{"id":55001018,"date":"2016-02-01T00:00:00","date_gmt":"2021-02-11T21:29:27","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=1018"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Projektzeitauswertung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Projektzeitauswertung\/","title":{"rendered":"Projektzeitauswertung"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Im Beitrag „Projektzeiterfassung mit Outlook und Access“ haben wir Outlook um Funktionen erweitert, die eine einfache Erfassung von Projektzeiten und deren Speicherung in eine Access-Datenbank ermöglichen. Wenn Sie auf diese Weise einige Stunden mit Ihren Projekten erfasst haben, wollen Sie die gespeicherten Daten vermutlich für verschiedene Auswertungen nutzen – beispielsweise, um die bei einem Projekt aufgelaufenen Stunden zu ermitteln. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dies auf einfache Weise erledigen.<\/b><\/p>\n

Im Beitrag Projektzeiterfassung mit Outlook und Access <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1016<\/b>) haben wir ja bereits das Datenmodell vorgestellt, dessen Tabellen unsere Projektzeiten aufnehmen sollen. Dort finden Sie eine Projekte-, eine Aufgaben- und eine Tätigkeitentabelle (s. Bild 1). Formulare zum Bearbeiten dieser Objekte benötigen wir prinzipiell nicht – das Anlegen, Bearbeiten und Löschen erfolgt vollständig über Outlook.<\/p>\n

\"Datenmodell<\/p>\n

Bild 1: Datenmodell der zu berücksichtigenden Tabellen der Projektzeiterfassung<\/span><\/b><\/p>\n

Was wir jedoch benötigen, ist ein Formular zur Auswahl der auszuwertenden Daten. Dieses sollte die Möglichkeit bieten, Tätigkeiten nach Projekt, Zeitraum et cetera zu filtern. Wir beginnen jedoch mit einem Bericht, der einen überblick über alle Elemente liefern soll – also alle Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten über den gesamten Zeitraum.<\/p>\n

übrigens: Wenn Sie die Projektzeiterfassung nutzen, stellt Outlook eine Verbindung zur Datei Projektzeiterfassung.accdb her. Sie können diese dann nicht mehr exklusiv öffnen, um beispielsweise neue Berichte hinzuzufügen.<\/p>\n

Wenn Sie die Objekte der Datenbank bearbeiten möchten, sollten Sie also zuvor Outlook schließen und somit den Zugriff auf die Datenbankdatei freigeben.<\/p>\n

Gesamtübersicht über Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten<\/b><\/p>\n

Diesen Bericht legen wir der Einfachheit halber zunächst in der Berichtsansicht an, die mit Access 2007 eingeführt wurde, aber wenig Beachtung findet. Erstellen Sie also einen neuen Bericht und speichern Sie diesen unter dem Namen rptProjekteAufgabenTaetigkeiten<\/b>.<\/p>\n

Danach erstellen Sie eine neue Abfrage namens qryProjekteAufgabenTaetigkeiten <\/b>und fügen dieser die Tabellen tblProjekte<\/b>, tblAufgaben <\/b>und tblTaetigkeiten <\/b>hinzu.<\/p>\n

Aus der Tabelle tblProjekte <\/b>benötigen wir die Felder ProjektID <\/b>und Projekt<\/b>, aus tblAufgaben <\/b>die Felder AufgabeID <\/b>und Aufgabe <\/b>und aus tblTaetigkeiten <\/b>die Felder Tae-tigkeitID<\/b>, Taetigkeit<\/b>, Startzeit <\/b>und Endzeit<\/b>. Außerdem ziehen Sie aus allen drei Tabellen das Feld GeloeschtAm <\/b>in das Entwurfsraster. Stellen Sie als Kriterium für diese Felder den Ausdruck Ist Null <\/b>ein. Auf diese Weise sorgen wir dafür, dass nur solche Daten in den Bericht gelangen, die nicht über Outlook gelöscht und in den Access-Tabellen als gelöscht markiert wurden (s. Bild 2).<\/p>\n

\"Datenherkunft<\/p>\n

Bild 2: Datenherkunft des Berichts zur Anzeige aller Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten<\/span><\/b><\/p>\n

Damit wir ein wenig Spielmaterial für die Erstellung der Berichte haben, finden Sie in Bild 3 eine Arbeitswoche mit einigen Tätigkeiten für zwei verschiedene Projekte und diverse Aufgaben.<\/p>\n

\"Diesen<\/p>\n

Bild 3: Diesen vollen Wochenplan wollen wir gleich anschaulich in einem Bericht darstellen.<\/span><\/b><\/p>\n

Die darin enthaltenen Daten schlagen sich in der Abfrage qryProjekteAufgabenTaetigkeiten <\/b>wie in Bild 4 nieder. Diese müssen wir nun nur noch in entsprechender Form im Bericht anordnen.<\/p>\n

\"Projekte,<\/p>\n

Bild 4: Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten in der Datenherkunft des Berichts<\/span><\/b><\/p>\n

Berichtsbereiche definieren<\/b><\/p>\n

Ein Bericht, der Daten zu drei verschiedenen Tabellen anzeigen soll, müssen Sie natürlich mit entsprechenden Gruppierungen versehen. Dazu klicken Sie in der Entwurfsansicht des Berichts im Ribbon auf den Eintrag Entwurf|Gruppierung und Summen|Gruppieren und sortieren<\/b>. Dies blendet im unteren Abschnitt des Access-Fensters den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe <\/b>ein. Hier klicken Sie zunächst auf Gruppe hinzufügen<\/b>. Wählen Sie unter Feld auswählen <\/b>dann das Feld Projekt-ID <\/b>aus. Fügen Sie nun noch eine weitere Gruppe hinzu und legen Sie dafür das Feld AufgabeID<\/b> fest. Außerdem wollen wir die Tätigkeiten innerhalb der Gruppen noch nach dem Startdatum sortieren. Fügen Sie nun also noch eine Sortierung über die Schaltfläche Sortierung hinzufügen <\/b>hinzu und geben Sie das Feld Startdatum <\/b>unter Feld auswählen <\/b>an.<\/p>\n

Für die ProjektID<\/b>– und AufgabeID<\/b>-Gruppen wollen wir Gruppenköpfe anzeigen, welche die Bezeichnungen der Projekte und Gruppen anzeigen. Der Detailbereich soll die Tätigkeiten und die Start- und Endzeiten enthalten. Wir gehen hier vereinfachend davon aus, dass die Tätigkeiten zu normalen Tageszeiten durchgeführt werden und nicht über die Tagesgrenzen hinweg.<\/p>\n

Dadurch können wir mit der Vorgabe einer entsprechenden Formatierung einen Ausdruck wie den folgenden verwenden:<\/p>\n

=Format([Startzeit];\"tttt\"\", \"\"tt.mm.jjjj\") & \" \" & Format([Startzeit];\"Zeit, 24Std\") & \"-\" & Format([Endzeit];\"Zeit, 24Std\")<\/pre>\n
Dies liefert die Zeitspanne der Tätigkeit etwa in der Form Montag, 1.1.2015 12:00-12:25<\/b>.<\/p>\n
Alternierenden Hintergrund ausschalten und Rahmen ausblenden<\/b><\/p>\n
Den Wechsel der Hintergrundfarbe wollen wir für diesen Bericht deaktiveren. Dazu klicken Sie jeweils auf die Bereichsköpfe, um die jeweiligen Bereiche zu markieren, und stellen dann im Eigenschaftsfenster den Wert der Eigenschaft Alternative Hintergrundfarbe <\/b>auf den Wert der Eigenschaft Hintergrundfarbe <\/b>ein (zum Beispiel Hintergrund 1<\/b>).<\/p>\n
Dies ist in unserem Bericht für die Bereiche ProjektID – Kopfbereich<\/b>, AufgabeID – Kopfbereich <\/b>und Detailbereich <\/b>notwendig.<\/p>\n
Außerdem wollen wir die Rahmen um die Textfelder herum entfernen, die etwa unter Access 2013 oder Access 2016 automatisch hinzugefügt werden. Dazu markieren Sie die entsprechenden Steuerelemente und stellen die Eigenschaft Rahmenart <\/b>auf Transparent <\/b>ein.<\/p>\n
Dem Bereich ProjektID – Kopfbereich <\/b>fügen Sie nun das Feld Projektbezeichnung <\/b>hinzu und stellen seine Schriftgröße <\/b>auf 14<\/b>, die Schriftbreite <\/b>auf Fett <\/b>und die Schriftfarbe <\/b>auf Schwarz <\/b>ein.<\/p>\n
Den Bereich AufgabeID – Kopfbereich <\/b>statten Sie mit dem Feld Aufgabe <\/b>aus. Die Formatierung gestalten Sie wie bei der Projektbezeichnung, aber die Schriftgröße <\/b>soll 12 <\/b>lauten. Rücken Sie die Steuerelemente dieser Gruppe etwa ein, um diese optisch von der übergeordneten Ebene zu trennen.<\/p>\n
Fehlt noch das Feld Taetigkeit<\/b>, das Sie im Detailbereich platzieren. Hier lassen wir das Bezeichnungsfeld weg. Die Schriftgröße beträgt 11<\/b>, die Schriftbreite<\/b> ist Normal<\/b>. Rechts vom Feld Taetigkeit <\/b>bringen Sie ein neues Textfeld namens txtZeit <\/b>unter, das Sie mit dem oben erwähnten Ausdruck für die Tätigkeitszeit füllen (s. Bild 5).<\/p>\n
\"Erster<\/p>\n
Bild 5: Erster Entwurf der Tätigkeitsübersicht<\/span><\/b><\/p>\n
Das Ergebnis sieht dann etwa wie in Bild 6 aus. Dies ist eine gute Basis, um weitere Verfeinerungen darzustellen.<\/p>\n
\"Berichtsansicht<\/p>\n
Bild 6: Berichtsansicht der Tätigkeiten<\/span><\/b><\/p>\n
Es wäre beispielsweise für manche Zwecke praktisch, wenn Wochentag und Datum nicht zu jeder Position erscheinen würden, sondern als weiterer Gruppenkopf. Der passende Entwurf enthält dementsprechend eine weiterere Gruppierungsebene, die diesmal das Feld Startzeit <\/b>enthält und wieder einen Gruppenkopf anzeigen soll. In diesem Fall müssen wir eine weitere Einstellung für die Gruppierungseigenschaften vornehmen: Dabei wählen Sie den Wert nach Tag <\/b>als Gruppierungsintervall aus (s. Bild 7).<\/p>\n
\"Gruppierung<\/p>\n
<\/p>\n
Bild 7: Gruppierung nach dem Tag der Startzeit<\/span><\/b><\/p>\n
Die neue Gruppierung nimmt ein einziges Textfeld namens txtDatum <\/b>mit dem Datum und dem folgenden Ausdruck für die Eigenschaft Steuerelementinhalt <\/b>auf (s. Bild 8):<\/p>\n
\"Tätigkeiten<\/p>\n
Bild 8: Tätigkeiten gruppiert nach Tagen<\/span><\/b><\/p>\n
=Format([Startzeit]; \"tttt\"\", \"\"tt.mm.jjjj\")<\/pre>\n
Den Eintrag für die Eigenschaft Steuerelementinhalt <\/b>des Textfeldes txtZeit <\/b>reduzieren wir entsprechend:<\/p>\n
=Format([Startzeit];\"Zeit, 24Std\") & \"-\" & Format([Endzeit];\"Zeit, 24Std\")<\/pre>\n
Die Berichtsansicht liefert nun die Tätigkeiten nach Tagen gruppiert und zeigt eine entsprechende Gruppierungsüberschrift an (s. Bild 9).<\/p>\n
\"Tagesgruppierung<\/p>\n
Bild 9: Tagesgruppierung in der Berichtsansicht<\/span><\/b><\/p>\n
Summen in den Gruppenfüßen<\/b><\/p>\n
Nun wäre es noch interessant, wie viel Zeit für die Erledigung einzelner Aufgaben und kompletter Projekte aufgewendet wurde. Dazu aktivieren wir für die Gruppierungen nach den Feldern ProjektID <\/b>und AufgabeID <\/b>die Fußbereiche.<\/p>\n
Um genauer darzustellen, was in den Gruppenfüßen summiert wird, legen wir rechts von den Start- und Endzeiten noch ein neues Feld namens txtDauer-Tae-tigkeit <\/b>an, das die reine Dauer der Tätigkeit liefern soll.<\/p>\n
Dieses Feld erhält als Steuerelementinhalt <\/b>den folgenden Ausdruck:<\/p>\n
=Format([Endzeit]-[Startzeit];\"Zeit, 24Std\")<\/pre>\n
Dem Fußbereich der Gruppierung nach dem Feld AufgabeID <\/b>fügen wir ein Textfeld namens txtDauerAufgabe <\/b>hinzu. Dieses soll die Werte des Feldes txtDauerTaetigkeit <\/b>für die aktuelle Gruppierung, also die Aufgabe, summieren.<\/p>\n
Der Ausdruck für die Eigenschaft Steuerelementinhalt <\/b>sieht demzufolge ähnlich wie der des Feldes txtDauerTaetigkeit <\/b>aus – mit dem Unterschied, dass er die Summenfunktion Summe <\/b>wie folgt nutzt:<\/p>\n
=Format(Summe([Endzeit]-[Startzeit]);\"Zeit, 24Std\")<\/pre>\n
Fehlt noch das entsprechende Feld für den Fußbereich der Gruppierung nach dem Feld ProjektID<\/b>.<\/p>\n
Dieses nennen wir txtDauerProjekt <\/b>und weisen seiner Eigenschaft Steuerelement diesen Ausdruck zu:<\/p>\n
=Format(Summe([Endzeit]-[Startzeit]);\"Zeit, 24Std\")<\/pre>\n
Den Entwurf des Berichts mit den beschriebenen änderungen finden Sie nun in Bild 10.<\/p>\n
\"Gruppenfußbereiche<\/p>\n
Bild 10: Gruppenfußbereiche zur Ausgabe der Gruppensummen über Aufgaben und Projekte<\/span><\/b><\/p>\n
Wechseln Sie nun zur Berichtsansicht, erhalten Sie die Darstellung aus Bild 11.<\/p>\n
\"Die<\/p>\n
Bild 11: Die Gruppenfußbereiche mit den Gruppensummen in der Berichtsansicht<\/span><\/b><\/p>\n
Filtern nach Projekt<\/b><\/p>\n
Wenn Sie die Erledigung eines Projekts in Rechnung stellen möchten, wollen Sie den Bericht vermutlich nach diesem Projekt filtern. Die Auswahl des Filterkriteriums für diesen Fall erledigen wir mit einem kleinen Formular (s. Bild 12). Dieses Formular heißt frmBerichte <\/b>und zeigt im oberen Bereich ein Kombinationsfeld namens cboProjekte <\/b>an. Es verwendet die folgende Abfrage als Datensatzherkunft:<\/p>\n
\"Entwurf<\/p>\n
Bild 12: Entwurf des Formulars zum Filtern der Berichte nach dem Projekt<\/span><\/b><\/p>\n
SELECT ProjektID, Projektbezeichnung FROM tblProjekte ORDER BY Projektbezeichnung;<\/pre>\n
Damit das Kombinationsfeld die gebundene Spalte ausblendet, stellen Sie die Eigenschaft Spaltenanzahl <\/b>auf den Wert 2 <\/b>und Spaltenbreiten <\/b>auf 0cm <\/b>ein. Nach der Auswahl des gewünschten Projekts soll ein Klick auf die Schaltfläche cmdBerichtOeffnen <\/b>den Bericht rptProjekteAufgabenTaetigkeitenNachDatum <\/b>anzeigen und dabei nach dem angegebenen Projekt filtern. Dazu hinterlegen Sie die folgende Prozedur für das Ereignis Beim Klicken <\/b>der Schaltfläche:<\/p>\n
Private Sub <\/span>cmdBerichtOeffnen_Click()\r\n     DoCmd.OpenReport  \"rptProjekteAufgabenTaetigkeitenNachDatum\",  acViewReport, , \"ProjektID = \" & Me!cboProjekte\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Das Ergebnis sieht schließlich wie in Bild 13 aus. Der Bericht zeigt nur noch die Daten zum auswählten Projekt an.<\/p>\n
\"Auswahl<\/p>\n
Bild 13: Auswahl und Anzeige eines bestimmten Projekts<\/span><\/b><\/p>\n
Auswertung nach Zeitraum<\/b><\/p>\n
Nun gibt es natürlich auch umfangreichere Projekte, bei denen Sie monatlich oder in anderen zeitlichen Intervallen abrechnen möchten. Dazu fügen wir dem Formular frmBerichte <\/b>zwei weitere Textfelder hinzu, mit denen Sie Tätigkeiten nach dem Datum filtern können. Diese Textfelder heißen txtStartzeit <\/b>und txtEndzeit<\/b> und werden wie in Bild 14 zum Formular hinzugefügt.<\/p>\n
\"Filtern<\/p>\n
Bild 14: Filtern nach dem Zeitraum<\/span><\/b><\/p>\n
Die Prozedur, die durch das Anklicken der Schaltfläche cmdBerichtOeffnen <\/b>ausgelöst wird, passen wir wie in Listing 1 an. Die Prozedur prüft, ob das Kombinationsfeld cboProjekte<\/b> oder die Textfelder txtStartzeit <\/b>und txtEndzeit <\/b>Werte enthalten, und stellen dann jeweils einen Teil des in der Variablen strFilter <\/b>gespeicherten Filterausdrucks zusammen. Als Vergleichsfeld für die datumsrelevanten Filterkriterien dient dabei jeweils das Feld Startzeit<\/b>. Die Vergleichswerte bearbeiten wir zuvor noch mit der Funktion IsoDatum<\/b>, die ein Datum plus Zeit in das Format #yyyy\/mm\/dd hh:nn:ss# <\/b>umwandelt:<\/p>\n
Private Sub <\/span>cmdBerichtOeffnen_Click()\r\n     Dim <\/span>strFilter As String<\/span>\r\n     If <\/span>Not<\/span> Nz(Me!cboProjekte) = 0 Then<\/span>\r\n         strFilter = strFilter & \" AND ProjektID = \" & Me!cboProjekte\r\n     End If<\/span>\r\n     If <\/span>Not<\/span> IsNull(Me!txtStartzeit) Then<\/span>\r\n         strFilter = strFilter & \" AND Startzeit >= \" & IsoDatum(Me!txtStartzeit)\r\n     End If<\/span>\r\n     If <\/span>Not<\/span> IsNull(Me!txtEndzeit) Then<\/span>\r\n         strFilter = strFilter & \" AND Startzeit < \" & IsoDatum(Me!txtEndzeit)\r\n     End If<\/span>\r\n     If <\/span>Len<\/span>(strFilter) > 0 Then<\/span>\r\n         strFilter = Mid<\/span>(strFilter, 5)\r\n     End If<\/span>\r\n     Debug.Print<\/span> strFilter\r\n     DoCmd.OpenReport \"rptProjekteAufgabenTaetigkeitenNachDatum\", acViewReport, , strFilter\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Listing 1: Anzeigen des Berichts mit Datumsfilter<\/span><\/b><\/p>\n
Public Function <\/span>IsoDatum(varDate As Variant<\/span>)\r\n     IsoDatum = Format(varDate, \"\\#yyyy\\\/mm\\\/dd hh\\:nn\\:ss\\#\")\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\n
Mit diesen Filterkriterien können Sie nun bereits die Tätigkeiten für ein bestimmtes Projekt anzeigen, für einen bestimmten Zeitraum eines einzelnen Projekts oder auch die Tätigkeiten in einem bestimmten Zeitraum über alle Projekte.<\/p>\n
Zeitraum im Bericht ausgeben<\/b><\/p>\n
Wenn Sie die Daten schon nach dem Zeitraum filtern, möchten Sie diesen vielleicht auch im Bericht ausgeben. Außerdem wäre es gerade in Zusammenhang mit den Tätigkeiten in einem bestimmten Zeitraum ohne Projektfilter interessant, wie viel Zeit die Tätigkeiten in Anspruch genommen haben – beispielsweise, um einen Wochenbericht zu erstellen.<\/p>\n
Dazu passen wir den Bericht zunächst so an, dass er den Berichtskopf und den Berichtsfuß einblendet. Dies gelingt am schnellsten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine der überschriften der Berichtsbereiche klicken und dort den Kontextmenüeintrag Berichtskopf\/-fuß <\/b>auswählen. Nun erscheinen die beiden Bereiche Berichtskopf<\/b> und Berichtsfuß<\/b>. Im Kopf bringen Sie ein Textfeld namens txtUeberschrift <\/b>unter und formatieren seine Schriftart entsprechend groß und fett. Im Berichtsfuß legen Sie das gleiche Textfeld an wie bereits in den Fußbereichen der einzelnen Gruppen. Allein die Beschriftung ändern Sie in Dauer Tätigkeiten<\/b> (s. Bild 15).<\/p>\n
\"Bericht<\/p>\n
Bild 15: Bericht mit überschrift und Gesamtsumme<\/span><\/b><\/p>\n
Nun fügen Sie für das Ereignis Beim Laden<\/b> des Berichts die Prozedur aus Listing 2 hinzu. Diese ermittelt mit den Funktionen DMin <\/b>und DMax <\/b>die Datumsangaben für die erste und die letzte Tätigkeit innerhalb des durch das Filterkriterium angegebenen Zeitraums. Diesen müssen wir nicht erneut vom Formular holen, sondern entnehmen diesen der Eigenschaft Filter <\/b>des Berichts. <\/p>\n
Private Sub <\/span>Report_Load()\r\n     Dim <\/span>datStartzeit As Date<\/span>\r\n     Dim <\/span>datEndzeit As Date<\/span>\r\n     datStartzeit = Nz(DMin(\"Startzeit\", \"tblTaetigkeiten\", Me.Filter), 0)\r\n     datEndzeit = Nz(DMax(\"Startzeit\", \"tblTaetigkeiten\", Me.Filter), 0)\r\n     Me!txtUeberschrift = \"Tätigkeiten vom \" & Format(datStartzeit, \"dd.mm.yyyy\") & \" bis \" & Format(datEndzeit, _\r\n         \"dd.mm.yyyy\")\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Listing 2: Beim Laden des Berichts wird der Text für die überschrift zusammengestellt.<\/span><\/b><\/p>\n
Aus den beiden resultierenden Datumsangaben stellt die Prozedur dann den Inhalt des Textfeldes txtUeberschrift <\/b>zusammen. Dabei formatiert es die Datumsangaben im Format dd.mm.yyyy<\/b>, also ohne Angabe der Uhrzeit.<\/p>\n
Wenn Sie den Bericht nun ohne Eingabe von Filterkriterien über das Formular öffnen, liefert dies alle Tätigkeiten aller Projekte. Außerdem zeigt das Textfeld txtUeberschrift <\/b>das Datum der ersten und der letzten im Bericht angezeigten Tätigkeit an. Wenn wir uns dann allerdings die Gesamtdauer der Tätigkeiten im Berichtsfuß ansehen, entdecken wir einen falschen Wert – 5:35 <\/b>kann unmöglich die richtige Summe sein, wenn bereits das letzte Projekt im Bericht 9:35 <\/b>gedauert hat (s. Bild 16). Um es kurz zu machen: Hier stoßen wir auf das Problem, dass bei Datumsangaben, die nur als Uhrzeit formatiert werden und größer als 24 Stunden sind, die vollen Tage nicht dargestellt werden. Mit den Beispieldaten tritt diese falsch formatierte Ausgabe erst für die Gesamtdauer aller Projekte auf, es hätte allerdings auch schon bei der Gesamtdauer eines einzelnen Projekts oder gar einer einzelnen Aufgabe auftreten können. Wir müssen also die Summenfelder entsprechend anpassen.<\/p>\n
\"Die<\/p>\n
Bild 16: Die Gesamtdauer der Tätigkeiten stimmt noch nicht.<\/span><\/b><\/p>\n
Dazu sind zwei Schritte nötig:<\/p>\n