<\/p>\n
Wenn Sie Outlook mit automatischen Funktionen ausstatten, die einen Zugriff auf eine Datenbankanwendung erfordern (in unserem Fall meist auf eine Access-Datenbank), dann müssen Sie irgendwo den Pfad der Datenbankdatei hinterlegen. Dies könnte man vorübergehend statisch in einem Code-Modul erledigen, aber für professionelle Anwendungszwecke sollte dieser Pfad nicht nur geändert werden können, sondern auch an einem anderen Ort gespeichert werden.<\/b><\/p>\n
In einigen Beiträgen in Access im Unternehmen haben wir bereits von Outlook aus auf eine Access-Datenbank zugegriffen – zum Beispiel in der Projektzeiterfassung. Hier haben wir den Pfad dann schlicht in eine Konstante eingetragen, wie in folgendem Beispiel:<\/p>\n
Public <\/span>Const cStrDB As String<\/span> = \"C:\\Users\\AndreMinhorst\\Dropbox\\Daten\\Accessprojekte\\Projektzeiterfassung\\Projektzeiterfassung.accdb\"<\/pre>\nDies funktioniert allerdings nur so lange, wie die Datenbankdatei sich auch an dem angegebenen Ort befindet. Verschieben Sie diese Datei, tritt beim Zugriff auf diese Datei ein Fehler auf. Gleiches gilt natürlich, wenn ein Leser des entsprechenden Beitrags den Code einfach in sein eigenes Outlook-Modul kopiert und diesen ausgeführt hat – die Wahrscheinlichkeit, dass die Datenbankdatei beim Leser genau im gleichen Verzeichnis liegt wie beim Autor, ist relativ gering (wenn auch nicht gleich Null). Dennoch möchte ich hier eine professionellere Technik nutzen und den Pfad zur Datenbankdatei erstens an einem anderen Ort unterbringen und diesen zweitens vor dem Zugriff prüfen, damit der Benutzer den Pfad gegebenenfalls manuell selbst aktualisieren kann.<\/p>\n
Benutzerdefinierte Einstellung speichern<\/h2>\n
Zum Speichern einer benutzerdefinierten Einstellung (und zuerst zum Anlegen einer solchen Eigenschaft) verwenden wir einen der Ordner von Outlook, der zum Profil des aktuell angemeldeten Benutzers gehört. Dabei treffen wir in der Regel mit dem Ordner Posteingang <\/b>den richtigen Ordner. Für einen solchen Ordner können Sie ein sogenanntes StorageItem<\/b>-Element anlegen. Dieses Element wird automatisch erstellt, wenn Sie es erstmalig mit der Methode GetStorage <\/b>eines Folder<\/b>-Objekts abrufen. Dabei übergeben Sie mit dem ersten Parameter den Namen des StorageItem<\/b>-Elements und mit dem zweiten die Art, wie es identifiziert werden soll. Für ein StorageItem<\/b>-Objekt können Sie über die Auflistung UserProperties <\/b>auf benutzerdefinierte Eigenschaften zugreifen. Wir verarbeiten diese Erkenntnisse in einer Funktion namens EigenschaftSetzen<\/b>, die Sie in Listing 1 finden. Die Funktion erwartet drei Parameter:<\/p>\nPublic Sub <\/span>EigenschaftSetzen(strElement As String<\/span>, strName As String<\/span>, strWert As String<\/span>)\r\n Dim <\/span>objMAPI As <\/span>Outlook.NameSpace\r\n Dim <\/span>objFolder As <\/span>Outlook.Folder\r\n Dim <\/span>objStorageItem As <\/span>Outlook.StorageItem\r\n Dim <\/span>objUserProperty As <\/span>Outlook.UserProperty\r\n Set<\/span> objMAPI = Outlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set<\/span> objFolder = objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox)\r\n Set<\/span> objStorageItem = objFolder.GetStorage(strElement, olIdentifyBySubject)\r\n Set<\/span> objUserProperty = objStorageItem.UserProperties.Add(strName, olText)\r\n objUserProperty.Value = strWert\r\n objStorageItem.Save\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nListing 1: Funktion zum Erstellen und Schreiben einer benutzerdefinierten Eigenschaft<\/span><\/b><\/p>\n\n- strElement<\/b>: Name des StorageItem-Elements<\/li>\n
- strName<\/b>: Name der benutzerdefinierten Eigenschaft<\/li>\n
- strWert<\/b>: Wert der benutzerdefinierten Eigenschaft<\/li>\n<\/ul>\n
Die Funktion erstellt zunächst ein NameSpace<\/b>-Objekt namens objMapi <\/b>und füllt es mit dem MAPI-Namespace. Dann referenziert es mit der Variablen objFolder <\/b>den standardmäßig als Posteingang definierten Ordner. Nun ruft es die GetStorage<\/b>-Methode des Folder<\/b>-Objekts auf und übergibt diesem den in strElement <\/b>gespeicherten Namen für das StorageItem<\/b>-Element.<\/p>\n
Außerdem legt es mit dem Wert olIdentifyBySubject<\/b> für den zweiten Parameter fest, dass der erste Parameter den Namen des Elements enthält. Dieser Aufruf kann keinen Fehler verursachen, da das StorageItem<\/b>-Element, sofern noch nicht vorhanden, mit diesem Aufruf erstellt wird. Die folgende Anweisung nutzt dann die Add<\/b>-Methode der UserProperties<\/b>-Auflistung des StorageItem<\/b>-Objekts, um eine neue benutzerdefinierte Eigenschaft zum StorageItem<\/b>-Objekt hinzuzufügen. Dabei übergibt sie mit dem ersten Parameter den Namen der benutzerdefinierten Eigenschaft und mit dem zweiten den Datentyp, in diesem Fall olText <\/b>für eine Texteigenschaft. Die neue Eigenschaft referenziert die Prozedur mit der Variablen objUserProperty<\/b>. Diese Objektvariable liefert dann mit der Eigenschaft Value <\/b>die Möglichkeit, den Wert festzulegen – in diesem Fall mit dem Wert des Prozedurparameters strWert<\/b>. Schließlich speichert die Prozedur die neue benutzerdefinierte Variable mit der Save<\/b>-Methode des StorageItem<\/b>-Elements. Um einen Datenbankpfad in der benutzerdefinierten Eigenschaft Datenbankpfad <\/b>im StorageItem<\/b>-Element Ticketsystem <\/b>zu speichern, verwenden Sie etwa den folgenden Aufruf:<\/p>\nEigenschaftSetzen \"Ticketsystem\", \"Datenbankpfad\", \"c:\\Test\\Beispieldatenbank.mdb\"<\/pre>\nBenutzerdefinierte Einstellung abrufen<\/h2>\n
Wenn Sie den Pfad zur Datei, beispielsweise zu einer Access-Datenbank, auf diese Weise mit dem Outlook-Ordner gespeichert haben, wollen Sie diesen auch bei Gelegenheit, etwa beim Start von Outlook, einlesen und verwenden. Dies erledigen wir mit der Funktion EigenschaftEinlesen <\/b>aus Listing 2.<\/p>\nPublic Function <\/span>EigenschaftEinlesen(strElement As String<\/span>, strName As String<\/span>) As String<\/span>\r\n Dim <\/span>objMAPI As <\/span>Outlook.NameSpace\r\n Dim <\/span>objFolder As <\/span>Outlook.Folder\r\n Dim <\/span>objStorageItem As <\/span>Outlook.StorageItem\r\n Dim <\/span>objUserProperty As <\/span>Outlook.UserProperty\r\n Set<\/span> objMAPI = Outlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set<\/span> objFolder = objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox)\r\n Set<\/span> objStorageItem = objFolder.GetStorage(strElement, olIdentifyBySubject)\r\n Set<\/span> objUserProperty = objStorageItem.UserProperties.Item(strName)\r\n If <\/span>objUserProperty Is Nothing Then<\/span>\r\n EigenschaftEinlesen = \"\"\r\n Else<\/span>\r\n EigenschaftEinlesen = objUserProperty.Value\r\n End If<\/span>\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\n<\/p>\n
Listing 2: Funktion zum Einlesen einer benutzerdefinierten Eigenschaft<\/span><\/b><\/p>\nDie Funktion erwartet zwei Parameter:<\/p>\n
\n- strElement<\/b>: Name des StorageItem<\/b>-Elements<\/li>\n
- strName<\/b>: Name der Eigenschaft<\/li>\n<\/ul>\n
Die Funktion referenziert wieder das MAPI-Namespace-Objekt mit der Variablen objMAPI <\/b>und den Posteingangsordner mit der Variablen objFolder<\/b>. Dann greift sie wieder mit der GetStorage<\/b>-Methode auf das StorageItem<\/b>-Element zu, das den mit dem Parameter strElement <\/b>übergebenen Namen besitzt. Auch hier kann wieder kein Fehler auftreten, da das Objekt, soweit noch nicht vorhanden, in diesem Moment angelegt wird. Probleme können lediglich auftauchen, wenn die Funktion über die Item<\/b>-Methode mit dem Namen der Eigenschaft als Parameter auf das gesuchte Element der UserProperties<\/b>-Auflistung zugreift.<\/p>\n
Sollte die Eigenschaft nämlich noch nicht angelegt worden sein, führt das anschließende Abrufen des Eigenschaftswertes mit der Value<\/b>-Eigenschaft zu einem Fehler.<\/p>\n
Dies können wir jedoch leicht verhindern, indem wir mit objUserProperty Is Nothing <\/b>prüfen, ob die benutzerdefinierte Eigenschaft bereits angelegt wurde oder nicht. Nur in ersterem Fall tragen wir den Wert dieser Eigenschaft in die Rückgabevariable der Funktion ein, sonst eine leere Zeichenfolge.<\/p>\n
Letzteres kann auch wegfallen, da der Standardwert für die String-Variable ohnehin eine leere Zeichenkette ist, aber der übersichtlichkeit halber haben wir diese beiden Zeilen im Code gelassen. Der folgende Aufruf würde nun beispielsweise den in der benutzerdefinierten Eigenschaft Datenbankpfad <\/b>im StorageItem<\/b>-Objekt Ticketsystem <\/b>enthaltenen Wert im Direktbereich ausgeben:<\/p>\nDebug.Print<\/span> EigenschaftEinlesen (\"Ticketsystem\", \"Datenbankpfad\")<\/pre>\nPfad manuell aktualisieren<\/h2>\n
Nun wollen wir noch Beispielcode entwickeln, der prüft, ob die in der Variablen gespeicherte Datenbankdatei tatsächlich vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, soll dieser gleich einen Datei öffnen<\/b>-Dialog anzeigen, mit dem der Benutzer den aktuellen Ort der Datenbankdatei auswählen kann. Dazu nutzen wir eine universell nutzbare Funktion namens DatenbankpfadHolen<\/b>, der wir wieder die folgenden beiden Parameter übergeben:<\/p>\n\n- strElement<\/b>: Name des StorageItem<\/b>-Elements, zum Beispiel Ticketsystem<\/b><\/li>\n
- strName<\/b>: Name der benutzerdefinierten Eigenschaft, zum Beispiel Datenbankpfad<\/b><\/li>\n<\/ul>\n
Die Funktion versucht zunächst, mit der Funktion EigenschaftEinlesen <\/b>den aktuellen Wert der Eigenschaft aus dem StorageItem<\/b>-Element zu ermitteln, und speichert diesen im Erfolgsfall in der Variablen strDatenbankpfad<\/b> (s. Listing 3). Die folgende verschachtelte If…Then<\/b>-Bedingung prüft zunächst, ob die Länge des Inhalts von strDatenbankpfad <\/b>größer als 0 <\/b>ist. Nur in diesem Fall war überhaupt ein Wert in der benutzerdefinierten Eigenschaft gespeichert. Dann kommt die innere Bedingung zum Zuge, die mit der Dir<\/b>-Funktion prüft, ob die angegebene Datei überhaupt existiert. Sind beide Bedingungen wahr, erhält die Variable bolVorhanden <\/b>den Wert True<\/b>.<\/p>\nPublic Function <\/span>DatenbankpfadHolen(strElement As String<\/span>, strName As String<\/span>) As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strDatenbankpfad As String<\/span>\r\n Dim <\/span>bolVorhanden As Boolean<\/span>\r\n strDatenbankpfad = EigenschaftEinlesen(strElement, strName)\r\n If <\/span>Not<\/span> Len<\/span>(strDatenbankpfad) = 0 Then<\/span>\r\n If <\/span>Not<\/span> Len<\/span>(Dir(strDatenbankpfad)) = 0 Then<\/span>\r\n bolVorhanden = True<\/span>\r\n End If<\/span>\r\n End If<\/span>\r\n If <\/span>Not<\/span> bolVorhanden Then<\/span>\r\n strDatenbankpfad = OpenFileName(\"\", \"Datenbankpfad auswählen\", \"Access-DB (*.mdb;*.accdb)\")\r\n EigenschaftSetzen strElement, strName, strDatenbankpfad\r\n End If<\/span>\r\n DatenbankpfadHolen = strDatenbankpfad\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\nListing 3: Diese Funktion liefert den in einer benutzerdefinierten Eigenschaft gespeicherten Pfad oder zeigt einen Datei öffnen-Dialog an.<\/span><\/b><\/p>\nDiesen Ausdruck wertet die folgende If…Then<\/b>-Bedingung aus. Wenn bolVorhanden <\/b>hier den Wert False <\/b>aufweist, ruft die Routine die Funktion OpenFileName <\/b>auf, die einen Datei öffnen<\/b>-Dialog anzeigt und dem Benutzer die Möglichkeit bietet, die zu verwendende Datenbankdatei neu auszuwählen. Das Ergebnis landet in der Variablen strDatenbankpfad<\/b>. Die folgende Anweisung trägt den neuen Datenbankpfad dann mit der Funktion EigenschaftSetzen <\/b>in die benutzerdefinierte Eigenschaft des angegebenen StorageItem<\/b>-Objekts von Outlook ein. So muss der Benutzer den Pfad beim nächsten Start nicht erneut auswählen. Schließlich wird der Inhalt von strDatenbankpfad <\/b>noch als Funktionswert der Funktion DatenbankpfadHolen <\/b>zurückgegeben.<\/p>\nDer Datei öffnen-Dialog<\/h2>\n
Um unter Access einen Datei öffnen<\/b>-Dialog zu implementieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir haben in den meisten Beiträgen von Access im Unternehmen <\/b>die Variante gewählt, bei der die versteckte Funktion GetFileName <\/b>der Wizhook<\/b>-Klasse zum Einsatz kommt. Das ist natürlich unter Outlook nicht möglich, da die Wizhook<\/b>-Klasse ja ein Element der Access-Objektbibliothek ist.<\/p>\n
Allerdings werden wir ja ohnehin einige Elemente von Access im Code des Outlook-Objektmodells nutzen wollen, wenn wir schon Access von Outlook aus fernsteuern wollen – beispielsweise, um Daten in die Tabellen der angegebenen Access-Datenbank zu schreiben. Also fügen wir den entsprechenden Verweis auf die Bibliothek Microsoft Access x.0 Object Library <\/b>wie in Bild 1 zum VBA-Projekt von Outlook hinzu.<\/p>\n
![\"Verweis](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1030_001.png\")
<\/p>\n
Bild 1: Verweis auf die Access-Bibliothek<\/span><\/b><\/p>\nDamit können wir nun auch auf die Wizhook<\/b>-Klasse und somit auf die davon bereitgestellte Methode GetFileName <\/b>zugreifen. Die Funktion OpenFileName <\/b>aus Listing 4 implementiert diese Methode und erwartet als Parameter das Startverzeichnis, den Titel für den Dialog sowie die zu verwendenden Filter bei der Anzeige der möglichen Datentypen. Hierbei beschränken wir uns mit dem Ausdruck Access-DB (*.mdb;*.accdb)<\/b> auf Dateien der Typen .mdb <\/b>und .accdb<\/b>. Die Wizhook<\/b>-Klasse hat die Besonderheit, dass man diese durch Setzen eines bestimmten Zahlenwertes für die Variable Key <\/b>aktivieren muss. Davon abgesehen gibt es im Vergleich zu der Version der Funktion OpenFileName<\/b>, die wir in Access nutzen können, eine kleine änderung: Der erste Parameter der Methode GetFileName <\/b>soll nämlich den Wert 0 <\/b>erhalten und nicht das Handle des Access-Fensters.<\/p>\nFunction <\/span>OpenFileName(Optional<\/span> StartDir As String<\/span>, Optional<\/span> sTitle As String<\/span> = \"Datei auswählen:\", _\r\n Optional<\/span> sFilter As String<\/span> = \"Access-DB (*.mdb)|Alle Dateien (*.*)\") As String<\/span>\r\n Static <\/span>sDir As String<\/span>\r\n WizHook.Key = 51488399\r\n If <\/span>Len<\/span>(StartDir) = 0 Then<\/span>\r\n If <\/span>Len<\/span>(sDir) = 0 Then<\/span>\r\n StartDir = GetSpecialFolder(FOLDERID_Documents)\r\n Else<\/span>\r\n StartDir = sDir\r\n End If<\/span>\r\n End If<\/span>\r\n Call<\/span> WizHook.GetFileName(0, \"Microsoft Access\", sTitle, \"öffnen\", OpenFileName, StartDir, sFilter, _\r\n 0&, 0&, &H40, False<\/span>)\r\n If <\/span>Len<\/span>(OpenFileName) > 0 Then<\/span>\r\n sDir = Left<\/span>(OpenFileName, InStrRev<\/span>(OpenFileName, \"\\\", , vbTextCompare))\r\n End If<\/span>\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\n
![\"Datei](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2016_02\/pic_1030_002.png\")
<\/p>\n