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Outlook bietet noch viel mehr Möglichkeiten, als es die Standardeinstellungen vermuten lassen. So können Sie beispielsweise zu einem Termin noch weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, mit denen Sie wichtige Informationen zum Termin hinzufügen – zum Beispiel die Nummer des Kunden, dem Sie den Termin in Rechnung stellen, die Leistungsart oder auch die Nummer des Mitarbeiters, der den Termin durchgeführt hat. Das alles hat noch nicht direkt etwas mit Access zu tun, aber Outlook ist ja nichts anderes als eine Benutzeroberfläche für die Eingabe von Daten, die später mit Access weiterverarbeitet werden – zum Beispiel, um Rechnungen auf Basis der angefallenen Arbeitszeiten zu erstellen. Also schauen wir uns in diesem Beitrag zunächst einmal an, wie wir die benötigten Daten direkt über die Benutzeroberfläche von Outlook erfassen können.<\/b><\/p>\n
Natürlich ist es für den geübten Access-Entwickler am einfachsten, Access zu nutzen, um Eingabeformulare zur Erfassung der gewünschten Daten zu programmieren. Allerdings funktioniert die tatsächliche Eingabe der Daten am besten, wenn dies für den Benutzer den geringsten Zusatzaufwand bedeutet. Und wenn dieser ohnehin mit Outlook arbeitet und seine Termine mit Kunden im Terminkalender speichert, kann man diese Daten auch gleich nutzen und nach der Übertragung nach Access dort auswerten und Rechnungen und andere Dokumente auf ihrer Basis erstellen. Wenn dann allerdings noch weitere Informationen abgefragt werden sollen, für deren Eingabe Outlook standardmäßig keine Möglichkeit vorsieht, kommt man schnell ins Straucheln und denkt: Vielleicht machen wir das doch lieber komplett mit Access. Ist ja schließlich gewohntes Terrain für uns Entwickler. Besinnt man sich jedoch wieder zurück in Richtung optimaler Ergonomie, findet man in Outlook durchaus die Möglichkeit, auch zusätzliche Informationen zu erfassen. Wie das gelingt, wollen wir uns in diesem Beitrag ansehen.<\/p>\n
Outlook-Termine<\/b><\/p>\n
Outlook-Termine fügen Sie am einfachsten durch einen Doppelklick in die Kalenderansicht von Outlook hinzu. Dann finden Sie einen Termin vor, der wie in Bild 1 aussieht und bereits einige Felder zur Eingabe der wichtigsten Informationen vorsieht.<\/p>\n
![\"Ein](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2020_01\/pic_1221_001.png\")
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Bild 1: Ein Outlook-Termin mit den Standard-Steuerelementen<\/span><\/b><\/p>\n Termine können Sie aber auch noch auf andere Weise erstellen, und zwar, indem Sie Aufgaben aus der Aufgabenleiste in den Kalenderbereich ziehen. Dann wird direkt der Titel der Aufgabe als Titel des Termins übernommen und es erscheinen auch noch einige weitere Informationen der Aufgabe in dem für die Beschreibung vorgesehenen Textfeld des Termins (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Aus einer Aufgabe erstellter Termin <\/span><\/b><\/p>\n Wenn die Aufgabe weitere Informationen enthält wie eine Kategorie oder Abrechnungsinformationen, werden diese auch in diesen Beschreibungstext übernommen.<\/p>\n Entwicklerwerkzeuge verfügbar machen<\/b><\/p>\n Wie können wir nun einen Outlook-Termin anpassen und ihm so benutzerdefinierte Felder hinzufügen, die auch noch durch passende Steuer-elemente in der Benutzeroberfläche des Fensters mit dem Termin erscheinen<\/p>\n Dazu müssen wir zunächst die Entwicklertools von Outlook verfügbar machen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Öffnen Sie die Outlook-Optionen mit dem Ribbon-Eintrag Datei|Optionen<\/b>. Wechseln Sie im nun erscheinenden Dialog Outlook-Optionen in den Bereich Menüband anpassen<\/b>. Aktivieren Sie in der rechten Liste den Eintrag Entwicklertools <\/b>(siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Aktivieren der Entwicklertools für Outlook<\/span><\/b><\/p>\n Danach finden Sie bereits im Hauptfenster von Outlook das Tab Entwicklertools<\/b> im Ribbon vor (siehe Bild 4). Hier benötigen wir dieses allerdings nicht, denn wir wollen ja nicht das Hauptfenster, sondern das Termin-Fenster anpassen.<\/p>\n Bild 4: Entwicklertools-Tab im Hauptfenster von Outlook<\/span><\/b><\/p>\n Termin-Fenster anpassen<\/b><\/p>\n Nun erstellen wir einen neuen Termin, auf dessen Basis wir unsere Anpassungen vornehmen wollen. Auch hier finden Sie nun das Tab Entwicklertools <\/b>vor. Allerdings gibt es hier nicht wie im Hauptfenster von Outlook den Bereich Benutzerdefinierte Formulare<\/b>, sondern den Bereich Formular <\/b>mit den drei Befehlen Dieses Formular entwerfen<\/b>, Ein Formular entwerfen <\/b>und Veröffentlichen <\/b>(siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Entwicklertools-Tab im Termin-Fenster<\/span><\/b><\/p>\n Klicken wir hier auf Dieses Formular entwerfen<\/b>, wird es spannend. Es tauchen dann nämlich einige neue Elemente im Ribbon auf, unter anderem zum Anlegen neuer Formularbereiche oder eine Steuerelement-Toolbox (siehe Bild 6). Und im unteren Bereich finden wir neben der Seite Termin <\/b>noch Vorlagen für weitere Seiten wie (S.2) <\/b>vor und Seiten, mit denen die Felder, Eigenschaften und Aktionen verwaltet werden können.<\/p>\n Bild 6: Neue Möglichkeiten in der Entwurfsansicht des Outlook-Termins<\/span><\/b><\/p>\n Die schlechte Nachricht gleich zu Beginn: Die Startseite mit den Basiseigenschaften eines Termins können wir nicht bearbeiten. Das heißt, dass der Benutzer zur Eingabe weiterer Informationen zum Termin auf die zweite Seite wechseln muss.<\/p>\n Benutzerdefinierte Felder verwalten<\/b><\/p>\n Bevor wir Steuer-elemente anlegen, um Daten in benutzerdefinierte Felder einzugeben, müssen wir diese zunächst definieren. Das erledigen wir, indem wir zur Registerkarte (Alle Felder) <\/b>des Outlook-Termins in der Entwurfsansicht wechseln. Hier können wir mit der Schaltfläche Neu… <\/b>neue Elemente hinzufügen (siehe Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Verwalten der benutzerdefinierten Felder<\/span><\/b><\/p>\n <\/p>\n Es erscheint dann der Dialog Neue Spalte<\/b>, mit dem Sie die Bezeichnung des Feldes eingeben und den Typ und das Format auswählen (siehe Bild 8). Nachdem Sie hier etwa Mitarbeiter <\/b>eingeben und die Schaltfläche OK <\/b>unter Beibehaltung der übrigen Eigenschaften betätigen, wird anschließend das Feld Mitarbeiter <\/b>in der Liste der Felder angezeigt.<\/p>\n Bild 8: Neues Feld anlegen<\/span><\/b><\/p>\n Steuer-element für benutzerdefiniertes Feld hinzufügen<\/b><\/p>\n Um ein Textfeld etwa zu der mit (S.2) <\/b>markierten Seite hinzuzufügen, wechseln wir zunächst zu dieser Seite. Dann aktivieren wir mit dem Ribbon-Befehl Ent-wick-ler-tools|Tools|Steuer-ele-ment-Toolbox <\/b>die Toolsammlung <\/b>und fügen daraus ein Textfeld zum Entwurf des Bereichs (S.2) <\/b>hinzu und auch noch ein passendes Bezeichnungsfeld. Die beiden Steuer-elemente sehen dann zunächst wie in Bild 9 aus.<\/p>\n Bild 9: Hinzufügen eigener Steuerelemente<\/span><\/b><\/p>\n Hier ändern wir erstmal die Beschriftung auf Mitarbeiter:<\/b>. Danach müssen wir das Textfeld benennen und mit dem Feld Mitarbeiter <\/b>verknüpfen.<\/p>\n Dazu wählen wir aus dem Kontextmenü des Textfeldes den Eintrag Eigenschaften <\/b>aus. Dies öffnet den Dialog aus Bild 10, wo wir zunächst den Namen des Textfeldes auf txtMitarbeiter <\/b>einstellen.<\/p>\n Bild 10: Ändern der Bezeichnung des Textfeldes<\/span><\/b><\/p>\n Dann wechseln wir zur Registerseite Wert<\/b>. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten, ein Feld zum Textfeld hinzuzufügen:<\/p>\n Bild 11: Zuweisen eines Feldes an das Textfeld<\/span><\/b><\/p>\n Bild 12: Hinzufügen eines Feldes per Drag and Drop aus der Feldauswahl<\/span><\/b><\/p>\n<\/ul>\n Sie können an dieser Stelle auch noch einen Startwert für das Feld einstellen. Praktisch wäre es, hier etwa den aktuellen Windows-Benutzernamen einzutragen. Ob und wie das gelingt, schauen wir uns jedoch später an. Nun wollen wir die neue Terminvorlage erst einmal benutzen. Vorher stellen wir aber noch den Namen der Registerseite, die wir soeben mit dem Textfeld txtMitarbeiter <\/b>versehen haben, auf Termindetails <\/b>ein. Dazu wählen wir den Ribbon-Befehl wie in Bild 13 aus und geben dann den neuen Seitennamen ein.<\/p>\n Bild 13: Umbenennen einer Seite<\/span><\/b><\/p>\n Terminvorlage testen<\/b><\/p>\n Um die Terminvorlage zu testen, betätigen Sie die Schaltfläche Ent-wick-ler-tools|For-mu-lar|Die-ses For-mular ausführen <\/b>des Ribbons (siehe Bild 14). Nach dem Klick auf die Schaltfläche erscheint zwar ein neuer Termin, aber dieser zeigt noch nicht die neue Registerseite an.<\/p>\n Bild 14: Ausführen eines Formulars<\/span><\/b><\/p>\n Wir schauen uns dann im Entwurf den Befehl Ent-wickler-tools|Formular|Seite <\/b>an, die beim Aufklappen eine Möglichkeit anzeigt, die gewählte Seite ein- und auszublenden (siehe Bild 15). Nachdem wir dort einen Haken am Eintrag Diese Seite anzeigen <\/b>vorfinden, sollte diese Bedingung erfüllt sein. Wenn wir den Haken entfernen, sehen wir, dass der Text im Registerreiter Termindetails <\/b>in Klammern gesetzt wird, was anzeigt, dass diese Seite nicht angezeigt werden soll. Aber auch das Aktivieren und Deaktivieren dieser Option bringt keine Änderung – wenn wir das Formular ausführen, wird der Registerreiter Termindetails <\/b>nicht angezeigt. Also probieren wir, die Terminvorlage zunächst zu veröffentlichen.<\/p>\n Bild 15: Die Anzeige der Seite ist aktiviert.<\/span><\/b><\/p>\n Terminvorlage veröffentlichen<\/b><\/p>\n Das Veröffentlichen erledigen wir mit einem Klick auf die Schaltfläche Entwicklertools|For-mular|Veröffentlichen<\/b>. Daraufhin erscheinen im Menü die beiden Möglichkeiten Formular veröffentlichen <\/b>und Formular veröffentlichen unter…<\/b>, wobei bei einem unveröffentlichten Formular immer der Dialog Formular veröffentlichen unter <\/b>erscheint (erst, wenn das Formular einmal veröffentlicht wurde, können Sie es mit Formular veröffentlichen direkt unter dem gleichen Namen veröffentlichen).<\/p>\n Hier geben wir unter Angezeigter Name<\/b> den Wert Termin mit Details <\/b>ein. Dieser Text wird dann automatisch auch in das Feld Formularname<\/b> eingetragen (siehe Bild 16).<\/p>\n Bild 16: Veröffentlichen eines Formulars<\/span><\/b><\/p>\n Wenn wir das Formular nun vom Entwurf aus starten, ändert sich allerdings nichts – die neue Registerseite erscheint immer noch nicht.<\/p>\n Termin auf Basis einer benutzerdefinierten Vorlage erstellen<\/b><\/p>\n Also versuchen wir, einen neuen Termin auf Basis unserer soeben erstellten und veröffentlichten Vorlage zu erstellen. Dazu wählen wir in der Kalenderanzeige von Outlook den Ribbon-Befehl Start|Neu|Neue Elemente|Benutzerdefinierte Formulare|Termin mit Details <\/b>aus (siehe Bild 17).<\/p>\n Bild 17: Erstellen eines neuen Termins auf Basis unserer neuen Vorlage<\/span><\/b><\/p>\n Auch hier erscheint unsere hinzugefügte Registerseite nicht. Woran liegt das<\/p>\n Standardstartseite ersetzen<\/b><\/p>\n Was funktioniert, um unsere benutzerdefinierte Seite anzuzeigen, ist das Ausblenden der eigentlichen Startseite, also der Seite mit dem Registerreitertext Termin<\/b>. Um das nach dem Veröffentlichen und dem Schließen der Entwurfsansicht zu realisieren, müssen wir allerdings erst einmal das Formular zur erneuten Bearbeitung öffnen.<\/p>\n Formular erneut bearbeiten<\/b><\/p>\n Um ein einmal angelegtes Formular erneut bearbeiten zu können, wechseln Sie im Outlook-Hauptfenster zur Registerseite Entwicklertools<\/b>. Hier betätigen Sie den Ribbonbefehl Entwicklertools|Benutzerdefinierte Formulare|Ein Formular entwerfen<\/b>.<\/p>\n Es erscheint dann der Dialog Formular entwerfen<\/b>. Hier können Sie mit dem Auswahlfeld im oberen Bereich angeben, wo Sie überhaupt suchen wollen – in diesem Fall haben wir das Formular unter Outlook-Ordner <\/b>abgespeichert (siehe Bild 18). Nach der Auswahl von Outlook-Ordner finden wir in der Liste der Formulare den Eintrag Termin mit Details <\/b>vor, den wir per Doppelklick öffnen.<\/p>\n Bild 18: Entwerfen eines bereits vorhandenen benutzerdefinierten Formulars<\/span><\/b><\/p>\n Hier markieren wir nun die erste Registerseite Termin <\/b>und betätigen für diese den Ribbon-Eintrag Entwicklertools|Formular|Diese Seite anzeigen<\/b>, um den Haken vor diesem Eintrag zu entfernen. Die Beschriftung der Registerseite wird dann in runde Klammern eingefasst und lautet nun (Termin)<\/b>.<\/p>\n Wenn wir das Formular nun mit dem Befehl Dieses Formular ausführen <\/b>starten, erscheint die von uns entworfene Registerseite direkt beim Anzeigen des Termins (siehe Bild 19).<\/p>\n Bild 19: Das neue Steuer-element zum Eingeben des Mitarbeiters<\/span><\/b><\/p>\n Wie aber erhalten wir beide Seiten gleichzeitig in einem neuen Termin auf Basis dieser Vorlage<\/p>\n Die Lösung ist: Wir haben fälschlicherweise interpretiert, dass eine Registerseite mit einem neuen Formularbereich automatisch auch als Registerseite im Ribbon des Termins angezeigt wird.<\/p>\n Das ist aber nicht der Fall: Tatsächlich erscheinen alle Formularbereiche im Ribbon unter Termin|Anzeigen <\/b>(siehe Bild 20). Der Formularbereich Termin <\/b>wird nur deshalb zuerst angezeigt, weil er als Erster in der Reihenfolge auftaucht.<\/p>\n Bild 20: Schaltfläche zum Einblenden des neuen Formularbereichs<\/span><\/b><\/p>\n Benutzerdefiniertes Formular programmieren<\/b><\/p>\n Formulare wie das soeben erstellte können Sie auch programmieren. Wie das gelingt, schauen wir uns in einem weiteren Beitrag namens Outlook-Termine programmieren <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1223<\/b>) an.<\/p>\n Benutzerdefiniertes Formular weitergeben<\/b><\/p>\n Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular in einem Outlook-Element wie etwa in einem Termin erstellt haben, möchten Sie dieses vielleicht auch an andere Benutzer weitergeben. In diesem Fall klicken Sie auf Datei|Speichern unter… <\/b>und wählen Sie im nun erscheinenden Dialog den Wert Speichern unter <\/b>den Dateityp Outlook-Vorlage (*.oft) <\/b>– siehe Bild 21.<\/p>\n Bild 21: Speichern einer angepassten Terminvorlage<\/span><\/b><\/p>\n Diese Datei können Sie nun an andere Benutzer weitergeben.<\/p>\n Benutzerdefiniertes Formular als Standardformular nutzen<\/b><\/p>\n Wenn Sie die angepasste Terminvorlage als Standardvorlage beim Anlegen neuer Termine nutzen wollen, wählen Sie auf dem Kontextmenü des jeweiligen Outlook-Ordners (hier Kalender<\/b>) den Eintrag Eigenschaften <\/b>aus und wählen dort unter Bereitstellen in diesem Ordner mit <\/b>den Namen der Vorlage aus (siehe Bild 22).<\/p>\n Bild 22: Einstellen eines angepassten Elements als Standard<\/span><\/b><\/p>\n Danach legt ein Doppelklick in den Kalender ein neues Termin-Element auf Basis der gewählten Vorlage an.<\/p>\n Zusammenfassung und Ausblick<\/b><\/p>\n In einem weiteren Beitrags namens Outlook-Termine programmieren (www.access-im-unternehmen.de\/1223<\/b>) zeigen wir, wie Sie das hier angelegte benutzerdefinierte Formular automatisieren können, um zum Beispiel gleich den aktuellen Mitarbeiter in das neue benutzerdefinierte Feld einzutragen. Und unter Outlook-Termine nach Access <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1222<\/b>) erfahren Sie, wie Sie die Termine samt benutzerdefinierten Feldern nach Access einlesen können.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Outlook bietet noch viel mehr Möglichkeiten, als es die Standardeinstellungen vermuten lassen. So können Sie beispielsweise zu einem Termin noch weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, mit denen Sie wichtige Informationen zum Termin hinzufügen – zum Beispiel die Nummer des Kunden, dem Sie den Termin in Rechnung stellen, die Leistungsart oder auch die Nummer des Mitarbeiters, der den Termin durchgeführt hat. Das alles hat noch nicht direkt etwas mit Access zu tun, aber Outlook ist ja nichts anderes als eine Benutzeroberfläche für die Eingabe von Daten, die später mit Access weiterverarbeitet werden – zum Beispiel, um Rechnungen auf Basis der angefallenen Arbeitszeiten zu erstellen. 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