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In dieser Ausgabe gibt es mal wieder ein paar Tipps und Tricks rund um die Arbeit mit Microsoft Access. Im ersten Tipp erfahren Sie, wie Sie Unterberichte in einem Bericht wahlweise ein- oder ausblenden. Der zweite Tipp verrät, wie Sie die Zusammenstellung von SQL-Ausdrücken per VBA vereinfachen. Und schließlich zeigen wir Ihnen, wie Sie XML-Dokumente auf ihre Gültigkeit hin prüfen können.<\/b><\/p>\n
Unterberichte nach Bedarf<\/p>\n
Unterberichte kommen immer dann zum Einsatz, wenn ein Bericht Daten aus mehreren Tabellen gleichzeitig anzeigen soll, die nicht alle hierarchisch miteinander verknüpft sind. Wenn Sie zum Beispiel alle Ansprechpartner und alle Projekte zu einem Kunden in einem Bericht anzeigen möchten, erledigen Sie dies am besten mit zwei entsprechenden Unterberichten.<\/p>\n
Manchmal möchten Sie den Bericht aber vielleicht nicht mit allen enthaltenen Unterberichten ausgeben – etwa, weil einer der Unterberichte Informationen enthält, die Sie gerade nicht benötigen.<\/p>\n
In diesem Fall brauchen Sie zwei Dinge: Ein Formular, mit dem Sie die gewünschten Unterberichte selektieren, und einen Bericht, der die Unterberichte entsprechend dieser Auswahl ein- oder ausblendet.<\/p>\n
Der Bericht dieses Beispiels soll drei Unterberichte enthalten, die vor dem Öffnen über ein Formular namens frmUnterberichte <\/b>aktiviert oder deaktiviert werden sollen. Dieses Formular sieht im Entwurf wie in Bild 1 aus. Die Kontrollkästchen heißen chk1<\/b>, chk2 <\/b>und chk3<\/b>, die Schaltfläche cmdBericht<\/b>. Ein Klick auf die Schaltfläche löst die folgende Ereignisprozedur aus, die schlicht den Bericht in der Seitenansicht öffnet:<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Das Formular zum Aktivieren und Deaktivieren der Unterberichte<\/span><\/b><\/p>\n Die Unterberichte namens srp1<\/b>, srp2 <\/b>und srp3 <\/b>sind zu Beispielzwecken recht schlicht aufgebaut und enthalten jeweils nur ein Bezeichnungsfeld (s. Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Einer der drei Unterberichte<\/span><\/b><\/p>\n Der Hauptbericht heißt rptBericht <\/b>und sieht im Entwurf wie in Bild 3 aus. Dort sehen Sie drei Textfelder, welche die Überschriften der Unterberichte darstellen, dazwischen haben wir die Unterberichte eingefügt.<\/p>\n Bild 3: Der Hauptbericht mit den drei Unterberichten<\/span><\/b><\/p>\n Wichtig ist, dass Sie die Textfelder und die Unterberichte direkt untereinander einfügen. Wenn Sie anderenfalls zwischen jedem Steuerelement etwa einen halben Zentimeter Platz lassen und dann den mittleren Bericht ausblenden, entsteht eine unschöne Lücke.<\/p>\n Wenn Sie nun in die Seitenansicht wechseln, sieht der Bericht wie in Bild 4 aus – alle Überschriften und Unterberichte werden unmittelbar untereinander angezeigt.<\/p>\n Bild 4: Berichtsvorschau der Unterberichte<\/span><\/b><\/p>\n Genau genommen können Sie die Überschriften auch in die Unterberichte integrieren und stattdessen einfach leere Textfelder zwischen den Berichten platzieren. Die Hauptaufgabe der Textfelder ist nämlich die eines Platzhalters zwischen den Berichten.<\/p>\n Wie nun blenden wir die einzelnen Berichtsbereiche aus Die notwendigen Informationen hält ja das Formular frmUnterberichte<\/b> bereit. Der Bericht muss diese also beim Öffnen selbst auswerten, was wie in der folgenden Prozedur geschieht:<\/p>\n <\/p>\n Die Prozedur liest den Wert der jeweiligen Kontrollkästchen aus und trägt diesen gleich für die Visible<\/b>-Eigenschaft der entsprechenden Textfeld- und Unterberichtsteuerelemente des Berichts ein.<\/p>\n Wenn Sie nun den zweiten Unterbericht weglassen möchten, sieht das Ergebnis wie in Bild 5 aus. Das kann noch nicht der letzte Schluss der Weisheit sein.<\/p>\n Bild 5: Der Unterbericht fehlt, aber es bleibt eine unschöne Lücke.<\/span><\/b><\/p>\n Zum Glück gibt es die Eigenschaft Verkleinerbar<\/b>, die Sie gleich für alle sechs Steuerelemente des Beispielberichts auf Ja <\/b>einstellen.<\/p>\n Damit sorgen Sie dafür, dass nicht sichtbare Steuerelemente auch keinen Platz in Anspruch nehmen. Das Ergebnis sieht nun wie in Bild 6 aus und entspricht genau unseren Vorstellungen.<\/p>\n Bild 6: Nun stimmt alles: Der zweite Unterbericht entfällt schlicht ersatzlos.<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie die Überschriften in die Unterberichte verschieben möchten, können Sie auch einfach leere Textfelder als Abstandhalter zwischen den Unterberichten platzieren.<\/p>\n Und wenn Sie sich noch fragen, warum wir hier mit Textfeldern und nicht mit Bezeichnungsfeldern arbeiten: Bezeichnungsfelder verfügen ganz einfach nicht über die Verkleinerbar<\/b>-Eigenschaft und würden so immer den eingestellten Platz einnehmen.<\/p>\n SQL-Ausdrücke einfach zusammenstellen<\/b><\/p>\n Wenn Sie einen SQL-Ausdruck per VBA zusammenstellen, um diesen später als Datenherkunft für ein Formular oder ein Steuerelement oder als Grundlage für ein Recordset zu verwenden, kommt es leicht zu Fehlern – vor allem, wenn sich der Ausdruck über mehrere Zeilen erstreckt:<\/p>\n Hier vergisst man schnell mal ein Anführungszeichen oder ein Hochkomma oder es fehlt ein Leerzeichen zwischen den Texten zweier Zeilen.<\/p>\n Und Anfänger tun sich auch beim manuellen Zusammenschreiben von SQL-Ausdrücken schwer – vor allem, wenn diese verknüpfte Tabellen enthalten.<\/p>\n Also machen wir es auf die einfache Tour und beginnen mit der Ermittlung des gewünschten SQL-Strings ohne VBA-Variablen. SQL-Ausdrücke lassen sich in den meisten Fällen am einfachsten mit der Abfrage-Entwurfsansicht von Access erstellen.<\/p>\n Dazu erstellen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht, fügen mit dem Dialog Tabelle anzeigen <\/b>die gewünschten Tabellen hinzu und wählen die Felder aus, welche das Abfrageergebnis anzeigen soll.<\/p>\n Legen Sie außerdem Platzhalter für die Kriteriumsfelder fest. Damit Sie diese später im SQL-Ausdruck leicht identifizieren können, fassen Sie sie beispielsweise in eckige Klammern ein.<\/p>\n Wenn die Kriterienfelder nicht im Abfrageergebnis erscheinen sollen, können Sie diese durch einen Klick auf das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen <\/b>ausblenden.<\/p>\n Bild 7 zeigt den Abfrageentwurf, welcher ungefähr der oben dargestellten Abfrage entpricht.<\/p>\n Bild 7: Erstellen einer Abfrage in der Abfrageentwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Nun kommt der Schritt, den noch nicht jeder Entwickler kennt: Der Wechsel in die SQL-Ansicht und damit die Anzeige des SQL-Ausdrucks der soeben erstellten Abfrage (s. Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Die Abfrage in der SQL-Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n Diesen Ausdruck brauchen Sie nur noch geringfügig anzupassen: Ersetzen Sie die Anführungszeichen durch Hochkommata und entsorgen Sie die nicht benötigten Klammernpaare, sodass der Ausdruck nun so aussieht:<\/p>\n Kopieren Sie diesen Ausdruck nun und fügen ihn als Wert einer String-Variablen namens strSQL<\/b> wie in Listing 1<\/a><\/span> in den Code ein. Der Clou hierbei ist, dass Sie das Kriterium nicht mit einem Ausdruck wie <\/p>\n zusammensetzen müssen, sondern einfach einen Platzhalter integrieren und diesen später mit der Replace<\/b>-Funktion durch den eigentlichen Vergleichswert ersetzen.<\/p>\n Listing 1: SQL-Ausdruck mit Platzhalter verwenden<\/p>\n Fehlersuche in XML-Dokumenten<\/b><\/p>\n Wenn man sich mit VBA und den Befehlen der MSXML-Bibliothek von Microsoft auf XML-Dokumente stürzt, um diese zu zerpflücken, kann es leicht vorkommen, dass die Dokumente mit der Load<\/b>-Methode einfach nicht gelesen werden.<\/p>\n Grund ist oft ein Fehler im XML-Dokument – sei es ein nicht der Kodierung entsprechendes Zeichen oder ein fehlendes öffnendes oder schließendes Element. Unsere kleine Hilfsfunktion schafft Abhilfe.<\/p>\nPrivate Sub cmdBericht_Click()\r\n DoCmd.OpenReport "rpt", acViewPreview\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\n![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic004.png\")
<\/p>\n![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\nPrivate Sub Detailbereich_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)\r\n With Forms!frmUnterberichte\r\n Me!txt1.Visible = !chk1\r\n Me!srp1.Visible = !chk1\r\n Me!txt2.Visible = !chk2\r\n Me!srp2.Visible = !chk2\r\n Me!txt3.Visible = !chk3\r\n Me!srp3.Visible = !chk3\r\n End With\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\n![\"pic006.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic006.png\")
<\/p>\nDim strSQL As String\r\nDim strProjektbezeichnung As String\r\nstrProjektbezeichnung = InputBox("Geben Sie den Projektnamen ein!")\r\nstrSQL = "SELECT KundeID, Firma " _\r\n & "FROM tblKunden INNER JOIN tblProjekte " _\r\n & "ON tblKunden.KundeID = tblProjekte.KundeID " _\r\n & "WHERE Projekt LIKE ''"\r\n & strProjektbezeichnung & "''"<\/pre>\n![\"pic007.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic007.png\")
<\/p>\n![\"pic008.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_03\/TippsUndTricks-web-images\/pic008.png\")
<\/p>\nSELECT tblKunden.KundeID, tblKunden.Firma\r\nFROM tblKunden INNER JOIN tblProjekte\r\nON tblKunden.KundeID = tblProjekte.KundeID\r\nWHERE tblProjekte.Projekt Like ''[Platzhalter]'';<\/pre>\n
...LIKE ''" & strKriterium & "''"<\/pre>\n
Public Sub SQLAusdruck()\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim strProjekt As String\r\n Dim strSQL As String\r\n strProjekt = InputBox("Geben Sie einen Projektnamen ein.")\r\n strSQL = "SELECT tblKunden.KundeID, tblKunden.Firma FROM tblKunden INNER JOIN tblProjekte " _\r\n & "ON tblKunden.KundeID = tblProjekte.KundeID WHERE tblProjekte.Projekt Like ''[Platzhalter]'';"\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset(Replace(strSQL, "[Platzhalter]", strProjekt))\r\n If Not rst.EOF Then\r\n MsgBox "Das Projekt " & strProjekt & " gehört zum Kunden " & rst!Firma & "."\r\n Else\r\n MsgBox "Kein Kunde gefunden."\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n