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Der eine oder andere Unternehmer mag ein eigenes Kassenbuch führen, um Ein- und Ausgaben immer im Blick zu behalten. Da wäre es doch praktisch, wenn man die anfallenden Buchungen gleich in einer Form aufbereiten könnte, in der sie der Steuerberater gleich weiterverarbeiten kann. Der vorliegende Beitrag zeigt, wie dies funktioniert.<\/b><\/p>\n
Von der Buchung zum Steuerberater<\/b><\/p>\n
Die meisten Steuerberater verwenden Produkte der Firma DATEV, um die Buchführung von Unternehmen zu erstellen. Die Buchführung enthält die Buchungsvorgänge eines Jahres, die entweder in Form prall gefüllter Aktenordner zum Steuerberater gelangen, der diese dann bucht, oder in einem entsprechenden digitalen Format.<\/p>\n
Das setzt voraus, dass der Unternehmer die Rechnungen selbst eingegeben und eine entsprechende Datei erstellt hat. Die Daten können in Form des OBE-Formats oder des KNE\/DFE-Formats an die sogenannte Postversandschnittstelle übergeben werden. Beide verwenden zwei oder mehrere ASCII-Dateien zur Übertragung der Daten. Im Rahmen des vorliegenden Beitrags haben wir die Dateien des OBE-Formats analysiert und eine Lösung erstellt, mit der Sie aus den Buchungen aus einer Tabelle der Datenbank und einigen weiteren Informationen die benötigten Dateien DV01 <\/b>und DE001<\/b>, DE002 <\/b>und so weiter erstellen können.<\/p>\n
Die Datei DV01 <\/b>ist die Verwaltungsdatei, die erstens einige grundlegende Informationen enthält und zweitens Verwaltungsinformationen zu den DE…<\/b>-Dateien mit den eigentlichen Buchungssätzen.<\/p>\n
Die Datendateien (DE001<\/b>, DE002<\/b>…) enthalten sogenannte Vorlaufdaten und die eigentlichen Buchungsdaten. Schließlich folgt noch die Summe der Umsätze.<\/p>\n
Die Lösung dieses Beitrags verwendet nur eine DE…<\/b>-Datei, die bis zu 9.999 Datensätze fassen kann.<\/p>\n
Aufbau der Verwaltungsdatei DV01<\/b><\/p>\n
Die Verwaltungsdatei enthält allgemeine Informationen und wird nur einmal je Satz erstellt – im Gegensatz zur Datendatei, die je nach Datenmenge auf mehrere Dateien aufgeteilt werden kann. Die Datei sieht in hexadezimaler Darstellung beispielsweise wie in Bild 1 aus.<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/Postversanddatei-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Beispiel für den Aufbau der Datei DV01<\/span><\/b><\/p>\n Die Verwaltungsdatei wird wie folgt aufgebaut:<\/p>\n Danach folgen je Vorlauf einmal die folgenden Daten:<\/p>\n Aufbau der Datendateien DE001, DE002 …<\/b><\/p>\n Die Datendatei sieht im Hex-Editor wie in Bild 2 aus. Jede Datendatei enthält zunächst einige allgemeine Informationen (insgesamt 80 Zeichen):<\/p>\n Bild 2: Beispiel für die Datei DE001 mit den eigentlichen Buchungen<\/span><\/b><\/p>\n Aufbau einer Buchungszeile<\/b><\/p>\n Eine Buchungszeile wird in der Postversanddatei in der vorliegenden Lösung wie folgt zusammengesetzt (möglicherweise benötigen Sie weitere Felder – Informationen erhalten Sie im Schnittstellen-Entwicklungsleitfaden für das DATEV-Format<\/b>, den Sie unter http:\/\/www.datev.de\/portal\/ShowPage.dopid=dpi&nid=115908&stat_Mparam=int_url_datev_datevformat <\/b>bestellen können):<\/p>\n Es kann noch weitere Informationen geben, wenn beispielsweise Steuerkonten nicht automatisch von der Software des Steuerberaters festgelegt werden. <\/p>\n Dies sollte zum Beispiel für Konten wie 8300 (Erlöse 7% USt<\/b>) oder 8400 <\/b>(Erlöse 19% USt<\/b>) der Fall sein.<\/p>\n Speichern der für die Erstellung notwendigen Daten<\/b><\/p>\n In der Beispieldatenbank speichern wir die Daten in zwei Tabellen: tblPostversand <\/b>und tblBuchungen<\/b>.<\/p>\n Die Tabelle tblPostversand<\/b> enthält die Informationen für die Erstellung verschiedener Postversanddateien und sieht im Entwurf wie in Bild 3 aus.<\/p>\n Bild 3: Die Tabelle tblPostversand in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle zum Speichern der Buchungen entwerfen Sie wie in Bild 4. Sie enthält unter anderem zwei Fremdschlüsselfelder zu einer Hilfstabelle namens tblKonten<\/b>, die alle Konten des Kontenrahmens enthält. Wichtig für die hier vorgestellte Lösung sind die ersten sieben Felder, also diese:<\/p>\n Bild 4: Die Tabelle tblBuchungen in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle mit einigen Beispieldatensätzen finden Sie in Bild 5.<\/p>\n Bild 5: Die Tabelle tblBuchungen mit einigen Beispieldatensätzen<\/span><\/b><\/p>\n Eingabe der Buchungen<\/p>\n <\/p>\n Für die Eingabe der Buchungen können Sie das bereits im Beitrag Kassenbuch <\/b>(http:\/\/www.access-im-unternehmen.de\/486<\/b>) vorgestellte Formular einsetzen. Die Daten für die Postversanddateien geben Sie in ein einfaches Formular ein, das auf der Tabelle tblPostversand <\/b>als Datenherkunft aufbaut (s. Bild 6). Es enthält eine Schaltfläche namens cmdErstellen<\/b>, die den Prozess zum Erstellen der beiden Postversanddateien startet. Die Steuerung dieses Vorgangs erfolgt innerhalb der dadurch ausgelösten Ereignisprozedur:<\/p>\n Bild 6: Eingabe der Postversanddaten und Start der Erstellung der Dateien<\/span><\/b><\/p>\n Diese Prozedur erstellt zunächst ein Unterverzeichnis unterhalb der aktuellen Access-Anwendung, in das die beiden Dateien DV01 <\/b>und DE001 <\/b>geschrieben werden sollen. Danach löscht sie eventuell bereits vorhandene Dateien. Anschließend ruft sie zwei weitere Prozeduren auf, die erst die Datei DV01 <\/b>und dann die Datei DE001 <\/b>schreiben.<\/p>\n Erzeugen der Verwaltungsdatei DV01<\/b><\/p>\n Diese Aufgabe übernimmt die Prozedur VerwaltungsdateiSchreiben<\/b> aus Listing 1<\/a><\/span>.<\/p>\n Listing 1: Schreiben der Verwaltungsdatei<\/p>\n Die Prozedur trägt alle notwendigen Daten in einer Textvariablen namens strVerwaltungsdatei <\/b>zusammen. Zwischendurch wird eine weitere Funktion namens Vorlaufdaten <\/b>mit dem Parameter True <\/b>aufgerufen.<\/p>\n Die Funktion Vorlaufdaten <\/b>liefert eine Reihe weiterer Werte, die in der Datei DV01 <\/b>ebenso wie in der Datei DE001 <\/b>in fast identischer Form benötigt werden. Der einzige Unterschied ist, dass das Startdatum in der Datei DV01 <\/b>mit vier führenden Nullen angegeben werden muss.<\/p>\n Diesen Umstand berücksichtigt die Funktion Vorlaufdaten<\/b>, indem sie den Parameter bolVerwaltungsdatei <\/b>auswertet und im Falle des Wertes True <\/b>die vier Nullen an entsprechender Stelle einfügt.<\/p>\n Wenn die gleiche Funktion später beim Zusammenstellen der Datendatei erneut aufgerufen wird, geschieht das mit dem Wert False <\/b>für den Parameter bolVerwaltungsdatei<\/b>.<\/p>\n Die Funktion Vorlaufdaten <\/b>finden Sie in Listing 2<\/a><\/span>.<\/p>\n Listing 2: Zusammenstellen der Vorlaufdaten<\/p>\n Nach dem Zusammenstellen der benötigten Daten in Form einer 64 Byte langen Zeichenkette wird die Datei DV01 <\/b>im angegebenen Unterverzeichnis erstellt und mit der Zeichenkette gefüllt.<\/p>\n Erstellen der Datendatei<\/b><\/p>\n Die Datendatei DE001 <\/b>wird auf ähnliche Weise erstellt, allerdings ist der verwendete Algorithmus etwas komplexer. Einer der wichtigsten Bestandteile ist der Aufruf der Funktion BuchungenEinlesen<\/b> (s. Listing 3<\/a><\/span>). Diese Funktion durchläuft alle Datensätze der Tabelle tblBuchungen<\/b>, allerdings nur solche, die in dem im aktuellen Datensatz des Formulars frmPostversand <\/b>angegebenen Zeitraum liegen. Die Funktion erwartet zwei Parameter, die sie in gefülltem Zustand an die aufrufende Prozedur zurückliefert.<\/p>\n Listing 3: Einlesen der Buchungen<\/p>\n Der erste ist ein String-Array, der alle Buchungen im entsprechenden Format enthält, der zweite die Gesamtsumme der getätigten Umsätze.<\/p>\n Die Routine erstellt zunächst ein Database<\/b>-Objekt mit einem Verweis auf die aktuelle Datenbank und erstellt dann ein Recordset<\/b>-Objekt mit den entsprechenden Buchungsdatensätzen.<\/p>\n Diese durchläuft die Routine in einer Do While<\/b>-Schleife. Zu Beginn wird eine Variable namens strBuchungssatz<\/b>, die für jeden Datensatz neu gefüllt und anschließend zum Array hinzugefügt wird, geleert. Für jeden Buchungsdatensatz mit einem Umsatz größer als 0 wird die Variable strBuchungssatz <\/b>anschließend gefüllt. Zunächst wird das Vorzeichen, dann der Umsatz, das Gegenkonto (das laut DATEV-Logik eigentlich das Konto ist), die Belegnummer, das Buchungsdatum im Format dmm<\/b>, das Konto (das aus dem Feld Gegenkonto <\/b>eingelesen wird), der Buchungstext und schließlich der Buchstabe y<\/b> als Kennzeichnung für das Satzende eingelesen. Ein Buchungssatz sieht schließlich etwa wie folgt aus: +3490a8300b4d1805e1371aboy<\/b>.<\/p>\n Das Array arrBuchungen <\/b>wird um ein Feld vergrößert, das anschließend mit dem Inhalt von strBuchung <\/b>gefüllt wird. Außerdem wird der Wert der Variablen curUmsatz <\/b>um den Umsatz der aktuellen Buchung erhöht.<\/p>\n Die zweite Funktion, die beim Zusammenstellen der Datei DE001<\/b> aufgerufen wird, heißt VollvorlaufEinlesen<\/b> und stellt die allgemeinen Informationen für die aktuelle Datei zusammen (s. Listing 4<\/a><\/span>). Hier kommt auch wieder die bereits vorgestellte Funktion Vorlaufdaten <\/b>zum Einsatz.<\/p>\n Listing 4: Vollvorlauf einlesen<\/p>\n\n
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![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/Postversanddatei-web-images\/pic002.png\")
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![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/Postversanddatei-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\n![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/Postversanddatei-web-images\/pic004.png\")
<\/p>\n\n
![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/Postversanddatei-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\n![\"pic006.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_01\/Postversanddatei-web-images\/pic006.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmdErstellen_Click()\r\n On Error Resume Next\r\n MkDir CurrentProject.Path & "\\" & Me!Unterverzeichnis\r\n Kill CurrentProject.Path & "\\" & Me!Unterverzeichnis & "\\DE001"\r\n Kill CurrentProject.Path & "\\" & Me!Unterverzeichnis & "\\DV01"\r\n On Error GoTo 0\r\n Call VerwaltungsdateiSchreiben\r\n Call DatendateiSchreiben\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub VerwaltungsdateiSchreiben()\r\n Dim strVerwaltungsdatei As String\r\n Dim strBeratername As String\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & "A01 " ''1-6\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Format(Me!Berater, "0000000") ''7-13\r\n strBeratername = Left(Me!Beratername, 9) ''14-22\r\n strBeratername = strBeratername & Space(9 - Len(strBeratername) + 1)\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & strBeratername\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(1) & Chr(0) & Chr(1) & Chr(0)\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Space(37)\r\n ''Informationen zu den Datendateien\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & "V" ''(1) V für "zu verarbeiten"\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(1) & Chr(0) ''(2-3) Dateinummer\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & "11" ''(4-5) Anwendungsnummer\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Vorlaufdaten(True)\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(&H14) & Chr(&H0) ''(49-50) Letzte Blocknummer\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(&HBD) & Chr(&H0) ''(51-52) Letzte Blockposition\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(&H1) & Chr(&H0) ''(53-54) Letzte Primanotaseite\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Space(8) ''(55-62) Leerzeichen\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(&H20) ''(63) Leerzeichen: Keine Vorlaufkorrektur\r\n strVerwaltungsdatei = strVerwaltungsdatei & Chr(&H31) ''(64) Schlüssel für Zielanwendung\r\n Open CurrentProject.Path & "\\" & Me!Unterverzeichnis & "\\DV01" For Binary As #1\r\n Put #1, , strVerwaltungsdatei\r\n Close #1\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Function Vorlaufdaten(bolVerwaltungsdatei As Boolean) As String\r\n Dim strVorlaufdaten As String\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Me!DFVKennzeichen ''(9-10) Namenskürzel\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Format(Me!Berater, "0000000") ''(11-17) Beraternummer\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Format(Me!Mandant, "00000") ''(18-22) Mandantennummer\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Format(Me!Abrechnungsnummer, "000000") ''(23-28) Abrechnungsnummer\r\n If bolVerwaltungsdatei Then\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & "0000"\r\n End If\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Format(Me!DatumVon, "ddmmyy") ''(29-34) Datum von\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Format(Me!DatumBis, "ddmmyy") ''(35-40) Datum bis\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Me!PNSeite ''(41-43) Primanotaseite\r\n strVorlaufdaten = strVorlaufdaten & Me!Passwort ''(44-47) Passwort\r\n Vorlaufdaten = strVorlaufdaten\r\nEnd Function<\/pre>\n
Private Function BuchungenEinlesen(arrBuchungen() As String, curUmsatz As Currency)\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Dim strBuchungssatz As String\r\n Dim i As Integer\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset("SELECT * FROM tblBuchungen WHERE Buchungsdatum >= " _\r\n & SQLDatum(Me!DatumVon) & " AND Buchungsdatum <= " & SQLDatum(Me!DatumBis) _\r\n & " ORDER BY Buchungsdatum, BuchungID", dbOpenDynaset)\r\n Do While Not rst.EOF\r\n strBuchungssatz = ""\r\n If rst!Umsatz > 0 Then\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & "+" ''(1) Umsatz-Vorzeichen (+\/-)\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & rst!Umsatz * 100 ''Umsatz in Cent\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & "a" & rst!KontoID ''Gegenkonto\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & "b" & rst!Belegnummer ''Belegnummer max. 6 Zeichen\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & "d" & Format(rst!Buchungsdatum, "dmm") ''dmm\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & "e" & rst!GegenkontoID ''Konto\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & Chr(&H1E) & rst!Buchungstext & Chr(&H1C) ''Text\r\n strBuchungssatz = strBuchungssatz & "y" ''Satzende\r\n ReDim Preserve arrBuchungen(i)\r\n arrBuchungen(i) = strBuchungssatz\r\n i = i + 1\r\n curUmsatz = curUmsatz + rst!Umsatz\r\n End If\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\nEnd Function<\/pre>\nPrivate Function VollvorlaufEinlesen(strVollvorlauf As String)\r\n Dim lngLaenge As Long\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & Chr(29) & Chr(24) ''(1-2) Vorlaufbeginn, Kennung neuer Vorlauf\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & 1 ''(3) Versionsnummer\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & Me!Datentraegernummer ''(4-6) Datenträgernummer\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & "11" ''(7-8) Anwendungsnummer\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & Vorlaufdaten(False)\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & "aiuOBEPostversand" ''(48-Länge) Anwendungsinfo\r\n lngLaenge = Len(strVollvorlauf)\r\n If lngLaenge < 80 Then\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & Space(80 - lngLaenge - 1) ''(Rest bis 63) Leerzeichen\r\n End If\r\n strVollvorlauf = strVollvorlauf & "y" ''(80) Satzende\r\nEnd Function<\/pre>\n