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Bei der bedingten Formatierung hat sich unter Access 2010 eine Menge getan. Nicht nur, dass Sie nun bis zu 50 verschiedene Formatierungen samt Bedingung festlegen können – nein, ab jetzt können Sie auch Balkendiagramme entsprechend der in einem Feld enthaltenen Daten in Formularen und Berichten anzeigen. Und natürlich hat Access im Unternehmen auch herausgefunden, wie Sie die 50 Formatierungen per VBA für alle Konstellationen anlegen – das schien bis jetzt durch einen Bug nicht möglich zu sein.<\/b><\/p>\n
In der Tat hat Microsoft da wohl vergessen, irgendeinen kleinen Schalter umzulegen: Wenn Sie über die Benutzeroberfläche mehr als drei bedingte Formatierungen anlegen, gelingt dies ohne Probleme.<\/p>\n
Sollten Sie dies jedoch unter bestimmten Bedingungen per VBA probieren, was ja gerade bei bis zu 50 verschiedenen Formatierungen sinnvoll wäre, scheitern Sie bereits nach dem dritten Eintrag in die Formate-Liste. Doch eins nach dem anderen!<\/p>\n
Anzahl bedingter Formatierungen erhöht<\/b><\/p>\n
Unter Access 2010 können Sie nun nicht mehr nur drei, sondern gleich bis zu 50 bedingte Formatierungen definieren. Ein Beispiel für die neue Pracht zeigt Bild 1. Wir haben dort für jede KategorieID<\/b> eine eigene bedingte Formatierung angelegt.<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Das Kategorien-Feld zeigt für jede Kategorie eine andere Hintergrundfarbe an.<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie das unter Access 2010 von Hand erledigen wollen, öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Entwurfsansicht und wählen im Ribbon den Eintrag Format|Steuerelementformatierung|Bedingte Formatierung <\/b>an.<\/p>\n Alternativ ändern Sie die bedingte Formatierung zur Laufzeit, dann aber nur in der Datenblattansicht, und zwar im Ribbon-Bereich Datenblatt|Formatierung|Bedingte Formatierung<\/b>. In den übrigen Ansichten lässt sich Access nicht zur Anzeige des Dialogs aus Bild 2 <\/span>überreden.<\/p>\n Bild 2: Anlegen bedingter Formatierungen für ein Steuerelement<\/span><\/b><\/p>\n Nicht nur, dass ein entsprechender Eintrag zum Aufruf des Dialogs fehlt – auch das Absetzen eines RunCommand acCmdConditionalFormatting <\/b>bringt den Dialog nicht zum Vorschein.<\/p>\n Doch schauen wir uns zunächst das Anlegen einer bedingten Formatierung an. Dazu klicken Sie im Manager für Regeln zur bedingten Formatierung <\/b>auf die Schaltfläche Neue Regel<\/b>.<\/p>\n Im nun erscheinenden Dialog geben Sie weitgehend die gleichen Informationen ein wie bereits in früheren Access-Versionen (s. Bild 3). <\/p>\n Bild 4: Einsatz von mehr als drei verschiedenen bedingten Formatierungen<\/span><\/b><\/p>\n Dabei gibt es grundsätzlich die folgenden Optionen:<\/p>\n Die Formatierungsmöglichkeiten haben sich nicht geändert. Neu ist hingegen im oberen Bereich die Möglichkeit, neben dem bisher bekannten Werte im aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden <\/b>auch noch die Variante Mit anderen Datensätzen vergleichen <\/b>zu wählen – diese Option besprechen wir weiter unten.<\/p>\n Bis zu 50 Formatierungen …<\/b><\/p>\n Zunächst einmal probieren wir aus, was Microsoft für Access 2010 verspricht: Sie können nun bis zu 50 bedingte Formatierungen für ein Steuerelement definieren! Dass dies tatsächlich funktioniert, erkennen Sie ansatzweise in Bild 4 (wer die gedruckte Version dieses Beitrags liest, mache sich im online verfügbaren PDF ein Bild der verwendeten Farben).<\/p>\n Bild 3: Anlegen einer bedingten Formatierung unter Access 2010<\/span><\/b><\/p>\n … auch per VBA<\/b><\/p>\n Die Prozedur aus Listing 1<\/a><\/span> versucht, nicht nur eine, zwei oder drei, sondern vier oder mehr Formatierungen zu einem Steuerelement hinzuzufügen. Dabei steht das Feld cboKategorieID <\/b>im Mittelpunkt: Es soll für jeden Wert, also für jede Kategorie, eine andere Hintergrundfarbe anzeigen.<\/p>\n Listing 1: Versuch, vier und mehr Formatierungen hinzuzufügen<\/p>\n Dazu durchläuft die Prozedur eine Datensatzgruppe mit allen Datensätzen der Tabelle tblKategorien<\/b> (was keine 50 Datensätze sind, aber immerhin deutlich mehr als drei). Das Zielformular sfmArtikel <\/b>und das betroffene Steuerelement cboKategorieID <\/b>werden über entsprechende Objektvariablen zugreifbar gemacht. In der Do While<\/b>-Schleife über alle Datensätze der Tabelle tblKategorien <\/b>erfolgt schließlich jeweils ein Aufruf der Add<\/b>-Methode der FormatConditions<\/b>-Auflistung, der jeweils eine neue bedingte Formatierung anlegen soll. <\/p>\n Dabei werden die Art der bedingten Formatierung (hier acFieldValue<\/b>, dies entspricht der Auswahl der Option Feldwert ist<\/b> des Dialogs), der Vergleichsoperator sowie der Vergleichswert angegeben (die jeweilige KategorieID<\/b>).<\/p>\n Der Verweis auf die neu erstellte Formatierung wird in der Variablen objFormatCondition <\/b>gespeichert. Damit lassen sich weitere Informationen festlegen – wie etwa die gewünschte Formatierung.<\/p>\n In diesem Fall beschränken wir uns darauf, schlicht die Hintergrundfarbe auf eine mit einer Choose<\/b>-Anweisung bereitgestellte Farbe einzustellen. Dabei wird für den ersten Wert von KategorieID <\/b>der erste Farbcode verwendet und so weiter.<\/p>\n Die Laufvariable i <\/b>wird für jede Kategorie um 1 erhöht und sorgt so für das Auswählen des jeweiligen Farbcodes aus der Liste.<\/p>\n Nach dem Start der Prozedur geschieht erstmal nichts. Ein Wechsel in die Formularansicht zeigt jedoch, dass das Anlegen der mehr als drei bedingten Formatierungen durchaus erfolgreich war.<\/p>\n <\/p>\n Bug oder nicht Bug<\/b><\/p>\n Zu Beginn dieses Beitrags gingen wir jedoch darauf ein, dass es unter bestimmten Umständen nicht möglich sei, mehr als drei bedingte Formatierungen anzulegen.<\/p>\n Auch in diversen Newsgroups und Foren wurde von diesem Bug berichtet. In der Tat ist es so, dass Sie zwar einfache Vergleiche mit dem Feldwert per VBA anlegen können. Wenn Sie jedoch per VBA eine bedingte Formatierung auf Basis eines Ausdrucks anlegen möchten, tritt beim vierten Eintrag ein Fehler auf (s. Bild 5). Die fehlerhafte Anweisung sieht beispielsweise wie folgt aus:<\/p>\n Bild 5: Fehler beim Hinzufügen von mehr als drei bedingten Formatierungen mit Ausdruck<\/span><\/b><\/p>\n Dummerweise benötigt man bedingte Formatierungen mit dem Parameter acExpression<\/b> eigentlich immer, wenn nicht gerade nur der Wert des aktuellen Steuerelements ausgewertet werden soll.<\/p>\n Wenn Sie also beispielsweise wie in Bild 6 alle Steuerelemente mit einer Formatierung ausstatten möchten, die vom Wert des Feldes KategorieID <\/b>abhängt, müssen Sie für alle Steuerelemente außer dem, das an das Feld KategorieID <\/b>gebunden ist, eine bedingte Formatierung mit acExpression <\/b>anlegen.<\/p>\n Bild 6: Datenblatt mit kompletter bedingter Formatierung<\/span><\/b><\/p>\n Vier und mehr mit Ausdruck<\/p>\n Warum dies genau in dieser Konstellation auftritt, weiß wohl nur Microsoft. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen – wenn auch nur mit einem kleinen Hack. Dazu legen Sie für das betroffene Steuerelement zunächst vier beliebige bedingte Formatierungen an. Sie können dies von Hand oder auch per VBA erledigen.<\/p>\n Letzteres ist einfacher, weil Sie nicht mehr manuell eingreifen müssen – das ist vor allem interessant, wenn Sie gleich alle Steuerelemente zur Anzeige eines Datensatzes mit bedingten Formatierungen ausstatten möchten.<\/p>\n Die Prozedur aus Listing 2<\/a><\/span> soll die Ansicht wie in der Abbildung herstellen – und zwar zur Laufzeit in der Datenblattansicht. Öffnen Sie das Formular sfmArtikel <\/b>also zunächst und führen Sie dann die im Modul mdlBedingteFormatierung <\/b>befindliche Prozedur BedingteFormatierungMehrAls50 <\/b>aus. <\/p>\n Listing 2: Codegesteuertes Hinzufügen größerer Mengen bedingter Formatierungen<\/p>\n Die Prozedur holt sich zunächst einen Verweis auf das Formular und speichert diesen im frm<\/b>. Dann durchläuft sie alle Steuerelemente der Controls<\/b>-Auflistung des Formulars. <\/p>\n Nicht alle Steuerelemente besitzen die Auflistung FormatConditions <\/b>als Eigenschaft, daher muss die Routine die Steuerelemente zuvor noch selektieren. Dabei prüft die Routine, ob das Steuerelement entweder ein Textfeld oder ein Kombinationsfeld ist.<\/p>\n Für jedes Steuerelement führt die Prozedur dann die folgenden Schritte durch. In einer ersten Do While<\/b>-Schleife löscht sie zunächst alle bestehenden bedingten Formatierungen. Die Schleife wird so lange durchgeführt, wie die Anzahl der bedingten Formatierungen größer als 0 ist. Dabei wird jeweils die bedingte Formatierung mit dem Index 0 <\/b>gelöscht.<\/p>\n Dann legt die Prozedur genau vier neue bedingte Formatierungen einfachster Bauweise an. Dies geschieht in einer For…Next<\/b>-Schleife. Die bedingte Formatierung wird ausgelöst, wenn der Wert des jeweiligen Steuerelements gleich 1 <\/b>ist. Eine Formatierung wird nicht angegeben, da die bedingten Formatierungen gleich ohnehin wieder gelöscht werden.<\/p>\n Danach soll jedes Steuerelement mit einer bedingten Formatierung ausgestattet werden, welche die Hintergrundfarbe auf einen von der Kategorie abhängigen Wert einstellt.<\/p>\n Dazu werden alle Datensätze der Tabelle tblKategorien <\/b>durchlaufen und jeweils eine bedingte Formatierung pro Kategorie angelegt – mit einem speziellen Farbcode für den Hintergrund, der mithilfe der Choose<\/b>-Funktion über den Wert der Zählervariablen i <\/b>aus einem Parameter-Array ermittelt wird.<\/p>\n Die bedingten Formatierungen werden hier übrigens mit dem Typ acExpression <\/b>erstellt, der normalerweise nur dreimal angelegt werden kann.<\/p>\n Dies ist aber offensichtlich die magische Grenze! Wenn drei bedingte Formatierungen vorliegen, führt das Anlegen einer neuen bedingten Formatierung mit dem Typ acExpression <\/b>zum oben erwähnten Fehler. Wenn aber einmal vier bedingte Formatierungen vorhanden sind, können Sie die fünfte wieder per VBA anlegen – auch mit dem Typ acExpression<\/b>!<\/p>\n Dies machen wir uns hier zunutze, indem wir die vier erwähnten Dummy-Formatierungen anlegen und dann erst mit den eigentlich gewünschten bedingten Formatierungen beginnen.<\/p>\n Was aber mit den Dummys Kein Problem: Wir lassen i<\/b> als Zählervariable mitlaufen und löschen während des Anlegens der ersten vier neuen formatierten Bedingungen jeweils einen Dummy.<\/p>\n Das Resultat überzeugt: Sie können so bedingte Formatierungen mit beliebigen Ausdrücken auch zur Laufzeit anlegen – und auch mit mehr als drei verschiedenen Bedingungen.<\/p>\n Übrigens: Bestehende bedingte Formatierungen eines Steuerelements können Sie durch Übertragen des Formats ganz einfach auch für weitere Steuerelemente festlegen.<\/p>\n Balkendiagramme mit bedingter Formatierung<\/b><\/p>\n Eine weitere tolle Neuerung ist die Anzeige farbiger Balken auf Basis der jeweiligen Feldwerte. Ein einfaches Beispiel soll den Einsatz verdeutlichen.<\/p>\n Dazu soll ein Formular eine Liste aller Artikel und ihrer Einzelpreise anzeigen, wobei die Einzelpreise als Zahl und als Balken mit entsprechender Länge erscheinen sollen.<\/p>\n Damit dies gelingt, legen Sie ein neues Formular mit den drei Feldern ArtikelID<\/b>, Artikelname <\/b>und Einzelpreis <\/b>der Tabelle tblArtikel <\/b>an. Klicken Sie im Entwurf mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement Einzelpreis <\/b>und wählen Sie den Eintrag Bedingte Formatierung… <\/b>aus.<\/p>\n Legen Sie im folgenden Dialog per Klick auf die entsprechende Schaltfläche eine neue Regel an und wählen Sie im nun erscheinenden Fenster oben den Eintrag Mit anderen Datensätzen vergleichen <\/b>aus (s. Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Dialog zum Einstellen der Datenbalken<\/span><\/b><\/p>\n Dies führt ohne weitere Einstellungen bereits zur Anzeige des Einzelpreises wie in Bild 8. Durch Aktivieren der Option Nur Balken anzeigen <\/b>blenden Sie die Zahlenwerte im Feld Einzelpreis <\/b>aus, sodass dieses nur noch den Balken anzeigt.<\/p>\n Bild 8: Einzelpreise mit Balkendiagramm<\/span><\/b><\/p>\n Die Balkenfarbe ändern Sie über das Kombinationsfeld unten, die übrigen Optionen legen die Breite der Balken genauer fest. Wenn beispielsweise Werte zwischen 10 und 80 EUR vorliegen, Sie die Werte aber im Verhältnis zu 100 EUR anzeigen möchten, nehmen Sie folgende Einstellung vor:<\/p>\n Mehrere Balken pro Feld<\/b><\/p>\n Sie können einem einzigen Feld auch mehrere Balken hinzufügen. Dazu legen Sie einfach mehrere bedingte Formatierungen des Typs Datenbalken<\/b> an. Sie können diese mit verschiedenen Eigenschaften und auch mit unterschiedlichen Hintergrundfarben versehen (s. Bild 9).<\/p>\n Bild 9: Mehrere Balken pro Wert<\/span><\/b><\/p>\n Das Schöne ist, dass sich die Balken mit dem Feld, in dem sie sich befinden, vergrößern – die Darstellung mehrerer Balken lässt sich also durch ändern der Höhe des Textfeldes optimieren.<\/p>\n Zu beachten ist außerdem, dass jeder Balken eine Mindestbreite besitzt. Ein Balken für einen Einzelpreis von 1 EUR gegenüber einem anderen Artikel mit einem Preis von 1.000 EUR wird somit immer noch in einer sichtbaren Breite und nicht ganz proportional angezeigt.<\/p>\n Balkendiagramme per VBA anlegen<\/b><\/p>\n![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\n![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic004.png\")
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![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\nPublic Sub BedingteFormatierung()\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim frm As Form\r\n Dim strForm As String\r\n Dim strControl As String\r\n Dim ctl As Control\r\n Dim i As Integer\r\n Dim objFormatCondition As FormatCondition\r\n strForm = "sfmArtikel"\r\n strControl = "cboKategorieID"\r\n DoCmd.OpenForm strForm, acViewDesign\r\n Set frm = Forms(strForm)\r\n Set ctl = frm(strControl)\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset("SELECT * FROM tblKategorien", dbOpenDynaset)\r\n Do While Not rst.EOF\r\n i = i + 1\r\n Set objFormatCondition = ctl.FormatConditions.Add(acFieldValue, acEqual, rst!KategorieID)\r\n With objFormatCondition\r\n .BackColor = Choose(i, 967423, 62207, ...weitere Farbwerte)\r\n End With\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\nEnd Sub<\/pre>\n![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\nSet objFormatCondition = ctl.FormatConditions.Add(acExpression, , "[KategorieID] = " & i)<\/pre>\n
![\"pic006.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic006.png\")
<\/p>\nPublic Sub BedingteFormatierungMehrAls50()\r\n Dim frm As Form\r\n Dim ctl As Control\r\n Dim i As Integer\r\n Dim objFormatCondition As FormatCondition\r\n Set frm = Forms("sfmArtikel")\r\n For Each ctl In frm.Controls\r\n If ctl.ControlType = acTextBox Or ctl.ControlType = acComboBox Then\r\n Do While ctl.FormatConditions.Count > 0\r\n ctl.FormatConditions(0).Delete\r\n Loop\r\n For i = 1 To 4\r\n Set objFormatCondition = ctl.FormatConditions.Add(acFieldValue, acEqual, 1)\r\n Next i\r\n i = 0\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset("SELECT * FROM tblKategorien", dbOpenDynaset)\r\n Do While Not rst.EOF\r\n i = i + 1\r\n Set objFormatCondition = ctl.FormatConditions.Add(acExpression, , _\r\n "[KategorieID] = " & rst!KategorieID)\r\n With objFormatCondition\r\n .BackColor = Choose(i, 967423, 62207, 5167783, 5026082, 15709952, 8435191, _\r\n 13942903, 13083315, 10213059, 7961551, 9870754, 11193849, 14865828, _\r\n 13611711, 11525325, 10856415, 14270637, 9870754, 12566463, 14211288, _\r\n 15527148, 14347005, 16051931, 15195103, 14151142, 13816815, 15523798, _\r\n 11009023, 11645433, 15179763)\r\n End With\r\n If i <= 4 Then\r\n ctl.FormatConditions(0).Delete\r\n End If\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\n End If\r\n Next ctl\r\nEnd Sub<\/pre>\n![\"pic007.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic007.png\")
<\/p>\n![\"pic008.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic008.png\")
<\/p>\n\n
![\"pic009.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2011_06\/BedingteFormatierungA2010-web-images\/pic009.png\")
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