Berichte werden in der Regel so ausgelegt, dass sie immer auf der linken Seite einen Rand zum Abheften haben. Bei den meisten Dokumenten ist das völlig ausreichend, zum Beispiel für Rechnungen oder Angebote. Es gibt jedoch auch wesentlich anspruchsvollere Aufgaben, die mit einer Access-Anwendung samt Bericht erledigt werden. Diese sollen dann so ausgedruckt werden können, dass Vorder- und Rückseite eines Blatts bedruckt werden und beim aufgeklappten Dokument der breitere Rand immer zur Heftung hin zeigt. Auch wenn die dazu notwendigen Einstellungen selten angewendet werden: Es gibt sie und in diesem Beitrag zeigen wir, wie man einen Bericht so druckt, dass die Seiten als Broschüre geheftet werden können.<\/b><\/p>\n
Bericht vorbereiten<\/h2>\n
Als Erstes benötigen wir einen geeigneten Bericht. Eigentlich eignet sich dazu jeder Bericht, der vier und mehr Seiten enthält. Als Beispiel verwenden wir einen Bericht, der die Adressen der Mitarbeiter aus unserer Mitarbeiterverwaltung als Liste ausgibt.<\/p>\n
Wir erstellen also einen neuen, leeren Bericht, dem wir die Tabelle tblMitarbeiter <\/b>als Datensatzquelle zuweisen. Wir ziehen die Felder MitarbeiterID<\/b>, AnredeID<\/b>, Vorname<\/b>, Nachname<\/b>, Strasse<\/b>, PLZ <\/b>und Ort <\/b>in den Detailbereich des Entwurfs.<\/p>\n
Dann wollen wir diese möglichst effizient in die Tabellenform überführen, also so, dass die Bezeichnungsfelder als Spaltenüberschriften im Seitenkopf-Bereich landen und die eigentlichen Felder im Detailbereich verbleiben.<\/p>\n
Dazu markieren wir alle Steuerelemente und betätigen im Ribbon den Befehl Anordnen|Tabelle|Tabelle <\/b>(siehe Bild 1).<\/p>\n
![\"Hinzufügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_001.png\")
<\/p>\n
Bild 1: Hinzufügen und Anordnen der anzuzeigenden Felder<\/span><\/b><\/p>\n Damit erhalten wir die Ansicht aus Bild 2. Damit können wir bereits fast arbeiten.<\/p>\n Bild 2: Tabelle als Basis unseres Berichts<\/span><\/b><\/p>\n Wenn wir jedoch in die Seitenansicht wechseln, stellen wir fest, dass wir noch ein paar optische Verbesserungen vornehmen müssen (siehe Bild 3):<\/p>\n Bild 3: Die Optik muss noch optimiert werden.<\/span><\/b><\/p>\n Die wechselnden Hintergründe stellen wir über die Eigenschaft Alternative Hintergrundfarbe<\/b> ein, der wir den gleichen Wert hinzufügen, den die Eigenschaft Hintergrundfarbe <\/b>aufweist.<\/p>\n Die Ränder der Textfelder entfernen wir, indem wir diese markieren und die Eigenschaft Rahmenart <\/b>auf Transparent <\/b>einstellen. Schließlich wechseln wir in die überaus praktische Layoutansicht des Berichts. Diese zeigt die Daten so an, wie sie auch in der Berichtsansicht erscheinen und so, wie es ungefähr der Seitenansicht entspricht – zumindest bezüglich der Spaltenbreiten. Diese Ansicht bietet aber gleichzeitig die Möglichkeit, Einstellungen an den Elementen vorzunehmen. Dazu gehört auch das Definieren der Spaltenbreiten. Wir brauchen nur wie in Bild 4 den rechten Rand eines der Steuerelemente einer Spalte nach links oder rechts zu ziehen, um die Breite an den Inhalt anzupassen.<\/p>\n Bild 4: Anpassen der Spaltenbreiten<\/span><\/b><\/p>\n Hier müssen wir die Spaltenbreiten nun insgesamt so verkleinern, dass auf der rechten Seite kein Element mehr aus der gestrichelten Markierung herausragt. Die Spaltenüberschriften der Felder MitarbeiterID <\/b>und AnredeID <\/b>ändern wir noch auf ID <\/b>und Anrede<\/b>, sodass diese weniger Platz benötigen. Dazu brauchen wir diese nur doppelt anzuklicken und anzupassen. Die Inhalte der Spalte MitarbeiterID<\/b>, die nun die Überschrift ID<\/b> trägt, wollen wir außerdem noch linkszentriert ausrichten. Dazu wechseln wir im Ribbon zum Bereich Format|Schriftart<\/b>, markieren die Spaltenüberschrift und stellen für diese als Ausrichtung Linksbündig <\/b>ausrichten ein. Das Gleiche erledigen wir dann noch für die Feldinhalte dieser Spalte. Hier sehen wir beim Anklicken eines der Einträge, dass direkt alle Elemente der Spalte markiert werden (siehe Bild 5).<\/p>\n Bild 5: Ausrichten der IDs am linken Spaltenrand<\/span><\/b><\/p>\n Schließlich wollen wir die Überschriften noch fett drucken und unter den Überschriften eine Linie hinzufügen. Das erledigen wir wieder in der Entwurfsansicht (siehe Bild 6). Hier sehen wir gegebenenfalls auch noch, dass die Seite wesentlich breiter als der Platz ist, der durch die Steuerelemente beansprucht wird – in diesem Fall ziehen wir den rechten Seitenrand bis an den rechten Rand des ganz links platzierten Steuerelements heran.<\/p>\n Bild 6: Der Bericht in der Entwurfsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Wechseln wir nun zur Seitenansicht, erhalten wir die Ansicht aus Bild 7. Das sieht schon gut aus, aber der Seitenrand beträgt auf beiden Seiten nur weniger als einen Zentimeter.<\/p>\n Bild 7: Der Bericht in der Seitenansicht<\/span><\/b><\/p>\n Die genauen Einstellungen finden wir im Dialog Seite einrichten<\/b>, den wir in der Entwurfsansicht des Berichts im Ribbon unter Seiten einrichten|Seitenlayout <\/b>mit dem Befehl Seite einrichten <\/b>aufrufen können. Hier sehen wir nun, dass der Abstand für alle Seiten auf 6,35 Millimeter eingestellt ist (siehe Bild 8).<\/p>\n Bild 8: Dialog zum Einrichten der Seite<\/span><\/b><\/p>\n Wir werden die Seitenränder gleich ohnehin per VBA einstellen. Dieser soll für den äußeren Rand 10 mm betragen und für den inneren Rand 25 mm. Wenn das keine Rolle spielt, warum gehen wir nicht direkt zur Programmierung der Seitenränder über? Weil wir aktuell links und rechts in Summe nur 13 mm Seitenrand sehen und wir später insgesamt 35 mm benötigen. Das heißt, dass der Inhalt aktuell noch zu viel Platz benötig. Also stellen wir in diesem Dialog zunächst die linke Seite auf 25 mm und die rechte auf 10 mm Seitenrand ein.<\/p>\n Wechseln wir nun zur Seitenansicht, stellen wir fest, dass auf der ersten Seite der rechte Rand der rechten Spalte abgeschnitten wird. Um dies zu korrigieren, wechseln wir erneut zur Layoutansicht und justieren die Spaltenbreiten so, dass diese wieder in den gestrichelt markierten Bereich hineinpassen (siehe Bild 9).<\/p>\n Bild 9: Die Spalten sind aktuell wieder zu breit.<\/span><\/b><\/p>\n Nach einigen Korrekturen und dem Durchlaufen aller Inhalte zur Prüfung, ob diese noch vollständig sichtbar sind, sieht der Entwurf in der Layoutansicht wie in Bild 10 aus. Lediglich die Linie im Seitenkopf müssen wir hier noch kürzen.<\/p>\n Bild 10: Spalten mit perfekter Breite<\/span><\/b><\/p>\n Danach hat der Bericht die Form, mit der wir in die Programmierung der alternierenden Seitenränder einsteigen können. Das Ziel ist, dass der Seitenrand für die erste Seite links 25 mm beträgt und rechts 10 mm – diese Seite ist die Titelseite. Die zweite und die dritte Seite sollen dann die folgenden Seitenränder aufweisen:<\/p>\n Das heißt also: Für alle Seiten mit einer ungeraden Seitennummer beträgt der linke Rand 25 mm und der rechte Rand 10 mm und alle Seiten mit einer geraden Seitennummer erhalten die umgekehrten Seitenränder. Aktuell betragen die Seitenränder für alle Seiten links 25 mm und rechts 10 mm. Das werden wir nun ändern.<\/p>\n Hier nutzen wir das Ereignis Bei Seite (siehe Bild 11). Für diese Prozedur hinterlegen wir zunächst einmal zwei Anweisungen, mit denen wir die Werte für die aktuellen Seitenränder herausfinden. Dazu adressieren wir die Eigenschaften LeftMargin <\/b>und RightMargin <\/b>des Printer<\/b>-Objekts des aktuellen Berichts. Der Code sieht wie folgt aus:<\/p>\n Bild 11: Anlegen einer Ereignisprozedur für das Ereignis Bei Seite<\/span><\/b><\/p>\n Damit erhalten wir die folgende Ausgabe:<\/p>\n Diese Werte verwenden wir als Ausgangspunkt für die Programmierung der Seitenränder. Wir nutzen zunächst die folgende Prozedur, die aus logischer Sicht das gewünschte Ergebnis liefern sollte:<\/p>\n Wir prüfen hier, ob die aktuelle Seitennummer geteilt durch zwei den Rest 1 <\/b>liefert. In diesem Fall stellen wir den linken Seitenrand auf 1418 <\/b>ein (also auf ca. 25 mm) und den rechten auf 567 <\/b>(ca. 10 mm). Dies sind also die Abstände für die Seiten 1, 3, 5 und so weiter.<\/p>\n Wenn Me.Page Mod 2<\/b> nicht den Wert 1 <\/b>ergibt, dann sind wir auf der Seite 2, 4, 6 und so weiter. Dann soll der linke Seitenrand auf 567 <\/b>und der rechte auf 1418 <\/b>eingestellt werden.<\/p>\n Damit erhalten wir für die erste Seite allerdings auf jeder Seite 25 mm Seitenrand (siehe Bild 12). Hier wird außerdem der rechte Teil der Tabelle abgeschnitten.<\/p>\n Bild 12: Seitenränder für die erste Seite direkt nach dem Öffnen<\/span><\/b><\/p>\n Wechseln wir zur zweiten Seite, stimmt die Anzeige (siehe Bild 13). Für die folgenden Seiten wiederholt sich dieses Bild.<\/p>\n Bild 13: Auf der zweiten Seite stimmt die Anzeige.<\/span><\/b><\/p>\n Möglicherweise werden die Seiten schneller gerendert, als die Prozeduren ausgeführt werden. Also probieren wir einmal etwas aus und fügen dem Seitenfuß ein Textfeld hinzu, dem wir den Namen txtSeite <\/b>geben und das wir mit dem folgenden Steuerelementinhalt <\/b>füllen (siehe Bild 14):<\/p>\n Bild 14: Hinzufügen eines Steuerelements mit der Seitenzahl<\/span><\/b><\/p>\n Damit erhalten wir die gleiche fehlerhafte Darstellung.<\/p>\n Wir verwenden die Seite aus diesem Textfeld einmal zur Berechnung:<\/p>\n Dies macht es jedoch nur noch schlimmer – die erste Seite wird mit den gleichen falschen Rändern wir zuvor abgebildet und die zweite hat die gleichen Ränder. Bei der dritten Seite das gleiche Bild und erst die vierte Seite wird korrekt dargestellt.<\/p>\n Nun verschieben wir das Textfeld mit der Seitenzahl einmal in den Seitenkopf. Auch dies bringt keine Änderung.<\/p>\n Wir haben vorhin den Abstand für den linken Seitenrand auf 25 mm eingestellt und den rechten auf 10 mm. Während der Experimente ist klar geworden: Mit den Einstellungen für den linken und rechten Seitenrand mit Me.Printer.LeftMargin <\/b>und Me.Printer.RightMargin<\/b> können wir zwar grundsätzlich die Seitenränder einstellen, aber wir können diesen nicht kleiner machen als in den Voreinstellungen. Schauen wir uns nochmal die von uns getätigten Voreinstellungen an (siehe Bild 15).<\/p>\n Bild 15: Die Einstellungen gelten immer, unabhängig von per VBA vorgenommenen Einstellungen.<\/span><\/b><\/p>\n Durch unsere Einstellung wird zwar auf der zweiten Seite der Inhalt so nach links verschoben, dass er 10 mm vom linken Seitenrand aus angezeigt wird, aber der in den Einstellungen vordefinierte Abstand von 25 mm bleibt immer frei und somit werden die linken 15 mm des Inhalts abgeschnitten.<\/p>\n Was tun wir also? Richtig, wir stellen einfach die beiden Ränder links und rechts in der Seiteneinrichtung auf jeweils 10 mm ein.<\/p>\n Nun liefert der Bericht für jede Seite die richtigen Seitenränder (siehe Bild 16). Dies gilt jedoch nur für das erste Durchlaufen der Seiten von vorn nach hinten. Wenn wir wieder zurückblättern, erhalten wir nicht die korrekten Ränder. Und auch als wir für den Screenshot die Ansicht mit zwei Seiten gleichzeitig aktivieren wollten, wurden die Seitenränder nicht korrekt dargestellt.<\/p>\n Bild 16: Korrekte Anzeige der Ränder<\/span><\/b><\/p>\n Das Problem beim Zurückblättern besteht darin, dass die Ereignisprozedur Report_Page <\/b>dann nicht mehr ausgelöst wird. Dadurch wird der zuletzt gültige Seitenrand beibehalten.<\/p>\n Wenn man einem Bericht wie diesem Seitenzahlen hinzufügen möchte, kann man diese zentriert darstellen, was für gerade und ungerade Seiten funktioniert.<\/p>\n Wenn wir diese jedoch, wie es oft der Fall ist, beispielsweise außen auf der unteren Seite abbilden möchten, müssen wir auch hier nochmal in die Trickkiste greifen (siehe Bild 17).<\/p>\n Bild 17: Hinzufügen von Seitenzahlen<\/span><\/b><\/p>\n Wir fügen diesmal gleich zwei Textfelder ein, von denen das linke txtSeiteLinks <\/b>und das rechte txtSeiteRechts <\/b>heißt. Beide enthalten den Steuerelementinhalt =[Seite]<\/b>.<\/p>\n![\"Tabelle](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_002.png\")
<\/p>\n![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_003.png\")
<\/p>\n\n
![\"Anpassen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_004.png\")
<\/p>\n![\"Ausrichten](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_005.png\")
<\/p>\nÜberschriften hervorheben<\/h2>\n
![\"Der](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_006.png\")
<\/p>\nSeitenränder korrekt einrichten<\/h2>\n
![\"Der](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_007.png\")
<\/p>\n![\"Dialog](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_008.png\")
<\/p>\n![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_009.png\")
<\/p>\n![\"Spalten](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_010.png\")
<\/p>\nAbwechselnde Seitenränder<\/h2>\n
\n
![\"Anlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_011.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>Report_Page()\r\n Debug.Print<\/span> \"Linker Rand: \" _\r\n & Me.Printer.LeftMargin\r\n Debug.Print<\/span> \"Rechter Rand: \" _\r\n & Me.Printer.RightMargin\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nLinker Rand: 1418\r\nRechter Rand: 567<\/pre>\n
Private Sub <\/span>Report_Page() If Me.Page Mod<\/span> 2 = 1 Then Me.Printer.LeftMargin = 1418 Me.Printer.RightMargin = 567 Else Me.Printer.LeftMargin = 567 Me.Printer.RightMargin = 1418 End IfEnd Sub<\/pre>\n![\"Seitenränder](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_012.png\")
<\/p>\n![\"Auf](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_013.png\")
<\/p>\nÄnderung: Einfügen der Seitenzahl<\/h2>\n
![\"Hinzufügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_014.png\")
<\/p>\n=[Seite]<\/pre>\n
If <\/span>Me.txtSeite Mod<\/span> 2 = 1 Then<\/span>\r\n Me.Printer.RightMargin = 567\r\n Me.Printer.LeftMargin = 1418\r\nElse<\/span>\r\n Me.Printer.RightMargin = 1418\r\n Me.Printer.LeftMargin = 567\r\nEnd If<\/span><\/pre>\nLösung: Die Voreinstellung lässt sich nicht überschreiben!<\/h2>\n
![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_015.png\")
<\/p>\n![\"Korrekte](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_016.png\")
<\/p>\nWeitere Informationen wie Seitenzahlen gespiegelt darstellen<\/h2>\n
![\"Hinzufügen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_05\/pic_1517_017.png\")
<\/p>\n