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Die noch nicht allzu alten Richtext-Features von Access (ab Version 2007) bieten eine tolle Möglichkeit, Texte zu formatieren und diese auch in dieser Form etwa in Berichten auszugeben. Noch interessanter wird es, wenn man E-Mails ebenfalls mit Formatierungen ausstattet und beides zusammenführen möchte – sprich: Die Texte von E-Mails mit den Richtext-Möglichkeiten von Access formatieren und dann als Inhalt einer neuen E-Mail unter Outlook einfügen. Dieser Beitrag liefert die Grundlagen zu diesem Thema.<\/b><\/p>\n
In einem einfachen Beispiel wollen wir zunächst die drei Informationen Empfänger, Betreff und Inhalt für eine E-Mail in einem Formular erfassen.<\/p>\n
Das Formular heißt frmRichtextInMailExportieren<\/b> und sieht wie in Bild 1 aus.<\/p>\n
![\"Formular](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_002.png\")
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Bild 1: Formular zur Eingabe der E-Mail-Inhalte<\/span><\/b><\/p>\n Es enthält die drei Textfelder txtAn<\/b>, txtBetreff <\/b>und txtInhalt<\/b>. Der Einfachheit halber haben wir es nicht an eine Tabelle gebunden, sondern füllen es bei Bedarf per Schaltfläche mit ein paar Beispieldaten.<\/p>\n Diese Schaltfläche heißt cmdBeispieltext<\/b> und ruft die Prozedur aus Listing 1 auf. Die Tabelle tblRichtext<\/b>, aus der die Prozedur per DLookup<\/b>-Funktion den Richtext bezieht, stammt aus einem Beispiel zu einem vorherigen Beitrag zu diesem Thema namens Richtext ab Access 2007 <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/927<\/b>).<\/p>\n Listing 1: Füllen der Textfelder des Formulars frmRichtextInMailExportieren mit Beispieldaten<\/span><\/b><\/p>\n Outlook-Verweis erstellen<\/b><\/p>\n Da abzusehen ist, dass wir gleich per VBA auf Outlook zugreifen und dort per Code eine Mail erstellen und füllen werden, bereiten wir schon einmal den für den einfachen Zugriff nötigen Verweis auf die Bibliothek Microsoft Outlook x.0 Object Library <\/b>vor (für x bitte die Version Ihrer Outlook-Bibliothek einsetzen). Den Verweis fügen Sie im VBA-Editor über den Verweise<\/b>-Dialog hinzu, den Sie mit dem Menübefehl Extras|Verweise <\/b>aufrufen – s. Bild 2.<\/p>\n Bild 2: Verweis auf die Outlook-Objektbibliothek<\/span><\/b><\/p>\n Mail manuell füllen<\/b><\/p>\n Zuvor schauen wir uns allerdings noch an, was geschieht, wenn wir den Inhalt des Textfeldes txtInhalt<\/b> manuell kopieren und in eine neu erstellte E-Mail einfügen. Wir arbeiten in diesem Fall übrigens mit Access 2010 und Outlook 2010. Das Resultat enttäuscht: Es wurden überhaupt keine Formatierungen übernommen! Wenn die eingefügte E-Mail bei Ihnen wie bei uns in Bild 3 aussieht, dann haben Sie den gleichen Fehler gemacht wie wir: Das E-Mail-Format ist noch auf Nur-Text <\/b>eingestellt. Aber das ist kein Problem: Wir ändern den entsprechenden Eintrag in den Optionen von Outlook einfach mit der Einstellung aus Bild 4. Die Frage ist nur: Welche der beiden Einstellungen HTML <\/b>oder Rich-Text <\/b>ist für unseren Fall die richtige Uns bleibt nichts anderes übrig, als beide Versionen auszuprobieren. Beginnen wir mit der Einstellung HTML<\/b>. Nach dem Anlegen einer neuen E-Mail unter dieser Einstellung sieht es schon besser aus. Immerhin werden die meisten Formatierungen übernommen (s. Bild 5).<\/p>\n Bild 3: Erster Versuch: Einfügen per Copy & Paste – gescheitert, da die Mail im Textformat erstellt wurde<\/span><\/b><\/p>\n Bild 4: Einstellung des E-Mail-Formats in den Optionen von Outlook 2010<\/span><\/b><\/p>\n Bild 5: E-Mail mit der Einstellung HTML<\/span><\/b><\/p>\n Einziger Wermutstropfen: Outlook übernimmt nicht die im Access-Formular verwendete Schriftart Calibri<\/b>, sondern zeigt den Inhalt mit Times New Roman <\/b>an. Das ist aber auch kein Wunder, denn wenn wir uns den HTML-Code für den Richtext mit einer weiteren Schaltfläche des Formulars in einem Meldungsfenster ausgeben lassen, stellen wir fest, dass dort auch nirgends eine Schriftart für die Ausgabe festgelegt wurde. Access verwendet im Textfeld schlicht die Schriftart, die als Eigenschaft für dieses Steuerelement festgelegt wurde (s. Bild 6).<\/p>\n Bild 6: HTML-Text des Textfeld-Inhalts<\/span><\/b><\/p>\n Interessanterweise ist in der jungfräulichen E-Mail auch die Schriftart Calibri <\/b>voreingestellt. Aus irgendeinem Grund wird der Text dort aber nach dem Einfügen mit der Schriftart Times New Roman <\/b>versehen.<\/p>\n <\/p>\n Bevor wir Ursachenforschung betreiben, schauen wir uns erst noch an, was das Format Rich-Text <\/b>für E-Mails in unserem Fall bietet. Doch das Ergebnis bleibt das gleiche: Die Formatierungen bleiben weitgehend erhalten, doch als Schriftart wird nicht, wie erwünscht und erwartet, Calibri<\/b> verwendet.<\/p>\n Als letzte Möglichkeit bleibt, die verschiedenen Einfügeoptionen auszuprobieren, die Outlook beim Klick auf die rechte Maustaste anbietet (s. Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Verschiedene Einfüge-Optionen<\/span><\/b><\/p>\n Die Option Ursprüngliche Formatierung beibehalten <\/b>liefert das bereits bekannte Ergebnis. Formatierung zusammenführen <\/b>ergibt die gewünschte Schriftart, dafür bleiben nur ein paar der übrigen Formatierungen erhalten. Nur den Text zu übernehmen funktioniert erwartungsgemäß und liefert den reinen Text. Zwar in Calibri<\/b>, aber ohne jegliche weitere Formatierung.<\/p>\n Was nun Anscheinend müssen wir auf irgendeine Art dafür sorgen, dass die Schriftart schon in Access für die einzelnen Absätze beziehungsweise Zeichen im HTML-Code gespeichert wird. Es ist nämlich nicht so, dass wir grundsätzlich nur eine Schriftart für den kompletten Text definieren können. Allerdings zeigt Access alle Zeichen, die nicht separat markiert und mit einer Schriftart versehen wurden, in der für dieses Textfeld definierten Schriftart an.<\/p>\n Dies ändert sich, wenn Sie eine Auswahl markieren und dann eine alternative (oder die gleiche) Schriftart auswählen – etwa wie in Bild 8. Nun landet auch die Schriftart im zugrunde liegenden HTML-Code:<\/p>\n Bild 8: Schriftart für den markierten Bereich anpassen<\/span><\/b><\/p>\n Und wenn wir diesen Text nun kopieren und in die E-Mail einfügen, dann erscheint der Text auch in der vorgegebenen Schriftart. Die einzige offene Frage ist nun: Wie sorgen wir dafür, dass auch alle Absätze explizit mit einer Schriftart formatiert werden Alle Versuche, das Textfeld vor der Eingabe mit einer entsprechenden Schriftart auszustatten – etwa durch Markieren der ersten, noch leeren Zeile und Zuweisen einer Schriftart für diesen Absatz – schlugen fehl, da dies mit der Eingabe des ersten Zeichens wieder verworfen wird. Also muss man dies wohl nachträglich vornehmen. Aber wie Man könnte den kompletten Inhalt markieren und dann eine neue Schriftart zuweisen. Das Problem dabei ist, dass zuvor individuell formatierte Abschnitte diese Formatierung dann übernehmen und die individuelle Formatierung verloren geht.<\/p>\n Aber zum Glück gibt es unter HTML die Möglichkeit, Formatierungen hierarchisch anzulegen. Wir können beispielsweise den kompletten Inhalt in ein öffnendes <div> <\/b>und ein <font face=“…“> <\/b>plus den entsprechenden schließenden Elementen <\/font> <\/b>und <\/div> <\/b>einfassen. Dadurch wird zwar der komplette enthaltenene Text in der angegebenen Schriftart formatiert, aber wenn bereits ein Textabschnitt auf die gleiche Art mit einer Formatierung versehen wurde, bleibt diese erhalten. Und es kommt noch besser: Die für den Abschnitt vorgenommene Zuweisung der Schriftart überschreibt die Schriftart, die Sie für den kompletten Inhalt vorgenommen haben.<\/p>\n Nun ist es allerdings äußerst mühsam, diese Schritte vor dem übertragen eines Textes noch manuell vorzunehmen. Aber wir möchten dies ja sowieso nicht von Hand erledigen, sondern die E-Mail auf Basis der Daten im Formular per Mausklick und somit per VBA erstellen.<\/p>\n Mail per VBA erstellen und füllen<\/b><\/p>\n Damit kommen wir zu einer Prozedur, die durch einen Klick auf die Schaltfläche cmdMail<\/b> ausgelöst wird und die den Inhalt der drei Textfelder txtAn<\/b>, txtBetreff <\/b>und txtInhalt <\/b>in die entsprechenden Felder einer neu angelegten E-Mail übertragen soll.<\/p>\n Diese Prozedur sieht wie in Listing 2 aus und fügt zunächst die Inhalte der drei Textfelder in entsprechende String<\/b>-Variablen ein. Außerdem lesen wir die für das Textfeld festgelegte Schriftart ein und speichern ihren Namen in der Variablen strSchriftart<\/b>. Dies ist schließlich die Schriftart, mit der alle nicht explizit formatierten Elemente des in txtInhalt <\/b>enthaltenen Textes formatiert sind. Nun folgt der entscheidende Schritt bezüglich der Schriftarten: Wir fassen den Inhalt der Variablen strInhalt<\/b>, der ja bereits mögliche individuelle Zuweisungen von Schriftarten enthält, in die bereits erwähnten div<\/b>– und font<\/b>-Elemente ein. Dies sieht dann, wenn das Textfeld etwa Calibri<\/b> als Schriftart verwendet, wie folgt aus:<\/p>\n Listing 2: Erstellen einer leeren Mail und Hinzufügen der Daten im Rich-Text-Format<\/span><\/b><\/p>\n Die übrigen Anweisungen sorgen zunächst dafür, dass eine neue Instanz von Outlook erstellt beziehungsweise eine bestehende Instanz mit der Variablen objOutlook <\/b>referenziert wird. Die Methode CreateItem <\/b>dieses Objekts erstellt eine neue E-Mail. Dazu ist die Angabe der Konstanten olMailItem <\/b>erforderlich. Um einige Eigenschaften dieser E-Mail einzustellen, referenzieren wir auch dieses Objekt mit einer Objektvariablen, hier objMail<\/b>.<\/p>\n Dieser weisen die folgenden Anweisungen den Empfänger, den Betreff und schließlich den Inhalt der E-Mail aus strInhalt zu. Die Display-Methode der E-Mail zeigt diese an.<\/p>\n Zum Versenden braucht der Benutzer nun nur noch auf die entsprechende Schaltfläche der E-Mail zu klicken.<\/p>\n Bingo: Wie Bild 9 zeigt, wird der Text nun mit allen in Access sichtbaren Formatierungen in die E-Mail übertragen.<\/p>\n Bild 9: Der Text wird nun mit allen Formatierungen in die E-Mail übertragen.<\/span><\/b><\/p>\n E-Mail direkt versenden<\/b><\/p>\n Nun, da Sie wissen, dass der Text wie gewünscht in der E-Mail landet, brauchen wir diese nicht unbedingt immer noch in der Vorschau zu betrachten. Stattdessen soll die E-Mail direkt an den angegebenen Empfänger verschickt werden.<\/p>\n Dazu haben wir eine weitere Schaltfläche namens cmdMailVersenden <\/b>hinzugefügt, welche die E-Mail nach dem Erstellen sofort versenden soll. Die durch das Ereignis Beim Klicken <\/b>ausgelöste Ereignisprozedur enthält die gleichen Anweisungen wie das vorherige Beispiel – mit dem Unterschied, dass wir die E-Mail nicht anzeigen, sondern mit der Send<\/b>-Methode direkt versenden:<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n Das Versenden von E-Mails von Access aus über Outlook ist eine gängige Technik. Dabei die mit Access 2007 eingeführte Rich-Text-Formatierung zu nutzen, ist allerdings weniger verbreitet. Wer es also als sinnvoll erachtet, E-Mails mit individuellen Formatierungen zu versehen, kann dies nun nicht mehr nur direkt von Outlook aus erledigen, sondern die E-Mails auch in Access schreiben.<\/p>\n Das macht natürlich nur wenig Sinn, wenn Sie die E-Mails nicht im gleichen Zuge in Access speichern, den Empfänger aus einer Access-Tabelle beziehen oder sogar die mit der Mail verschickten Daten aus einer Access-Tabelle beziehen und entsprechend formatiert in der E-Mail unterbringen.<\/p>\n All dies sind interessante Techniken, die wir – entsprechendes Interesse vorausgesetzt – in weiteren Beiträgen vorstellen werden. Möglich wäre es zum Beispiel zu versuchen, eine E-Mail mit Informationen zu einem bestimmten Artikel zu verfassen und diesen um ein Artikelbild anzureichern.<\/p>\n Das gelingt nicht direkt über ein Rich-Text-Feld, da dieses nicht das Einfügen von Bildern erlaubt, aber wir finden sicher einen Weg, so etwas zu realisieren.<\/p>\n Haben Sie weitere Anregungen, was sich mit als Rich-Text formatierten E-Mails anfangen lässt Dann wirken Sie bei der inhaltlichen Gestaltung unserer Beiträge mit und senden Sie Ihre Ideen einfach an info@access-im-unternehmen.de<\/b>.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n RichtextEMails.accdb<\/p>\nPrivate Sub <\/span>cmdBeispieltext_Click()\r\n Me!txtAn = \"test@mustermann.de\"\r\n Me!txtBetreff = \"Dies ist eine Textmail mit Richtext-Inhalt.\"\r\n Me!txtInhalt = DLookup(\"Richtext\", \"tblRichtext\", \"RichtextID = 3\")\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n![\"Verweis](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_001.png\")
<\/p>\n![\"Erster](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_004.png\")
<\/p>\n![\"Einstellung](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_005.png\")
<\/p>\n![\"E-Mail](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_006.png\")
<\/p>\n![\"HTML-Text](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_007.png\")
<\/p>\n![\"Verschiedene](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_008.png\")
<\/p>\n![\"Schriftart](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_009.png\")
<\/p>\n<div><font face=\"Arial Black\" color=black>Beispiel mit allen Formatierungen:<\/font><\/div><\/pre>\n
Private Sub <\/span>cmdMail_Click()\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objMail As <\/span>Outlook.MailItem\r\n Dim <\/span>strAn As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strBetreff As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strInhalt As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strSchriftart As String<\/span>\r\n strAn = Nz(Me!txtAn)\r\n strBetreff = Nz(Me!txtBetreff)\r\n strInhalt = Nz(Me!txtInhalt)\r\n strSchriftart = Me!txtInhalt.FontName\r\n strInhalt = \"<div><font face=\"\"\" & strSchriftart & \"\"\">\" & strInhalt _\r\n & \"<\/font><\/div>\"\r\n Set<\/span> objOutlook = New<\/span> Outlook.Application\r\n Set<\/span> objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem)\r\n With<\/span> objMail\r\n .To = strAn\r\n .Subject = strBetreff\r\n .HTMLBody = strInhalt\r\n .Display\r\n End With<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n<div><font face=\"Calibri\">\r\n...\r\nBisheriger HTML-Inhalt\r\n...\r\n<\/font><\/div><\/pre>\n
![\"Der](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2014_05\/pic_954_010.png\")
<\/p>\n...\r\nWith<\/span> objMail\r\n .To = strAn\r\n .Subject = strBetreff\r\n .HTMLBody = strInhalt\r\n .Send\r\nEnd With<\/span>\r\n...<\/pre>\nDownloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n