, ändert sich natürlich auch deren Aufbau und somit das entsprechende TableDef<\/b>-Objekt. Leider bekommt das Add-In über dbc.TableDefs("tblSeriendruck_Temp") <\/b>da leider nichts von mit, da sich der Inhalt nicht aktualisiert.<\/p>\n
Da wir die Bequemlichkeit der beiden Funktionen dbc<\/b> und dbs <\/b>für den Zugriff auf die Tabellen der aktuellen Datenbank und der Add-In-Datenbank behalten wollen, ändern wir ein paar Zeilen entsprechend ab:<\/p>\n
Dim rst As DAO.Recordset\r\n...\r\nSet rst = dbc.OpenRecordset("SELECT * FROM tblSerienbrief_Temp WHERE 1 = 2")\r\nFor Each fld In rst.Fields\r\n    ...<\/pre>\n
Das heißt, wir verwenden nicht mehr das TableDef-Objekt, um die Feldnamen zu durchlaufen und darüber die Platzhalter durch die Seriendruckfelder zu ersetzen, sondern das Recordset-Objekt. Dieses wird nämlich immer aktuell ermittelt, weil sich ja schließlich auch die enthaltenen Daten mal ändern können. Und damit wechseln Sie nun auch beliebig oft die Datenquelle und das Zieldokument.<\/p>\n
Probleme mit Datumsfeldern<\/b><\/p>\n
Das letzte bisher aufgetretene Problem gilt eher allgemein für das Anfertigen von Seriendruck-Dokumenten: Die Datenquelle enthält ein Datumsfeld, deren Inhalt gegebenenfalls auch korrekt formatiert ist, aber in Word erscheinen die Datumsangaben in einem anderen Format.<\/p>\n
Der Wert 15.12.2010 <\/b>wird dann beispielsweise als 12\/15\/2010 <\/b>ausgegeben. Das Problem hier ist, dass Word Datumsfelder automatisch als solche erkennt und in einem entsprechenden Format ausgibt. Die sicherste Variante, Word dazu zu bringen, das Datum im gewünschten Format auszugeben, liegt in der Verwendung eines Textfelds.<\/p>\n
aiuSeriendruck<\/b> schreibt die Daten für den Seriendruck ohnehin in eine temporäre Tabelle, also können wir dort auch gleich Textfelder statt Datumsfeldern verwenden.<\/p>\n
Zuständig für das Erstellen und Füllen der temporären Tabelle ist die Prozedur TempTabelleErstellen<\/b>, die den Namen der Quelltabelle oder -abfrage als Parameter erwartet.<\/p>\n
Die überarbeitete Prozedur aus Listing 2<\/a> löscht wie gehabt zunächst eine eventuell bereits vorhandene Tabelle namens tblSerienbrief_Temp<\/b>.<\/p>\n
Listing 2: Speichern des um Platzhalter ergänzten Dokuments und vorheriges Zurücksetzen der Kontextmenüs<\/p>\n
Public Sub TempTabelleErstellen(strSource As String)\r\nDim tdf As DAO.TableDef\r\nDim fld As DAO.Field\r\nDim fldSource As DAO.Field\r\nDim prp As DAO.Property\r\nOn Error Resume Next\r\ndbc.Execute "DROP TABLE tblSerienbrief_Temp", dbFailOnError\r\nOn Error GoTo 0\r\nSet tdf = dbc.CreateTableDef("tblSerienbrief_Temp")\r\nFor Each fldSource In dbs.OpenRecordset("SELECT * FROM " & strSource & " WHERE 1 = 2").Fields\r\n Set fld = tdf.CreateField(fldSource.Name, dbText)\r\n    If fldSource.Type = dbText Then\r\n        fld.AllowZeroLength = True\r\n    End If\r\n    tdf.Fields.Append fld\r\nNext fldSource\r\nSet fld = tdf.CreateField("Serienbrief", dbBoolean)\r\ntdf.Fields.Append fld\r\ndbc.TableDefs.Append tdf\r\nSet fld = tdf.Fields("Serienbrief")\r\nSet prp = fld.CreateProperty("DisplayControl", DB_INTEGER, 106, True)\r\nOn Error Resume Next\r\nfld.Properties.Delete "DisplayControl"\r\nOn Error GoTo 0\r\nfld.Properties.Append prp\r\ndbc.Execute "INSERT INTO tblSerienbrief_Temp SELECT * FROM " & strSource & " IN ''" & dbs.Name & "''", dbFailOnError\r\ndbc.Execute "UPDATE tblSerienbrief_Temp SET Serienbrief = TRUE", dbFailOnError\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Danach erstellt sie diese Tabelle neu und durchläuft in einer For Each<\/b>-Schleife alle Felder der Quelltabelle beziehungsweise -abfrage. Innerhalb dieser Schleife legt sie für jedes Feld ein neues Feld an, und zwar immer mit dem Datentyp Text<\/b>.<\/p>\n
Danach folgen zunächst die bereits bekannten Anweisungen, mit denen die Prozedur noch das Boolean-Feld zum Auswählen der Datensätze für den Seriendruck anlegt.<\/p>\n
Schließlich sorgt eine neue INSERT INTO<\/b>-Anweisung dafür, dass alle Datensätze der Datenquelle in die Tabelle tblSeriendruck_Temp <\/b>gelangen.<\/p>\n
Das Speichern aller Werte in Textfeldern zieht folgende Konsequenz nach sich: Sie müssen in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage die gewünschte Formatierung explizit über die Format<\/b>-Eigenschaft einstellen. Als Ergebnis erhalten Sie dafür aber einen Seriendruck, der alle Daten wirklich wie gewünscht anzeigt.<\/p>\n
aiuSeriendruck installieren<\/b><\/p>\n
Nach den änderungen müssen Sie aiuSeriendruck neu installieren. Gerade wegen der Dateinamenänderung sind dazu ein paar mehr Schritte nötig als das schlichte Ersetzen der Add-In-Datenbank.<\/p>\n
Sollten Sie aiuSeriendruck.mda <\/b>bereits einsetzen, gehen Sie am besten wie folgt vor:<\/p>\n