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Wer sich die Berichte seiner Access-Datenbank nicht in der Datenbank selbst ansehen, sondern anderen Personen präsentieren will, kommt nicht um einen Export herum. Dieser findet heutzutage in der Regel im PDF-Format statt. Einen einzelnen Bericht mal eben zu exportieren ist auch schnell erledigt. Anders sieht es aus, wenn immer mal wieder bestimmte Zusammenstellungen von Berichten exportiert werden sollen – einmal für das Controlling, einmal für den Chef et cetera. Dann kommt Ihnen die kleine Lösung aus diesem Beitrag zuhilfe, mit der Sie Verteiler für Berichte zusammenstellen und die Berichte per Mausklick in das gewünschte Verzeichnis exportieren.<\/b><\/p>\nEinfacher Export<\/h2>\n
Der übliche Weg zum Exportieren ist beispielsweise, im Navigationsfenster den zu exportierenden Bericht zu markieren und dann auf die rechte Maustaste zu klicken, um das Kontextmenü anzuzeigen. Daraus wählen Sie dann den Eintrag Exportieren|PDF oder XPS <\/b>aus (s. Bild 1). Im folgenden Datei auswählen<\/b>-Dialog legen Sie dann die Zieldatei für den Export im PDF- oder XPS-Format fest. Einen Mausklick später öffnet Access bereits die so angelegte Datei.<\/p>\n
![\"Export](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2015_06\/pic_1014_008.png\")
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Bild 1: Export per Kontextmenü<\/span><\/b><\/p>\n Per VBA exportieren Sie einen Bericht am einfachsten mit der OutputTo<\/b>-Methode des DoCmd<\/b>-Objekts. Dieses erwartet die folgenden Parameter:<\/p>\n Ein Beispiel für einen einfachen Aufruf sieht wie folgt aus:<\/p>\n Dies erstellt das Dokument Artikel.pdf <\/b>auf Basis des Berichts rptArtikel<\/b> und öffnet dieses direkt (s. Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Frisch exportierter Bericht<\/span><\/b><\/p>\n Unsere kleine Lösung soll ein Formular anbieten, mit dem Sie verschiedene Verteilerlisten verwalten können. Jeder Verteilerliste können Sie dabei einen oder mehrere der Berichte, die in der aktuellen Datenbank vorhanden sind, zuweisen. Ein Klick auf eine Schaltfläche soll dann alle Berichte für den aktuell angezeigten Verteiler in das PDF-Format exportieren. Das Formular sieht wie in Bild 3 aus. Es zeigt im oberen Bereich die Daten des aktuellen Verteilers an, der sich vor allem durch eine Bezeichnung und einen Export-Pfad auszeichnet. Den Pfad können Sie mit einem Verzeichnis auswählen<\/b>-Dialog ermitteln, den Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche rechts vom entsprechenden Textfeld öffnen.<\/p>\n Bild 3: Das Formular zum Auswählen der Berichte, die in einem Verteiler landen und von dort exportiert werden sollen<\/span><\/b><\/p>\n Das Unterformular zeigt alle Berichte an, die aktuell zum Verteiler gehören. Hier werden der Berichtsname sowie der Dateiname angezeigt, unter dem die PDF-Datei erzeugt werden soll. Die Schaltfläche Exportieren <\/b>schließlich sorgt für den Export der Berichte dieses Verteilers. Im Falle des hier abgebildeten Verteilers ergibt sich ein Ergebnis wie in Bild 4.<\/p>\n Bild 4: Die exportierten Berichte zu einem Verteiler<\/span><\/b><\/p>\n Das Formular zeigt die Daten aus insgesamt drei Tabellen an, die Sie samt ihrer Beziehungen in Bild 5 sehen. Die Tabelle tblVerteiler <\/b>enthält neben dem Primärschlüsselfeld die beiden Felder Bezeichnung <\/b>und Zielverzeichnis<\/b>. Die Berichte speichern wir in der Tabelle tblBerichte<\/b>, die im Feld Bericht <\/b>den Namen des Berichts und in Dateiname <\/b>den Namen der zu erstellenden Datei aufnimmt. Das Feld Vorhanden <\/b>dient als Unterstützung beim Aktualisieren der Berichte, falls seit der letzten Verwendung des Formulars neue Berichte hinzugefügt oder alte entfernt wurden. Für das Feld Bericht <\/b>legen wir einen eindeutigen Index fest, damit jeder Bericht nur einmal in der Tabelle auftauchen kann.<\/p>\n <\/p>\n Bild 5: Datenmodell der Lösung<\/span><\/b><\/p>\n Die Tabelle tblVerteilerBerichte <\/b>verknüpft die beiden Tabellen per m:n-Beziehung. Dazu enthält sie neben dem Primärschlüsselfeld je ein Fremdschlüsselfeld zu den beiden übrigen Tabellen. Hier ist wichtig, dass für die beiden Felder VerteilerID <\/b>und BerichtID <\/b>ein eindeutiger, zusammengesetzter Index festgelegt wird – so verhindern wir, dass ein Bericht mehr als einmal zu einem Verteiler hinzugefügt wird. Die beiden Verknüpfungsfelder sind als Nachschlagefelder definiert.<\/p>\n Das Formular besteht aus dem Hauptformular frmVerteilerBerichte <\/b>und dem Unterformular sfmVerteilerBerichte<\/b>, die wie in Bild 6 angeordnet sind. Das Hauptformular verwendet die Tabelle tblVerteiler <\/b>als Datenherkunft, das Unterformular eine Abfrage, die auf den beiden Tabellen tblVerteilerBerichte <\/b>und tblBerichte <\/b>basiert.<\/p>\n Bild 6: Das Formular frmVerteilerBerichte samt Unterformular in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die Schaltfläche cmdOrdnerAuswaehlen <\/b>rechts neben dem Textfeld zur Eingabe des Zielverzeichnisses löst die folgende Prozedur aus:<\/p>\n Die hier verwendete Prozedur OpenPathName <\/b>öffnet einen Verzeichnis auswählen<\/b>-Dialog und trägt das gewählte Verzeichnis in das Textfeld ein. Da wir das Feld BerichtID <\/b>der Verknüpfungstabelle tblVerteilerBerichte <\/b>als Nachschlagefeld definiert haben, wird dieses beim Hinzufügen zum Unterformular gleich als Kombinationsfeld ausgeführt. Damit kann der Benutzer dann die gewünschten Berichte auswählen.<\/p>\n Beim Laden des Formulars soll dieses alle Berichte der Datenbank in die Tabelle tblBerichte <\/b>schreiben. Nun kann es allerdings sein, dass der Benutzer die Dateinamen zum Speichern zwischenzeitlich ändert – zum Beispiel, indem er rptArtikel.pdf <\/b>in Artikel.pdf <\/b>umwandelt. Diese änderungen wollen wir natürlich nicht zunichte machen, indem wir brachial bei jedem öffnen des Formulars alle Einträge der Tabelle tblBerichte <\/b>löschen und neu anlegen. Dies wäre auch deshalb ungünstig, weil der Benutzer dann jedes Mal die Verteiler neu anlegen müsste. Also verwenden wir die Prozedur aus Listing 1, die durch das Ereignis Beim Laden <\/b>des Formulars ausgelöst wird.<\/p>\n Listing 1: Aktualisieren der Berichte-Tabelle beim Laden des Formulars<\/span><\/b><\/p>\n Die Prozedur stellt zunächst für alle Datensätze der Tabelle tblBerichte <\/b>das Feld Vorhanden <\/b>auf den Wert False <\/b>ein. Dann durchläuft sie alle Objekte der AllReports<\/b>-Auflistung des CurrentProject<\/b>-Objekts in einer For Each<\/b>-Schleife. Berichts- und Dateiname werden in den Variablen strBericht <\/b>und strDateiname <\/b>zusammengestellt. Dann versucht die Prozedur, für den aktuellen Bericht einen neuen Datensatz in der Tabelle tblBerichte <\/b>anzulegen. Dies schlägt mitunter fehl, wenn bereits ein Datensatz vorliegt, der den gleichen Berichtsnamen enthält – und das erneute Anlegen mit dem gleichen Berichtsnamen ist wegen des eindeutigen Indexes im Feld Bericht nicht möglich. Also wird schlicht kein Datensatz angelegt, was bei der folgenden If…Then<\/b>-Bedingung den Wert 0 <\/b>für die Eigenschaft RecordsAffected <\/b>des Database<\/b>-Objekts ergibt. Dadurch stellt die Anweisung innerhalb dieser Bedingung den Inhalt des Feldes Vorhanden <\/b>für diesen Datensatz auf True <\/b>ein.<\/p>\n Nachdem so alle Berichte durchlaufen wurden, hat die Prozedur neue Berichte als neue Datensätze angelegt und dabei das Feld Vorhanden <\/b>auf True <\/b>eingestellt. Für vorhandene Datensätze hat sie den Inhalt dieses Feldes ebenfalls auf True <\/b>festgelegt. Sollte die Tabelle, in der das Feld Vorhanden <\/b>ja zuvor für alle Datensätze auf False <\/b>eingestellt wurde, nun noch Datensätze enthalten, die als nicht vorhanden gekennzeichnet sind, wurden die entsprechenden Berichte vermutlich entfernt (oder umbenannt). Diese entfernt die Prozedur dann per DELETE<\/b>-Abfrage aus der Tabelle.<\/p>\n Nun kann der Benutzer Verteiler anlegen und die gewünschten Berichte hinzufügen. Hat er dies erledigt, fehlt nur noch ein Mausklick, um die PDF-Dokumente für die Berichte dieses Verteilers zu erstellen – nämlich auf die Schaltfläche cmdExportieren<\/b>. Diese löst dann das Ereignis Beim Klicken <\/b>und somit die Ereignisprozedur cmdExportieren_Click <\/b>aus (s. Listing 2).<\/p>\nExport per VBA<\/h2>\n
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DoCmd.OutputTo acOutputReport, \"rptArtikel\", acFormatPDF, \"c:\\Export\\Artikel.pdf\", True<\/span><\/pre>\n![\"Frisch](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2015_06\/pic_1014_009.png\")
<\/p>\nFunktion der Lösung<\/h2>\n
![\"Das](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2015_06\/pic_1014_002.png\")
<\/p>\n![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2015_06\/pic_1014_007.png\")
<\/p>\nDatenmodell<\/h2>\n
![\"Datenmodell](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2015_06\/pic_1014_001.png\")
<\/p>\nErstellen des Formulars<\/h2>\n
![\"Das](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2015_06\/pic_1014_006.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>cmdOrdnerAuswaehlen_Click()\r\n Me!Zielverzeichnis = _\r\n OpenPathName(Nz(Me!Zielverzeichnis, _\r\n CurrentProject.Path))\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nEinlesen der Berichte<\/h2>\n
Private Sub <\/span>Form_Load()\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>objBericht As Object<\/span>\r\n Dim <\/span>strDateiname As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strBericht As String<\/span>\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n db.Execute \"UPDATE tblBerichte SET Vorhanden = False\", dbOpenDynaset\r\n For Each objBericht In CurrentProject.AllReports\r\n strBericht = objBericht.Name\r\n strDateiname = objBericht.Name\r\n strDateiname = strDateiname & \".pdf\"\r\n db.Execute \"INSERT INTO tblBerichte(Bericht, Dateiname, Vorhanden) VALUES(''\" _\r\n & strBericht & \"'', ''\" & strDateiname & \"'', True<\/span>)\"\r\n If <\/span>db.RecordsAffected = 0 Then<\/span>\r\n db.Execute \"UPDATE tblBerichte SET Vorhanden = True<\/span> WHERE Bericht = ''\" & strBericht & \"''\", dbFailOnError\r\n End If<\/span>\r\n Next<\/span> objBericht\r\n db.Execute \"DELETE FROM tblBerichte WHERE Vorhanden = False\", dbOpenDynaset\r\n Me!sfmVerteilerBerichte.Form!BerichtID.Requery\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nProgrammierung des PDF-Exports<\/h2>\n
Private Sub <\/span>cmdExportieren_Click()\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>rst As <\/span>DAO.Recordset\r\n DoCmd.Hourglass True<\/span>\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n Set<\/span> rst = db.OpenRecordset(\"SELECT * FROM qryVerteilerBerichte WHERE VerteilerID = \" _\r\n & Me!VerteilerID, dbOpenDynaset)\r\n Do While<\/span> Not<\/span> rst.EOF\r\n DoCmd.OutputTo acOutputReport, rst!Bericht, acFormatPDF, Me!Zielverzeichnis & \"\\\" & rst!Dateiname\r\n rst.MoveNext<\/span>\r\n Loop<\/span>\r\n DoCmd.Hourglass False<\/span>\r\n MsgBox<\/span> rst.RecordCount & \" Berichte erstellt.\"\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n