<\/p>\n
Es geschieht gelegentlich, dass Sie einen Standardwert aus mehreren Werten festlegen müssen – beispielsweise, wenn ein Benutzer mehrere E-Mail-Adressen hat, Sie aber eine davon als Standardadresse für ausgehende Mails definieren möchten. Wenn die E-Mail-Adressen in einem Unterformular in der Datenblattansicht angezeigt werden, bietet sich die bedingte Formatierung an, um die jeweils aktive E-Mail-Adresse zu markieren. Wie dies aussehen kann, zeigt der vorliegende Beitrag.<\/b><\/p>\n
Das Formular, das wir in diesem Beitrag beschreiben, soll am Ende so aussehen wie in Bild 1. Es zeigt im Hauptformular einen Datensatz der Tabelle tblKunden <\/b>an. Das Unterformular steuert die Datensätze der Tabelle tblEMailAdressen <\/b>bei, die über das Feld KundeID <\/b>mit dem jeweiligen Kundendatensatz verknüpft sind. Das Formular soll folgende Aktionen unterstützen:<\/p>\n
![\"Formular](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_001.png\")
<\/p>\n
Bild 1: Formular mit markierter Standard-E-Mail-Adresse<\/span><\/b><\/p>\n Die Beispieldatenbank enthält drei Tabellen, deren Felder und Beziehungen Sie Bild 2 entnehmen können. Die Tabelle tblKunden <\/b>enthält einige wesentliche Kundendaten wie AnredeID<\/b>, Vorname <\/b>und Nachname<\/b>. Das Feld AnredeID <\/b>wird dabei aus der Tabelle tblAnreden <\/b>gespeist, welche die passenden Anreden zu den Primärschlüsselwerten liefert. Die Tabelle tblEMailAdressen <\/b>enthält neben dem Primärschlüsselfeld EMailAdresseID <\/b>noch das Feld EMailAdresse<\/b>, welche die eigentliche E-Mail-Adresse aufnimmt, das Feld KundeID<\/b>, mit dem die Adresse einem Kunden zugewiesen wird und das Feld Standard<\/b>, das die Standard-E-Mail-Adresse eines Kunden definiert.<\/p>\n Bild 2: Das Datenmodell der Beispieldatenbank<\/span><\/b><\/p>\n Während man früher vielleicht nur eine E-Mail-Adresse je Kunde gespeichert hat, reicht dies heute nicht mehr aus – wenn Sie etwa eingehende E-Mails eines Kunden einem Kunden zuordnen wollen, müssen Sie davon ausgehen, dass dieser nicht immer die gleiche Absender-E-Mail-Adresse verwendet. Also benötigen wir eine Möglichkeit, je Kunde beliebig viele E-Mail-Adressen zu speichern – ohne außer Acht zu lassen, dass wir möglichst immer die gleiche E-Mail-Adresse für eigene Anschreiben nutzen wollen (außer natürlich bei Antworten an den Kunden – die sollten möglichst an die Absenderadresse geschickt werden).<\/p>\n Wie auch immer: Die einzige Möglichkeit, einem Kunden beliebig viele E-Mail-Adressen zuzuweisen, besteht in einer eigenen Tabelle für diesen Zweck. Dabei muss diese, wie unsere Tabelle tblEMailAdressen<\/b>, mit dem eigentlichen Kundendatensatz aus der Tabelle tblKunden <\/b>verknüpft sein.<\/p>\n Um nun noch festlegen zu können, welche der E-Mail-Adressen für eigene Anschreiben verwendet werden soll, nutzen wir ein Ja\/Nein<\/b>-Feld namens Standard<\/b>. Dieses sollte natürlich für die E-Mail-Adressen zu einem Kundendatensatz nur jeweils einmal mit dem Wert Ja <\/b>gefüllt sein.<\/p>\n Dies regeln wir in der vorliegenden Lösung allein über die Benutzeroberfläche, aber es ist auch möglich, dazu ein Datenmakro zu nutzen. Dies ist jedoch ein Thema für einen anderen Beitrag.<\/p>\n Wir benötigen insgesamt zwei Formulare. Das Hauptformular heißt frmKundeDetail <\/b>und verwendet die Tabelle tblKunden <\/b>als Datenherkunft. Da dieses Formular üblicherweise zum Anlegen oder zum Bearbeiten eines Kunden-Datensatzes geöffnet wird, verzichten wir auf die Darstellung von Datensatzmarkierer<\/b>, Navigationsschaltflächen<\/b>, Bildlaufleisten <\/b>und Trennlinien<\/b>, indem wir die gleichnamigen Eigenschaften auf den Wert Nein <\/b>einstellen. Dafür weisen wir der Eigenschaft Automatisch zentrieren <\/b>den Wert Ja <\/b>zu.<\/p>\n Ziehen Sie dann die vier Felder KundeID<\/b>, AnredeID<\/b>, Vorname <\/b>und Nachname <\/b>aus der Feldliste in den Formularentwurf und ändern Sie die Beschriftungen und die Anordnung der Steuerelemente etwa wie in Bild 3.<\/p>\n Bild 3: Erster Entwurf des Formulars frmKundeDetail<\/span><\/b><\/p>\n Nun kümmern wir uns um das Unterformular. Dieses soll den Namen sfmEMailAdressen <\/b>erhalten und die Tabelle tblEMailAdressen <\/b>als Datenherkunft nutzen. Ziehen Sie die Felder EMailAdresse <\/b>sowie Standard <\/b>in den Detailbereich des Formularentwurfs (s. Bild 4). Die Anordnung spielt in diesem Fall keine Rolle, da wir die E-Mail-Adressen ohnehin in der Datenblattansicht darstellen wollen. Allerdings sollten Sie die Beschriftung des Feldes EMailAdresse <\/b>noch in E-Mail-Adresse: <\/b>ändern, da diese ja als Spaltenüberschrift für die Datenblattansicht zum Einsatz kommt. Damit das Formular in der Datenblattansicht angezeigt wird, stellen Sie noch die Eigenschaft Standardansicht <\/b>auf Datenblatt <\/b>ein.<\/p>\n Bild 4: Entwurfsansicht des Formulars sfmEMailAdressen<\/span><\/b><\/p>\n Außerdem stellen Sie den Namen des Kontrollkästchens, das an das Feld Standard <\/b>gebunden ist, auf chkStandard <\/b>ein. Wozu dies nötig ist, erfahren Sie weiter unten.<\/p>\n Nun schließen Sie das Formular sfmEMailAdressen <\/b>und ziehen es aus dem Navigationsbereich heraus in den Entwurf des Formulars frmKundeDetail <\/b>hinein. Nach der Anpassung der Breite des Unterformulars an die Breite der darüber befindlichen Steuerelemente sieht der Entwurf nun etwa wie in Bild 5 aus.<\/p>\n Bild 5: Haupt- und Unterformular in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Hier erkennen Sie auch bereits die Schaltfläche cmdOK<\/b>, mit deren Hilfe der Benutzer das Formular schließen kann. Es löst die folgende Ereignisprozedur aus:<\/p>\n Das Unterformular hat zu Beginn eine Höhe, welche die Anzeige von etwa drei E-Mail-Adressen zulässt – was bei den meisten Kunden ausreichend sein sollte. Hat dennoch einmal ein Kunde mehr E-Mail-Adressen, soll der Benutzer diese auf einen Blick einsehen können, ohne durch die Datensätze des Unterformulars scrollen zu müssen. Er soll dafür einfach nur das Formular vergrößern, während sich die Höhe des Unterformulars entsprechend anpasst. Dazu stellen Sie die Eigenschaft Vertikaler Anker <\/b>des Unterformular-Steuerelements auf Beide <\/b>ein. Beachten Sie, dass sich damit die Eigenschaft Vertikaler Anker <\/b>des Bezeichnungsfeldes des Unterformulars automatisch auf Unten <\/b>ändert. Dies sollten Sie wieder auf Oben <\/b>einstellen, damit das Bezeichnungsfeld beim Vergrößern nicht hinter dem Unterformular verschwindet.<\/p>\n <\/p>\n Nun müssen wir noch die Ansicht des Datenblatts optimieren. Wenn Sie nämlich nun in die Formularansicht des Hauptformulars wechseln, werden die E-Mail-Adressen nicht in der optimalen Spaltenbreite angezeigt. Außerdem erscheint hier auch noch das Feld Standard<\/b>, das wir eigentlich nicht sehen wollen – schließlich soll die aktuelle Standard-E-Mail-Adresse farbig hinterlegt werden.<\/p>\n Darum kümmern wir uns in zwei Schritten: Als Erstes markieren Sie den Spaltenkopf der Spalte Standard <\/b>und wählen nach einem Rechtsklick den Kontextmenü-Eintrag Felder ausblenden <\/b>aus (s. Bild 6). Dies sorgt dafür, dass die Spalte Standard <\/b>verschwindet. Anschließend ziehen Sie die Spalte mit der Spaltenüberschrift E-Mail-Adresse <\/b>auf die komplette Breite des Unterformulars.<\/p>\n Bild 6: Die Spalten des Unterformulars müssen noch angepasst werden.<\/span><\/b><\/p>\n Die Ansicht ist nun in Ordnung, also können wir uns an die wichtigste Aufgabe begeben: Der aktuelle Standarddatensatz im Unterformular soll farbig hervorgehoben werden und wir wollen per Code die eingangs erwähnten Funktionen umsetzen, die für das ändern des Standarddatensatzes nötig sind.<\/p>\n Hier kommt die bedingte Formatierung ins Spiel. Wir wollen dafür sorgen, dass das Feld EMailAdresse <\/b>für den Datensatz, dessen Feld Standard <\/b>den Wert Wahr <\/b>(True<\/b>\/-1<\/b>) enthält, farbig hinterlegt wird.<\/p>\n Dazu öffnen Sie das Formular in der Formularansicht und klicken auf das mit der bedingten Formatierung auszustattende Textfeld. Wählen Sie dann im Ribbon den Eintrag Datenblatt|Formatierung|Bedingte Formatierung <\/b>aus. Es erscheint der Dialog aus Bild 7. Hier klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neue Regel<\/b>, um eine neue bedingte Formatierung zu erstellen.<\/p>\n Bild 7: Anlegen einer neuen bedingten Formatierung<\/span><\/b><\/p>\n Nun erscheint der Dialog Neue Formatierungsregel<\/b> (s. Bild 8). Hier ändern Sie nun zunächst den Wert des Kombinationsfeldes unter dem Text Nur Zellen formatieren, für die gilt: <\/b>von Feldwert ist <\/b>in Ausdruck ist<\/b>. Die bedingte Formatierung soll angewendet werden, wenn das Feld Standard <\/b>des aktuellen Datensatzes den Wert True <\/b>enthält. Dies lässt sich leider nicht direkt mit [Standard] = True <\/b>formulieren, weshalb wir weiter oben den Namen des Kontrollkästchens auf chkStandard <\/b>geändert haben. Erst dann funktionierte die bedingte Formatierung mit dem Ausdruck [chkStandard] = True<\/b> (interessanterweise konnten wir bei Experimenten danach den Namen des Kontrollkästchens wieder von chkStandard <\/b>in Standard <\/b>zurückändern, während die bedingte Formatierung weiterhin funktionierte – zum einen, weil dank Objektnamenautokorrektur der Bezug in der Formatierungsregel automatisch angepasst wurde).<\/p>\n Bild 8: Neue bedingte Formatierung einstellen<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie nun bereits eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingegeben und zumindest für eine das Feld Standard <\/b>auf den Wert True <\/b>gesetzt haben, sollte dieses nun wie in Bild 9 farbig hinterlegt erscheinen.<\/p>\n Bild 9: Die bedingte Formatierung funktioniert.<\/span><\/b><\/p>\n Nun soll der Benutzer die Standard-E-Mail-Adresse auch noch per Doppeklick aktualisieren können. Dazu hinterlegen Sie für das Textfeld EMailAdresse <\/b>eine Prozedur, die durch das Ereignis Beim Doppelklicken <\/b>ausgelöst wird. Ergänzen Sie diese um die Anweisungen aus Listing 1.<\/p>\n Listing 1: Prozedur zum Setzen einer Standard-E-Mail-Adresse per Doppelklick<\/span><\/b><\/p>\n Die Prozedur ermittelt zuerst den Primärschlüsselwert für den Kunden aus dem Hauptformular (lngKundeID<\/b>) und den Primärschlüsselwert für den angeklickten Datensatz im Unterformular (lngEMailAdresseID<\/b>).<\/p>\n Wenn der Benutzer auf den leeren, neuen Datensatz im Unterformular klickt, erhält lngEMailAdresseID <\/b>den Wert 0<\/b>. Nur wenn lng-EMail-Adresse <\/b>nicht 0 <\/b>ist, führt die Prozedur zwei Aktualisierungsabfragen aus: Die erste stellt den Wert des Feldes Standard <\/b>für alle Datensätze, die zum aktuellen Kunden gehören, auf den Wert 0 <\/b>ein, die zweite legt den Wert des gleichen Feldes für den soeben doppelt angeklickten Datensatz auf den Wert -1 <\/b>fest.<\/p>\n Danach folgen zwei Fälle, bei denen es geschehen kann, dass eine neue Standard-E-Mail-Adresse bestimmt werden muss: nämlich beim Wechsel des Datensatzes im Unterformular (also auch beim Anzeigen des Kunden und beim Hinzufügen einer neuen E-Mail-Adresse) und beim Löschen einer E-Mail-Adresse aus dem Unterformular. Das Anzeigen eines Datensatzes fangen wir mit der Ereignisprozedur ab, die durch das Ereignis Beim Anzeigen <\/b>des Unterformulars ausgelöst wird. Diese soll allerdings nur eine weitere Prozedur aufrufen:<\/p>\n Warum haben wir die Prozedur StandardAktualisieren <\/b>ausgegliedert Weil wir sie noch von einer anderen Ereignisprozedur aus aufrufen möchten, nämlich von Form_AfterDelConfirm <\/b>aus. Das entsprechende Ereignis heißt Nach Löschbestätigung <\/b>und wird ausgelöst, wenn ein Datensatz definitiv gelöscht wurde – ob mit oder ohne vorherige Abfrage der Löschbestätigung:<\/p>\n Die Prozedur StandardAktualisieren<\/b> finden Sie Listing 2. Sie ermittelt zunächst den Wert des Feldes KundeID <\/b>des im Hauptformular angezeigten Datensatzes und speichert diesen in der Variablen lngKundeID<\/b>. Anschließend arbeitet die Prozedur die verschiedenen möglichen Fälle für die Anzahl der im Unterformular für diesen Kunden enthaltenen Datensätze in einer Select Case<\/b>-Bedingung ab.<\/p>\n Listing 2: Prozedur zum Aktualisieren des Feldes Standard<\/span><\/b><\/p>\n Diese Anzahl ermittelt die Prozedur mit der DCount<\/b>-Funktion über alle Datensätze der Tabelle tblEMailAdressen<\/b>, deren Feld KundeID <\/b>dem Wert der Variablen lngKundeID <\/b>entspricht.<\/p>\n Für die Anzahl 1 <\/b>können folgende Ereignisse eingetreten sein:<\/p>\n Im ersten Fall ist es offensichtlich, dass der neu hinzugefügte Datensatz als Standard-E-Mail-Adresse definiert werden muss. Im zweiten Fall besteht immerhin die Möglichkeit, dass der nicht gelöschte Datensatz bereits die Standard-E-Mail-Adresse enthält. In beiden Fällen wollen wir aber ohne weitere Prüfung einfach den einzigen vorhandenen Datensatz als den mit der Standard-E-Mail-Adresse definieren. Dies erledigt die Prozedur mit einer Aktualisierungsabfrage, die den Wert Standard <\/b>für den Datensatz der Tabelle tblEMailAdressen <\/b>auf den Wert -1 <\/b>einstellt, dessen Feld KundeID <\/b>dem Wert der Variablen lngKundeID <\/b>entspricht.<\/p>\n Der zweite Zweig der Select Case<\/b>-Bedingung behandelt den Fall, dass die Anzahl der Datensätze der Tabelle tbl-EMailAdressen <\/b>für den aktuell angezeigten Kunden größer als 1 <\/b>ist. Auch dies kann durch verschiedene Aktionen erreicht werden:<\/p>\n In beiden Fällen prüft die Prozedur, ob es einen Datensatz in der Tabelle tblEMailAdressen <\/b>gibt, der dem aktuellen Kunden zugewiesen und der als Standard-E-Mail-Adresse markiert ist. Falls ja, ist alles okay – es muss nichts weiter geschehen. Falls nein, soll der erste gefundene Datensatz als Standard-E-Mail-Adresse markiert werden. Den Primärschlüsselwert ermittelt die Prozedur mit dem Aufruf der DLookup<\/b>-Funktion über den Wert des Feldes EMailAdresseID <\/b>des ersten Datensatzes der Tabelle tblEMailAdressen<\/b>, dessen Feld KundeID <\/b>mit dem Wert der Variablen lngKundeID <\/b>übereinstimmt. Danach ermittelt ein weiterer Aufruf der DLookup<\/b>-Funktion noch den Wert des Feldes EMailAdresse <\/b>für den gefundenen Datensatz. Eine Aktualisierungsabfrage stellt dann den Wert des Feldes Standard <\/b>für den Datensatz auf -1 <\/b>ein, dessen Feld EMailAdresseID <\/b>dem Wert der Variablen lngEMailAdresseID <\/b>entspricht. Damit ist nun genau ein Datensatz der Tabelle tblEMailAdressen <\/b>für den aktuellen Kunden als Standard markiert.<\/p>\n Damit der Benutzer mitbekommt, dass hier ein Standarddatensatz festgelegt wurde, erscheint noch eine entsprechende Meldung, die dann auch die zuvor ermittelte und in der Variablen strEMailAdresse <\/b>gespeicherte E-Mail-Adresse ausgibt.<\/p>\n\n
Datenmodell<\/h2>\n
![\"Das](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_002.png\")
<\/p>\nBeispielformulare<\/h2>\n
![\"Erster](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_003.png\")
<\/p>\n![\"Entwurfsansicht](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_005.png\")
<\/p>\n![\"Haupt-](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_004.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>cmdOK_Click()\r\n DoCmd.Close acForm, Me.Name\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nVerankern<\/h2>\n
Datenblatt optimieren<\/h2>\n
![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_006.png\")
<\/p>\nAktive Standard-E-Mail-Adresse markieren<\/h2>\n
![\"Anlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_007.png\")
<\/p>\n![\"Neue](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_008.png\")
<\/p>\n![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1028_009.png\")
<\/p>\nStandardwerte per Doppelklick<\/h2>\n
Private Sub <\/span>EMailadresse_DblClick(Cancel As Integer<\/span>)\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>lngKundeID As Long<\/span>\r\n Dim <\/span>lngEMailAdresseID As Long<\/span>\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n lngKundeID = Me.Parent!KundeID\r\n lngEMailAdresseID = Nz(Me!EMailadresseID, 0)\r\n If <\/span>Not<\/span> lngEMailAdresseID = 0 Then<\/span>\r\n db.Execute \"UPDATE tblEMailAdressen SET Standard = 0 WHERE KundeID = \" & lngKundeID, dbFailOnError\r\n db.Execute \"UPDATE tblEMailAdressen SET Standard = -1 WHERE EMailAdresseID = \" & lngEMailAdresseID, dbFailOnError\r\n Me.Requery\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>Form_Current()\r\n StandardAktualisieren\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>Form_AfterDelConfirm(Status As Integer<\/span>)\r\n StandardAktualisieren\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>StandardAktualisieren()\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>lngKundeID As Long<\/span>\r\n Dim <\/span>lngEMailAdresseID As Long<\/span>\r\n Dim <\/span>strEMailAdresse As String<\/span>\r\n lngKundeID = Nz(Me.Parent!KundeID, 0)\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n Select Case DCount(\"EMailAdresseID\", \"tblEMailAdressen\", \"KundeID = \" & lngKundeID)\r\n Case <\/span>Is = 1\r\n db.Execute \"UPDATE tblEMailAdressen SET Standard = -1 WHERE KundeID = \" & lngKundeID, dbFailOnError\r\n Case <\/span>Is > 1\r\n If <\/span>DCount(\"EMailAdresseID\", \"tblEMailAdressen\", \"KundeID = \" & lngKundeID & \" AND Standard = -1\") = 0 Then<\/span>\r\n lngEMailAdresseID = DLookup(\"EMailAdresseID\", \"tblEMailAdressen\", \"KundeID = \" & lngKundeID)\r\n strEMailAdresse = DLookup(\"EMailAdresse\", \"tblEMailAdressen\", \"EMailAdresseID = \" & lngEMailAdresseID)\r\n db.Execute \"UPDATE tblEMailAdressen SET Standard = -1 WHERE EMailAdresseID = \" _\r\n & lngEMailAdresseID, dbFailOnError\r\n MsgBox<\/span> \"Neue Standard-E-Mail-Adresse für diesen Kunden:\" & vbCrLf<\/span> & vbCrLf<\/span> & strEMailAdresse, _\r\n vbOKOnly, \"Neue Standard-E-Mail-Adresse\"\r\n End If<\/span>\r\n End Select<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n\n
\n
Standard-E-Mail-Adresse ermitteln<\/h2>\n