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Outlook bietet die Möglichkeit, Objekte wie Termine, E-Mails oder Kontakte mit Kategorien zu versehen. Wenn Sie solche Objekte in eine Access-Datenbank einlesen möchten, möchten Sie möglicherweise auch auf diese Kategorien zugreifen, um die Objekte in der Datenbank entsprechend verarbeiten zu können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die in Ihrer Access-Datenbank gepflegten Kategorien unter Outlook bereitstellen, wie Sie in Outlook mit Kategorien arbeiten und wie Sie diese beim Import von Outlook-Objekten gleich mit einlesen.<\/b><\/p>\n
Ein Teil dieses Beitrags bezieht sich auf Objekte, die erst mit Outlook 2007 eingeführt wurden. Dabei handelt es sich um die Auflistung Categories <\/b>und das Objekt Category<\/b>. Damit werden in Outlook die Kategorien verwaltet, die Sie sowohl über die Benutzeroberfläche als auch per VBA anlegen können. Damit wird die Verwendung von Kategorien um einiges einfacher gegenüber älteren Outlook-Versionen, wo diese Informationen in der Registry gespeichert wurden (sollte dies für Sie interessant sein: HKEY_CURRENT_USER\\Software\\Microsoft\\Office\\11.0\\Outlook\\Categories<\/b>). Für diesen Beitrag bedeutet dies, dass Besitzer älterer Outlook-Versionen die Kategorien in Outlook manuell anlegen müssen, während Sie unter Outlook 2007 und 2010 die gegebenenfalls in einer Access-Datenbank vorliegenden Kategorien direkt nach Outlook übertragen können. Die übrigen Techniken, insbesondere das Einlesen von Outlook-Objekten und ihrer Kategorien, sind für die neueren Outlook-Versionen identisch (getestet ab Outlook 2003). Daher starten wir auch mit der Beschreibung dieser Techniken.<\/p>\n
Kategorien-Vielfalt<\/b><\/p>\n
Die erste wichtige Information ist, dass Sie für jedes Outlook-Objekt eine oder mehrere Kategorien speichern können, und zwar in Form einer Semikola-separierten Liste (s. Bild 2 aus.<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_04\/OutlooktermineMitKategorie-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Kategorien eines Outlook-Termins unter Outlook 2003<\/span><\/b><\/p>\n Bild 2: Datenmodell zum Speichern von Terminen und Outlook-Kategorien<\/span><\/b><\/p>\n Für das Feld Outlookkategorien<\/b> der Tabelle tblOutlookkategorien <\/b>legen Sie einen eindeutigen Index fest, damit jede Kategorie nur einmal angelegt wird. Die Tabelle tblTermineOutlookkategorien <\/b>erhält einen zusammengesetzten, eindeutigen Index für die beiden Fremdschlüsselfelder TerminID <\/b>und OutlookkategorieID<\/b>, damit jeder Termin nur einmal einer Outlook-Kategorie zugeordnet werden kann.<\/p>\n Kategorien von Outlook einlesen<\/b><\/p>\n Zu Beginn möchten Sie vielleicht zunächst einmal alle bestehenden Outlook-Kategorien in die Tabelle tblKategorien <\/b>einlesen. Dies erledigt die Prozedur aus Listing 1<\/a><\/span>, allerdings nur für Access 2007 und jünger – ältere Outlook-Versionen bieten schlicht und einfach keine Categories<\/b>-Auflistung, aus der sich diese Daten einfach auslesen lassen. Stattdessen liegen die Informationen dort in der Registry.<\/p>\n Listing 1: Einlesen der Outlook-Kategorien in eine Access-Tabelle<\/p>\n Die Prozedur erstellt ein Outlook-Objekt beziehungsweise referenziert eine bereits geöffnete Instanz und speichert den Verweis in der Variablen objOutlook<\/b>. Den Zugriff auf die einzelnen Kategorien liefert eine Auflistung namens Categories<\/b>, die Sie als Element des MAPI-Namespaces referenzieren. Die darin enthaltenen Elemente heißen Category <\/b>und werden in der folgenden For Each<\/b>-Schleife durchlaufen. Innerhalb der Schleife trägt die Prozedur alle Kategorien in das Feld Outlookkategorie<\/b> Tabelle tblOutlookkategorien <\/b>ein. Da für dieses Feld ein eindeutiger Index festgelegt ist, löst das Anlegen eines bereits vorhandenen Eintrags einen Fehler aus. Kein Problem: Der Fehler wird einfach abgefangen und der fehlgeschlagene schreibende Zugriff auf die Tabelle schlicht ignoriert.<\/p>\n Damit durch eventuell enthaltene Hochkommata (“<\/b>) kein Fehler durch eine ungültige INSERT INTO<\/b>-Anweisung ausgelöst wird, werden einzelne Hochkommata per Replace<\/b>-Anweisung verdoppelt. Die Funktion kann außerdem noch einen Rückgabewert liefern, der eine semikola-separierte Liste aller Kategorien liefert.<\/p>\n Termine einlesen<\/b><\/p>\n Das Einlesen der eigentlichen Termine übernimmt die Prozedur aus Listing 2<\/a><\/span>.<\/p>\n Listing 2: Einlesen der Termine in einem bestimmten Datumsbereich<\/p>\n Die Prozedur erstellt ebenfalls ein Outlook-Objekt und einen MAPI-Namespace. Diesmal erfolgt der Zugriff auf den Ordner mit den Appointment<\/b>-Elementen, der über die Funktion GetDefaultFolder(olFolderCalendar) <\/b>referenziert wird. Dieser Ordner liefert eine Auflistung namens Items<\/b>. Um alle Serientermine mit abzudecken, stellen Sie zunächst die Sortierung der enthaltenen Elemente auf das Feld Start <\/b>ein und setzen dann die Eigenschaft IncludeRecurrences <\/b>auf True<\/b>. Die Funktion Datumsfilter <\/b>liefert einen auf dem Start- und dem Enddatum basierenden Filterausdruck:<\/p>\n <\/p>\n Dieser wird anschließend der Find<\/b>-Methode der Items<\/b>-Auflistung zugewiesen. Wird kein Eintrag gefunden, enthält die Variable objAppointment <\/b>den Wert Nothing <\/b>und die Prozedur wird beendet. Anderenfalls wird der gefundene Termin in der Datenbank gelöscht, was auf Basis der EntryID <\/b>des Outlook-Termins geschieht. In einer While…Wend<\/b>-Schleife durchläuft die Prozedur nun zunächst alle Outlook-Termine, um diese über die Prozedur TerminLoeschen <\/b>aus der Datenbank zu entfernen: <\/p>\n Die gleiche Schleife wird noch ein weiteres Mal durchlaufen. Diesmal ruft die Prozedur innerhalb der Schleife jedoch die Prozedur TerminSpeichern <\/b>auf, die für jeden Termin einen neuen Datensatz in der Tabelle tblTermine <\/b>anlegt und sich auch um die Kategorien kümmert (s. Listing 3<\/a><\/span>).<\/p>\n Listing 3: Speichern eines Termins in der Tabelle tblTermine und Anlegen der Kategorien<\/p>\n Die Prozedur nimmt als Parameter die zu speichernden Informationen zum jeweiligen Termin entgegen, unter anderem auch die Liste der Kategorien. Gleich zu Beginn schreibt sie die Termindaten in die Tabelle tblTermine<\/b>, wobei in Betreff und Inhalt vorkommende Hochkommata wiederum verdoppelt werden. Wenn für den Termin in Outlook eine oder mehrere Kategorien festgelegt wurden, ermittelt die Prozedur zunächst die TerminID <\/b>des soeben angelegten Termindatensatzes. Anschließend teilt sie die in der Variablen strKategorien <\/b>gespeicherten Kategoriebezeichnungen mit der Split<\/b>-Anweisung in einzelne Elemente auf und speichert diese in einem Array namens strKategorienTemp()<\/b>.<\/p>\n Diese Elemente durchläuft die Prozedur dann in einer For…Next<\/b>-Schleife. Die jeweilige Kategorie wird von führenden und folgenden Leerzeichen befreit und in der Variablen strKategorie <\/b>gespeichert. Die folgenden Anweisungen tragen die Kategorie in die Tabelle tblOutlookkategorien <\/b>ein und ermitteln den Wert des Primärschlüsselfeldes OutlookkategorieID <\/b>des neuen Datensatzes. Gegebenenfalls ist dieser bereits vorhanden, dann wird die Variable lngKategorieID <\/b>mit dem Primärschlüsselwert des bereits angelegten Datensatzes gefüllt. Mit der TerminID <\/b>und der OutlookkategorieID <\/b>ausgestattet kann dann die Beziehung zwischen Termin und Kategorie in der Tabelle tblTermineOutlookkategorien <\/b>hergestellt werden.<\/p>\n Termine mit Kategorien in Outlook anlegen<\/b><\/p>\n Die Prozedur aus Listing 4<\/a><\/span> zeigt, wie Sie alle Kategorien der Tabelle tblOutlookkategorien <\/b>nach Outlook exportieren.<\/p>\n Listing 4: Exportieren aller Kategorien der Tabelle tblKategorien nach Outlook (2007 und jünger)<\/p>\n Die Prozedur durchläuft alle Einträge der Tabelle tblOutlookkategorien <\/b>und ruft für jede Kategorie die Prozedur KategorieNachOutlook <\/b>auf. Diese sieht wie in Listing 5<\/a><\/span> aus und würde normalerweise neben der Deklaration der Variablen und der Zuweisung der Outlook-Objekte nur eine einzige Anweisung enthalten – nämlich die zum Hinzufügen der Kategorie zur Categories<\/b>-Auflistung. Allerdings arbeitet die Add-Methode zumindest von Access aus eher mäßig: Es werden nur ein paar Kategorien angelegt, andere lässt die Prozedur einfach weg. Warum dies so ist, ließ sich im Rahmen der Recherchen zu diesem Beitrag nicht ermitteln – es gibt anscheinend einfach noch zu wenige Entwickler, die sich bisher mit dem Anlegen von Outlook-Kategorien aus Access heraus beschäftigt haben.<\/p>\n Listing 5: Eintragen einer Kategorie in die Outlook-Auflistung (2007 und jünger)<\/p>\n Damit die Prozedur dennoch jede Kategorie zuverlässig anlegt, haben wir eine kleine Do While<\/b>-Schleife integriert, die erst verlassen wird, wenn das Anlegen einer neuen Kategorie einen Fehler auslöst. Dies ist genau dann der Fall, wenn eine Kategorie gleichen Namens bereits vorhanden ist. Das bedeutet dann entweder, dass die Kategorie schon vorher angelegt wurde oder dass der Versuch im vorherigen Schleifendurchlauf erfolgreich war. Innerhalb der Schleife ruft die Prozedur dann jeweils die Add<\/b>-Methode mit dem Namen der neuen Kategorie als Parameter auf.<\/p>\n Weiterhin ist verwunderlich, wie lange das Anlegen der Kategorien auf diese Weise benötigt. Wir haben alternativ einmal getestet, wie schnell der Vorgang abläuft, wenn wir diesen in einem VBA-Modul im VBA-Projekt von Outlook starten. Das Ergebnis: Es geht rasend schnell!<\/p>\n Wenn Sie dieses Experiment einmal selbst durchführen möchten, starten Sie Outlook und öffnen den VBA-Editor mit der Tastenkombination Strg + F11<\/b>. Legen Sie dort auf gewohnte Weise ein neues Standardmodul an und fügen Sie die beiden Prozeduren KategorienNachOutlook <\/b>und KategorieNachOutlook <\/b>ein. ändern Sie dann die Zeile der Prozedur KategorienNachOutlook<\/b>, die das Database<\/b>-Objekt mit einem Verweis auf die betroffene Datenbank füllt, wie folgt:<\/p>\n Außerdem fügen Sie dem Projekt über den Verweise<\/b>-Dialog einen Verweis auf die DAO-Bibliothek hinzu. Starten Sie die Prozedur KategorienNachOutlook <\/b>und Sie werden sehen, wie schnell das Anlegen von Kategorien funktionieren kann.<\/p>\n Komplette Termine nach Outlook schreiben<\/b><\/p>\n![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_04\/OutlooktermineMitKategorie-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\nPublic Function KategorienEinlesen() As String\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim objOutlook As Outlook.Application\r\n Dim objCategory As Outlook.Category\r\n Dim objCategories As Outlook.Categories\r\n Dim strKategorien As String\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set objOutlook = CreateObject("Outlook.Application")\r\n Set objCategories = objOutlook.GetNamespace("MAPI").Categories\r\n For Each objCategory In objCategories\r\n On Error Resume Next\r\n db.Execute "INSERT INTO tblOutlookkategorien(Outlookkategorie) VALUES(''" _\r\n & Replace(objCategory.Name, "''", "''''") & "'')", dbFailOnError\r\n On Error GoTo 0\r\n strKategorien = strKategorien & objCategory.Name & ";"\r\n Next objCategory\r\n KategorienEinlesen = strKategorien\r\nEnd Function<\/pre>\nPublic Sub TermineEinlesen(datStart As Date, datende As Date)\r\n Dim objOutlook As Outlook.Application\r\n Dim objNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim objFolder As Outlook.Folder\r\n Dim objItems As Outlook.Items\r\n Dim objAppointment As Outlook.AppointmentItem\r\n Dim strFilter As String\r\n Set objOutlook = New Outlook.Application\r\n Set objNamespace = objOutlook.GetNamespace("MAPI")\r\n Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)\r\n Set objItems = objFolder.Items\r\n objItems.Sort "[Start]", False\r\n objItems.IncludeRecurrences = True\r\n strFilter = Datumsfilter(datStart, datende)\r\n Set objAppointment = objItems.Find(strFilter)\r\n While objAppointment Is Nothing\r\n With objAppointment\r\n TerminLoeschen .EntryID\r\n End With\r\n Set objAppointment = objItems.FindNext\r\n Wend\r\n Set objAppointment = objItems.Find(strFilter)\r\n While TypeName(objAppointment) <> "Nothing"\r\n With objAppointment\r\n TerminSpeichern .Subject, .Body, .Start, .End, .EntryID, .Categories\r\n End With\r\n Set objAppointment = objItems.FindNext\r\n Wend\r\nEnd Sub<\/pre>\nPublic Function Datumsfilter(datStart As Date, datende As Date) As String\r\n Dim strStart As String\r\n Dim strEnde As String\r\n strStart = Format(datStart, "ddddd hh:nn")\r\n strEnde = Format(datende, "ddddd hh:nn")\r\n Datumsfilter = "[Start] <= " & Chr(34) & strEnde & Chr(34) & " AND [End] > " & Chr(34) & strStart & Chr(34)\r\nEnd Function<\/pre>\n
Public Sub TerminLoeschen(strEntryID As String)\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Set db = CurrentDb\r\n db.Execute "DELETE FROM tblTermine WHERE EntryID =''" & strEntryID & "''", dbFailOnError\r\n Set db = Nothing\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Public Sub TerminSpeichern(strTitel As String, strInhalt As String, datStartzeit As Date, _\r\n datEndzeit As Date, strEntryID As String, strKategorien As String)\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim lngTerminID As Long\r\n Dim lngKategorieID As Long\r\n Dim strKategorienTemp() As String\r\n Dim strKategorie As String\r\n Dim i As Integer\r\n Set db = CurrentDb\r\n db.Execute "INSERT INTO tblTermine(Titel, Inhalt, Startzeit, Endzeit, EntryID) VALUES(''" _\r\n & Replace(strTitel, "''", "''''") & "'', ''" & Replace(strInhalt, "''", "''''") & "'', " _\r\n & ISODatum(datStartzeit) & ", " & ISODatum(datEndzeit) & ", ''" & strEntryID & "'')", _\r\n dbFailOnError\r\n If Len(strKategorien) > 0 Then\r\n lngTerminID = db.OpenRecordset("SELECT @@IDENTITY").Fields(0)\r\n strKategorienTemp = Split(strKategorien, ";")\r\n For i = LBound(strKategorienTemp) To UBound(strKategorienTemp)\r\n strKategorie = Trim(strKategorienTemp(i))\r\n On Error Resume Next\r\n db.Execute "INSERT INTO tblOutlookkategorien(Outlookkategorie) VALUES(''" _\r\n & strKategorie & "'')", dbFailOnError\r\n On Error GoTo 0\r\n If db.RecordsAffected = 0 Then\r\n lngKategorieID = db.OpenRecordset("SELECT OutlookkategorieID FROM " _\r\n & "tblOutlookkategorien WHERE Outlookkategorie = ''" & strKategorie & "''").Fields(0)\r\n Else\r\n lngKategorieID = db.OpenRecordset("SELECT @@IDENTITY").Fields(0)\r\n End If\r\n db.Execute "INSERT INTO tblTermineOutlookkategorien(TerminID, OutlookkategorieID) " _\r\n & "VALUES(''" & lngTerminID & "'',''" & lngKategorieID & "'')", dbFailOnError\r\n Next i\r\n End If\r\n Set db = Nothing\r\nEnd Sub<\/pre>\nPublic Sub KategorienNachOutlook()\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rst As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set rst = db.OpenRecordset("SELECT * FROM tblOutlookkategorien", dbOpenDynaset)\r\n Do While Not rst.EOF\r\n KategorieNachOutlook rst!Outlookkategorie\r\n rst.MoveNext\r\n Loop\r\nEnd Sub<\/pre>\nPublic Sub KategorieNachOutlook(strKategorie As String)\r\n Dim objOutlook As Outlook.Application\r\n Dim objKategorien As Outlook.Categories\r\n Set objOutlook = New Outlook.Application\r\n Set objKategorien = objOutlook.GetNamespace("MAPI").Categories\r\n Do While Err.Number = 0\r\n On Error Resume Next\r\n objKategorien.Add strKategorie\r\n DoEvents\r\n Loop\r\n On Error GoTo 0\r\nEnd Sub<\/pre>\nSet db = DBEngine.OpenDatabase("<Pfad zur Datenbank>\\OutlooktermineMitKategorie\\Outlookkategorien.mdb")<\/pre>\n