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Wenn Sie ein Diagramm in einem Access-Formular anzeigen, enthält dieses typischerweise gleich alle gewünschten Daten zum gewünschten Thema. Berichte eröffnen da etwas andere Möglichkeiten: Hier können Sie beispielsweise in einem Bericht mehrere Diagramme anzeigen – etwa, um die Umsätze zu allen verfügbaren Artikeln über ein Jahr zu betrachten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen solchen Bericht erstellen und das Diagramm wie gewünscht formatieren.<\/b><\/p>\n
Im Beispiel dieses Beitrags wollen wir die Tabellen tblBestellungen<\/b>, tblBestelldetails <\/b>und tblArtikel <\/b>der Südsturm-Datenbank verwenden, um in einem Bereicht mit einem Diagramm je Artikel die Umsätze pro Monat auszugeben.<\/p>\n
Datenherkunft des Berichts<\/b><\/p>\n
Die Datenherkunft des Berichts ist dabei schnell ermittelt: Dieser soll nämlich einen Datensatz je Artikel anzeigen, wobei dieser Datensatz dann wiederum je ein Diagramm mit den Daten zu diesem Bericht liefert.<\/p>\n
Der Bericht verwendet also schlicht und einfach die Tabelle tblArtikel <\/b>als Datenherkunft – die über eine entsprechende Abfrage noch in alphabetischer Reihenfolge nach den Artikelnamen sortiert wird (s. Bild 1).<\/p>\n
![\"Bericht](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_002.png\")
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Bild 1: Bericht in der Entwurfsansicht mit Datenherkunft<\/span><\/b><\/p>\n Diagramm hinzufügen<\/b><\/p>\n Leider lassen sich Diagramme nicht im Rohzustand zu einem Bericht (und auch nicht zu Formularen) hinzufügen, sondern Sie müssen immer den Assistenten verwenden.<\/p>\n Wählen Sie also das Diagramm-Symbol aus der Liste der Steuerelemente aus und ziehen Sie im Berichtsentwurf einen Rahmen von der gewünschten Größe für das Diagramm auf. Nun erscheint der Assistent, der gleich auf der ersten Seite nach der Datenherkunft für das Diagramm fragt (s. Bild 2). Ups – auf dem falschen Fuß erwischt! Also erstellen wir erst einmal die Datenherkunft und führen diesen Schritt gleich erneut aus.<\/p>\n Bild 2: Abfrage der Datenherkunft für das Diagramm<\/span><\/b><\/p>\n Datenherkunft des Diagramms<\/b><\/p>\n Wenn Sie die Datenherkunft zusammenstellen, legen Sie zuvor fest, welche Daten wie im Diagramm angezeigt werden sollen.<\/p>\n In diesem Fall haben wir einige Artikel, für welche die Umsätze in definierten Zeiträumen ausgegeben werden sollen.<\/p>\n Wir möchten aber ein Diagramm pro Artikel anzeigen, was bedeutet, dass dieser im Diagramm selbst nicht auftaucht, da dieses ja nur die zu dem entsprechenden Artikel gehörenden Daten anzeigen soll.<\/p>\n Wir benötigen den Artikel aber dennoch in der Datenherkunft, um die Umsätze für jeden einzelnen Artikel herausfiltern zu können. Außerdem sollten wir zum Herstellen einer Beziehung zwischen den Daten des aktuellen Datensatzes im Bericht und im Diagramm das Feld ArtikelID <\/b>zur Datenherkunft hinzufügen.<\/p>\n Da wir die Umsätze über einen bestimmten Zeitraum ermitteln möchten, liegt es nahe, die Daten im Abfrageergebnis entsprechend zu gruppieren und den Umsatz zu summieren.<\/p>\n Also fügen wir Abfrage für die Datenherkunft, die übrigens qryUmsatzProArtikelUndMonat <\/b>heißt und wie in Bild 3 aussieht, ein weiteres Feld namens Umsatz<\/b> hinzu.<\/p>\n Bild 3: Datenherkunft für das Diagramm<\/span><\/b><\/p>\n Sie erhält die folgende Formel:<\/p>\n Den jeweiligen Monat definieren wir in einem weiteren Feld namens Umsatzmonat<\/b>, das diese Formel erhält (Monat <\/b>ist ein reserviertes Wort, daher hängen wir Umsatz <\/b>vorne an):<\/p>\n Nun fügen wir als Bedingung noch ein Feld hinzu, das mit dieser Formel gefüllt wird:<\/p>\n Als Vergleichswert stellen wir das Jahr 2012 <\/b>ein. Der Wechsel in die Datenblattansicht des Formulars zeigt eine vernünftig aussehende Datenherkunft für ein Diagramm an – es liefert für alle Artikel und für alle Monate, in denen es Umsätze gab, die entsprechenden Umsatzdaten (s. Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Datenherkunft in der Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n Diagramm per Assistent erstellen<\/b><\/p>\n Nun kehren wir zum Assistent zurück und erstellen das neue Diagramm. Dort wählen Sie, wie schon oben gesehen, die neu erstellte Abfrage als Datenherkunft für das Diagramm aus. Im zweiten Schritt wählen Sie die benötigten Felder aus. Hier beschränken wir uns auf Artikelname<\/b>, Umsatz <\/b>und UmsatzMonat <\/b>(s. Bild 5).<\/p>\n <\/p>\n Bild 5: Benötigte Felder hinzufügen<\/span><\/b><\/p>\n Als Diagrammtyp wählen wir das voreingestellte Säulendiagramm (nicht abgebildet). Dann legen Sie die Felder für die einzelnen Bereiche fest. Die Y-Achse soll Summe der Umsätze anzeigen, also fügen Sie hier aus der Liste rechts das Element Umsatz hinzu.<\/p>\n Das zuvor enthaltene Element entfernen Sie, indem Sie es zurück zur Liste rechts ziehen. Die X-Achse soll die jeweiligen Monate anzeigen, also ziehen Sie das Feld UmsatzMonat <\/b>auf diese Achse. Den verbleibenden Artikelnamen ziehen Sie auf das verbleibende freie Feld (s. Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Felder zuordnen<\/span><\/b><\/p>\n Nun folgt der interessante Teil: Der Assistent hat erkannt, dass es wohl eine Beziehung zwischen dem Feld ArtikelID <\/b>des Berichts und dem gleichnamigen Feld der Datenherkunft des Diagramms gibt, und ordnet beide einander zu (s. Bild 7). Prima – das scheint wie bei der Synchronisierung der Daten in Haupt- und Unterformular zu funktionieren!<\/p>\n Bild 7: Beziehung zwischen Bericht und Diagramm herstellen<\/span><\/b><\/p>\n Schließlich legen Sie im letzten Schritt des Assistenten den Namen des Diagrammtitels fest (behalten Sie den aktuellen Wert bei, da wir diesen ohnehin später ändern) und legen fest, ob eine Legende angezeigt werden soll oder nicht (s. Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Diagrammtitel angeben und Legende deaktivieren<\/span><\/b><\/p>\n In diesem Fall benötigen wir keine Legende, da ja jeweils nur die Umsätze pro Monat für genau einen Artikel angezeigt werden sollen. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Artikel in einem Diagramm anzeigen wollten, könnten Sie diese mit verschiedenen Farben markieren und diese in der Legende bezeichnen.<\/p>\n Diagramm finetunen<\/b><\/p>\n Wer schon einmal ein Diagramm mit dem entsprechenden Assistenten erstellt hat, weiß, dass das Ergebnis nur ein erster Ansatz sein kann – meist möchte man doch noch die eine oder andere Einstellung ändern. So auch in diesem Fall, denn das Ergebnis sieht wie in Bild 9 aus.<\/p>\n Bild 9: Erster Entwurf des Diagramms<\/span><\/b><\/p>\n Die änderungen gelingen auf zwei Arten: Entweder, indem Sie im Entwurf mit der rechten Maustaste auf das Diagramm klicken und den Eintrag Diagramm-Objekt|öffnen <\/b>wählen.<\/p>\n Dies öffnet das Diagramm in Microsoft Graph, wo Sie mit der Maus und per Tastatureingabe soweit alle Einstellungen vornehmen können (s. Bild 10). Allerdings können Sie dort alle Informationen nur mehr oder weniger statisch ändern. Wir möchten aber ein wenig mehr: nämlich zum Beispiel den Inhalt des Diagrammtitels dynamisch mit dem Namen des jeweiligen Artikels füllen, statt immer den gleichen Wert anzuzeigen.<\/p>\n Bild 10: Bearbeiten des Diagramms über die Benutzeroberfläche<\/span><\/b><\/p>\n Also werden wir nicht umhin kommen, VBA zur Formatierung des Diagramms einzusetzen – und dann können wir auch gleich alle notwendigen Schritte per VBA erledigen.<\/p>\n Dies hat auch den Vorteil, dass Sie – wenn Sie das Diagramm einmal erneut mit dem Assistenten erstellen, nur noch die entsprechenden VBA-Routinen ausführen müssen, um das Diagramm nach Ihren Wünschen zu formatieren. Schauen wir uns also an, welche änderungen wir vornehmen möchten:<\/p>\n Schritte zum Durchführen der änderungen<\/b><\/p>\n Als Erstes stellen wir den Namen des Chart<\/b>-Steuerelements auf ctlChart <\/b>ein, damit wir per VBA komfortabel darauf zugreifen können.<\/p>\n Diagrammtitel anpassen<\/b><\/p>\n Damit Access beim Rendern des Berichts den Diagrammtitel an den Artikelnamen des jeweiligen Artikels anpasst, legen wir für das Ereignis Beim Formatieren <\/b>des Detailbereichs eine Ereignisprozedur an, die wie in Listing 1 aussieht.<\/p>\n Listing 1: Diagrammtitel anpassen<\/span><\/b><\/p>\n Die Prozedur wird für jeden Datensatz einmal ausgeführt und stellt die Eigenschaft Caption <\/b>des ChartTitle<\/b>-Objekts, auf das Sie wiederum über die gleichnamige Eigenschaft des Chart<\/b>-Objekts zugreifen, auf den Namen des aktuellen Artikels ein.<\/p>\n Weitere änderungen<\/b><\/p>\n Die übrigen änderungen setzen wir mit einer Ereignisprozedur um, die durch das Ereignis Beim Laden <\/b>des Berichts ausgelöst wird. Die änderungen sollen sich auf das Diagramm für alle Artikel auswirken, daher reicht es, wenn diese einmal zu Beginn appliziert werden. Die Prozedur sieht wie in Listing 2 aus. Sie deklariert zunächst ein Objekt des Typs Chart <\/b>und referenziert damit das Chart<\/b>-Objekt des Berichts.<\/p>\n Listing 2: Weitere änderungen<\/span><\/b><\/p>\n Dann werden zwei weitere Objekte mit Verweisen auf die X- und die Y-Achse des Diagramms gefüllt. Die Variablen heißen objAxisX <\/b>und objAxisY<\/b>, die Referenz auf die Axis<\/b>-Objekte erhalten wir über die Axes<\/b>-Auflistung des Chart<\/b>-Objekts.<\/p>\n Für die X-Achse deaktiviert die Prozedur zunächst durch Einstellen der Eigenschaft HasTitle <\/b>auf den Wert False <\/b>die Achsen-Unterschrift. Dann werden die Achsenbeschriftungen über die Eigenschaft Orientation <\/b>der TickLabels<\/b>-Auflistung vertikal ausgerichtet – hier durch Angabe der Konstanten xlTickLabelOrientationUpward<\/b>.<\/p>\n Für die Y-Achse hingegen aktivieren wir den Achstentitel und legen diesen über die Eigenschaft Caption <\/b>des AxisTitle<\/b>-Objekts auf den Wert Umsatz in EUR <\/b>fest. Dieser Text soll ebenfalls vertikal ausgerichtet werden, was wir in diesem Fall durch die Einstellung der Eigenschaft Orientation <\/b>des AxisTitle<\/b>-Objekts auf den Wert 90 <\/b>erreichen, also durch Angabe des Winkels.<\/p>\n Die horizontalen Linien entfernen wir durch Setzen der Eigenschaft HasMajorGridlines <\/b>auf den Wert False<\/b>.<\/p>\n Schließlich wollen wir noch die Rahmen- und die Hintergrundfarbe der einzelnen Säulen so anpassen, dass der Rahmen nicht mehr sichtbar ist und der Hintergrund grau angezeigt wird. Dazu deklariert die Prozedur ein Objekt des Typs Series<\/b>, welches die einzige Datenreihe des Diagramms referenziert. Für dieses Objekt legt die Prozedur schließlich jeweils die Eigenschaft Color der beiden Objekte Border und Interior auf die Werte &HFFFFFF (für weiß) und &HCCCCCC (für grau) fest.<\/p>\n Das Resultat finden Sie in Bild 11.<\/p>\n![\"Abfrage](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_003.png\")
<\/p>\n![\"Datenherkunft](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_001.png\")
<\/p>\nUmsatz: Summe([tblBestelldetails].[Einzelpreis]*[Anzahl]*(1-[Rabatt]))<\/pre>\n
Umsatzmonat: Format([Bestelldatum];\"mm\/jjjj\")<\/pre>\n
Jahr([Bestelldatum])<\/pre>\n
![\"Datenherkunft](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_009.png\")
<\/p>\n![\"Benötigte](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_004.png\")
<\/p>\n![\"Felder](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_005.png\")
<\/p>\n![\"Beziehung](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_006.png\")
<\/p>\n![\"Diagrammtitel](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_011.png\")
<\/p>\n![\"Erster](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_010.png\")
<\/p>\n![\"Bearbeiten](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_012.png\")
<\/p>\n\n
Private Sub <\/span>Detailbereich_Format(Cancel As Integer<\/span>, _\r\n FormatCount As Integer<\/span>)\r\n Dim <\/span>objChart As <\/span>Chart\r\n Set<\/span> objChart = Me!ctlChart.Object\r\n With<\/span> objChart\r\n .ChartTitle.Caption = Me!Artikelname\r\n End With<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>Report_Load()\r\n Dim <\/span>objChart As <\/span>Chart\r\n Dim <\/span>objAxisX As <\/span>Axis\r\n Dim <\/span>objAxisY As <\/span>Axis\r\n Dim <\/span>objSeries As <\/span>Series\r\n Set<\/span> objChart = Me!ctlChart.Object\r\n Set<\/span> objAxisX = objChart.Axes(1, 1)\r\n Set<\/span> objAxisY = objChart.Axes(2, 1)\r\n With<\/span> objAxisX\r\n .HasTitle = False<\/span>\r\n .TickLabels.Orientation = _\r\n xlTickLabelOrientationUpward\r\n End With<\/span>\r\n With<\/span> objAxisY\r\n .HasTitle = True<\/span>\r\n .AxisTitle.Caption = \"Umsatz in EUR\"\r\n .AxisTitle.Orientation = 90\r\n .HasMajorGridlines = False<\/span>\r\n End With<\/span>\r\n Set<\/span> objSeries = objChart.SeriesCollection(1)\r\n With<\/span> objSeries\r\n .Border.Color = &HFFFFFF\r\n .Interior.Color = &HCCCCCC\r\n End With<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n![\"Angepasstes](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_03\/pic_938_013.png\")
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