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Wenn Sie den E-Mail-Verkehr mit Ihren Kunden im Griff haben wollen, kopieren Sie einfach alle betroffenen E-Mails in Ihre Kundendatenbank. Dort landen diese in einer Tabelle, deren Datensätze Sie den Kunden zuordnen können. Vor dem Zuordnen müssen Sie jedoch noch festlegen, welche E-Mails aus welchen Ordnern importiert werden sollen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie den Zugriff auf Outlook und den Import der E-Mails automatisieren.<\/b><\/p>\n
Bevor Sie eine E-Mail überhaupt einem Kunden in Ihrer Datenbank zuordnen können, müssen Sie diese erstmal lesen und gegebenenfalls die wichtigsten Daten der E-Mail in der Datenbank speichern.<\/p>\n
Dies erledigen Sie mit den in diesem Beitrag vorgestellten Techniken. Dabei sind folgende Schritte nötig:<\/p>\n
Eingangs- und Ausgangsordner festlegen<\/b><\/p>\n
Der erste Schritt dient dazu, die zu berücksichtigenden Ordner von Outlook zu ermitteln. Normalerweise verwendet man nur einen Posteingang und einen Ordner, in dem die gesendeten Objekte landen.<\/p>\n
Gegebenenfalls haben Sie aber mehrere E-Mail-Adressen eingerichtet oder filtern E-Mails gleich nach dem Eingang oder Ausgang mit entsprechenden Regeln in andere Ordner. Daher erstellen wir gleich zu Beginn eine Tabelle, welche die zu durchsuchenden Ordner speichert, und zwei Formulare, mit denen Sie die gewünschten Outlook-Ordner festlegen können – ein einfaches und eines mit der Darstellung der zu prüfenden Ordner als TreeView.<\/p>\n
Die Tabelle heißt tblMailordner <\/b>und enthält die folgenden drei Felder:<\/p>\n Mit einigen Werten sieht diese Tabelle etwa wie in Bild 1 aus.<\/p>\n Bild 1: Tabelle zum Speichern der Outlook-Ordner<\/span><\/b><\/p>\n Ordner ermitteln<\/b><\/p>\n Wie füllen Sie diese Tabelle nun mit den Outlook-Ordnern Die einfachste Methode ist, einfach den zur Auswahl von Outlook-Ordnern vorgesehenen Dialog zu verwenden. Nehmen wir an, Sie verwenden ein Formular namens frmMailordner<\/b>, das die in der Tabelle tblMailordner <\/b>enthaltenen Datensätze in einem Listenfeld namens lstMailordner<\/b> anzeigt. Dann können Sie diesem Formular eine Schaltfläche namens cmdHinzufuegen <\/b>zuweisen, welche die Ereignisprozedur aus Bild 2 öffnet.<\/p>\n Listing 1: Hinzufügen eines Mailordners zur Tabelle tblMailordner<\/p>\n Bild 2: Auswahl von Outlook-Ordnern mit dem dafür vorgesehenen Dialog<\/span><\/b><\/p>\n Damit wählen Sie einen der Ordner aus und klicken dann auf die Schaltfläche OK<\/b>. Die Prozedur prüft, ob ein Ordner ausgewählt wurde, und schreibt dann den Wert der Eigenschaft FolderPath <\/b>in die Tabelle tblMailordner<\/b>. Die dortigen Ordner werden unmittelbar nach dem Hinzufügen im Listenfeld angezeigt.<\/p>\n Dies ist die einfache Variante und verdeutlicht die grundlegende Technik. Für etwas mehr Komfort möchten Sie aber vielleicht direkt die Struktur der Outlook-Ordner in einem TreeView innerhalb der Datenbank abbilden und dort mit geeigneten Kontrollkästchen die zu berücksichtigenden Ordner markieren.<\/p>\n Outlook-Ordner-Baum<\/b><\/p>\n Dazu legen Sie zunächst ein neues Formular namens frmMailordnerTree <\/b>an und fügen diesem ein TreeView-Steuerelement hinzu. Nennen Sie das Steuerelement ctlMailordner<\/b> und fügen Sie dem Formular eine Ereignisprozedur für das Ereignis Beim Laden <\/b>hinzu.<\/p>\n Diese Prozedur setzt die grundlegenden Einstellungen des TreeView-Steuerelements und ruft die Prozedur zum Füllen auf. Im Formularmodul benötigen Sie auf jeden Fall eine Objektvariable für das TreeView-Steuerelement, das mit dem Schlüsselwort WithEvents <\/b>ausgestattet wird, damit Sie auch auf dessen Ereignisse reagieren können:<\/p>\n Die Prozedur, die beim Laden des Formulars ausgelöst wird, finden Sie in Listing 2<\/a><\/span>. Sie weist zunächst der Objektvariablen objMailordner <\/b>einen Verweis auf das TreeView-Steuerelement zu.<\/p>\n Listing 2: Ereignisprozedur beim Laden des Formulars<\/p>\n Danach stellt sie einige Eigenschaften für das TreeView-Steuerelement ein, was eine Einstellung über den Eigenschaften-Dialog dieses Steuerelements erübrigt. Dabei werden die Kontrollkästchen aktiviert, die Schriftart angepasst und die Root-Linien für die Root-Elemente eingeblendet. Die letzte Anweisung ruft die Prozedur MailordnerEinlesen <\/b>auf, nach deren Abarbeitung das Formular wie in Bild 3 aussieht.<\/p>\n Bild 3: Outlook-Ordner per TreeView auswählen<\/span><\/b><\/p>\n Diese Prozedur finden Sie in Listing 3<\/a><\/span>. Für die Execute<\/b>-Anweisung gleich zu Beginn, die den Wert eines Feldes namens Aktiv <\/b>der Tabelle tblMailordner <\/b>auf False <\/b>einstellt, sind einige erklärende Worte nötig: Das TreeView-Steuerelement soll alle Outlook-Ordner, die standardmäßig Mail-Elemente enthalten, hierarchisch auflisten.<\/p>\n Listing 3: Einlesen der Mailordner und Anhaken der bereits in der Tabelle tblMailordner eingetragenen Ordner<\/p>\n <\/p>\n Die dabei angezeigten Kontrollkästchen sollen aktiviert werden, wenn einer der eingelesenen Ordner bereits in der Tabelle tblMailordner <\/b>enthalten ist. Nun kann es aber passieren, dass der Benutzer einen Mailordner auswählt, die Anwendung schließt, dann einen dieser Ordner in Outlook löscht und erneut das Formular mit dem TreeView-Steuerelement öffnet.<\/p>\n Dann gäbe es einen Mailordner in der Tabelle tblMailordner<\/b>, der aber nicht mehr in Outlook vorhanden und dementsprechend und auch nicht mehr im TreeView-Steuerelement angezeigt wird. Um dies zu prüfen und den Benutzer gegebenenfalls auf einen solchen Ordner hinzuweisen, wird der Wert des Feldes Aktiv <\/b>der Tabelle tblMailordner <\/b>vor dem Füllen des TreeViews auf False <\/b>eingestellt. Beim Einlesen der Ordner wird die Eigenschaft Aktiv <\/b>für alle Ordner, die auch in der Tabelle tblMailordner <\/b>enthalten sind, auf True <\/b>eingestellt.<\/p>\n Wenn es nach dem Einlesen aller Ordner noch Datensätze in tblMailordner <\/b>gibt, deren Feld Aktiv <\/b>den Wert False <\/b>enthält, sind diese Ordner nicht mehr in Outlook vorhanden. Dies wird dem Benutzer per Meldungsfenster mitgeteilt, der entsprechende Eintrag kann dann aus der Tabelle tblMailordner <\/b>gelöscht werden.<\/p>\n Zurück zum Code: Nach dem Einstellen des Feldes Aktiv <\/b>auf den Wert False <\/b>füllt die Prozedur die Objektvariablen objOutlook <\/b>und objNamespace <\/b>mit entsprechenden Verweisen. Normalerweise würden wir hier alle Folder<\/b>-Elemente in einer For Each<\/b>-Schleife durchlaufen, aber dies führte auf meinem System zu Problemen: Dort fand die Prozedur mehr als ein Outlook-Root-Element, wobei diese auch noch die gleiche EntryID <\/b>aufwiesen. Dies führt, wenn man die EntryID<\/b> als Teil des eindeutigen Schlüssels der TreeView-Elemente verwenden möchte, zu einem Fehler. Eigentlich interessieren uns aber ohnehin nur die Ordner Posteingang und Postausgang, weshalb wir den Einlesevorgang einmal für den durch objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) <\/b>und einmal für den durch objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) <\/b>definierten Root-Ordner ausführen.<\/p>\n Dabei ruft die Prozedur für jeden Ordner die Prozedur NodeAnlegen <\/b>mit einem Verweis auf das aktuelle Database<\/b>-Objekt und das Folder<\/b>-Objekt auf. Diese Prozedur legt für jeden Ordner ein Node<\/b>-Element im TreeView-Steuerelement an und führt einige andere Aufgaben aus – mehr dazu weiter unten. Anschließend folgt noch ein Aufruf der rekursiven Prozedur MailordnerEinlesen_Rek<\/b>, die sich um die untergeordneten Ordner kümmert.<\/p>\n Rekursives Einlesen der Ordner<\/b><\/p>\n Die rekursive Prozedur MailordnerEinlesen_Rek <\/b>erwartet als Parameter einen Verweis auf das aktuelle Database<\/b>-Objekt, auf das Folder<\/b>-Objekt, dessen Unterordner nun untersucht werden sollen, sowie auf das Node<\/b>-Objekt, unter dem die weiteren Ordner dargestellt werden sollen (s. Listing 4<\/a><\/span>).<\/p>\n Listing 4: Rekursives Einlesen der unteren Ordner-Ebenen<\/p>\n Die Prozedur durchläuft in einer For Each<\/b>-Schleife wiederum die in objParentFolder <\/b>enthaltenen Folder<\/b>-Objekte. Sie ruft für jedes Element einmal die Prozedur NodeAnlegen <\/b>auf.<\/p>\n Wenn diese einen Node anlegt und einen Verweis darauf zurückgibt, erfolgt ein weiterer Aufruf der rekursiven Prozedur, um weitere Unterordner einzulesen; anderenfalls wird die Rekursion hier durchbrochen und der nächste übergeordnete Folder bearbeitet.<\/p>\n Hinzufügen von Elementen zum TreeView<\/b><\/p>\n Die Funktion NodeAnlegen <\/b>aus Listing 5<\/a><\/span> legt die TreeView-Nodes für die Outlook-Ordner an. Sie erwartet einen Verweis auf die aktuelle Datenbank, einen Verweis auf den Outlook-Ordner, für den ein Node-Element im TreeView-Steuerelement angelegt werden soll, und den Key <\/b>des Node<\/b>-Elements, unter dem das neue Element angelegt werden soll. Es gibt einen Verweis auf das neu erstellte Node<\/b>-Element zurück – wenn denn eines erstellt wurde.<\/p>\n Listing 5: Anlegen eines Node-Elements für einen Outlook-Ordner<\/p>\n Die Prozedur prüft zunächst den Standard-Elementtyp des Folder<\/b>-Objekts. Dieser muss dem Wert olMailItem <\/b>entsprechen.<\/p>\n Dieser Standard-Elementtyp gilt für Ordner wie Posteingang<\/b>, Postausgang<\/b>, Gesendete Objekte <\/b>und die benutzerdefinierten Ordner.<\/p>\n Wenn strParentNode <\/b>die Länge 0 <\/b>aufweist, erfolgte der Aufruf von der Prozedur MailordnerEinlesen <\/b>aus, was bedeutet, dass der Ordner aus der ersten Ebene stammt und dementsprechend ein Node<\/b>-Element in der obersten Ebene des TreeView-Elements angelegt werden soll.<\/p>\n Anderenfalls soll das neue Node<\/b>-Element unterhalb dem mit strParentNode <\/b>gekennzeichneten Element angelegt werden. Beides erledigt die Methode Add <\/b>der Nodes<\/b>-Auflistung der Objektvariablen objMailordner<\/b>, die das TreeView-Steuerelement referenziert.<\/p>\n Als Key <\/b>des neuen Elements wird die Kombination aus dem Buchstaben a <\/b>und dem Wert der EntryID <\/b>des einzufügenden Outlook-Ordners angegeben – eine Eigenschaft, die beispielsweise den Wert 0000000024C04FA8B8AC0D46A53DDB6FDD444F6062800000<\/b> enthält.<\/p>\n Somit wird die Eindeutigkeit der Node<\/b>-Elemente im TreeView-Steuerelement gewährleistet.<\/p>\n Jedes Node<\/b>-Element wird anschließend über die Eigenschaft Expanded <\/b>so eingestellt, dass es nach dem Anlegen stets aufgeklappt ist und die enthaltenen Node<\/b>-Elemente anzeigt. Die Tag<\/b>-Eigenschaft nimmt den Pfad des Folder<\/b>-Objekts auf, beispielsweise \\\\andre@minhorst.com\\Posteingang<\/b>.<\/p>\n Dann versucht die Prozedur, einen Eintrag mit diesem Pfad in der Tabelle tblMailordner <\/b>zu finden. Ist dieser bereits vorhanden, wird das Kontrollkästchen für diesen Eintrag markiert. Außerdem wird der Wert des Feldes Aktiv <\/b>des entsprechenden Datensatzes der Tabelle tblMailordner <\/b>auf True <\/b>eingestellt und ein Verweis auf das erstellte Node-Objekt an den Funktionswert NodeAnlegen <\/b>übergeben.<\/p>\n Dieser bleibt nur leer, wenn der Ordner nicht das Mail-Element als Standard-Elementtyp verwendet.<\/p>\n Auswählen von Mailordnern<\/p>\n Ein Klick auf das Kontrollkästchen eines Node-Elements im TreeView-Steuerelement soll den betroffenen Mailordner entweder zur Tabelle tblMailordner <\/b>hinzufügen oder diesen daraus entfernen. Damit dies gleich beim Klick auf das Kontrollkästchen geschieht, legen Sie eine Prozedur wie die aus Listing 6<\/a><\/span> an.<\/p>\n Listing 6: Anhaken eines Mail-Ordners im TreeView-Steuerelement<\/p>\n Die Prozedur prüft anhand des Wertes der Eigenschaft Checked<\/b>, ob das Kontrollkästchen des Node<\/b>-Elements soeben markiert oder geleert wurde. Wurde es markiert, wird der Wert der Eigenschaft Tag <\/b>des Node<\/b>-Elements in einen neuen Datensatz der Tabelle tblMailordner <\/b>geschrieben.<\/p>\n Dieser Wert wurde in der Prozedur NodeAnlegen <\/b>mit dem FolderPath <\/b>des Node<\/b>-Elements gefüllt. Wenn das Kontrollkästchen geleert wurde, wird der Datensatz mit dem entsprechenden Pfad im Feld Mailordner <\/b>aus der Tabelle tblMailordner <\/b>gelöscht.<\/p>\n Eigene E-Mail-Adressen angeben<\/b><\/p>\n Wenn Sie Ihre Kommunikation mit Ihren Kunden verwalten möchten, wollen Sie erst einmal alle E-Mails, die Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender oder Empfänger enthalten, einlesen.<\/p>\n Dies kann durchaus mehrere E-Mail-Adressen betreffen, wenn Sie beispielsweise Produkte über mehrere Webseiten vertreiben und E-Mails mit der entsprechenden Domain wie etwa access-im-unternehmen.de <\/b>oder access-basics.de <\/b>versenden. Diese E-Mail-Adressen speichern wir ebenfalls in einer Tabelle, um diese flexibel um weitere Einträge erweitern zu können. <\/p>\n Speichern der E-Mails<\/b><\/p>\n Wir werden in den folgenden Abschnitten Techniken entwickeln, um E-Mails von Outlook einzulesen und diese in Tabellen zu schreiben. Dabei lesen wir sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails ein. Beide Sorten von E-Mails werden von Outlook gleich gehandhabt, nämlich als Mail-Objekte. Ob eine E-Mail eine eingehende oder ausgehende E-Mail ist, lässt sich nur anhand der E-Mail-Adressen feststellen.<\/p>\n Enthält die To<\/b>-Eigenschaft eine eigene E-Mail-Adresse, handelt es sich um eine eingehende E-Mail, sonst um eine ausgehende.<\/p>\n Andersherum verhält es sich bei der From<\/b>-Eigenschaft. Dementsprechend speichern wir auch alle E-Mails in einer einzigen Tabelle – nur dass Ihre E-Mail-Adresse mal als Absender- und mal als Empfängeradresse zum Einsatz kommt.<\/p>\n Letztlich sollen die E-Mails samt Betreff, Inhalt und Versanddatum erstmal in einer Tabelle landen, mit der Sie dann andere Dinge anstellen können – zum Beispiel die E-Mail-Konversation einem Kunden zuweisen, um so die Kommunikation mit diesem zu dokumentieren. Also erstellen wir erstmal eine passende Tabelle, die im Entwurf wie in Bild 4 aussieht.<\/p>\n\n
![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_06\/Kundenkommunikation-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cmdHinzufuegen_Click()\r\n Dim objOutlook As Outlook.Application\r\n Dim objNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim objFolder As Outlook.Folder\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Set db = CurrentDb\r\n Set objOutlook = New Outlook.Application\r\n Set objNamespace = objOutlook.GetNamespace("MAPI")\r\n Set objFolder = objNamespace.PickFolder\r\n If Not objFolder Is Nothing Then\r\n db.Execute "INSERT INTO tblMailordner(Mailordner) VALUES(''" _\r\n & objFolder.FolderPath & "'')", dbFailOnError\r\n Me!lstMailordner.Requery\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_06\/Kundenkommunikation-web-images\/pic001.png\")
<\/p>\nDim WithEvents objMailordner As MSComctlLib.TreeView<\/pre>\n
Private Sub Form_Load()\r\n Set objMailordner = Me!ctlMailordner.Object\r\n With objMailordner\r\n .Checkboxes = True\r\n .Font.name = "Calibri"\r\n .Font.Size = 9\r\n .LineStyle = tvwRootLines\r\n End With\r\n MailordnerEinlesen\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_06\/Kundenkommunikation-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\nPublic Sub MailordnerEinlesen()\r\n Dim objOutlook As Outlook.Application\r\n Dim objNamespace As Outlook.NameSpace\r\n Dim objFolder As Outlook.Folder\r\n Dim objNode As MSComctlLib.Node\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Dim rstMailordner As DAO.Recordset\r\n Set db = CurrentDb\r\n db.Execute "UPDATE tblMailordner SET Aktiv = FALSE", dbFailOnError\r\n Set objOutlook = New Outlook.Application\r\n Set objNamespace = objOutlook.GetNamespace("MAPI")\r\n objMailordner.Nodes.Clear\r\n Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)\r\n Set objNode = NodeAnlegen(db, objFolder, "")\r\n MailordnerEinlesen_Rek db, objFolder, objNode\r\n Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)\r\n Set objNode = NodeAnlegen(db, objFolder, "")\r\n MailordnerEinlesen_Rek db, objFolder, objNode\r\n Set rstMailordner = db.OpenRecordset("SELECT * FROM tblMailordner WHERE Aktiv = FALSE", _\r\n dbOpenDynaset)\r\n Do While Not rstMailordner.EOF\r\n If MsgBox("Der Mailordner ''" & rstMailordner!Mailordner _\r\n & "'' ist nicht mehr in Outlook vorhanden." & vbCrLf & vbCrLf _\r\n & "Ordner auch aus der Datenbank entfernen", vbYesNo + vbExclamation, _\r\n "Fehlender Mailordner") = vbYes Then\r\n db.Execute "DELETE FROM tblMailordner WHERE MailordnerID = " _\r\n & rstMailordner!MailordnerID, dbFailOnError\r\n End If\r\n rstMailordner.MoveNext\r\n Loop\r\nEnd Sub<\/pre>\nPublic Sub MailordnerEinlesen_Rek(db As DAO.Database, objParentFolder As Outlook.Folder, _\r\n objParentNode As MSComctlLib.Node)\r\n Dim objFolder As Outlook.Folder\r\n Dim objNode As MSComctlLib.Node\r\n For Each objFolder In objParentFolder.Folders\r\n Set objNode = NodeAnlegen(db, objFolder, objParentNode.Key)\r\n If Not objNode Is Nothing Then\r\n MailordnerEinlesen_Rek db, objFolder, objNode\r\n End If\r\n Next objFolder\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Function NodeAnlegen(db As DAO.Database, objFolder As Outlook.Folder, _\r\n strParentnode As String) As MSComctlLib.Node\r\n Dim objNode As MSComctlLib.Node\r\n Dim lngMailordnerID As Long\r\n If objFolder.DefaultItemType = 0 Then\r\n If Len(strParentnode) > 0 Then\r\n Set objNode = objMailordner.Nodes.Add(strParentnode, tvwChild, _\r\n "a" & objFolder.EntryID, objFolder.name)\r\n Else\r\n Set objNode = objMailordner.Nodes.Add(, , "a" & objFolder.EntryID, objFolder.name)\r\n End If\r\n objNode.Expanded = True\r\n objNode.Tag = objFolder.FolderPath\r\n lngMailordnerID = Nz(DLookup("MailordnerID", "tblMailordner", "Mailordner = ''" _\r\n & Replace(objFolder.FolderPath, "''", "''''") & "''"), 0)\r\n If Not lngMailordnerID = 0 Then\r\n db.Execute "UPDATE tblMailordner SET Aktiv = TRUE WHERE MailordnerID = " _\r\n & lngMailordnerID, dbFailOnError\r\n objNode.Checked = True\r\n End If\r\n Set NodeAnlegen = objNode\r\n End If\r\nEnd Function<\/pre>\nPrivate Sub objMailordner_NodeCheck(ByVal Node As MSComctlLib.Node)\r\n Dim db As DAO.Database\r\n Set db = CurrentDb\r\n If Node.Checked Then\r\n db.Execute "INSERT INTO tblMailordner(Mailordner) VALUES(''" & Node.Tag & "'')", dbFailOnError\r\n Else\r\n db.Execute "DELETE FROM tblMailordner WHERE Mailordner = ''" & Node.Tag & "''", dbFailOnError\r\n End If\r\nEnd Sub<\/pre>\n![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2012_06\/Kundenkommunikation-web-images\/pic004.png\")
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