{"id":55001139,"date":"2018-08-01T00:00:00","date_gmt":"2020-05-13T21:11:22","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=1139"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Duplikate_aus_Textdateien_entfernen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-im-unternehmen.de\/Duplikate_aus_Textdateien_entfernen\/","title":{"rendered":"Duplikate aus Textdateien entfernen"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Nehmen wir an, Sie erhalten zwei Textdateien mit E-Mail-Adressen, die teilweise gleich sind. Manche E-Mail-Adressen kommen aber nur in der ersten Textdatei vor und andere nur in der zweiten. Wir benötigen aber eine Liste, die alle E-Mail-Adressen enthält, die in mindestens einer der beiden Listen vorkommen. Bei einer kurzen Liste würde man die beiden wahrscheinlich nebeneinanderlegen und abgleichen, aber ab einer gewissen Anzahl wird es unübersichtlich und somit fehleranfällig. Also bemühen wir einfach unsere Lieblingsanwendung – Microsoft Access!<\/b><\/p>\n

Listen nach Access<\/h2>\n

Die beiden Textdateien enthalten in unserem Beispielfall jeweils eine Liste von E-Mail-Adressen, Anreden und einer Statusinformation – alles für die spätere Nutzung in einem Newsletter (siehe Bild 1). Um aus den beiden Listen eine Liste mit allen vorkommenden E-Mail-Adressen zu machen, müssen wir diese zunächst in Access verfügbar machen. Dann bauen wir eine Abfrage, welche alle E-Mail-Adressen der beiden Listen so zusammenführt, dass jede nur einmal auftaucht. Diese können wir dann als neue Textdatei exportieren.<\/p>\n

\"Zwei<\/p>\n

Bild 1: Zwei zusammenführende Textdateien<\/span><\/b><\/p>\n

Schritt für Schritt<\/h2>\n

Ob wir die Listen einmalig nach Access importieren oder diese als verknüpfte Tabellen verfügbar machen, hängt jeweils vom Anwendungsfall ab. Wenn es öfter vorkommt, dass Sie solche Listen zusammenführen müssen, können Sie eine Verknüpfung herstellen und dann jeweils die Dateien austauschen. Wir wollen an dieser Stelle allerdings aus Performancegründen einen Import vornehmen, denn wenn die Daten sich in einer Access-Tabelle innerhalb der Datenbank befinden, können wir besser damit arbeiten, als wenn wir über eine Verknüpfungstabelle auf eine externe Textdatei zugreifen.<\/p>\n

Also rufen wir zunächst den Ribbon-Befehl Externe Daten|Importieren und Verknüpfen|Neue Datenquelle|Aus Datei|Textdatei <\/b>auf (siehe Bild 2). Im ersten Schritt des nun erscheinenden Assistenten wählen Sie die zu importierende Datei aus und behalten die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank <\/b>bei. Danach folgt der Textimport-Assistent. Hier gehen Sie gleich weiter zur zweiten Seite des Assistenten und aktivieren dort die Option Erste Zeile enthält Feldnamen <\/b>(siehe Bild 3). Auf der dritten Seite gibt es nichts zu tun, auf der vierten behalten Sie die Option Primärschlüssel soll von Access hinzugefügt werden <\/b>bei. Auf der letzten Seite legen Sie noch den Namen der Tabelle fest, unter der die importierten Daten gespeichert werden sollen. Wir verwenden den Namen tblEMail1<\/b>.<\/p>\n

\"Start<\/p>\n

Bild 2: Start des Imports einer Textdatei<\/span><\/b><\/p>\n

\"Einstellung<\/p>\n

Bild 3: Einstellung der Option Erste Zeile enthält Feldnamen<\/span><\/b><\/p>\n

Nach dem Import fragt der Assistent im letzten Schritt, ob die Importschritte gespeichert werden sollen. Dies wollen wir in diesem Fall einmal tun, da wir ja gegebenenfalls noch öfter Daten auf die gleiche Art importieren wollen (siehe Bild 4). Auf die gleiche Art und Weise importieren wir nun auch die zweite Textdatei, diesmal allerdings in die Zieltabelle tblEMails2<\/b>. Auch diesen Import können wir speichern.<\/p>\n

\"Speichern<\/p>\n

Bild 4: Speichern der Importschritte<\/span><\/b><\/p>\n

Abfrage zum Zusammenführen der Datensätze<\/h2>\n

Nun kümmern wir uns um die Abfrage, welche die Datensätze zusammenführen soll, ohne Duplikate zu liefern. Der neuen Abfrage namens qryEMailAdressenZusammenfuehren <\/b>fügen wir zunächst die beiden Tabellen tblEMails1 <\/b>und tblEMails2 <\/b>als Datenherkunft hinzu – allerdings nicht auf herkömmliche Weise über die Entwurfsansicht, sondern über die SQL-Ansicht. Der Grund ist, dass wir eine UNION<\/b>-Abfrage nutzen wollen, um die Datensätze der beiden Tabellen zusammenzuführen.<\/p>\n

Dazu geben Sie dann den folgenden Text ein:<\/p>\n

SELECT EMail, MailAnrede, Status FROM tblEMails1\r\nUNION\r\nSELECT EMail, MailAnrede, Status FROM tblEMails2<\/pre>\n
Die erste Beispieltabelle hat 674 Datensätze, die zweite hat 672. Die erste Tabelle enthält ein paar Datensätze, die nicht in der zweiten Tabelle vorkommen und umgekehrt. Das Ergebnis der UNION<\/b>-Abfrage liefert 675 Datensätze. Das scheinen zu wenige Datensätze zu sein: Es würde ja bedeuten, dass die zweite Tabelle nur einen Datensatz enthält, der nicht in der ersten Tabelle vorkommt, und das ist nicht der Fall – davon haben wir uns zuvor durch überfliegen der beiden Tabellen überzeugt.<\/p>\n
Also prüfen wir genau, wie viele Datensätze in beiden Tabellen vorkommen – und verschaffen uns so eine kleine VBA-Fingerübung. Hier gehen wir von der Anzahl der Datensätze in der ersten Tabelle aus, die wir mit der DCount<\/b>-Funktion ermitteln:<\/p>\n
Public Sub <\/span>DatensaetzeZaehlen()\r\n     Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n     Dim <\/span>rst As <\/span>DAO.Recordset\r\n     Dim <\/span>lngAnzahl As Long<\/span>\r\n     Set<\/span> db = CurrentDb\r\n     lngAnzahl = DCount(\"*\", \"tblEMails1\")<\/pre>\n
<\/p>\n
Dann erstellen wir ein Recordset auf Basis der Tabelle tblEMails2 <\/b>und durchlaufen alle Datensätze dieses Recordsets. Dabei prüfen wir für jeden Datensatz, ob dieser auch in der Tabelle tblEMails1 <\/b>vorkomme. Falls nicht, erhöhen wir lngAnzahl <\/b>jeweils um 1<\/b>:<\/p>\n
     Set<\/span> rst = db.OpenRecordset(\"tblEMails2\", _\r\n         dbOpenDynaset)\r\n     Do While<\/span> Not<\/span> rst.EOF\r\n         If Nz(DLookup(\"EMail\", \"tblEMails1\", \"EMail = ''''\" _\r\n                 & rst!EMail & \"''''\"), \"\") = \"\" Then\r\n             lngAnzahl = lngAnzahl + 1\r\n         End If<\/span>\r\n         rst.MoveNext<\/span>\r\n     Loop<\/span><\/pre>\n
Das Ergebnis geben wir dann im Direktfenster aus:<\/p>\n
     Debug.Print<\/span> lngAnzahl\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n
Diese Prozedur liefert als Ergebnis für die gemeinsamen Datensätze den Wert 678<\/b>, was realistisch erscheint. Wie können wir dieses per Abfrage nachbilden<\/p>\n
In tblEMails1, aber nicht in tblEMails2<\/h2>\n
Um herauszufinden, wie viele E-Mails in der Tabelle tblEMails1 <\/b>vorhanden sind, die wir nicht in tblEMails2 <\/b>finden, erstellen wir die Abfrage aus Bild 5.<\/p>\n
\"Datensätze<\/p>\n
Bild 5: Datensätze in tblEMails1, aber nicht in tblEMails2<\/span><\/b><\/p>\n
Dies liefert sechs Datensätze, was das Ergebnis der VBA-Prozedur bestätigt (siehe Bild 6). Wenn wir die 672 Datensätze aus tblEMails2 <\/b>zugrunde legen und die 6 aus der Abfrage hinzuaddieren, kommen wir auch auf 678<\/b>.<\/p>\n
\"Datensätze<\/p>\n
Bild 6: Datensätze in tblEMails1, aber nicht in tblEMails2 – Datenblattansicht<\/span><\/b><\/p>\n
Andersherum können wir das auch noch machen, um das Ergebnis abzusichern. Hier kommt dann 4 <\/b>heraus, was in Addition mit den 674 Datensätzen der Tabelle tblEMails1 <\/b>zum korrekten Ergebnis 678 <\/b>führt.<\/p>\n
Nun stellt sich dennoch die Frage, warum die UNION<\/b>-Abfrage nur 675 Datensätze liefert. Ich habe da so einen Verdacht … könnten die beiden Tabellen Duplikate enthalten Auch das können wir leicht prüfen. Dazu erstellen wir einfach noch eine weitere Abfrage namens qryEMails1_KeineDuplikate<\/b>, fügen die Tabelle tblEMails1 <\/b>hinzu und ziehen das Feld EMail <\/b>in das Entwurfsraster. Außerdem stellen wir für die Eigenschaft Keine Duplikate <\/b>der Abfrage den Wert Ja <\/b>ein (siehe Bild 7).<\/p>\n
\"Untersuchen<\/p>\n
Bild 7: Untersuchen der Tabelle tblEMails auf Duplikate<\/span><\/b><\/p>\n
Wechseln wir nun in die Datenblattansicht, erhalten wir ein Abfrageergebnis mit nur 671 Datensätzen! Das gleiche können wir auch mit der Tabelle tblEMails2 <\/b>erledigen und erhalten 669 Datensätze. Das würde erklären, warum das Ergebnis der UNION<\/b>-Abfrage über die beiden Tabellen von unseren Ergebnissen, in denen wir nicht auf Duplikate geprüft haben, außen vor bleiben.<\/p>\n
Duplikate finden<\/h2>\n
Wenn Sie die Duplikate direkt auffinden und aus den Ursprungsdateien entfernen wollen, können Sie das wiederum mit einer Abfrage erledigen. Für die Tabelle tblEMails1 <\/b>starten wir wieder mit einer neuen, leeren Abfrage namens qryDuplikate1<\/b>, der wir die Tabelle tblEMails1 <\/b>als Datenherkunft hinzufügen.<\/p>\n
Wir ziehen das Feld EMail <\/b>zwei Mal in das Entwurfsraster. Außerdem aktivieren wir über den Ribbon-Eintrag Entwurf|Einblenden\/Ausblenden|Summen <\/b>die Zeile Funktion <\/b>im Entwurfsraster des Abfrageentwurfs. Für die erste Spalte mit dem Feld EMail <\/b>können wir die Einstellung Gruppierung <\/b>beibehalten. Für die zweite Spalte wählen wir dort den Eintrag Anzahl <\/b>aus. Für diese legen wir außerdem in der Zeile Kriterien den Wert >1 <\/b>fest (siehe Bild 8). Damit sorgen wir dafür, dass die Abfrage nur solche Datensätze zurückliefert, deren Wert im Feld EMail <\/b>mindestens zwei Mal vorkommt. <\/p>\n
\"Ermitteln<\/p>\n
Bild 8: Ermitteln der doppelten Datensätze<\/span><\/b><\/p>\n
Das Ergebnis aus der Datenblattansicht finden wir schließlich in Bild 9. Dieses zeigt genau die erwartete Anzahl doppelt vorkommender Datensätze an.<\/p>\n
\"Anzeige<\/p>\n
Bild 9: Anzeige der doppelt vorkommenden E-Mail-Adressen<\/span><\/b><\/p>\n
Die gleiche Abfrage können wir natürlich auch wieder für die zweite Tabelle tblEMails2 <\/b>erstellen und ausführen.<\/p>\n
Jedenfalls wissen wir nun genau, dass die UNION<\/b>-Abfrage gleich Duplikate herausfiltert und als Quelle für den Export der zusammengeführten Daten dienen kann.<\/p>\n
Export der zusammengeführten Daten<\/h2>\n
Dies erledigen wir nun, indem wir im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage qryEMailAdressenZusammenfuehren<\/b> und den Kontextmenü-Eintrag Exportieren|Textdatei <\/b>auswählen (siehe Bild 10).<\/p>\n
\"Exportieren<\/p>\n
Bild 10: Exportieren der zusammengeführten Daten<\/span><\/b><\/p>\n
Im nun erscheinenden Dialog wählen Sie zunächst den Namen der Zieldatei aus. Dann aktivieren Sie im zweiten Schritt des Export-Assistenten wieder die Option Feldnamen in erste Zeile einbeziehen<\/b>. Die übrigen Einstellungen behalten wir bei. Nach erfolgtem Export-Vorgang können Sie wieder die Option Exportschritte speichern <\/b>aktivieren. Geben Sie dort den gewünschten Namen an und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern des Export-Vorgangs. Die so erzeugte Textdatei sollte nun die gewünschte Anzahl Datensätze enthalten – in unserem Fall also 675.  Damit ist unser Job erledigt – und wir haben uns auch noch einige Features rund um den Umgang mit Duplikaten und das Zusammenführen von Datensätzen verschiedener Tabellen angesehen.<\/p>\n
Gespeicherte Importe und Exporte<\/h2>\n
Was aber nun fangen wir mit den gespeicherten Importen und Exporten an Diese können wir immerhin über die beiden Ribbon-Befehle Externe Daten|Importieren und Verknüpfen|Gespeicherte Importe <\/b>und Externe Daten|Exportieren|Gespeicherte Exporte <\/b>aufrufen (siehe Bild 11).<\/p>\n
\"Aufrufen<\/p>\n
Bild 11: Aufrufen der gespeicherten Importe und Exporte<\/span><\/b><\/p>\n
Im ersten Fall erscheint der Dialog Datentasks verwalten <\/b>aus Bild 12. Hier finden Sie auf der ersten Registerseite die beiden zu Beginn angelegten Importe wieder. Klicken Sie auf die zweite Registerseite namens Gespeicherte Exporte<\/b>, erhalten Sie den gespeicherten Export.<\/p>\n
\"Bisher<\/p>\n
Bild 12: Bisher angelegte Importe<\/span><\/b><\/p>\n
Sie können diese gespeicherten Vorgänge nur begrenzt über die Benutzeroberfläche bearbeiten und so nur die Bezeichnung, die Quell- beziehungsweise Zieldatei oder die Beschreibung anpassen. Was also können wir mit diesen noch anfangen<\/p>\n
Import und Export per VBA<\/h2>\n
Sie können diese über die Methode RunSavedImportExport <\/b>des DoCmd<\/b>-Objekts ausführen! Dazu passen wir im Dialog zur Anzeige der gespeicherten Im- und Exporte noch die Bezeichnungen so an, dass diese etwas griffiger sind – also in ImportTextdatei1<\/b>, ImportTextdatei2 <\/b>und ExportTextdatei<\/b>. Die vorherigen Bezeichnungen können Sie ja in die Beschreibungsfelder kopieren. Anschließend wiederholen Sie den Import beispielsweise mit der folgenden Anweisung:<\/p>\n
DoCmd.RunSavedImportExport \"ImportTextdatei1\"<\/pre>\n
Auf die gleiche Art können Sie auch die zweite Datei importieren und das Ergebnis durch Angabe des jeweiligen gespeicherten Exports durchführen. Vorhandene Tabellen oder Dateien werden jeweils überschrieben! Und Sie ahnen es – wir können diese auch per VBA bearbeiten, erstellen, löschen und so weiter. Wie dies gelingt, zeigen wir in einem weiteren Beitrag namens Gespeicherte Importe und Exporte per VBA <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1140<\/b>).<\/p>\n
Downloads zu diesem Beitrag<\/h3>\n
Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n
DuplikateAusTextdateien.indd<\/p>\n
Download<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Nehmen wir an, Sie erhalten zwei Textdateien mit E-Mail-Adressen, die teilweise gleich sind. Manche E-Mail-Adressen kommen aber nur in der ersten Textdatei vor und andere nur in der zweiten. Wir benötigen aber eine Liste, die alle E-Mail-Adressen enthält, die in mindestens einer der beiden Listen vorkommen. Bei einer kurzen Liste würde man die beiden wahrscheinlich nebeneinanderlegen und abgleichen, aber ab einer gewissen Anzahl wird es unübersichtlich und somit fehleranfällig. 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