<\/p>\n
In den vorherigen Teilen dieser Beitragsreihe haben wir den Aufbau einiger Funktionen eines Ticketsystems beschrieben. Es fehlt noch der letzte Feinschliff: Wir wollen die erneuten Antworten von Kunden auf unsere als Antwort versendeten E-Mails automatisch in die Ticketverwaltung aufnehmen. Wie dies gelingt und wie Sie etwa nach Tickets filtern können oder per Ticketsystem erstellte E-Mails in Outlook einzusehen sind, zeigen wir in dieser letzten Folge der Beitragsreihe.<\/b><\/p>\n
In diesem letzten Teil kümmern wir uns um drei noch offene Aufgaben:<\/p>\n
E-Mails zu den Aktionen einsehen<\/b><\/p>\n
Im Formular frmTicket <\/b>werden in einem Unterformular alle Aktionen angezeigt, die im Zusammenhang mit dem Ticket durchgeführt wurden. In der Tabelle tblAktionen<\/b>, deren Datensätze in diesem Unterformular angezeigt werden, befindet sich bereits ein Feld namens MailItemID<\/b>.<\/p>\n
Dieses wird allerdings beim Verwenden einer Mail, die mit dieser Aktion zusammenhängt, noch nicht gefüllt. Dies müssten wir als Erstes bewerkstelligen, danach könnten wir dann ein Steuer-element hinzufügen, mit dem wir die entsprechende E-Mail öffnen können. Das wäre der einfache Weg, wenn man nur das Öffnen der E-Mail betrachtet – mit der EntryID <\/b>könnte man dies einfach über die Methode GetItemFromID <\/b>des Namespace<\/b>-Objekts erledigen.<\/p>\n
Allerdings ist es relativ kompliziert, per VBA an die Entry-ID <\/b>der soeben versendeten E-Mail zu gelangen. Dazu deklarieren wir im Klassenmodul des Formulars frmTicket <\/b>zunächst eine Variable, mit der wir später den Ordner mit den gesendeten Objekten referenzieren wollen, und zwar mit dem Schlüsselwort WithEvents<\/b>:<\/p>\n Diese Variable füllen wir in der Prozedur, die durch das Anstoßen einer neuen Aktion ausgelöst wird. Damit stellen wir sicher, dass die Variable mit hoher Wahrscheinlichkeit auch noch nach dem Senden und damit beim Verschieben der E-Mail in den Ordner der gesendeten Elemente mit einem Verweis auf diesen Ordner gefüllt ist:<\/p>\n Warum der ganze Aufwand Weil wir irgendwie an die soeben versendete E-Mail herankommen müssen. Und das können wir, indem wir das Ereignis nutzen, das beim Verschieben einer E-Mail in den Ordner Gesendete Elemente <\/b>ausgelöst wird.<\/p>\n Dazu legen wir dafür ein Ereignis an, indem wir im linken Kombinationsfeld des Codefensters des Klassenmoduls des Formulars den Eintrag objFolderItems <\/b>Auswählen, wodurch im rechten Kombinationsfeld automatisch der Eintrag ItemAdd <\/b>erscheint – und gleichzeitig wird die Ereignisprozedur mit der Signatur objFolder-Items_ItemAdd <\/b>im Code hinterlegt.<\/p>\n Diese haben wir wie in Listing 1 gefüllt. Dort ermitteln wir zunächst das mit dem Parameter Item <\/b>ermittelte Element und weisen es einer Objektvariablen des Typs MailItem <\/b>zu, damit wir seine Eigenschaften per IntelliSense nutzen können.<\/p>\n Listing 1: Speichern der EntryID einer frisch verschickten E-Mail<\/span><\/b><\/p>\n Dann führen wir eine INSERT INTO<\/b>-Abfrage aus, mit der wir der Tabelle tblMailItems <\/b>einen neuen Eintrag zuweisen. Dabei tragen wir nur den Wert der Eigenschaft EntryID <\/b>des MailItem<\/b>-Objekts in das Feld EntryID <\/b>ein.<\/p>\n Den Primärschlüsselwert des neu angelegten Datensatzes ermitteln wir danach mit der Abfrage SELECT @@IDENTITY <\/b>und tragen diesen dann für den Datensatz der Tabelle tblAktionen <\/b>ein, in dessen Kontext die E-Mail verschickt wurde. Den dabei verwendeten Wert für das Feld AktionID <\/b>haben wir dabei in einer modulweit deklarierten Variablen namens lngNeuesteAktion <\/b>zwischengespeichert:<\/p>\n Diesen Wert weisen wir der Variablen in der Prozedur cboNeueAktion <\/b>zu, nachdem wir den entsprechenden Eintrag zur Tabelle tblAktionen <\/b>hinzugefügt haben.<\/p>\n Mehr Informationen dazu wollen wir dem Datensatz der Tabelle tblMailItems <\/b>gar nicht hinzufügen – wir wollen nur die EntryID <\/b>vorhalten, um gleich schnell per Mausklick unsere Antwort im E-Mail-Format öffnen zu können.<\/p>\n Wo wollen wir diesen Mausklick im Formular frmTicket <\/b>platzieren Am einfachsten wäre eine Schaltfläche, mit der wir den aktuellen Eintrag im Unterformular mit den Aktionen auslesen und die entsprechende E-Mail öffnen können. Diesen fügen wir wie in Bild 1 gezeigt ein.<\/p>\n Bild 1: Anlegen der Prozedur, die beim Start von Outlook ausgelöst wird<\/span><\/b><\/p>\n Diese Schaltfläche soll die Ereignisprozedur aus Listing 2 auslösen. Diese prüft zunächst, ob aktuell ein Eintrag im Unterformular sfmAktionen <\/b>markiert ist, dessen Feld MailItemID <\/b>einen Wert enthält. Ist das der Fall, ermitteln wir den Wert des Feldes EntryID <\/b>zu dem Datensatz der Tabelle tblMailItems<\/b>, dessen Feld MailItemID <\/b>dem gleichnamigen Feld des aktuell markierten Datensatzes im Unterformular entspricht.<\/p>\n <\/p>\n Listing 2: Anzeigen einer E-Mail, die im Rahmen einer Aktion versendet wurde<\/span><\/b><\/p>\n Dann weisen wir der Variablen objMailItem <\/b>mit der GetItemFromID<\/b>-Funktion das MailItem<\/b>-Objekt zu, das zu dieser EntryID <\/b>gehört und öffnen es mit der Display<\/b>-Methode.<\/p>\n Auf diese Weise können Sie die an den Kunden oder an andere beteiligte Personen verschickten E-Mails über Outlook öffnen.<\/p>\n Antworten der Benutzer automatisch erkennen<\/b><\/p>\n Wenn der Benutzer auf eine der E-Mails antwortet, die sie ihm geschickt haben, sollte er diesen Teil in eckigen Klammern im E-Mail-Betreff beibehalten.<\/p>\n Wenn Sie eine solche E-Mail dann aus dem Posteingang in den Ordner der Ticketverwaltung ziehen, sollte automatisch erkannt werden, zu welchem Ticket die E-Mail gehört und diese sollte dann zu dem Ticket hinzugefügt werden.<\/p>\n Wir erinnern uns: Wenn eine E-Mail vom Posteingang in den als Ordner der Ticketverwaltung angegebenen Ordner gezogen wird, löst das die Ereignisprozedur objItems_Item-Add <\/b>aus. In dieser rufen wir dann die Prozedur Mail-Einlesen <\/b>auf, in der wir die Informationen aus der E-Mail verarbeiten und diese dann in die Tabelle tblMailItems <\/b>eintragen. Wenn ein Benutzer eine E-Mail schickt, mit der er auf eine unserer Antworten antwortet, sollte diese im Betreff einen Text wie [Ticketx] <\/b>enthalten, wobei x <\/b>für die Ticketnummer steht.<\/p>\n Dies wollen wir in der Prozedur Mail-Einlesen <\/b>nun vorab prüfen, um die Mail direkt als Antwort in einem vorhandenen Ticket einpflegen zu können.<\/p>\n Dazu erweitern wir die Prozedur MailEinlesen <\/b>zunächst wie folgt:<\/p>\n Wir fassen also die bestehenden Anweisungen in den If<\/b>-Teil einer If…Then<\/b>-Bedingung ein, in der wir prüfen, ob der Betreff der E-Mail den Text [Ticket <\/b>enthält. Ist dies nicht der Fall, verarbeiten wir die Mail wie bisher als mögliches neues Ticket. Anderenfalls rufen wir im Else<\/b>-Teil die Prozedur AntwortZuTicketZuordnen <\/b>auf und übergeben dieser einen Verweis auf das MailItem<\/b>-Objekt.<\/p>\n Diese Prozedur finden Sie in Listing 3. Sie nimmt das MailItem<\/b>-Objekt als Parameter entgegen. Dann liest Sie den Inhalt der Eigenschaft Subject <\/b>der E-Mail in die Variable strBetreff <\/b>ein. Sie ermittelt mit der InStr<\/b>-Funktion die Position der Zeichenfolge [Ticket <\/b>und speichert diese in der Variablen intStart<\/b>. Dann sucht sie im Betreff nach der schließenden eckigen Klammer und trägt die Position in die Variable intEnde <\/b>ein.<\/p>\n Listing 3: Hinzufügen einer Antwort zu einem Ticket<\/span><\/b><\/p>\n Damit ausgestattet ermittelt sie den Zahlenwert zwischen der Zeichenfolge [Ticket <\/b>und ] <\/b>und speichert diese in der Variablen lngTicketID<\/b>.<\/p>\n Nachdem wir nun wissen, zu welchem Ticket diese Antwort gehört, erledigen wir allerdings noch einen Zwischenschritt: Wir legen einen neuen Datensatz für diese E-Mail in der Tabelle tblMailItems <\/b>an.<\/p>\n Diesem weisen wir lediglich den Wert der Eigenschaft EntryID <\/b>der E-Mail für das gleichnamige Feld zu, damit wir von der Mail-ItemID <\/b>auf die EntryID <\/b>schließen und die Mail damit öffnen können. Den Primärschlüsselwert des neu angelegten Datensatzes in der Tabelle tblMailItems <\/b>ermitteln wir wieder mit der Abfrage SELECT @@IDENTITY<\/b>.<\/p>\n Wir wollen den neuen Eintrag in der Tabelle tblAktionen <\/b>mit der AktionstypID<\/b> versehen, welcher dem Aktionstyp Kundenantwort <\/b>entspricht. Deshalb ermitteln wir zunächst die passende AktionstypID<\/b>.<\/p>\n Das machen wir diesmal nicht mit der DLookup<\/b>-Anweisung, da wir den Code ja in einem Modul des VBA-Projekts von Outlooks ausführen – und da gibt es keine Domänenfunktionen.<\/p>\n Also nutzen wir eine SELECT<\/b>-Anweisung, die allerdings genauso gut funktioniert und uns die ID des Aktionstyps liefert und in die Variable lngAktionKundenantwortID <\/b>schreibt.<\/p>\n Damit können wir dann einen neuen Eintrag zur Tabelle tblAktionen <\/b>hinzufügen, dem wir die zuvor ermittelten Werte für die Felder TicketID<\/b>, AktionstypID<\/b>, Betreff<\/b>, Inhalt<\/b>, Aktionsdatum <\/b>und MailItemID <\/b>zuweisen.<\/p>\n Schließlich geben wir noch eine Meldung aus, dass die Antwort im entsprechenden Ticket gespeichert wurde.<\/p>\n Auf diese Antwort können Sie nun wiederum direkt über die Ticketverwaltung reagieren.<\/p>\n Nach Tickets filtern<\/b><\/p>\n Um im Formular frm-Tickets <\/b>nach den Listeneinträgen zu filtern, haben wir dem Formular bereits vier Steuer-elemente hinzugefügt:<\/p>\n Die Steuerelemente haben wir wie in Bild 2 angeordnet. Wer nun viel Code zur Implementierung der Filter-Funktionen erwartet, kann sich zurücklehnen: Wir verwenden hier die Klassen clsFastFilter <\/b>und clsFastFilterControl<\/b>, die wir im Beitrag Schneller Filter <\/b>vorgestellt haben (siehe www.access-im-unternehmen.de\/1072<\/b>).<\/p>\n Bild 2: Steuer-elemente zum Filtern der Tickets<\/span><\/b><\/p>\n Diese haben wir noch etwas verbessert, zum Beispiel um eine Funktion zum Zurücksetzen des Filters.<\/p>\n Um diese Funktion zu implementieren, benötigen wir nur ein paar Zeilen Code in der Ereignisprozedur, die durch das Ereignis Beim Laden <\/b>des Formulars ausgelöst wird. In diesem Fall sehen diese Anweisungen wie folgt aus:<\/p>\n Dadurch versehen wir die fünf Steuer-elemente des Formulars frmTickets <\/b>mit den entsprechenden Funktionen und legen außerdem noch fest, dass wir uns auf das Unterformular sfmTickets <\/b>beziehen.<\/p>\n Die Schaltfläche mit der Beschriftung Nach Feld filtern <\/b>soll dabei die Datensätze so filtern, dass alle Datensätze angezeigt werden, die in der Spalte des aktuell markierten Felds den gleichen Inhalt wie im markierten Feld aufweisen.<\/p>\n Die Schaltfläche Nach Auswahl filtern <\/b>filtert auf ähnliche Weise, allerdings berücksichtigt sie den aktuell markierten Inhalt eines Feldes und filtert die Datensätze so, dass alle Datensätze angezeigt werden, die irgendwo in der aktuellen Spalte den markierten Ausdruck enthalten.<\/p>\n Wenn Sie also unter Ticketbezeichnung <\/b>das Wort Access <\/b>markieren, werden alle Tickets ausgegeben, die im Feld Ticketbezeichnung <\/b>das Wort Access <\/b>enthalten.<\/p>\n Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Filter leeren <\/b>klickt, werden alle Filter zurückgesetzt und somit zeigt das Unterformular wieder alle Datensätze an.<\/p>\n Schließlich kann er noch die Option Filterkriterien verknüpfen <\/b>aktivieren. Ist die Option nicht aktiviert, ersetzt das aktuell gesetzte Filterkriterium den oder die zuvor gesetzten Filterkriterien. Ist sie aktiviert, bleibt das vorherige Kriterium erhalten und das aktuell hinzugefügte Kriterium wird mit dem bisherigen Kriterium verknüpft.<\/p>\n Wie das geschieht, gibt die Optionsgruppe mit der Beschriftung Verknüpfen mit <\/b>an. Hier legen Sie entweder den Wert Und <\/b>oder Oder <\/b>fest. Mit dem hier ausgewählten Operator werden neue Verknüpfungen zu den vorhandenen Verknüpfungen hinzugefügt, wenn die Option Filterkriterien verknüpfen <\/b>aktiviert ist (siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Filter in Aktion<\/span><\/b><\/p>\n Probleme beheben<\/b><\/p>\n Wenn Sie die Access-Anwendung öffnen und dann von dort aus eine E-Mail zu einem bestimmten Ticket oder einer Aktion anzeigen wollen, kann dies einen Fehler in Outlook auslösen, weil die Datenbankdatei bereits exklusiv geöffnet ist. Sie sollten die Ticketverwaltung also möglichst nicht exklusiv öffnen, damit auch die VBA-Routinen im VBA-Projekt von Outlook auf die Tabellen der Datenbank zugreifen können.<\/p>\n Inbetriebnahme im Schnelldurchgang<\/b><\/p>\n Schauen wir uns nochmal an, wie Sie die in dieser Beitragsreihe vorgestellte Lösung in Betrieb nehmen:<\/p>\n Bedienung im Schnelldurchgang<\/b><\/p>\n Um eine E-Mail zur Ticketverwaltung hinzuzufügen, ziehen Sie diese aus dem Posteingang in den als Ticket-Ordner festgelegten Outlook-Ordner. Dies löst ein Ereignis aus, wodurch die Inhalte der E-Mail in eine Tabelle der Datenbankdatei übertragen werden.<\/p>\n Wenn Sie dann Ticketsystem.accdb <\/b>öffnen, wird die so hinzugefügte E-Mail im Formular frmOffeneEMails <\/b>angezeigt. Hier können Sie die Inhalte, die Sie in das Ticket übernehmen wollen, wie folgt in die beiden Felder Bezeichnung und Inhalt übertragen:<\/p>\n Wenn Sie das Ticket nun bearbeiten wollen, öffnen Sie über den Ribbon-Befehl Ticketübersicht <\/b>das Formular frmTickets<\/b>. Hier finden Sie alle aktiven Tickets vor. Markieren Sie eines, um dieses zu bearbeiten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten<\/b>. Dies öffnet ein weiteres Formular namens frmTicket<\/b>.<\/p>\n Hier können Sie über das Kombinationsfeld Neue Aktion <\/b>eine neue Aktion auswählen und die wichtigsten Informationen zu dieser Aktion eingeben, die dann in Form einer neuen E-Mail in Outlook angezeigt werden. Nachdem diese verschickt wurde, kann der Kunde darauf antworten. Wenn Sie die Antwortmails in Outlook wieder in das Verzeichnis der Ticketverwaltung ziehen, werden diese gleichfalls in der Datenbank gespeichert und im Formular frmTicket <\/b>angezeigt, sodass Sie wieder darauf reagieren können.<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n Damit ist die Reihe zur Ticketverwaltung abgeschlossen. Wichtig ist, dass Sie Outlook vor der Ticketverwaltung öffnen oder die Ticketverwaltung nicht exklusiv öffnen, damit beide Anwendungen auf die Tabellen zugreifen können.<\/p>\n Die Reihe enthält jede Menge Beispiele für die Zusammenarbeit zwischen Access und Outlook, die Sie auch für andere Lösungen einsetzen können.<\/p>\n Enthaltene Beispieldateien:<\/p>\n clsFolderArchiv.cls<\/p>\n mdlTicketverwaltung.bas<\/p>\n mdlTicketverwaltung_Folders.bas<\/p>\n mdlTicketverwaltung_Global.bas<\/p>\n mdlTicketverwaltung_Outlook.bas<\/p>\n Ticketsystem.accdb<\/p>\n VbaProject.OTM<\/p>\nPublic <\/span>WithEvents objFolderItems As <\/span>Outlook.Items<\/pre>\nPrivate Sub <\/span>cboNeueAktion_AfterUpdate()\r\n ...\r\n Set<\/span> objFolderItems = GetMAPI.GetDefaultFolder(olFolderSentMail).Items\r\n ...\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>objFolderItems_ItemAdd(ByVal Item As Object<\/span>)\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>objMailItem As <\/span>Outlook.MailItem\r\n Dim <\/span>lngMailItemID As Long<\/span>\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n Set<\/span> objMailItem = Item\r\n With<\/span> objMailItem\r\n db.Execute \"INSERT INTO tblMailItems(EntryID) VALUES('\" & objMailItem.EntryID & \"')\", dbFailOnError\r\n lngMailItemID = db.OpenRecordset(\"SELECT @@IDENTITY\").Fields(0)\r\n db.Execute \"UPDATE tblAktionen SET MailItemID = \" & lngMailItemID & \" WHERE AktionID = \" _\r\n & lngNeuesteAktionID, dbFailOnError\r\n End With<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nDim <\/span>lngNeuesteAktionID As Long<\/span><\/pre>\n![\"Anlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2019_06\/pic_1217_008.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>cmdEMailAnzeigen_Click()\r\n Dim <\/span>strEntryID As String<\/span>\r\n Dim <\/span>objMailitem As <\/span>Outlook.MailItem\r\n If <\/span>Not<\/span> IsNull(Me!sfmAktionen.Form!MailitemID) Then<\/span>\r\n strEntryID = DLookup(\"EntryID\", \"tblMailItems\", \"MailItemID = \" & Me!sfmAktionen.Form!MailitemID)\r\n Set<\/span> objMailitem = GetMAPI.GetItemFromID(strEntryID)\r\n objMailitem.Display\r\n Else<\/span>\r\n MsgBox<\/span> \"Zu dieser Aktion ist keine E-Mail verfügbar.\"\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPublic Sub <\/span>MailEinlesen(...)\r\n ...\r\n If <\/span>InStr<\/span>(1, objMailItem.Subject, \"[Ticket\") = 0 Then<\/span>\r\n ...\r\n Else<\/span>\r\n AntwortZuTicketZuordnen objMailItem\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPublic Sub <\/span>AntwortZuTicketZuordnen(objMailItem As <\/span>Outlook.MailItem)\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>strBetreff As String<\/span>\r\n Dim <\/span>intStart As String<\/span>\r\n Dim <\/span>intEnde As String<\/span>\r\n Dim <\/span>lngTicketID As Long<\/span>\r\n Dim <\/span>lngAktionKundenantwortID As Long<\/span>\r\n Dim <\/span>lngMailItemID As Long<\/span>\r\n strBetreff = objMailItem.Subject\r\n intStart = InStr<\/span>(1, strBetreff, \"[Ticket\")\r\n intEnde = InStr<\/span>(intStart + 7, strBetreff, \"]\")\r\n lngTicketID = Mid<\/span>(strBetreff, intStart + 7, intEnde - intStart - 7)\r\n m_db.Execute \"INSERT INTO tblMailItems(EntryID) VALUES('\" & objMailItem.EntryID & \"')\", dbFailOnError\r\n lngMailItemID = m_db.OpenRecordset(\"SELECT @@IDENTITY\").Fields(0)\r\n lngAktionKundenantwortID = m_db.OpenRecordset(\"SELECT AktionstypID FROM tblAktionstypen \" _\r\n & \"WHERE Aktionstyp='Kundenantwort'\", dbOpenDynaset).Fields(0)\r\n m_db.Execute \"INSERT INTO tblAktionen(TicketID, AktionstypID, Betreff, Inhalt, Aktionsdatum, MailItemID) \" _\r\n & \"VALUES(\" & lngTicketID & \", \" & lngAktionKundenantwortID & \", '\" & objMailItem.Subject & \"', '\" _\r\n & objMailItem.Body & \"', \" & SQLDatum(objMailItem.ReceivedTime) & \", \" & lngMailItemID & \")\", dbFailOnError\r\n MsgBox<\/span> \"Die Antwort wurde als Aktion zum Ticket mit der Nummer '\" & lngTicketID & \"' hinzugefügt.\"\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n\n
![\"Steuer-elemente](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2019_06\/pic_1217_001.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>Form_Load()\r\n Set<\/span> objFastFilter = New<\/span> clsFastFilter\r\n With<\/span> objFastFilter\r\n Set<\/span> .Subform = Me!sfmTickets.Form\r\n Set<\/span> .FastFilterButton = Me!cmdNachFeldFiltern\r\n Set<\/span> .FastFilterContainsButton = Me!cmdNachInhaltFiltern\r\n Set<\/span> .ClearFilter = Me!cmdFilterLeeren\r\n Set<\/span> .CombineFilterCheckbox = Me!chkFilterkriterienVerknuepfen\r\n Set<\/span> .ANDOrOROptiongroup = Me!ogrVerknuepfenMit\r\n End With<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n![\"Filter](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2019_06\/pic_1217_002.png\")
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