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Wer Access und Outlook auf dem Rechner hat, kann recht einfach von einer Access-Anwendung aus E-Mails verschicken. Wer dies professionell erledigen möchte, muss jedoch einige Punkte beachten – zum Beispiel, beim Einsatz mehrerer Konten das richtige Konto für den Versand auszuwählen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie per VBA auf Outlook zugreifen und E-Mails mit allen Finessen verschicken können.<\/b><\/p>\n
Verweis auf Outlook-Bibliothek<\/b><\/p>\n
Wenn Sie von Access aus per VBA auf die Objektbibliothek einer externen Anwendung zugreifen möchten, empfiehlt sich zumindest für die Zeit der Entwicklung die Arbeit mit einem entsprechenden Verweis – Sie können so von IntelliSense profitieren und bei Bedarf später auf Late Binding umstellen. Der Verweis wird etwa unter Access 2010 im Dialog Verweise<\/b> eingestellt, den Sie mit dem Menübefehl Extras|Verweise <\/b>des VBA-Editors öffnen (s. Bild 1). Danach starten wir direkt mit einer Prozedur zum Verschicken von E-Mails, die wir zunächst in einem Standardmodul unterbringen. Um auf die Objekte von Outlook zugreifen zu können, deklarieren Sie dort zunächst eine entsprechende Objektvariable:<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/OutlookMails-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Verweis auf die Outlook-Bibliothek hinzufügen<\/span><\/b><\/p>\n Diese füllen Sie mit der folgenden Anweisung:<\/p>\n Eine E-Mail ist eines der Objekte, die Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche in Outlook neu erstellen können. Dies gelingt natürlich auch per VBA:<\/p>\n Nur mit dieser Anweisung verschwindet die E-Mail allerdings schnell im Nirwana. Sie sollten diese zumindest anzeigen, und dazu speichern wir einen Verweis auf die neu erstellte E-Mail in der folgenden Variablen:<\/p>\n Die Erstellung und Zuweisung sieht dann so aus:<\/p>\n Danach können Sie die E-Mail mit der Display<\/b>-Methode anzeigen:<\/p>\n Das Ergebnis sieht wie in Bild 2 aus. Die Felder wie An<\/b>, CC<\/b>, Betreff <\/b>und den Inhalt füllen wir zu Beispielzwecken gleich mithilfe der entsprechenden Eigenschaften:<\/p>\n Bild 4: Outlook kann mehrere Benutzerkonten verwalten.<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie hinter der Display<\/b>-Anweisung einen Haltepunkt setzen, können Sie diese Eigenschaften sogar über das Direktfenster eingeben und beobachten, wie sich die Inhalte der entsprechenden Textfelder ändern.<\/p>\n Absender-Konto einstellen<\/b><\/p>\n Etwas schwieriger wird es mit dem Absender. Der wird je nach aktuell aktivem Konto unter Outlook beim Erstellen der E-Mail automatisch gefüllt. Zwar lässt sich der Absender per Benutzeroberfläche auswählen (s. Bild 3), das VBA-Objektmodell zeigt sich aber etwas zickig. Die Eigenschaften SenderEMail <\/b>und SenderName <\/b>sind schreibgeschützt, die Eigenschaft Sender<\/b> erwartet ein Objekt aus dem Kontakte<\/b>-Ordner der aktuellen Outlook-Instanz. Da wir die folgenden Prozeduren so gestalten möchten, dass Sie E-Mails mit alternativen Absendern verschicken können, bauen wir einen Workaround ein, bei dem Sie eines der vorhandenen Benutzerkonten als Absender angeben können – und zwar anhand der E-Mail-Adresse.<\/p>\n Bild 2: Leere, per VBA erstellte Outlook-E-Mail<\/span><\/b><\/p>\n Dies geschieht mithilfe einer kleinen Funktion, der Sie drei Parameter übergeben:<\/p>\n Die Funktion sieht wie in Bild 4) und vergleicht deren Eigenschaft SmtpAddress <\/b>mit der übergebenen Absenderadresse. Hat sie das richtige Konto gefunden, wird dieses der Eigenschaft SendUsingAccount <\/b>zugewiesen. Außerdem wird die Funktion beendet und der Wert True <\/b>als Funktionswert zurückgegeben. In der aufrufenden Routine können Sie diese Funktion etwa so nutzen:<\/p>\n Listing 1: Einstellen des Absenders mit Outlook 2007 und jünger<\/p>\n Bild 3: Auswahl des Absenders<\/span><\/b><\/p>\n <\/p>\n Dort prüfen Sie, ob ein optionaler Parameter namens strSender <\/b>gefüllt wurde, und rufen dann die Funktion SetSender <\/b>mit den bereits deklarierten und gefüllten Variablen objOutlook <\/b>und objMail <\/b>sowie der Absenderadresse auf. Gelingt es SetSender <\/b>nicht, den neuen Absender einzustellen, erscheint eine entsprechende Meldung. Unter älteren Outlook-Versionen lässt sich das zum Versenden verwendete Konto nur über die Registry einstellen.<\/p>\n Empfänger einstellen<\/b><\/p>\n Weiter oben haben Sie bereits erfahren, dass Sie den Empfänger mit der To<\/b>-Eigenschaft einstellen können.<\/p>\n Wenn Sie eine E-Mail gleich an mehrere Empfänger senden möchten, geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger durch Semikola getrennt als Wert der Eigenschaft To <\/b>an.<\/p>\n Dies lässt sich jedoch auch eleganter lösen. Die Auflistung Recipients<\/b> erlaubt das Anfügen eines oder mehrerer Adressaten mit der Add<\/b>-Methode. Als Parameter geben Sie schlicht die E-Mail-Adresse an. Die folgenden Zeilen fügen beispielsweise zwei E-Mail-Adressen hinzu:<\/p>\n Die Adressen können Sie über diese Auflistung auslesen, aber auch über die Eigenschaft To<\/b>:<\/p>\n Wenn Sie die Adressaten programmtechnisch auslesen wollen, verwenden Sie Code wie diesen hier:<\/p>\n CC und BCC<\/b><\/p>\n Zum Festlegen sichtbarer und unsichtbarer Empfänger einer Kopie verwenden Sie die beiden Eigenschaften CC <\/b>und BCC<\/b>. Auch hier geben Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Semikola getrennt an:<\/p>\n Alle Empfänger durchlaufen Sie dann ebenfalls mit der Recipients<\/b>-Auflistung. Dabei liefert die Eigenschaft Type <\/b>einen Zahlenwert, der einen Hinweis auf die Art des Empfängers liefert:<\/p>\n Inhalt und E-Mail-Format <\/b><\/p>\n Sie können den Inhalt von E-Mails als reinen Text oder im HTML-Format übergeben. Wenn Sie das Plaintext-Format bevorzugen, übergeben Sie den Text an die Eigenschaft Body<\/b>:<\/p>\n Alternativ verwenden Sie die HTML-Variante. Den Inhalt übergeben Sie dann an die Eigenschaft HTMLBody<\/b>:<\/p>\n Anlagen hinzufügen<\/b><\/p>\n Wenn Sie Anlagen an eine E-Mail anhängen möchten, erledigen Sie dies über die Methode Add <\/b>der Attachments<\/b>-Auflistung. Diese erwartet als ersten Parameter den Namen der Datei, die an die E-Mail angehängt werden soll:<\/p>\n Die weiteren Parameter dienen lediglich kosmetischen Zwecken. Wenn Sie mehrere Dateien anhängen möchten, rufen Sie einfach die Add<\/b>-Methode der Attachments<\/b>-Auflistung mehrmals auf.<\/p>\n Lesebestätigung anfordern<\/b><\/p>\n Wenn Sie eine Mail versenden, bei der Sie Feedback darüber erhalten möchten, dass diese vom Empfänger gelesen wurde, fordern Sie eine Lesebetätigung an. Dazu stellen Sie die Eigenschaft ReadReceiptRequested <\/b>auf den Wert True <\/b>ein:<\/p>\n Dies zeigt beim Empfänger eine Meldung an. Durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche kann der Empfänger eine Lesebestätigung an den Absender schicken.<\/p>\n Priorität einstellen<\/b><\/p>\n Manchmal möchten Sie besonders auf eine E-Mail aufmerksam machen. Dann stellen Sie die Priorität dieser E-Mail auf einen entsprechenden Wert ein. Die E-Mail wird im Posteingang des Empfängers dann mit einem entsprechenden Symbol markiert:<\/p>\n Neben olImportanceHigh <\/b>(meist mit einem roten Punkt oder einem Ausrufezeichen versehen) gibt es noch die beiden Konstanten olImportanceNormal <\/b>(Standardwert, bewirkt keine besondere Markierung) und olImportanceLow<\/b>.<\/p>\n E-Mail versenden<\/b><\/p>\n Den Versand der E-Mail startet schließlich die Send<\/b>-Methode des E-Mail-Objekts:<\/p>\n Gesendete Mails in speziellem Ordner speichern<\/b><\/p>\n Eine E-Mail wird nach dem Senden grundsätzlich als Kopie im Ordner Gesendete Objekte <\/b>gespeichert. Wenn Sie größere Mengen E-Mails versenden – etwa für einen Newsletter -, möchten Sie möglicherweise für jeden Newsletterversand einen neuen Ordner unterhalb des Ordners Gesendete Objekte <\/b>anlegen.<\/p>\nDim objOutlook As Outlook.Application<\/pre>\n
Set objOutlook = New Outlook.Application<\/pre>\n
objOutlook.CreateItem olMailItem<\/pre>\n
Dim objMail As Outlook.MailItem<\/pre>\n
Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem)<\/pre>\n
objMail.Display<\/pre>\n
![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/OutlookMails-web-images\/pic004.png\")
<\/p>\nobjMail.To = "andre@minhorst.com"\r\nobjMail.Subject = "Beispiel-E-Mail"\r\nobjMail.Body = "Dies ist eine Beispiel-E-Mail."<\/pre>\n
![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/OutlookMails-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\n\n
Public Function SetSender(objOutlook As Outlook.Application, objEMail As Outlook.MailItem, strSender As String) As Boolean\r\n Dim objAccount As Outlook.Account\r\n For Each objAccount In objOutlook.Session.Accounts\r\n If objAccount.SmtpAddress = strSender Then\r\n objEMail.SendUsingAccount = objAccount\r\n SetSender = True\r\n Exit Function\r\n End If\r\n Next objAccount\r\nEnd Function<\/pre>\n
![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/OutlookMails-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\nIf Len(strSender) > 0 Then\r\n If SetSender(objOutlook, objMail, strSender) = False Then\r\n MsgBox "Alternativer Absender konnte nicht eingestellt werden."\r\n Exit Sub\r\n End If\r\nEnd If<\/pre>\n
.Recipients.Add "andre@minhorst.com"\r\n.Recipients.Add "info@ribbon-admin.de"<\/pre>\n
objMail.To\r\nandre@minhorst.com, info@ribbon-admin.de; info@access-im-unternehmen.de<\/pre>\n
Dim objRecipient As Outlook.Recipient\r\n...\r\nFor Each objRecipient In .Recipients\r\n Debug.Print objRecipient.Address\r\nNext objRecipient<\/pre>\n
objMail.CC = "klaus@mueller.de"\r\nobjMail.BCC = "klaus@mueller.com"<\/pre>\n
For Each objRecipient In objMail.Recipients\r\n Select Case objRecipient.Type\r\n Case 1\r\n Debug.Print "To:", objRecipient.Address\r\n Case 2\r\n Debug.Print "Cc:", objRecipient.Address\r\n Case 3\r\n Debug.Print "Bcc:", objRecipient.Address\r\n End Select\r\nNext objRecipient<\/pre>\n
objMail.Body = "Dies ist ein Beispiel-E-Mail-Inhalt."<\/pre>\n
objMail.HTMLBody = "<h1>Überschrift der E-Mail<\/h1><p>Absatz der E-Mail<\/p>"<\/pre>\n
objMail.Attachments.Add CurrentProject.Path & "\\test.txt"<\/pre>\n
objMail.ReadReceiptRequested = True<\/pre>\n
objMail.Importance = olImportanceHigh<\/pre>\n
objMail.Send<\/pre>\n
![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/OutlookMails-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\n