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Es gibt eine Reihe von Beispielen für den Einsatz von Lookup-Tabellen – die einfachste ist wohl die Tabelle zum Speichern von Anreden. In einigen Fällen soll eines der enthaltenen Elemente standardmäßig verwendet werden. Dann gilt es, dieses Standardelement entsprechend zu deklarieren. Wie so oft gibt es unter Access verschiedene Möglichkeiten, dies zu realisieren – und es gibt verschiedene Schwierigkeitsgrade. Dieser Beitrag zeigt einige Varianten auf. <\/b><\/p>\n
Einfache Standardwerte<\/b><\/p>\n
Wenn ein Formular auf einer Tabelle etwa namens tblKunden <\/b>basiert, welche die Auswahl der Anrede per Nachschlagefeld ermöglicht, kann der Benutzer eine der Anreden auswählen – zum Beispiel Herr<\/b>, Frau <\/b>oder Firma<\/b>.<\/p>\n
Das heißt, dass der Benutzer immer eine Auswahl treffen muss. Diese Arbeit können Sie dem Benutzer erleichtern, indem Sie einen der Werte des Kombinationsfeldes als Standardwert festlegen. Dazu gibt es verschiedene Varianten:<\/p>\n
![\"pic001.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic001.png\")
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Bild 1: Festlegen eines Standardwertes im Tabellenentwurf<\/span><\/b><\/p>\n Bild 2: Standardwert in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Bild 3: Festlegen eines Standardwertes im Formularentwurf<\/span><\/b><\/p>\n Standardanrede in Optionentabelle<\/b><\/p>\n Eine einfache Optionentabelle mit nur der einen benötigten Option könnte im Entwurf wie in Bild 5 ganz einfach den gewünschten Standardwert auswählen.<\/p>\n Bild 4: Optionentabelle mit aktuell nur einer Option<\/span><\/b><\/p>\n Bild 5: Festlegen der Standardanrede in der Optionentabelle<\/span><\/b><\/p>\n In einem Formular, welches ein Nachschlagefeld namens AnredeID <\/b>auf Basis der Tabelle tblAnreden <\/b>einsetzt, können Sie den in der Tabelle tblOptionen<\/b> festgelegten Standardwert wie in Bild 6 einstellen – und zwar mit einer einfachen DLookup<\/b>-Abfrage:<\/p>\n Bild 6: Dynamischer Standardwert<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie den Standardwert in der Tabelle tblOptionen <\/b>bei geöffnetem Formular frmKunden <\/b>ändern, wird beim Anlegen des folgenden Datensatzes bereits der gewählte Standardwert verwendet.<\/p>\n Im Tabellenentwurf können Sie einen solchen Ausdruck übrigens nicht verwenden. Dort sind nur ganz wenige Standardfunktionen wie etwa Datum() <\/b>oder statische Werte erlaubt.<\/p>\n Meistgenutzter Wert als Standard<\/b><\/p>\n Wenn Sie es auf die Spitze treiben möchten, können Sie auch jeweils abfragen, welcher Wert des Nachschlagefeldes bisher am meisten verwendet wurde. Dazu brauchen Sie die Optionentabelle nicht mehr, sondern passen nur den Ausdruck für die Eigenschaft Standardwert <\/b>an – und zwar auf diesen Ausdruck (im Beispielformular frmKunden<\/b> für das Kombinationsfeld cboAnredeIDMeistgenutzt <\/b>eingestellt):<\/p>\n Die dort verwendete Abfrage qryMeisteAnrede <\/b>sieht im Entwurf wie in Bild 8 aus.<\/p>\n Bild 9: Der Standardwert kann gleich nach der Auswahl eines Wertes auf den gewählten Wert eingestellt werden.<\/span><\/b><\/p>\n Bild 7: Abfrage zur Ermittlung der meistgenutzten Anrede im Entwurf …<\/span><\/b><\/p>\n In diesem Fall ermittelt das Formular bei jedem Wechseln zum neuen Datensatz, welche Anrede eingesetzt werden soll.<\/p>\n Letzte Auswahl verwenden<\/b><\/p>\n Wenn Sie für neue Datensätze jeweils den zuvor gespeicherten Wert im Nachschlagefeld als Standardwert nutzen wollen, benötigen Sie eine kleine VBA-Routine, die nach dem Speichern des vorherigen Datensatzes den Standardwert neu setzt. Im Fall des Fremdschlüsselfeldes AnredeID <\/b>verwenden Sie den folgenden Ausdruck – hier in der Ereignisprozedur, die durch das Ereignis Nach Aktualisierung <\/b>des Kombinationsfeldes cboAnredeIDVorher <\/b>im Beispielformular frmKunden <\/b>ausgelöst wird:<\/p>\n Die Wirkung zeigt sich sofort. Im Beispielformular frmKunden<\/b> brauchen Sie nur einen neuen Wert für das unterste Kombinationfeld auszuwählen und nach Vervollständigung der übrigen Felder zu einem neuen Datensatz zu wechseln. Dieser zeigt dann gleich den zuletzt festgelegten Eintrag als Standardwert an (s. Bild 9).<\/p>\n Bild 8: … und in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Abhängige Lookup-Datensätze<\/b><\/p>\n Mit abhängigen Lookup-Datensätzen sind solche Datensätze einer Lookup-Tabelle gemeint, die nicht allgemein ausgewählt werden sollen, sondern nur in Abhängigkeit vom aktuellen Datensatz der verknüpften Tabelle. Dies lässt sich am besten anhand eines Beispiels erläutern – in diesem Falle an den Kostenstellen eines Kunden.<\/p>\n <\/p>\n In einer Bestellverwaltung sollen für jeden Kunden verschiedene Kostenstellen verwaltet werden, die, sofern der Kunde die Bestellungen mit seinen Kunden oder einem bestimmten Projekt weiterverrechnen will, den einzelnen Positionen einer Bestellung zugeordnet werden können.<\/p>\n Sprich: Es gibt je Kunde eine Tabelle mit Kostenstellen, die dem Kunden zugeordnet sind – etwa über eine Verknüpfung des Fremdschlüsselfeldes KundeID <\/b>der Kostenstellentabelle mit dem Feld KundeID <\/b>der Kundentabelle. In der Tabelle der Bestellpositionen soll für jede Position eine Kostenstelle angegeben werden.<\/p>\n Nun soll auch hier ein Standardwert für die Kostenstelle je Kunde festgelegt werden, die beim Anlegen einer neuen Position verwendet wird.<\/p>\n Lookup-Standardwert, Variante I<\/b><\/p>\n Dafür gibt es mindestens zwei Möglichkeiten. Die erste sieht im Datenmodell wie in Bild 10 aus (siehe Beispieldatenbank Standardwerte_1.mdb<\/b>).<\/p>\n Bild 10: Standardwert für abhängige Verknüpfungen, erste Variante<\/span><\/b><\/p>\n Dort gibt es eine Tabelle namens tblKostenstellen<\/b>, in welcher die Bezeichnung der Kostenstelle sowie die ID des Kunden gespeichert werden soll, zu dem die Kostenstelle gehört.<\/p>\n Jeder Kunde hat andere Bezeichnungen für seine Kostenstellen, daher ist dies sinnvoll. Bild 11 zeigt die Tabelle tblKostenstellen<\/b> mit ein paar Beispieldatenbank.<\/p>\n Bild 11: Die Tabelle tblKostenstellen mit dem Fremdschlüsselfeld KundeID<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblPositionen <\/b>enthält ein Feld namens KostenstelleID<\/b>, mit dem eine der Kostenstellen ausgewählt werden soll. Im Formular wird die Auswahl der verfügbaren Kostenstellen dann auf die Kostenstellen zum aktuellen Kunden eingeschränkt.<\/p>\n Nun soll das Feld KostenstelleID <\/b>noch mit einem durch den Benutzer (oder auf eine der oben genannten Methoden) festzulegenden Standardwert belegt werden.<\/p>\n Dazu haben wir in der ersten Variante ein Feld namens StandardkostenstelleID <\/b>zur Tabelle tblKunden <\/b>hinzugefügt.<\/p>\n Diese Tabelle ist ebenfalls als Nachschlagefeld zur Auswahl der Datensätze der Tabelle tblKostenstellen <\/b>ausgelegt, und auch im Formular zur Einstellung der Werte der enthaltenen Datensätze sollen nur die Kostenstellen angezeigt werden, die zum aktuellen Kunden gehören.<\/p>\n Nach der Auswahl der Standardkostenstelle eines Kunden soll beim Neuanlegen von Bestellpositionen immer diese Kostenstelle als Standardwert für das Feld KostenstelleID <\/b>vorgegeben werden.<\/p>\n Als Beispiel verwenden wir ein Formular wie in Bild 12. Das Unterformular zeigt alle Datensätze der Tabelle tblPositionen <\/b>für den aktuell im Hauptformular ausgewählten Kunden-Datensatz.<\/p>\n Bild 12: Standardwert für die Kostenstelle neuer Datensätze abhängig vom aktuellen Kunden<\/span><\/b><\/p>\n Die Eigenschaft Standardwert <\/b>des Kombinationsfeldes zur Auswahl der Kostenstelle einer Bestellposition stellen Sie dabei auf einen Wert wie den Folgenden ein:<\/p>\n Das Ergebnis finden Sie in Bild 13. Dort zeigt das Feld KostenstelleID <\/b>den in der Tabelle tblKunden <\/b>enthaltenen Standardwert an.<\/p>\n Bild 13: Unterformular mit vom Hauptformular abhängigem Standardwert<\/span><\/b><\/p>\n Lookup-Standardwerte, Variante II<\/b><\/p>\n In der zweiten Variante (siehe Standardwerte_2.mdb<\/b>) wird der Standardwert der Kostenstelle für einen Kunden nicht in der Kundentabelle, sondern in der Tabelle der Kostenstellen festgelegt.<\/p>\n Das Datenmodell sieht dann wie in Bild 14 aus. Für das Feld KostenstelleID <\/b>der Tabelle tblPositionen <\/b>sollen dann nach wie vor nur solche Datensätze der Tabelle tblKostenstellen <\/b>ausgewählt werden, deren Feld KundeID <\/b>mit dem entsprechenden Wert des Feldes KundeID <\/b>der Tabelle tblBestellungen <\/b>übereinstimmt.<\/p>\n Bild 14: Datenmodell für die Variante mit dem Standardwert in der Kostenstellen-Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n Dies ist unter Access per VBA beim Anlegen beziehungsweise ändern der Daten zu gewährleisten, unter dem SQL Server etwa könnte dies durch entsprechende Trigger erledigt werden.<\/p>\n Uns interessiert aber, wie wir in diesem Fall an den Standardwert für die KostenstelleID <\/b>eines Kunden herankommen.<\/p>\n Wir verwenden wieder ein ähnlich aufgebautes Formular wie im vorherigen Beispiel.<\/p>\n Diesmal wird der Ausdruck für den Standardwert wie folgt ermittelt:<\/p>\n Dieser Ausdruck ermittelt die KostenstelleID <\/b>des Datensatzes der Tabelle tblKostenstelle<\/b>, dessen Feld KundeID <\/b>mit dem aktuell im Hauptformular ausgewählten Kunden übereinstimmt und dessen Wert im Feld IstStandard <\/b>den Wert True <\/b>enthält.<\/p>\n Verwalten der Standardwerte, Variante I<\/p>\n Die Verwaltung der Standardwerte fällt je nach Variante anders aus.<\/p>\n Im ersten Fall mit der Auswahl der Standard-Kostenstelle als Feld der Tabelle tblKunden <\/b>legen Sie einfach ein Formular an, das die Tabelle tblKunden <\/b>als Datenherkunft verwendet, und fügen neben den übrigen gewünschten Feldern das Feld StandardkostenstelleID<\/b> zum Detailbereich hinzu (s. Bild 15).<\/p>\n Bild 15: Formular zur Auswahl der Standardkostenstelle<\/span><\/b><\/p>\n Dieses Kombinationsfeld soll jedoch nicht alle Datensätze der Tabelle tblKostenstellen <\/b>zur Auswahl anbieten, sondern nur die für den aktuellen Kunden. Dies lässt sich leider nicht ohne VBA-Einsatz erledigen.<\/p>\n Wenn Sie nämlich etwa den folgenden Ausdruck verwenden, um nach KundeID <\/b>zu filtern, funktioniert dies nur für die Anzeige des ersten Kundendatensatzes nach dem Öffnen des Formulars:<\/p>\n Wechseln Sie dann zu einem Datensatz, wird der Filter nicht aktualisiert – das Kombinationsfeld zeigt immer noch die zum ersten Kunden gehörenden Kostenstellen an. Sie haben nun zumindest die folgenden beiden Möglichkeiten:<\/p>\n Die erste Variante erfordert den Einsatz der folgenden Ereignisprozedur, die durch das Ereignis Beim Anzeigen <\/b>ausgelöst wird:<\/p>\n Bei der zweiten Variante verwenden Sie als Datenherkunft zunächst die folgende einfache Abfrage:<\/p>\n Für das Ereignis Beim Anzeigen <\/b>hinterlegen Sie dann die folgende Prozedur, welche die Datensatzherkunft komplett neu einstellt – und zwar auf die nach dem entsprechenden Wert im Feld KundeID <\/b>gefilterte Tabelle tblKostenstellen<\/b>:<\/p>\n Die im Kombinationsfeld StandardkostenstelleID <\/b>ausgewählte Kostenstelle wird dann direkt im entsprechenden Feld der Tabelle tblKunden <\/b>gespeichert.<\/p>\n Verwalten der Standardwerte, Variante II<\/p>\n Im zweiten Fall arbeiten wir mit dem Feld IstStandard <\/b>in der Tabelle tblKostenstellen<\/b>. Wir können also nicht einfach ein gebundenes Feld zum Formular frmKunden <\/b>hinzufügen und dessen Werte auswählen.<\/p>\n Aber mit etwas mehr Aufwand lässt sich zumindest auf Seiten der Benutzeroberfläche der gleiche Effekt wie bei der ersten Variante erreichen.<\/p>\n Das Formular ist identisch aufgebaut, nur ist das Kombinationsfeld cboStandardKostenstelleID <\/b>diesmal nicht an ein Feld der Datenherkunft des Formulars frmKunden <\/b>gebunden.<\/p>\n Wir legen auch seine Datenherkunft nicht im Vorhinein fest. Stattdessen stellen Sie nur die beiden Eigenschaften Spaltenanzahl <\/b>und Spaltenbreiten <\/b>auf die Werte 2 <\/b>und 0cm <\/b>ein.<\/p>\n Das Füllen der Datensatzherkunft und die Auswahl des anzuzeigenden Datensatzes übernimmt nun die durch das Ereignis Beim Anzeigen <\/b>ausgelöste Ereignisprozedur, die Sie in Listing 1<\/a><\/span> finden.<\/p>\n Listing 1: Füllen des Kombinationsfeldes mit den Kostenstellen-Daten<\/p>\n Die Datensatzherkunft wird genau wie im vorherigen Beispiel eingestellt. Da das Kombinationsfeld jedoch nicht gebunden ist, muss die Ereignisprozedur einen Wert dafür auswählen.<\/p>\n Dies erledigt die zweite Zeile, die per DLookup<\/b>-Funktion den Datensatz der Tabelle tblKostenstellen <\/b>ermittelt, welcher dem aktuellen Kunden zugeordnet ist und der gleichzeitig über das Feld IstAktiv <\/b>markiert ist.<\/p>\n Damit zeigt das Formular die jeweils zum Kunden gehörende Standardkostenstelle an. Allerdings werden änderungen an diesem Feld nicht gespeichert – kein Wunder, denn es ist ja auch nicht an ein Feld der Datenherkunft gebunden.<\/p>\n![\"pic003.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic003.png\")
<\/p>\n![\"pic002.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic002.png\")
<\/p>\n![\"pic005.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic005.png\")
<\/p>\n![\"pic004.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic004.png\")
<\/p>\n![\"pic006.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic006.png\")
<\/p>\n=DomWert("Standardanrede";"tblOptionen")<\/pre>\n=DomWert("AnredeID";"qryMeisteAnrede")<\/pre>\n![\"pic009.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic009.png\")
<\/p>\n![\"pic007.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic007.png\")
<\/p>\nPrivate Sub cboAnredeIDVorher_Click()\r\n Me!cboAnredeIDVorher.DefaultValue = Str(CDbl(Me!cboAnredeIDVorher))\r\nEnd Sub<\/pre>\n
![\"pic008.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic008.png\")
<\/p>\n![\"pic010.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic010.png\")
<\/p>\n![\"pic014.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic014.png\")
<\/p>\n![\"pic011.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic011.png\")
<\/p>\n=DomWert("StandardkostenstelleID";"tblKunden";"KundeID =" & [Parent]![KundeID])<\/pre>\n![\"pic012.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic012.png\")
<\/p>\n![\"pic013.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic013.png\")
<\/p>\n=DomWert("KostenstelleID";"tblKostenstellen";"KundeID =" & [Parent]![KundeID] & " AND IstStandard = TRUE")<\/pre>\n![\"pic015.png\"](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2013_03\/NachschlagefelderAusLookuptabellen-web-images\/pic015.png\")
<\/p>\nSELECT KostenstelleID, Kostenstelle, KundeID\r\nFROM tblKostenstellen\r\nWHERE KundeID=[Forms]![frmKunden]![KundeID]);<\/pre>\n
\n
Private Sub Form_Current()\r\n Me!StandardkostenstelleID.Requery\r\n End Sub<\/pre>\n
SELECT KostenstelleID, Kostenstelle\r\nFROM tblKostenstellen<\/pre>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Me!StandardkostenstelleID.RowSource = _\r\n "SELECT KostenstelleID, Kostenstelle FROM tblKostenstellen WHERE KundeID = " & Me!KundeID\r\nEnd Sub<\/pre>\n
Private Sub Form_Current()\r\n Me!cboStandardkostenstelleID.RowSource = _\r\n "SELECT KostenstelleID, Kostenstelle FROM tblKostenstellen WHERE KundeID = " & Me!KundeID\r\n Me!cboStandardkostenstelleID.Value = DLookup("KostenstelleID", "tblKostenstellen", _\r\n "KundeID = " & Me!KundeID & " AND IstStandard = TRUE")\r\nEnd Sub<\/pre>\n