{"id":55001039,"date":"2016-06-01T00:00:00","date_gmt":"2021-04-09T12:04:48","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=1039"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Bericht_per_PDF_und_Mail_verschicken","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Bericht_per_PDF_und_Mail_verschicken\/","title":{"rendered":"Bericht per PDF und Mail verschicken"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Es fragen immer wieder Leser an, ob wir nicht einmal beschreiben können, wie man einen Bericht als PDF-Dokument speichert und diesen dann per E-Mail verschickt. Kein Problem: Wir schauen uns erst die einzelnen Grundtechniken an und gehen dann dazu über, Lösungen für Spezialfälle zu entwickeln.<\/b><\/p>\n

Bericht als PDF speichern<\/h2>\n

Während wir in früheren Access-Versionen noch eine externe Software benötigten, um PDF-Dokumente auf Basis von Access-Berichten zu erstellen, liefert Access nun zum Glück ein Export-Format für diese Anforderung mit. Also ist ja alles in Butter – wir müssen nur noch herausfinden, wie wir den Bericht per Knopfdruck im PDF-Format speichern.<\/p>\n

Beispielbericht<\/h2>\n

Dazu benötigen wir erstmal einen passenden Bericht. Wir wollen allerdings nicht mit einem einfachen Bericht beginnen, der einfach per Doppelklick auf den Berichtsnamen im Navigationsbereich aufgerufen werden kann, sondern mit etwas Anspruchsvollerem. Was könnte das sein Natürlich ein Bericht, dem wir beim öffnen per WhereCondition <\/b>ein Kriterium übergeben, nach dem die anzuzeigenden Daten ausgegeben werden. Dies ist nämlich üblicherweise der Fall – es gibt wohl nur selten Berichte, die alle Datensätze der zugeordneten Datenherkunft ausgeben. Die meisten Berichte liefern gefilterte Daten, beispielsweise in einer Rechnung, die nur die Daten zu einer bestimmten Bestellung enthalten soll.<\/p>\n

Unser Beispielbericht ist so aufgebaut, dass Sie mit ihm alle Datensätze der Tabelle tblBestellungen <\/b>ausgeben können oder auch nur eine einzige Rechnung. Er ist wie in Bild 1 aufgebaut und enthält beispielsweise einen Seitenkopf, der nur für die Folgeseiten der ersten Seite der jeweiligen Rechnung ausgegeben werden soll. Dazu enthält der Bericht ein paar Ereignisprozeduren, auf deren Bedeutung wir weiter unten zu sprechen kommen (den vollständigen Bericht stellen wir im Beitrag Rechnungsbericht <\/b>vor – siehe www.access-im-unternehmen.de\/1044<\/b>).<\/p>\n

\"Dialog<\/p>\n

Bild 1: Dialog zum Festlegen von Sortierungen und Gruppierungen<\/span><\/b><\/p>\n

Bericht öffnen<\/h2>\n

Wenn Sie diesen Bericht einfach über den Navigationsbereich öffnen, zeigt er alle Rechnungen zu den Datensätzen der Tabelle tblBestellungen <\/b>an (immerhin einige hundert). Das ist natürlich nicht das Ziel – wir wollen am Ende genau einen Bericht öffnen, in ein PDF-Dokument speichern und dann per E-Mail verschicken.<\/p>\n

Dazu bauen wir ein kleines Formular auf, das in der Entwurfsansicht wie in Bild 2 aussieht. Wenn wir nun auf eine der Schaltflächen klicken, soll immer genau die Rechnung für die aktuell angezeigte Bestellung ausgegeben werden.<\/p>\n

\"Formular<\/p>\n

Bild 2: Formular zum Anzeigen einer Bestellung und zum Ausgeben von Rechnungen<\/span><\/b><\/p>\n

Wenn wir die Schaltfläche cmdBerichtAnzeigen <\/b>anklicken, soll der Bericht einfach nur in der Seitenansicht geöffnet werden. Dazu verwenden wir eine Ereignisprozedur, die den Bericht mit der Methode DoCmd.OpenReport <\/b>öffnet und dabei mit dem Parameter WhereCondition<\/b> den Ausdruck „BestellungID = “ & Me!BestellungID <\/b>übergibt. Dies gelingt auch, wie Bild 3 zeigt: Der Bericht enthält lediglich eine Seite mit den im Formular zu dieser Bestellung angezeigten Rechnungspositionen. Die Ereignisprozedur sieht wie folgt aus:<\/p>\n

\"Formularansicht<\/p>\n

Bild 3: Formularansicht zum Anzeigen einer Bestellung und zum Ausgeben von Rechnungen<\/span><\/b><\/p>\n

Private Sub <\/span>cmdBerichtAnzeigen_Click()\r\n     DoCmd.OpenReport \"rptRechnungen\", View:=acViewPreview, _\r\n        WhereCondition:=\"BestellungID = \" & Me!BestellungID\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Soweit, so gut: Aber wir wollen ja nicht die Berichtsvorschau, sondern ein PDF-Dokument mit dem gleichen Inhalt. Bei geöffnetem Bericht kommen wir relativ einfach dorthin: Wir müssen nur die Drucken<\/b>-Schaltfläche des Ribbons betätigen und im nun erscheinenden Drucken<\/b>-Dialog den Eintrag Microsoft Print To PDF <\/b>auswählen (s. Bild 4). Nach einem Klick auf OK <\/b>erscheint ein Dateiauswahl<\/b>-Dialog, mit dem Sie festlegen, unter welchem Dateinamen die PDF-Datei gespeichert werden soll. Danach können Sie die PDF-Datei öffnen, die wie in Bild 5 aussieht.<\/p>\n
\"Drucken-Dialog<\/p>\n
<\/p>\n
Bild 4: Drucken-Dialog mit dem Microsoft-eigenen PDF-Treiber<\/span><\/b><\/p>\n
\"Ein<\/p>\n
Bild 5: Ein Bericht im PDF-Format<\/span><\/b><\/p>\n
PDF per VBA erstellen<\/h2>\n
Das ist allerdings nicht unser Ziel, wenn wir wollen ja nicht noch auf weitere Schaltflächen klicken geschweige denn Dateinamen für die zu erstellende PDF-Datei vergeben – und per Mail verschickt ist das PDF-Dokument nun noch längst nicht. Also wenden wir uns der folgenden Stufe zu – der Schaltfläche cmdBerichtAlsPDF<\/b>. Die dadurch ausgelöste Prozedur soll den Bericht möglichst automatisch in ein PDF-Dokument schreiben. Als Erstes versuchen wir, bei geöffnetem Bericht die folgende Methode aufzurufen:<\/p>\n
RunCommand acCmdPrint<\/pre>\n
Dies hilft leider nicht weiter, denn damit öffnen Sie nur den bereits bekannten Drucken<\/b>-Dialog. Hilfe erhalten wir erst durch die Methode DoCmd.OutputTo<\/b>. Dieser können wir folgende Parameter übergeben:<\/p>\n