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Die neuen Tabellenereignisse, die mit Access 2010 eingeführt wurden, erlauben beispielsweise das automatische Ausführen von Makros beim Einfügen, ändern oder Löschen von Datensätzen. Dies machen wir uns in diesem Beitrag einmal auf ungewöhnliche Weise zunutze: Wir wollen Daten per Copy and Paste aus einer anderen Quelle, also etwa einer Excel-Tabelle, in die Datenbank importieren. Dabei sollen diese gleich analysiert und in die richtigen Tabellen eingefügt werden. Dies erledigen wir am Beispiel von Artikeln und Kategorien, wobei beide gleich auf die entsprechenden Tabellen aufgeteilt und verknüpft werden sollen.<\/b><\/p>\n
In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass Sie Daten aus anderen Quellen nur auf Umwegen direkt aus der Quelle in eine Access-Datenbank importieren können. Bei Daten aus Excel-Tabellen ist dies sicher kein Problem, denn dies lässt sich in der Regel automatisieren.<\/p>\n
Dennoch wollen wir der Einfachheit halber in diesem Beitrag davon ausgehen, dass wir die Daten aus der Excel-Tabelle aus Bild 1 in eine Access-Datenbank importieren möchten.<\/p>\n
![\"Diese](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_001.png\")
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Bild 1: Diese Daten sollen in die Access-Datenbank importiert werden.<\/span><\/b><\/p>\n Der Ablauf soll so aussehen, dass Sie die Daten aus der Quelle in die Zwischenablage kopieren, dann zu einer speziell zu diesem Zweck angelegten Access-Tabelle wechseln und die Daten dort einfügen. Das Ergebnis sieht dann etwa wie in Bild 2 aus.<\/p>\n Bild 2: Einfügen der Daten in die übergangstabelle der Access-Datenbank<\/span><\/b><\/p>\n Das ist nun noch kein Hexenwerk. Der Clou folgt erst noch: Beim Einfügen sollen wie durch Zauberhand die entsprechenden Datensätze in den beiden Tabellen tblArtikel <\/b>und tblKategorien <\/b>angelegt werden, die wie in Bild 3 miteinander verknüpft sind. Dazu sind ein paar Schritte nötig, die man sonst per VBA durchführen würde. Dies ist zwar auch machbar, aber wenn man die Daten ohnehin von Hand in die Hilfstabelle tblArtikelimport <\/b>kopiert, wäre es natürlich praktisch, wenn diese Daten auch direkt automatisch auf die Zieltabellen aufgeteilt würden.<\/p>\n Bild 3: Die beiden Zieltabellen des Imports<\/span><\/b><\/p>\n Bild 4 zeigt, wie das Ergebnis nach dem Import aussehen soll. Die in das Feld Kategorie <\/b>eines in die Tabelle tblTabellenimport <\/b>importierten Datensatzes soll, soweit noch nicht vorhanden, in der Tabelle tblKategorien <\/b>angelegt werden.<\/p>\n Bild 4: Die automatisch in die Zieltabellen aufgeteilten Daten<\/span><\/b><\/p>\n Dann muss der Primärschlüsselwert entweder des eingefügten Datensatzes der Tabelle tblKategorien<\/b> ermittelt werden oder der entsprechende Wert des bereits vorhandenen Datensatzes.<\/p>\n Dieser landet dann gemeinsam mit der Bezeichnung des Artikels in der Tabelle tblArtikel<\/b>. Die KategorieID <\/b>stellt in diesem Fall das Fremdschlüsselfeld für die Verknüpfung zwischen den Tabellen tblArtikel <\/b>und tblKategorien<\/b> her.<\/p>\n Makro anlegen<\/b><\/p>\n Das Makro können Sie auf zwei Arten anlegen: Entweder in der Datenblattansich der Tabelle oder in der Entwurfsansicht. Wenn Sie die Datenblattansicht dazu nutzen möchten, verwenden Sie den Ribbon-Eintrag Ta-bel-le|Nach-folgeereignis-se|Nach Ein-fü-gung<\/b>, um ein Makro anzulegen, das durch das Einfügen eines Datensatzes ausgelöst wird (s. Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Anlegen des Makros, das beim Einfügen eines Datensatzes ausgelöst wird<\/span><\/b><\/p>\n Alternativ können Sie auch die Entwurfsansicht nutzen. In diesem Fall finden Sie den benötigten Ribbon-Eintrag unter Entwurf|Feld-, Datensatz- und Ta-bel-len-er-eig-nis-se|Da-ten-mak-ros er-stel-len|Nach Einfügung <\/b>(s. Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Einfügen des Makros über die Entwurfsansicht der Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n Nach dem Aufruf eines dieser Ribbon-Befehle erscheint der Entwurf für ein neues Makro. Dieses füllen Sie nun wie in Bild 7.<\/p>\n <\/p>\n Bild 7: Makro zum Aufteilen der frisch importierten Daten<\/span><\/b><\/p>\n Das Makro legt zunächst eine lokale Variable namens varKategorieID <\/b>fest und füllt diese mit dem Wert 0<\/b>. Danach sucht sie in der Tabelle tblKategorien <\/b>nach einem Datensatz, dessen Feld Kategorie <\/b>den Wert des gleichnamigen Feldes des neuen Datensatzes der Tabelle tblArtikelimport <\/b>enthält.<\/p>\n Findet diese Makroaktion einen Datensatz, füllt die folgende den Wert des Feldes KategorieID <\/b>des gefundenen Datensatzes in die lokale Variable varKategorieID<\/b>.<\/p>\n Die folgende Wenn…Dann<\/b>-Bedingung prüft, ob varKategorieID <\/b>danach immer noch den Wert 0 <\/b>enthält. Dies ist nur der Fall, wenn kein Datensatz gefunden wurde.<\/p>\n Dies führt dazu, dass das Makro einen neuen Datensatz in der Tabelle tblKategorien <\/b>anlegt. Das Feld Kategorie <\/b>erhält dabei den Wert des gleichnamigen Feldes des neuen Datensatzes der Tabelle tblArtikelimport<\/b>.<\/p>\n Wieder legt die folgende Makroaktion den Wert der lokalen Variablen varKategorieID <\/b>auf einen Primärschlüssel fest – diesmal auf den des neu zur Tabelle tblKategorien <\/b>hinzugefügten Datensatzes. Damit haben wir nun auf jeden Fall ein Primärschlüsselfeld eines Datensatzes der Tabelle tblKategorien <\/b>– egal, ob dieses neu angelegt wurde oder bereits ein entsprechender Datensatz vorhanden war.<\/p>\n Nun muss das Makro nur noch den neuen Datensatz zur Tabelle tblArtikel<\/b> hinzufügen. Dabei trägt es in das Feld Artikel <\/b>den Wert des entsprechenden Feldes der Tabelle tblArtikelimport <\/b>ein. Das Fremdschlüsselfeld KategorieID <\/b>hingegen wird mit dem in der lokalen Variablen varKategorieID <\/b>gespeicherten Primärschlüsselwert des entsprechenden Datensatzes aus der Tabelle tblKategorien<\/b> gefüllt.<\/p>\n Variante mit eigenem Makro zum Ermitteln der Kategorie<\/b><\/p>\n Dieses Makro können wir noch etwas verfeinern, da es ja auch einmal vorkommen kann, dass von mehreren Stellen aus neue Kategorien angelegt oder ermittelt werden sollen.<\/p>\n In diesem Fall sollten Sie, ähnlich wie man es auch unter VBA mit Funktionen macht, die Makroaktionen, die zum Ermitteln der KategorieID <\/b>dienen, in ein eigenes Makro auslagern.<\/p>\n Der Aufruf und die Weiterverarbeitung erfolgen aber nach wie vor in dem Makro, das durch das Tabellenereignis Nach Einfügung <\/b>der Tabelle tblArtikelimport <\/b>ausgelöst wird.<\/p>\n Ein neues benanntes Makro legen Sie mit dem Ribbon-Befehl Tabelle|Benannte Makros|Benanntes Makro|Benanntes Makro erstellen <\/b>an (s. Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Einfügen eines benannten Makros über die Datenblattansicht der Zieltabelle<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie dieses später bearbeiten wollen, verwenden Sie den Ribbon-Eintrag Ta-bel-le|Be-nann-te Mak-ros|Be-nann-tes Ma-kro|Be-nann-tes Mak-ro bearbeiten|dmcKategorie-Er-mit-teln-An-le-gen<\/b>.<\/p>\n Werfen wir zunächst einen Blick auf das Datenmakro. Dieses sieht im fertigen Zustand wie in Bild 9 aus. Als Erstes legen Sie für dieses Makro einen Parameter fest, mit dem das Makro die Bezeichnung der Kategorie entgegennehmen kann. Der Parameter soll prmKategorie <\/b>heißen. Danach legt das Makro für die lokale Variable lngKategorieIDTemp <\/b>den Wert 0 <\/b>fest.<\/p>\n Bild 9: Das benannte Makro zum Anlegen oder Ermitteln einer Kategorie<\/span><\/b><\/p>\n Das folgende Makro Datensatz nachschlagen in <\/b>durchsucht die Tabelle tblKategorien <\/b>nach einem Datensatz, dessen Feld Kategorie <\/b>dem mit dem Parameter prmKategorie <\/b>übergebenen Wert entspricht. Findet dieses einen Datensatz, füllt die folgende Makroaktion FestlegenLokaleVar <\/b>die Variable lngKategorieIDTemp <\/b>mit dem Primärschlüsselwert des gefundenen Datensatzes.<\/p>\n Die anschließende Wenn<\/b>-Bedingung prüft, ob die lokale Variable lngKategorieIDTemp <\/b>immer noch den Wert 0 <\/b>hat. Dies ist ein Zeichen dafür, dass die per Parameter übergebene Kategorie noch nicht vorhanden ist und neu angelegt werden muss.<\/p>\n Die Makroaktion Datensatz erstellen in <\/b>legt dann einen neuen Datensatz in der Tabelle tblKategorien <\/b>an. Mit Festlegen Feld <\/b>füllt das Makro dann das Feld Kategorie <\/b>mit dem Namen der neuen Kategorie. Die Funktion LetztesErstellenDatensatzID <\/b>ermittelt den Autowert des zuletzt hinzugefügten Datensatzes, der hier wie üblich dem Primärschlüsselwert entspricht, und die Makroaktion FestlegenLokaleVar <\/b>speichert diesen in der Variablen lngKategorieIDTemp<\/b>.<\/p>\n Die letzte Makroaktion FestlegenRückgabevariable <\/b>schreibt dann den Inhalt der Variablen lngKategorieIDTemp <\/b>in die Rückgabevariable lngKategorieID<\/b>.<\/p>\n Damit brauchen wir nun nur noch das Makro, das dieses Datenmakro aufruft. Um dies zu realisieren, haben wir die Tabelle tblArtikelimport <\/b>kopiert und unter dem Namen tblArtikelimport_II <\/b>gespeichert. Das vorhandene Makro für das Ereignis Nach Einfügung <\/b>haben wir gelöscht und durch jenes aus Bild 10 ersetzt.<\/p>\n Bild 10: Makro, das ein benanntes Makros der Tabelle tblKategorien aufruft<\/span><\/b><\/p>\n Dieses ruft gleich mit der ersten Makroaktion das soeben angelegte Datenmakro tblKategorien.cmdKategorieErmittelnAnlegen <\/b>auf. Wenn Sie die Makroaktion AusführenDatenmakro<\/b> hinzugefügt haben, wählen Sie zunächst das auszuführende Datenmakro aus.<\/p>\n Dann erscheint darunter automatisch die Liste der Parameter dieses benannten Makros. Hier tragen wir den Ausdruck [tblArtikelimport_II].[Kategorie] <\/b>ein, um den Namen der Kategorie für den neuen Datensatz zu übergeben.<\/p>\n Nachdem das benannte Makro ausgeführt wurde, fährt Access mit der Abarbeitung der Makroaktionen des aufrufenden Makros fort. Hier folgt mit FestlegenLokaleVar <\/b>die nächste Makroaktion, die den Wert der Rückgabevariablen des aufgerufenen Makros einliest und in der lokalen Variablen varKategorieID <\/b>speichert.<\/p>\n Auf die Rückgabevariable greifen Sie über den Ausdruck [Rück-ga-be-va-ri-ab-le]![Ka-te-go-rieID] <\/b>zu.<\/p>\n Vorsicht: Ausrufezeichen und Punkt!<\/b><\/p>\n An dieser Stelle ist der Hinweis erforderlich, dass Sie auf Rückgabevariablen nur über die Ausrufezeichen-Syntax zugreifen können (hier etwa über [Rück-gabe-va-ri-able]![KategorieID]<\/b>).<\/p>\n Bei anderen Ausdrücken wie etwa dem Zugriff auf den Inhalt von Tabellenfeldern verwenden Sie die Punkt-Syntax, also etwa [tblArtikelimport_II].[Kategorie]<\/b>.<\/p>\n Schließlich folgt auch hier wieder die Makroaktion Datensatz erstellen in<\/b>, wieder mit der Tabelle tblArtikel <\/b>als Ziel. Auch hier wird wieder der Inhalt des Feldes Artikel <\/b>der Ausgangstabelle sowie der Primärschlüsselwert des entsprechenden Datensatzes der Tabelle tblKategorien <\/b>eingetragen.<\/p>\n Ort für benannte Makros<\/b><\/p>\n Sie können benannte Makros übrigens im Kontext einer beliebigen Tabelle anlegen. Wichtig ist nur, dass Sie beim Zugriff auf das Makro über die Makroaktion AusführenDatenmakro <\/b>nicht nur den Makronamen angeben, sondern auch noch den Tabellen voran stellen.<\/p>\n Sinnvoll ist es aber natürlich, beispielsweise ein benanntes Makro, dass einen Datensatz in der Tabelle tblKategorien <\/b>anlegt, auch in dieser Tabelle zu speichern.<\/p>\n Debugging<\/b><\/p>\n Es wird Ihnen wahrscheinlich nicht anders gehen als mir und das eine oder andere Makro funktioniert nicht auf Anhieb wie erwartet. Sollte gar nicht das geschehen, was Sie geplant haben, ist dafür vermutlich ein Fehler verantwortlich. Solche Fehler finden Sie, indem Sie die Tabelle USysApplicationLog <\/b>öffnen – was am schnellsten über die Schaltfläche Anwendungsprotokoll anzeigen <\/b>gelingt (s. Bild 11). Sollte ein Fehler aufgetreten sein, wird diese Schaltfläche außerdem bereits farbig hervorgehoben.<\/p>\n![\"Einfügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_002.png\")
<\/p>\n![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_003.png\")
<\/p>\n![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_005.png\")
<\/p>\n![\"Anlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_006.png\")
<\/p>\n![\"Einfügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_007.png\")
<\/p>\n![\"Makro](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_004.png\")
<\/p>\n![\"Einfügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_010.png\")
<\/p>\n![\"Das](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_009.png\")
<\/p>\n![\"Makro,](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_008.png\")
<\/p>\n![\"öffnen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_951_011.png\")
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