![\"Einstieg](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_001.png\")
<\/p>\nGelegentlich gönnen wir von Access im Unternehmen uns einen Ausflug zu einer anderen Anwendung. In diesem Fall geht es um Notion, einer modernen Produktivitätsapp. Eigentlich ist gar keine große Rechtfertigung notwendig, denn die meisten Leser dieses Magazins arbeiten vermutlich produktiv mit Access und sind auf eine entsprechend strukturierte Arbeitsweise angewiesen. Diese unterstützen Tools wie Notion, denn sie erlauben eine Ablage aller möglichen Informationen in strukturierter Form. Außerdem können Sie damit beispielsweise Aufgaben auflisten und abarbeiten und beliebige andere Daten damit verwalten – in entsprechend kostenpflichtigen Versionen sogar im Team. Und es gibt noch einen wesentlichen Grund, darüber in diesem Magazin zu berichten: Wir können nämlich über die API auf die in Notion abgelegten Daten zugreifen und diese auch von einer Access-Datenbank aus befüllen. Doch dies soll Thema eines anderen Beitrags sein – hier schauen wir uns erst einmal die grundlegenden Funktionen von Notion an. <\/b><\/p>\n
Notion ist eine Anwendung, die Sie sowohl im Webbrowser als auch über eine eigene App für die verschiedenen mobilen Endgeräte und Betriebssysteme bedienen können. Das macht es interessant, denn während wir zwar nur am Windows-Rechner an unseren Datenbanken programmieren können, so kommen zumindest mir doch immer wieder Ideen zu meinen Projekten, während ich gerade nicht an meinem Arbeitsplatz sitze. Dann kann ich mir jedoch schnell eine entsprechende Notiz in meiner Notion-App auf dem Smartphone machen, die ich dann später am Rechner wieder vorfinden und umsetzen kann.<\/p>\n
Der Einstieg gelingt sehr schnell über die Webseite www.notion.so<\/b> (siehe Bild 1). Hier findet sich der Button mit der Aufschrift Try Notion free<\/b>, der einen zum Sign up-Bildschirm leitet. Hier kann man sich aussuchen, ob man mit E-Mail oder einem bereits vorhandenen Konto von Google oder Apple einsteigen möchte.<\/p>\n
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Bild 1: Einstieg in Notion<\/span><\/b><\/p>\n Nach dem Anlegen eines neuen Accounts gibt man noch ein paar weitere Informationen wie den Namen und das Kennwort an. Außerdem gibt es noch ein paar Fragen zum Einsatzzweck von Notion. Anschließend legt man fest, ob man Notion mit einem Team nutzen möchte oder nur für sich allein. Wir wählen letztere Variante, weil nur diese ein kostenloses Konto bietet.<\/p>\n Gleich danach landen wir auf der Startseite, wo Notion ein paar Templates zur Orientierung für uns angelegt hat. Wer gern von Null beginnt, kann diese auch ablehnen (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Die Getting-Started-Seite von Notion<\/span><\/b><\/p>\n Die Getting Started-Seite bietet beispielsweise gleich einmal eine ToDo-Liste an und die Einträge in der Übersicht links bieten die Möglichkeit, andere Formate für Inhalte in Notion anzusehen.<\/p>\n Wer gleich mit einer neuen, leeren Seite starten möchte, nutzt dazu den Eintrag Add a page <\/b>im linken Menü. Auf der neuen, mit dem Titel Untitled <\/b>versehenen Seite, die wie in Bild 3 aussieht, stehen einem nun alle Möglichkeiten offen. Als Erstes geben wir hier einen Titel ein, beispielsweise ToDo-Liste<\/b>.<\/p>\n Bild 3: Eine neue, leere Seite<\/span><\/b><\/p>\n Wer Spaß an optischen Elementen hat, wird begeistert sein: Wir haben die Möglichkeit, ein Icon sowie ein Hintergrundbild als Seitenheader festzulegen. Die dazu notwendigen Befehle tauchen auf, wenn man wie in Bild 4 mit der Maus über den Titel fährt.<\/p>\n Bild 4: Hinzufügen von Icon, Cover und Comment<\/span><\/b><\/p>\n Ein paar Mausklicks später haben wir unsere ToDo-Seite mit den von Notion bereitgestellten Elementen optisch aufgewertet (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Eine optisch ansprechende ToDo-Liste – allerdings noch ohne ToDos.<\/span><\/b><\/p>\n Um nun tatsächlich Inhalte hinzuzufügen, brauchen wir einfach nur etwas dort einzugeben, wo jetzt noch Type “\/“ for commands <\/b>steht. Hier können wir nun einfach einen Text eingeben, oder wir fügen eines der vorgefertigten Elemente hinzu. Das gelingt am schnellsten durch die Eingabe des Schrägstrichs (\/<\/b>).<\/p>\n Dies zeigt wie in Bild 6 alle möglichen Formate und Elemente an, die wir an dieser Stelle einfügen können. Von normalem Text über ToDo-Listen und verschiedene Überschriftenebenen bis hin zu komplexeren Elementen wie Tabellen, verschiedene Listen, Zitate, Trennstriche, Links, Callouts, Formeln et cetera.<\/p>\n Bild 6: Auswahl der verfügbaren Elemente<\/span><\/b><\/p>\n Außerdem gibt es noch sogenannte Databases. Hier war ich als Access-Entwickler zuerst einigermaßen verwirrt. Es ist aber schnell klar geworden, dass es sich nicht um Datenbanken, sondern um das, was wir unter Access unter einer Tabelle verstehen, handelt.<\/p>\n Vielleicht nennt Notion diese Tabellen Database <\/b>und nicht Table<\/b>, um eine Abgrenzung zu den Tabellen unter Excel zu erreichen. Der Unterschied besteht darin, dass eine Notion-Database ein oder mehrere Spalten enthält, für die feste Datentypen festgelegt werden müssen.<\/p>\n Warum sollte man mit einer Notion-Database arbeiten und nicht einfach eine Access-Tabelle verwenden? Während eine Access-Tabelle nur eine Ansicht mit Daten bietet, nämlich die Datenblatt-Ansicht, liefern Notion-Databases gleich eine ganze Reihe von Ansichten, die alle je nach Anwendungszweck sehr praktisch sein können. Dazu kommen wir jedoch später.<\/p>\n Dazu kommen dann noch Bilder, Videos, Audios oder Dateien und man kann auch Code als Code formatiert unterbringen. Die Möglichkeiten sind wirklich umfassend und es ergibt Sinn, hier einfach einmal ein wenig herumzuspielen oder auch nur je nach der aktuellen Anforderung die entsprechenden Elemente zu nutzen.<\/p>\n Das Anlegen einfacher Elemente wie Überschriften, Text, Auflistungen et cetera ist relativ einfach, daher gehen wir direkt mal zum Anlegen und Verlinken von Seiten.<\/p>\n Wir haben zwar nun eine Seite namens ToDo-Liste angelegt, aber darin noch keine ToDo-Liste erstellt. Dazu geben wir nun das Schrägstrich-Zeichen gefolgt von den ersten Buchstaben des Wortes ToDo <\/b>ein, was den Eintrag To-do list <\/b>aktiviert (siehe Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Hinzufügen der eigentlichen ToDo-Liste<\/span><\/b><\/p>\n Das anschließende Betätigen der Eingabetaste sorgt dafür, dass die ToDo-Liste mit einem ersten Element angelegt wird. Danach können wir schon starten, Einträge hinzuzufügen. Mit der Eingabetaste legen wir den nächsten Eintrag an. Die Tabulator-Taste ordnet den aktuellen Eintrag dem vorherigen unter, mit Umschalt + Tab <\/b>holen wir den Eintrag wieder auf die übergeordnete Ebene (siehe Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Einträge einer ToDo-Liste<\/span><\/b><\/p>\n Notion legt uns nicht auf ein Element pro Seite fest. Wir können beliebig viele verschiedene Elemente auf einer Seite ablegen. Vor oder hinter der ToDo-Liste passen also Texte, Überschriften und alle anderen verfügbaren Elemente, und natürlich können wir diese auch ohne ToDo-Liste anlegen.<\/p>\n Diese ToDo-Liste könnte vielleicht der Mittelpunkt Ihres Notion-Workspaces sein, aber vermutlich wird es weitere Seiten geben. Auch wenn die ToDo-Liste nun in der Navigation im linken Bereich ansteuerbar ist, so möchten Sie vielleicht doch eine Übersichtsseite erstellen, die zu Beginn erscheint und Links zu den wichtigsten Seiten Ihres Workspace in Notion enthält.<\/p>\n Und, was noch wichtiger ist: Mit der nachfolgend vorgestellten Technik können Sie nicht nur in einer Übersichtsseite, sondern von überall auf andere Seiten verweisen. Dazu verwendet man nach dem Eingeben des Schrägstrichs den Eintrag Link to page. Dies öffnet eine Liste aller bereits vorhandenen Seiten, aus denen wir die gewünschte auswählen (siehe Bild 9).<\/p>\n Bild 9: Hinzufügen eines Links zu einer anderen Seite<\/span><\/b><\/p>\n Der neue Link zu einer anderen Seite erscheint wie in Bild 10.<\/p>\n Bild 10: Link zu einer anderen Seite<\/span><\/b><\/p>\n Klicken wir nun auf diesen Link, wechseln wir direkt zu der verlinkten Seite. Diese enthält im oberen Bereich nun die Angabe 1 backlink<\/b>, was bedeutet, dass es eine Seite gibt, die auf diese Seite per Link verweist. Klicken wir diesen Eintrag an, erscheint eine Liste der referenzierenden Seiten, auf die wir über diesen Weg zugreifen können (siehe Bild 11).<\/p>\n Bild 11: Backlink zur verlinkenden Seite<\/span><\/b><\/p>\n Richtig spannend wird es, wenn wir mit den sogenannten Databases arbeiten, was eigentlich Tabellen sind. Es gibt auch das Table<\/b>-Objekt in Notion. Das ist aber nur eine einfache Tabelle ohne jegliche Funktion – es ist also kein Filtern oder Sortieren darin möglich, sondern nur die Darstellung von Werten in Tabellenform.<\/p>\n <\/p>\n Um eine neue Database hinzuzufügen, erstellen wir eine neue Seite namens Artikelübersicht<\/b>. Die Database können wir gar nicht explizit erzeugen, sondern wir legen eine der verfügbaren Views für eine Database an. Dazu nutzen wir wieder den Schrägstrich plus die Auswahl eines der Einträge unterhalb von Database<\/b>, in diesem Fall Table View <\/b>(siehe Bild 12).<\/p>\n Bild 12: Hinzufügen einer Database in der Table View<\/span><\/b><\/p>\n Als Erstes legen wir die Datenquelle fest. Dazu können wir eine der Beispieldatenquellen verwenden, die mit dem Workspace automatisch angelegt wurden, oder wir klicken auf New Database<\/b>, um eine neue Database hinzuzufügen (siehe Bild 13).<\/p>\n Bild 13: Anlegen einer neuen Database<\/span><\/b><\/p>\n Dies legt eine neue, leere Tabelle an und öffnet diese in der gewählten Ansicht, in diesem Fall Table <\/b>(siehe Bild 14). Statt Untitled <\/b>geben wir hier als Erstes einen Database-Namen ein, zum Beispiel Artikeldatenbank<\/b>.<\/p>\n Bild 14: Eine neue, leere Datenbank in der Table-Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n In der Datenbank finden wir bereits zwei Spalten vor, Name <\/b>und Tags<\/b>, und einige leere Datensätze. Hier können wir nun Daten eingeben oder aber zuerst die Spalten anpassen. Dazu klicken wir auf den Spaltenkopf und erhalten so ein Popup, mit dem wir die wichtigsten Informationen einstellen können. Dazu gehören der Name und der Datentyp und wir können auch gleich eine Sortierung und einen Filter angeben. Letztere werden übrigens nicht mit der Database gespeichert, sondern sind Eigenschaften dieser View.<\/p>\n Gleich bei der ersten Spalte namens Name <\/b>kann man weder den Datentyp ändern – dieser lautet Title <\/b>-, noch kann man dieses Feld entfernen (siehe Bild 15). Aber auch hierfür gibt es einen Grund, den wir uns gleich im Anschluss ansehen. Als Erstes ändern wir den Namen dieses Feldes in Artikelname<\/b>. Dann fügen wir zwei, drei Einträge hinzu.<\/p>\n Bild 15: Festlegen eines Feldnamens<\/span><\/b><\/p>\n Klicken wir danach auf einen der neuen Einträge, erscheint im Feld Artikelname <\/b>für diesen Eintrag ein Befehl namens Open <\/b>(siehe Bild 16).<\/p>\n Bild 16: Button zum Öffnen der Details<\/span><\/b><\/p>\n Damit öffnen wir eine Art Detailansicht zum aktuellen Eintrag, wo die einzelnen Felder samt den Werten (die hier noch nicht vorhanden sind) untereinander angezeigt werden. Diese können Sie hier auch bearbeiten und außerdem ist es möglich, einen Kommentar zu diesem Eintrag anzulegen. Dieser wird nicht als Spaltenwert der Datenbank abgespeichert, sondern ist nur in der Detailansicht sichtbar (siehe Bild 17).<\/p>\n Bild 17: Anzeigen der Details zu einem Eintrag<\/span><\/b><\/p>\n Die Spalte Tags <\/b>entfernen wir und fügen stattdessen eine Spalte namens Veröffentlichungsdatum <\/b>hinzu. Hier gibt es aus meiner Sicht einen Schwachpunkt, denn man kann das Datum ausschließlich über das Popup neu einstellen, das beim Anklicken des Feldes erscheint (siehe Bild 18). Eine direkte Eingabe mit der Tastatur ist nicht möglich.<\/p>\n Bild 18: Einstellen eines Datumsfeldes<\/span><\/b><\/p>\n Einzig das Kopieren und Einfügen über die Zwischenablage erlaubt eine Eingabe von Datumsangaben abseits dieses Popups.<\/p>\n Damit kommen wir allerdings zu einer sehr praktischen Ansicht, nämlich Calendar<\/b>. Wie schon weiter oben angedeutet, ist Table <\/b>nur eine Ansicht der Database<\/b>. Die tatsächlich im Hintergrund gespeicherten Daten können wir nämlich noch auf weitere Arten anzeigen.<\/p>\n Da wir nun bereits Datensätze mit einer Datumsangabe versehen haben, wollen wir uns auch gleich ansehen, wie wir diese noch nutzen können. Dazu erstellen wir eine neue View, indem wir rechts neben der Table<\/b>-View auf das Plus<\/b>-Zeichen klicken.<\/p>\n Dies öffnet rechts den Bereich New view<\/b>, mit dem wir neben einigen anderen Views die View Calendar <\/b>auswählen können (siehe Bild 19).<\/p>\n Bild 19: Hinzufügen einer neuen View<\/span><\/b><\/p>\n Das erledigen wir per Mausklick auf den Eintrag Calendar <\/b>und die Schaltfläche Done <\/b>und finden dann den Kalender mit den Einträgen für die beiden beispielhaft angelegten Artikel wie in Bild 20 vor.<\/p>\n Bild 20: Artikelliste in der Calendar-View<\/span><\/b><\/p>\n Hier sehen wir nun eine Kalenderübersicht, das standardmäßig für das aktuelle Datum eingeblendet wird. Diese zeigt an den angegebenen Tagen die beiden zu veröffentlichenden Artikel an. Klicken wir auf einen dieser Einträge, werden diese wie bereits in der Tabellenansicht in der Detailansicht angezeigt.<\/p>\n Hier können wir nun auch neue Artikel eintragen, indem wir an dem Tag, an dem dieser veröffentlicht werden soll, auf das beim Überfahren mit der Maus angezeigte Plus<\/b>-Symbol klicken.<\/p>\n Dies öffnet die Detailansicht für einen neuen, leeren Eintrag der Artikeldatenbank.<\/p>\n Für die Anzeige der Detailansicht gibt es drei verschiedene Darstellungen. Diese stellen wir unter der Eigenschaft Open pages in <\/b>ein (siehe Bild 21). Hier gibt es drei Einstellungen:<\/p>\n Bild 21: Einstellen der Detailansicht<\/span><\/b><\/p>\n Wer schon einmal Artikel geschrieben hat (oder irgendeine andere wiederkehrende Aufgabe zu erledigen hatte), der weiß, dass es verschiedene Status gibt.<\/p>\n Im Falle eines Artikels beispielsweise für Access im Unternehmen könnte man Status wie Geplant<\/b>, Beispiel erstellt<\/b>, Geschrieben<\/b>, Beim Lektor<\/b>, Lektoriert<\/b>, Korrigiert <\/b>und Veröffentlicht <\/b>geben.<\/p>\n Zum Definieren dieses Status legen wir ein entsprechend benanntes Feld in der Tabelle an. Dazu wechseln wir zunächst einmal zur Tabellenansicht zurück. Diese Ansicht finden wir, indem wir oben auf Calendar<\/b> klicken und den Eintrag Table <\/b>auswählen (siehe Bild 22).<\/p>\n Bild 22: Auswählen der Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n Bevor wir voranschreiten, wollen wir die Bezeichnung der View von Table <\/b>in Alle Artikel <\/b>ändern. Wir können nämlich durchaus mehrere Views des Typs Table <\/b>darstellen. Die erste Table<\/b>-View soll immer alle Artikel anzeigen, daher benennen wir diese entsprechend.<\/p>\n Danach fügen wir durch einen Klick auf das Plus-Zeichen in der rechten, leeren Spalte eine neue Spalte hinzu. Für diese müssen wir als Erstes den Datentyp auswählen. Hier entscheiden wir uns für den Eintrag Select<\/b> (siehe Bild 23).<\/p>\n Bild 23: Auswählen des Datentyps<\/span><\/b><\/p>\n Anschließend legen wir den Namen fest, in diesem Fall Status<\/b>. Klicken wir nun auf das noch leere Status<\/b>-Feld für den ersten Eintrag der Tabelle, finden wir natürlich noch keinen Wert vor.<\/p>\n Also geben wir zunächst den Wert Geplant <\/b>ein und betätigen die Eingabetaste. Damit ist der erste mögliche Wert hinterlegt.<\/p>\n Erledigen wir das für den zweiten Eintrag, könnten wir bereits den Eintrag Geplant<\/b> aus der Liste auswählen (siehe Bild 24). Stattdessen geben wir einen weiteren Wert ein, zum Beispiel Geschrieben<\/b>.<\/p>\n Bild 24: Auswählen des Wertes<\/span><\/b><\/p>\n Auf die gleiche Weise geben wir auch noch die anderen möglichen Werte für den Status ein. Nach der Eingabe aller Werte können wir diese bequem aus der Liste auswählen (siehe Bild 25).<\/p>\n Bild 25: Auswahl eines der Status-Werte<\/span><\/b><\/p>\n Damit weisen wir jedem Artikel dieser Datenbank einen Status zu (siehe Bild 26). Man kann hier beliebig viele Status angeben.<\/p>\n Bild 26: Artikel mit verschiedenen Status<\/span><\/b><\/p>\n Falls man einen Eintrag wieder entfernen möchte, gelingt das durch einen Klick auf die drei Punkte rechts neben dem Eintrag und anschließende Auswahl des Befehls Delete<\/b>.<\/p>\n Nach diesen Status<\/b>-Werten kann man nun filtern. Dazu klickt man zunächst oben auf den Spaltenkopf und wählt den Eintrag Filter <\/b>aus (siehe Bild 27).<\/p>\n Bild 27: Aufrufen der Filter-Funktion<\/span><\/b><\/p>\n Daraufhin erscheint eine Liste der Filterkriterien. Davon kann man einen oder mehrere anwenden. Im Beispiel aus Bild 28 haben wir nach dem Status Veröffentlicht <\/b>gefiltert.<\/p>\n Bild 28: Filtern nach einem Status<\/span><\/b><\/p>\n Um den Filter wieder zu löschen, entfernt man einfach alle Häkchen vor den Kriterien.<\/p>\n Da wir es bei einer Table lediglich mit einer tabellarischen Ansicht zu tun haben, können wir beliebig viele weitere Tables erstellen. Wir können zum Beispiel in einer weiteren Spalte noch die Ausgabe angeben, in welcher ein Artikel erscheinen soll. Danach können wir dann jeweils eine Table<\/b> für jede Ausgabe erstellen, die nur die Artikel einer entsprechenden Ausgabe anzeigt.<\/p>\n Die Spalte Status<\/b> haben wir nicht ohne Hintergedanken angelegt. Sie bietet uns eine schöne Möglichkeit, eine weitere Ansicht vorzustellen, nämlich die Board<\/b>-Ansicht. Um diese hinzuzufügen, klicken wir oben neben dem Registerreiter für die View Alle Artikel <\/b>auf das Plus<\/b>-Zeichen. Dies öffnet den Bereich aus Bild 29, wo wir nun den Eintrag Board <\/b>auswählen. Gemeint ist übrigens ein Kanban-Board. Kanban hatten wir bereits in einem früheren Beitrag in Access im Unternehmen vorgestellt – und zwar unter dem Titel Kanban mit Outlook und Access <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1017<\/b>).<\/p>\n Bild 29: Anlegen einer Board-View<\/span><\/b><\/p>\n In dieser neuen Ansicht werden die verschiedenen Status nebeneinander angezeigt (siehe Bild 30). Gegebenenfalls befinden sich diese nicht in der gewünschten Reihenfolge. Das ist kein Problem – die Reihenfolge der Spalten lässt sich per Drag and Drop anpassen. Wenn die Status-Spalten in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden, bekommt man einen sehr guten Überblick über den Fortschritt der verschiedenen Artikel.<\/p>\n Bild 30: Beispiel für die Board-Ansicht nach dem Kanban-Prinzip<\/span><\/b><\/p>\n Außerdem haben wir nun neben der Auswahl des Status wie in der tabellarischen Ansicht, die wir weiter oben vorgestellt haben, noch eine weitere Möglichkeit: Wir können einen Artikel, der zuvor nur geplant war und für den wir nun schon eine Beispieldatenbank erstellt haben, zum Beispiel einfach per Drag and Drop aus der Spalte Geplant <\/b>in die Spalte Beispiel erstellt <\/b>ziehen.<\/p>\n Wechseln wir dann zurück zur tabellarischen Ansicht, finden wir dort den entsprechenden neuen Wert in der Spalte Status <\/b>des Artikels vor.<\/p>\n Wir können also mit den Daten aus einer einzigen Notion-Datenbank verschiedene Ansichten erzeugen, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen.<\/p>\n Wenn man wie ich eine Liste der geschriebenen und geplanten Artikel in Notion führt, sollen diese in verschiedenen Ausgaben veröffentlicht werden. Wie soll man den Überblick behalten, wenn die Artikeldatenbank bereits einige Ausgaben umfasst und man nur die Artikel einer bestimmten Ausgabe sehen möchte? Genau für diesen Zweck haben wir unserer Tabelle eine Spalte mit dem Datentyp Select <\/b>hinzugefügt, für die wir je eine Auswahlmöglichkeit je Ausgabe angelegt haben (siehe Bild 31).<\/p>\n Bild 31: Hinzufügen einer Spalte für die Ausgabe<\/span><\/b><\/p>\n Ist diese Spalte mit Daten gefüllt, können wir die Daten direkt filtern, indem wir auf den Spaltenkopf Ausgabe <\/b>klicken, dort den Befehl Filter <\/b>auswählen und im nun erscheinenden Bereich eine oder mehrere Ausgaben auswählen, nach denen gefiltert werden soll (siehe Bild 32).<\/p>\n Bild 32: Festlegen eines Filters für die Ausgabe 4\/2022<\/span><\/b><\/p>\n Sobald wir hier einen Eintrag ausgewählt haben, werden die angezeigten Daten bereits gefiltert.<\/p>\n Nun ergibt sich noch folgende weitere Möglichkeit: Wenn man beispielsweise gerade an Ausgabe 4\/2022 <\/b>arbeitet und nicht immer wieder den Filter umstellen möchte, nur weil man zwischendurch die komplette Übersicht sehen oder die Artikel einer anderen Ausgabe ansehen will, kann man einfach eine neue Ansicht anlegen. Dazu klicken wir, sollte das Plus-Zeichen in der Leiste mit den bisherigen Ansichten nicht mehr sichtbar sein, auf die Leiste und wählen aus dem nun erscheinenden Menü den Eintrag Add view <\/b>aus. Dies öffnet den Bereich New view,<\/b> wo wir den Eintrag Table <\/b>selektieren und dann auf Done<\/b> klicken (siehe Bild 33).<\/p>\n Bild 33: Hinzufügen einer weiteren Table-Ansicht<\/span><\/b><\/p>\n Den nun erscheinenden neuen Eintrag benennen wir in Ausgabe 4\/2022 <\/b>um und setzen dann einen Filter für die Spalte Ausgabe<\/b>, der nur die Einträge für die Ausgabe 4\/2022 zurückliefert.<\/p>\n Danach zeigt diese View nur noch die Einträge der Ausgabe 4\/2022 an und wir können zwischen dieser und der View zur Anzeige aller Artikel hin- und herwechseln.<\/p>\n Zum Anpassen einer Table<\/b>-View gibt es noch einige weitere Möglichkeiten. Zum Beispiel kann man die Reihenfolge der Spalten per Drag and Drop verändern oder Spalten innerhalb einer View ein- und ausblenden.<\/p>\n Außerdem lässt sich auch noch die Sortierung ändern. Die Sortierung passen wir ebenfalls an, indem wir auf den Spaltenkopf klicken. Hier verwenden wir dann einen der beiden Einträge Sort ascending <\/b>oder Sort descending<\/b>.<\/p>\n Es ist allerdings immer nur eine Sortierung in einer Tabelle möglich.<\/p>\n Notion ist ein ausgesprochen flexibles Tool zur Verwaltung von Projekten, ToDo-Listen, Terminen und vielem mehr. Es gibt jedoch keine Skriptsprache oder ähnliches, mit der man beispielsweise auf einen Schlag mehrere Einträge anlegen kann, also beispielsweise einen wöchentlich wiederkehrenden Eintrag in einer Datenbank.<\/p>\n Daher haben wir uns in weiteren Beiträgen einmal im Detail die Möglichkeiten für den Zugriff von Access aus auf eine Notion-Datenbank angesehen. Das Ziel dabei ist einerseits, die in der Datenbank gespeicherten Daten auszulesen, andererseits aber auch das Anpassen oder Hinzufügen von Daten aus einer Access-Datenbank nach Notion.<\/p>\n Der erste weiterführende Beitrag zu diesem Thema heißt Mit Access auf Notion zugreifen <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1401<\/b>). Hier zeigen wir die grundsätzlichen Schritte, die den Zugriff von außen auf eine Notion-Datenbank ermöglichen sowie die Techniken, die API von Access aus per VBA anzusprechen.<\/p>\n Da die Anfragen und die Antworten der Notion-API im JSON-Format geliefert werden, sehen wir uns dieses in einem weiteren Beitrag an: JSON-Daten auslesen <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1403<\/b>).<\/p>\n Schließlich gehen wir im Beitrag Access und Notion synchronisieren <\/b>(www.access-im-unternehmen.de\/1409<\/b>) genauer auf die Techniken ein, mit denen wir die Daten zwischen einer Notion-Datenbank und einer Access-Tabelle synchron halten können.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Gelegentlich gönnen wir von Access im Unternehmen uns einen Ausflug zu einer anderen Anwendung. In diesem Fall geht es um Notion, einer modernen Produktivitätsapp. Eigentlich ist gar keine große Rechtfertigung notwendig, denn die meisten Leser dieses Magazins arbeiten vermutlich produktiv mit Access und sind auf eine entsprechend strukturierte Arbeitsweise angewiesen. Diese unterstützen Tools wie Notion, denn sie erlauben eine Ablage aller möglichen Informationen in strukturierter Form. Außerdem können Sie damit beispielsweise Aufgaben auflisten und abarbeiten und beliebige andere Daten damit verwalten – in entsprechend kostenpflichtigen Versionen sogar im Team. Und es gibt noch einen wesentlichen Grund, darüber in diesem Magazin zu berichten: Wir können nämlich über die API auf die in Notion abgelegten Daten zugreifen und diese auch von einer Access-Datenbank aus befüllen. 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<\/p>\nNeue Seite anlegen<\/h2>\n
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<\/p>\nDie Calendar-View<\/h2>\n
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<\/p>\nDetailansicht einstellen<\/h2>\n
![\"Einstellen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_024.png\")
<\/p>\n\n
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![\"Auswählen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_025.png\")
<\/p>\n![\"Auswählen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_026.png\")
<\/p>\n![\"Auswählen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_027.png\")
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<\/p>\n![\"Filtern](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_031.png\")
<\/p>\nVerschiedene tabellarische Ansichten mit unterschiedlichen Filtern<\/h2>\n
Die Board-Ansicht von Notion<\/h2>\n
![\"Anlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_032.png\")
<\/p>\n![\"Beispiel](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_033.png\")
<\/p>\nEigene View für einen Filter anlegen<\/h2>\n
![\"Hinzufügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_034.png\")
<\/p>\n![\"Festlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_035.png\")
<\/p>\n![\"Hinzufügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2022_06\/pic_1402_036.png\")
<\/p>\nTable-View anpassen<\/h2>\n
Zusammenfassung und Ausblick<\/h2>\n