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Das Dateimenü von Access bietet eine ganze Reihe praktischer Elemente. Diese sind im Alltagsgebrauch eines Entwicklers sehr hilfreich, bieten sie doch schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen. Wollen wir eine Anwendung entwickeln und diese an den Benutzer weitergeben, sollen jedoch unter Umständen gar nicht all diese Befehle verfügbar sein. Vielleicht wollen wir zusätzlich oder statt dieser Einträge sogar eigene Elemente hinzufügen, beispielsweise für das Speichern von Anwendungsoptionen. In diesem Fall ist der erste Schritt, einen oder mehrere der vorhandenen Einträge auszublenden. Wie das gelingt, zeigen wir in diesem Beitrag.<\/b><\/p>\n
Genau wie die Elemente des Ribbons können wir auch die Einträge im Backstage-Bereich manipulieren, indem wir diese ausblenden, ergänzen oder ihre Funktion verändern.<\/p>\n
Standardmäßig finden wir hier einige hilfreiche Funktionen, die wir in Bild 1 sehen – hier am Beispiel von Access in der Version, die mit Microsoft 365 geliefert wird.<\/p>\n
![\"Das](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_001.png\")
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Bild 1: Das Dateimenü von Microsoft Access<\/span><\/b><\/p>\n In den folgenden Abschnitten schauen wir uns an, wie wir die eingebauten Elemente für die hier verwendete Access-Version ausblenden können. Das erledigen wir wie folgt:<\/p>\n Die Tabelle für die Ribbondefinition legen wir unter dem Namen USysRibbons <\/b>an. Sie enthält drei Felder: RibbonID <\/b>(Autowert, Primärschlüsselfeld), RibbonName <\/b>(kurzer Text) und RibbonXML <\/b>(langer Text). Nach dem Anlegen und Speichern verschwindet diese Tabelle scheinbar im Nirwana – zumindest wird sie normalerweise nicht im Navigationsbereich angezeigt. Das ist jedoch so gewollt: Der Name der Tabelle beginnt mit USys…<\/b> – und damit interpretiert Access, dass es sich um eine Systemtabelle handelt, die nicht angezeigt werden soll. Um diese zu sehen, aktivieren wir die Anzeige der Systemtabellen. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste des Navigationsbereichs und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Navigationsoptionen…<\/b> aus. Im nun erscheinenden Dialog aktivieren wir die Option Systemobjekte anzeigen<\/b>.<\/p>\n Nun öffnen wir die Tabelle und fügen einen neuen Datensatz wie in Bild 2 ein.<\/p>\n Bild 2: Tabelle mit der Ribbondefinition zum Leeren des Dateimenüs<\/span><\/b><\/p>\n Diesem fügen wir im Feld RibbonXML<\/b> den Code aus Listing 1 hinzu. Er enthält ein customUI<\/b>-Element, dem direkt das backstage<\/b>-Element untergeordnet ist. Unmittelbar im backstage<\/b>-Element finden wir dann verschiedene Definitionen für tab<\/b>– beziehungsweise button<\/b>-Elemente.<\/p>\n Listing 1: Ausblenden der Dateimenü-Einträge<\/span><\/b><\/p>\n Im Gegensatz zu früheren Access-Versionen kann man im Dateimenü nicht mehr erkennen, ob es sich bei einem Eintrag um ein button<\/b>– oder ein tab<\/b>-Element handelt.<\/p>\n Der Unterschied ist, dass das button<\/b>-Element direkt eine Aktion auslöst und das tab<\/b>-Element den entsprechenden Bereich rechts öffnet.<\/p>\n Wie aber finden wir nun heraus, welche idMso<\/b> zu den angezeigten Einträgen im Dateimenü gehört? Für die idMsos <\/b>gibt es Excel-Tabellen mit allen Elementen. Wir haben uns ein wenig Arbeit gemacht und diese manuell ermittelt. Dabei haben wir die folgenden Zuordnungen gefunden, die zum Teil nicht gerade intuitiv zu finden sind:<\/p>\n Die Zuordnung kann man vereinfachen, indem man mit einem kleinen Trick arbeitet und die Excel-Tabelle mit der Liste der Ribbon-Steuerelemente nutzt. Diese haben wir aus der Excel-Datei als neue Tabelle namens tblAccessControls <\/b>zur Beispieldatenbank hinzugefügt. Sie sieht nach dem Import wie in Bild 3 aus.<\/p>\n Bild 3: Daten von Ribbon-Elementen in einer Tabelle<\/span><\/b><\/p>\n Was machen wir nun mit den Daten dieser Tabelle? Wir können anhand des Steuerelementtyps und des TabSets erkennen, welche Elemente infrage kommen.<\/p>\n Um zu identifizieren, welches Element der Tabelle welchem Element im Ribbon entspricht, wenden wir den folgenden Trick an:<\/p>\n Wir definieren die eingebauten Elemente so um, dass sie statt der eingebauten Bezeichnung die idMso <\/b>anzeigen. Das wollen wir nicht von Hand erledigen, sondern wir verwenden eine Prozedur dazu. Diese finden Sie in Listing 2.<\/p>\n [<\/p>\n Listing 2: Prozedur zum Zusammenstellen von neuen Bezeichnungen<\/span><\/b><\/p>\n Die Prozedur erstellt ein Recordset auf Basis der Tabelle tblAccessControls <\/b>und ruft alle Datensätze ab, deren Feld TabSet <\/b>den Wert None (Backstage View) <\/b>enthält, deren Feld Tab <\/b>den Wert Null <\/b>hat und wo ControlType <\/b>einen der Werte button <\/b>oder tab <\/b>enthält.<\/p>\n Diese Datensatzgruppe durchlaufen wir in einer Do While<\/b>-Schleife und stellen innerhalb dieser Schleife Anweisungen wie diese zusammen:<\/p>\n Zuvor haben wir in der Variablen strRibbon<\/b>, in der wir die Ribbondefinition zusammenstellen, schon ein customUI<\/b>– und ein backstage<\/b>-Element erstellt. Nachdem wir die Schleife durchlaufen haben, ergänzen wir noch die schließenden Elemente.<\/p>\n Das Ergebnis schreiben wir in die Tabelle USysRibbons<\/b>. Entweder ist dort bereits ein Datensatz vorhanden, dem wir im Feld RibbonName <\/b>den Namen ClearBackstage <\/b>zugewiesen haben – dann ist die erste Execute<\/b>-Anweisung erfolgreich und die folgende Anweisung liefert für db.RecordsAffected <\/b>einen Wert ungleich 0<\/b>.<\/p>\n Konnte die Prozedur mit der ersten Anweisung keinen Datensatz bearbeiten, legen wir diesen mit der folgenden Anweisung einfach neu an.<\/p>\n Das Ergebnis sehen wir in Listing 3. Damit war der Großteil der Aufgabe erledigt – allerdings kommt ein Element nicht in der Excel-Tabelle vor. Dabei handelt es sich um das Element PlaceTabHome<\/b>. Dieses haben wir der Tabelle tblAccessControls <\/b>der Beispieldatenbank jedoch noch hinzugefügt, sodass die Prozedur von oben nun das korrekte Ergebnis liefert.<\/p>\n Listing 3: Automatisch erstellt Ribbondefinition<\/span><\/b><\/p>\n Was haben wir davon? Das sehen wir, wenn wir die Datenbank nun schließen und erneut öffnen und zum Dateimenü wechseln. Dieses zeigt nun nämlich die idMso<\/b>-Bezeichnungen der Steuerelemente statt der eigentlichen Beschriftungen an (siehe Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Ersetzen der Beschriftungen im Dateimenü<\/span><\/b><\/p>\n Wenn Sie häufiger Anpassungen am Ribbon vornehmen und sich dabei an den eingebauten Elementen orientieren, um entweder neue Elemente vor oder hinter den eingebauten Elementen anzulegen, um eingebaute Elemente auszublenden oder um ihre Funktion zu ändern, fragen Sie sich vielleicht, ob wir die obige Vorgehensweise auch für die Elemente des Ribbons nutzen können. Das gelingt zumindest für die Tab<\/b>-Elemente:<\/p>\n Allerdings fehlt auch hier ein Element, nämlich das Hilfe<\/b>-Tab. Der Wert des Attributs idMso <\/b>für dieses Element lautet entgegen der üblichen Benennungskonvention HelpTab<\/b>.<\/p>\n Dieses ergänzen wir noch wie folgt:<\/p>\n Damit erhalten wir die Darstellung aus Bild 5.<\/p>\n Bild 5: Ändern der Beschriftung in die idMso-Werte<\/span><\/b><\/p>\n Wie aber kommen wir an die Bezeichnung für ein Element wie das Hilfe<\/b>-Tab, wenn es noch nicht einmal in der offiziellen Excel-Tabelle mit den Ribbon-Controls steht – und warum fehlt es dort überhaupt? Der Grund, warum es fehlt, ist die wohl mangelnde Aktualität dieser Tabellen. In neueren Versionen hinzugefügte Ribbon-Elemente wurden schlicht noch nicht in der Dokumentation berücksichtigt.<\/p>\n Der Weg, um den Namen eines solchen Elements herauszufinden, ist das Ändern des betroffenen Elements beispielsweise durch Ausblenden über die Benutzeroberfläche und das anschließende Exportieren der Änderungen in Form einer XML-Datei.<\/p>\n Das erledigen wir wie folgt im Bereich Menüband anpassen <\/b>des Optionen-Dialogs von Access:<\/p>\n Bild 6: Speichern von Änderungen am Ribbon<\/span><\/b><\/p>\n<\/ul>\n Danach öffnen wir die exportierte Datei in einem geeigneten Programm wie Visual Studio und erhalten die Datei aus Bild 7. Der Name des Elements lautet HelpTab<\/b>.<\/p>\n Bild 7: Ablesen des Namens eines tab-Elements im Export<\/span><\/b><\/p>\n Wir haben noch weiter experimentiert, ob man auf diese Weise auch die Namen der übrigen Elemente direkt im Ribbon ablesen kann. Leider lassen sich die label<\/b>-Attribute der group<\/b>-Elemente und die darin enthaltenen Steuerelemente nicht anpassen. In diesem Fall würde man auf die bewährte Methode zurückgreifen, im Bereich Menüband anpassen <\/b>der Access-Optionen mit der Maus über den gewünschten Eintrag zu fahren und den Namen aus dem ToolTip-Text auszulesen (siehe Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Auslesen des Namens eines Ribbon-Steuerelements<\/span><\/b><\/p>\n Bei den group<\/b>-Elementen greifen wir auf die zuvor beschriebene Methode zurück, bei der wir die gewünschten Elemente unter Menüband anpassen<\/b> als ausgeblendet markieren und dann im Export der Änderungen die Namen auslesen.<\/p>\n Dieser Beitrag sollte eigentlich nur zeigen, wie wir die Einträge des Dateimenüs in Access ausblenden. Bei der Frage, wie wir die idMso<\/b>-Namen der auszublendenden Elemente ermitteln, haben wir dann allerdings noch etwas weiter geforscht und uns angesehen, wie wir mit der Excel-Datei mit der Übersicht der Ribbon-Steuerelemente arbeiten können.<\/p>\n Diese haben wir in eine Access-Tabelle importiert. Damit haben wir die Grundlage geschaffen, die Elemente systematisch mithilfe einer Prozedur zu durchlaufen und die gewünschten Informationen für viele Elemente zu erhalten.<\/p>\n Um auch noch einen komfortableren Weg zu finden, um die Namen von Gruppen und den enthaltenen Steuerelementen zu ermitteln, sind wir noch einen Schritt weitergegangen und haben eine Prozedur entwickelt, die alle Einträge der Tabelle mit den Ribbon-Steuerelementen durchläuft und jeweils neben einer Gruppe die Gruppe nachbaut – diesmal mit den Werten der idMso <\/b>als Wert für das Attribut label<\/b>.<\/p>\n Diese Prozedur finden Sie im Modul mdlRibbonControls <\/b>der Beispieldatenbank unter dem Namen CreateXMLAlle<\/b>.<\/p>\n Das Ergebnis sieht wie in Bild 9 aus. Auch wenn wir hier noch nicht alle Steuerelementtypen berücksichtigt haben, kann man sich durchaus eine Datenbank erstellen, welche die Elemente wie in diesem Ribbon enthält und schnell nachsehen, wie bestimmte Elemente heißen.<\/p>\n\n
Tabelle für die Ribbondefinition<\/h2>\n
![\"Tabelle](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_002.png\")
<\/p>\nRibbondefinition zusammenstellen<\/h2>\n
<?xml version=\"1.0\"?>\r\n <customUI xmlns=\"http:\/\/schemas.microsoft.com\/office\/2009\/07\/customui\">\r\n <backstage>\r\n <tab idMso=\"PlaceTabHome\" visible=\"false\" \/>\r\n <tab idMso =\"TabOfficeStart\" visible=\"false\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabRecent\" visible=\"false\" \/>\r\n <tab idMso =\"TabInfo\" visible=\"false\"\/>\r\n <button idMso=\"FileSave\" visible=\"false\"\/>\r\n <tab idMso =\"TabSave\" visible=\"false\" \/>\r\n <tab idMso =\"TabPrint\" visible=\"false\"\/>\r\n <button idMso=\"FileCloseDatabase\" visible=\"false\"\/>\r\n <tab idMso=\"TabHelp\" visible=\"false\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabOfficeFeedback\" visible=\"false\" \/>\r\n <button idMso=\"ApplicationOptionsDialog\" visible=\"false\"\/>\r\n <\/backstage>\r\n<\/customUI><\/pre>\n
\n
![\"Daten](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_003.png\")
<\/p>\nPublic Sub <\/span>CreateXMLBackstage()\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>rst As <\/span>DAO.Recordset\r\n Dim <\/span>strRibbon As String<\/span>\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n Set<\/span> rst = db.OpenRecordset(\"SELECT * FROM tblAccessControls WHERE TabSet<\/span> = ''None (Backstage View)'' \" _\r\n & \"AND Tab IS NULL AND ControlType IN (''button'', ''tab'')\", dbOpenDynaset)\r\n strRibbon = strRibbon & \"<?xml version=\"\"1.0\"\"?>\" & vbCrLf<\/span>\r\n strRibbon = strRibbon & \"<customUI xmlns=\"\"http:\/\/schemas.microsoft.com\/office\/2009\/07\/customui\"\">\" & vbCrLf<\/span>\r\n strRibbon = strRibbon & \" <backstage>\" & vbCrLf<\/span>\r\n Do While<\/span> Not<\/span> rst.EOF\r\n strRibbon = strRibbon & \" <\" & rst!ControlType & \" idMso=\"\"\" & rst!ControlName & \"\"\" label=\"\"\" _\r\n & rst!ControlName & \"\"\" \/>\" & vbCrLf<\/span>\r\n rst.MoveNext<\/span>\r\n Loop<\/span>\r\n strRibbon = strRibbon & \" <\/backstage>\" & vbCrLf<\/span>\r\n strRibbon = strRibbon & \"<\/customUI>\" & vbCrLf<\/span>\r\n DoCmd.Close acTable, \"USysRibbons\"\r\n db.Execute \"UPDATE USysRibbons SET RibbonXML = ''\" & strRibbon & \"'' WHERE RibbonName = ''ClearBackstage''\", _\r\n dbFailOnError\r\n If <\/span>db.RecordsAffected = 0 Then<\/span>\r\n db.Execute \"INSERT INTO USysRibbons(RibbonName, RibbonXML) VALUES(''ClearBackstage'', ''\" & strRibbon & \"'')\", _\r\n dbFailOnError\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n<tab idMso=\"\"TabInfo\"\" label=\"\"TabInfo\"\" \/><\/pre>\n
<?xml version=\"1.0\"?>\r\n<customUI xmlns=\"http:\/\/schemas.microsoft.com\/office\/2009\/07\/customui\">\r\n <backstage>\r\n <tab idMso=\"TabInfo\" label=\"TabInfo\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabOfficeStart\" label=\"TabOfficeStart\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabRecent\" label=\"TabRecent\" \/>\r\n <button idMso=\"FileSave\" label=\"FileSave\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabSave\" label=\"TabSave\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabPrint\" label=\"TabPrint\" \/>\r\n <button idMso=\"FileCloseDatabase\" label=\"FileCloseDatabase\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabHelp\" label=\"TabHelp\" \/>\r\n <button idMso=\"ApplicationOptionsDialog\" label=\"ApplicationOptionsDialog\" \/>\r\n <\/backstage>\r\n<\/customUI><\/pre>\n
![\"Ersetzen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_004.png\")
<\/p>\nUmbenennung für andere Elemente nutzen<\/h2>\n
<?xml version=\"1.0\"?>\r\n<customUI xmlns=\"http:\/\/schemas.microsoft.com\/office\/2009\/07\/customui\">\r\n <ribbon>\r\n <tabs>\r\n <tab idMso=\"TabPrintPreviewAccess\" label=\"TabPrintPreviewAccess\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabHomeAccess\" label=\"TabHomeAccess\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabCreate\" label=\"TabCreate\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabExternalData\" label=\"TabExternalData\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabDatabaseTools\" label=\"TabDatabaseTools\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabSourceControl\" \r\n label=\"TabSourceControl\" \/>\r\n <tab idMso=\"TabAddIns\" label=\"TabAddIns\" \/>\r\n <\/tabs>\r\n <\/ribbon>\r\n<\/customUI><\/pre>\n
<tab idMso=\"HelpTab\" label=\"HelpTab\" \/><\/pre>\n
![\"Ändern](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_005.png\")
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![\"Speichern](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_006.png\")
<\/p>\n![\"Ablesen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_007.png\")
<\/p>\nNamen weiterer Elemente ermitteln<\/h2>\n
![\"Auslesen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_008.png\")
<\/p>\nZusammenfassung und Ausblick<\/h2>\n
![\"Originalbeschriftungen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2023_03\/pic_1438_009.png\")
<\/p>\n