Ein Kunde hatte neulich die Anforderung, dass er Produktionsaufträge mit den zu produzierenden Teilen im Haupt- und Unterformular abbilden wollte. An sich kein Problem, wenn man Haupt- und Unterformular entsprechend verknüpft. Er wünschte sich jedoch sowohl in der Tabelle der Produktionsaufträge als auch in der für die Teile jeweils ein Kontrollkästchen, das den Status abbildet. Wenn der vollständige Auftrag erledigt ist, soll dieser samt Teileliste einen Haken erhalten. Ist der Auftrag noch offen, sind alle Kontrollkästchen leer. Aber wenn nicht alle Teile fertig produziert sind, sollte dies im Produktionsauftrag auf eine spezielle Art gekennzeichnet werden. Er hat dabei den Dreifachstatus des Kontrollkästchens entdeckt und wünschte sich, dass das Kontrollkästchen in diesem Fall für den Produktionsauftrag den dritten Status anzeigt – in aktuellen Access-Versionen ein gefülltes Kontrollkästchen mit einem Minus-Zeichen. Wie das gelingt und wie wir die Zustände von Produktionsauftrag und Teilen synchron halten, zeigen wir in diesem Beitrag.<\/b><\/p>\n
Datenmodell<\/h2>\n
Zunächst stellen wir die beiden Tabellen zusammen, mit denen wir die Produktionsaufträge und die enthaltenen, zu fertigenden Teile verwalten.<\/p>\n
Die erste Tabelle heißt tblProduktionsauftraege<\/b> und soll die Felder aus Bild 1 enthalten. Neben dem Primärschlüsselfeld und dem Feld für die Bezeichnung des Produktionsauftrags finden wir das Ja\/Nein<\/b>-Feld Erledigt<\/b>.<\/p>\n
![\"Tabelle](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_001.png\")
<\/p>\n
Bild 1: Tabelle für die Produktionsaufträge<\/span><\/b><\/p>\n Die zweite Tabelle namens tblProduktionsteile enthält ähnliche Felder, also auch das Feld Erledigt <\/b>mit dem Datentyp Ja\/Nein<\/b>. Außerdem finden wir hier noch das Feld ProduktionsauftragID<\/b>, mit dem wir das zu produzierende Teil dem jeweiligen Produktionsauftrag zuweisen können (siehe Bild 2).<\/p>\n Bild 2: Tabelle für die Produktionsteile<\/span><\/b><\/p>\n Zwischen den beiden Tabellen stellen wir über das Fremdschlüsselfeld ProduktionsauftragID<\/b> eine Beziehung her und definieren referenzielle Integrität zwischen den beiden Tabellen (siehe Bild 3).<\/p>\n Bild 3: Beziehung zwischen den beiden Tabellen<\/span><\/b><\/p>\n Nun erstellen wir zunächst das Unterformular, das die Produktionsteile zu einem Produktionsauftrag anzeigen soll. Dazu fügen wir einem leeren Formular die Tabelle tblProduktionsteile <\/b>als Datensatzquelle hinzu und ziehen alle Felder außer ProduktionsauftragID <\/b>zur Detailansicht hinzu.<\/p>\n Die Eigenschaft Standardansicht <\/b>legen wir auf den Wert Datenblatt <\/b>fest. Anschließend speichern wir das Formular unter dem Namen sfmProduktionsauftraege<\/b> und schließen es (siehe Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Entwurf des Unterformulars<\/span><\/b><\/p>\n Das Hauptformular erstellen wir auf ähnliche Weise, allerdings verwenden wir hier die Tabelle tblProduktionsauftraege <\/b>als Datensatzquelle.<\/p>\n Zudem ziehen wir hier noch das soeben erstellte Unterformular sfmProduktionsauftraege <\/b>in den Detailbereich, sodass das Ergebnis wie in Bild 5 aussieht.<\/p>\n Bild 5: Entwurf des Hauptformulars<\/span><\/b><\/p>\n Hier prüfen wir noch, ob die Eigenschaften Verknüpfen von <\/b>und Verknüpfen nach <\/b>für das Unterformular-Steuerelement korrekt eingestellt wurden.<\/p>\n Anschließend können wir in die Formularansicht wechseln und direkt einige Beispieldaten in Haupt- und Unterformular eingeben (siehe Bild 6).<\/p>\n Bild 6: Eingabe von Beispieldaten<\/span><\/b><\/p>\n Damit kommen wir zur eigentlichen Aufgabe:<\/p>\n Wie das gelingt, beschreiben wir in den nächsten Abschnitten.<\/p>\n Zuvor versehen wir die beiden Kontrollkästchen im Haupt- und Unterformular jedoch noch mit einem entsprechenden Präfix, hier chk <\/b>für Checkbox <\/b>(Kontrollkästchen). Beide heißen nun chkErledigt<\/b>.<\/p>\n Wenn der Benutzer den Produktionsauftrag als erledigt kennzeichnet, sollen alle Produktionsteile zu diesem Auftrag auch als erledigt markiert werden. Um auf die Änderung des Zustandes des Kontrollkästchens chkErledigt <\/b>im Hauptformular zu reagieren, hinterlegen wir eine Ereignisprozedur für das Ereignis Nach Aktualisierung<\/b> (siehe Bild 7).<\/p>\n Bild 7: Anlegen einer Ereignisprozedur für das Kontrollkästchen<\/span><\/b><\/p>\n Dazu wählen wir hier den Eintrag [Ereignisprozedur] <\/b>aus und klicken auf die Schaltfläche mit den drei Punkten.<\/p>\n Die jetzt im VBA-Editor erscheinende Ereignisprozedur füllen wir wie in Listing 1. Hier deklarieren wir ein Database<\/b>-Objekt, das wir mit einem Verweis auf die aktuelle Datenbank füllen, sowie eine Variable namens bolErledigt<\/b>, in die wir den aktuellen Zustand des Kontrollkästchens chkErledigt <\/b>aus dem Hauptformular einlesen.<\/p>\n Listing 1: Übertragen der Markierung aus dem Hauptformular in das Unterformular<\/span><\/b><\/p>\n Dann führen wir eine Aktualisierungsabfrage aus, die für alle Datensätze der Tabelle tblProduktionsteile<\/b>, die zum aktuellen Produktionsauftrag gehören, den Wert aus der Variablen bolErledigt <\/b>einträgt.<\/p>\n Dabei konvertieren wir den Wert des Boolean<\/b>-Feldes mit der CInt<\/b>-Funktion noch in den Datentyp Integer<\/b>. Das ist nötig, da Boolean<\/b>-Werte bei der Ausgabe als Wahr <\/b>oder Falsch <\/b>ausgegeben werden und die SQL-Anweisung damit nichts anfangen kann. Also transformieren wir den Wert zuvor noch in -1 <\/b>oder 0<\/b>.<\/p>\n Danach aktualisieren wir noch die Daten im Unterformular und erhalten das Ergebnis aus Bild 8.<\/p>\n Bild 8: Synchronisierte Daten in Haupt- und Unterformular<\/span><\/b><\/p>\n Hier stellt sich noch die Frage, ob wir dies ohne vorherige Rückfrage durchführen wollen, wenn bereits einige Einträge im Unterformular abgehakt wurden.<\/p>\n Zur Sicherheit bauen wir also noch eine Meldung ein, die wir aber nicht erst im Ereignis Nach Aktualisierung <\/b>aufrufen, sondern bereits im Ereignis Vor Aktualisierung <\/b>von chkErledigt <\/b>im Hauptformular. Nach dem Anlegen sehen wir auch, warum dies sinnvoller ist:<\/p>\n Diese Ereignisprozedur bietet nämlich einen Parameter namens Cancel <\/b>an, den wir auf True <\/b>einstellen können, wenn der Benutzer sich gegen eine Aktualisierung entscheidet. Damit verwerfen wir automatisch auch die Eingabe des Benutzers. Die Prozedur füllen wir wie in Listing 2.<\/p>\n Listing 2: Rückfrage, ob die Änderung übertragen werden soll<\/span><\/b><\/p>\n Hier fragen wir den Benutzer in einer MsgBox<\/b>-Funktion, ob die Änderung auf die Teile übertragen werden soll. Wählt der Benutzer hier die Schaltfläche Nein<\/b>, stellt die Prozedur den Parameter Cancel <\/b>auf True <\/b>ein, wodurch die Änderung verworfen wird.<\/p>\n Das Ereignis chkErledigt_AfterUpdate <\/b>wird in diesem Fall nicht aufgerufen.<\/p>\n Mit dieser Vorgehensweise erledigen wir direkt das vollständige Aus- und Abwählen der untergeordneten Elemente.<\/p>\n Damit folgt der spannendere Teil. Wenn der Benutzer einen der Einträge im Unterformular auf Erledigt <\/b>setzt oder eine solche Markierung entfernt, soll auch die Markierung im Hauptformular angepasst werden:<\/p>\n Dazu müssen wir zunächst die Eigenschaft Dreifacher Status <\/b>für das Feld Erledigt <\/b>im Hauptformular auf Ja <\/b>einstellen (siehe Bild 9).<\/p>\n Bild 9: Dreifachen Status für das Kontrollkästchen aktivieren<\/span><\/b><\/p>\n Wir prüfen nun, ob das Kontrollkästchen den dreifachen Status annehmen kann, und wechseln dazu in die Formularansicht des Hauptformulars.<\/p>\n Hier stellen wir schnell fest, dass das Anklicken des Kontrollkästchens nicht mehr funktioniert (siehe Bild 10). Das Kontrollkästchen zeigt immer den Status False <\/b>an, unabhängig davon, wie oft wir es anklicken.<\/p>\n Bild 10: Der dreifache Status funktioniert nicht.<\/span><\/b><\/p>\n Der Grund ist einfach: Ja\/Nein<\/b>-Felder in Tabellen können nur den Wert -1 <\/b>oder 0 <\/b>annehmen, also Ja <\/b>oder Nein <\/b>beziehungsweise Wahr <\/b>oder Falsch<\/b>. Sie sind also nicht mit Kontrollkästchen mit dem dreifachen Status kompatibel.<\/p>\n Die Lösung lautet: Wir ändern den Datentyp des Feldes Erledigt <\/b>in der Tabelle tblProduktionsauftraege <\/b>in Zahl<\/b>. Die Feldgröße belassen wir bei Long Integer<\/b>, auch wenn wir nur die Zahlen 0 <\/b>und -1 <\/b>oder den Wert NULL <\/b>in das Feld schreiben werden (siehe Bild 11).<\/p>\n Bild 11: Ändern des Datentyps im Feld Erledigt auf Zahl<\/span><\/b><\/p>\n Den Standardwert können wir bei 0 <\/b>belassen, da ein Auftrag beim Anlegen immer zunächst vollständig unerledigt ist.<\/p>\n Öffnen wir nun erneut das Formular frmProduktionsauftraege<\/b>, können wir auch den dreifachen Status des Kontrollkästchens im Hauptformular nutzen. Hier lässt sich jetzt erwartungsgemäß der Status NULL<\/b> einstellen, was eigentlich nicht erwünscht ist – dieser Status soll nur erscheinen, wenn im Unterformular mindestens ein Eintrag aktiviert ist, aber nicht alle. Darum kümmern wir uns jetzt.<\/p>\n Das Feld Erledigt <\/b>im Hauptformular kann damit die Status Ja<\/b>, Nein <\/b>und Null <\/b>annehmen. Klicken wir nacheinander darauf, werden diese Werte in dieser Reihenfolge eingestellt.<\/p>\n Wir möchten aber über das Anklicken im Hauptformular nur die beiden Werte Ja <\/b>und Nein <\/b>erlauben. Das heißt, dass wir eine weitere Logik implementieren müssen:<\/p>\n Dazu passen wir die beiden Prozeduren an, die durch die Ereignisse Vor Aktualisierung <\/b>und Nach Aktualisierung <\/b>des Kontrollkästchens im Hauptformular ausgelöst werden.<\/p>\n Als Erstes deklarieren wir die Variable bolErledigt <\/b>als modulweit bekannte Variable:<\/p>\n Diese nehmen wir aus der Prozedur chkErledigt_AfterUpdate <\/b>heraus. Stattdessen setzen wir den neuen Wert nun in der Prozedur chkErledigt_BeforeUpdate<\/b>.<\/p>\n Diese gestalten wir wie in Listing 3.<\/p>\n Listing 3: Neue Version der Prozedur chkErledigt_BeforeUpdate<\/span><\/b><\/p>\n Hier schreiben wir den aktuellen Wert des Kontrollkästchens in die Variant<\/b>-Variable varAktuellerStatus<\/b>. Durch die Verwendung einer Variant<\/b>-Variablen können wir nicht nur die Werte True <\/b>und False<\/b>, sondern auch Null <\/b>erfassen.<\/p>\n Wir prüfen, ob varAktuellerStatus <\/b>den Wert Null <\/b>enthält, und weisen dann der Variablen bolErledigt <\/b>den Wert True <\/b>zu. Anderenfalls füllen wir bolErledigt <\/b>mit dem aktuellen Wert von varAktuellerStatus<\/b>, also True <\/b>oder False<\/b>.<\/p>\n Schließlich passen wir die Rückfrage an, ob alle Teile als erledigt oder nicht erledigt markiert werden sollen. Hier tragen wir bolErledigt <\/b>als Platzhalter für den einzustellenden Zustand ein.<\/p>\n Da bolErledigt <\/b>modulweit deklariert ist, wird dieser Wert in der Prozedur chkErledigt_AfterUpdate <\/b>verwendet, um die Einträge im Unterformular entsprechend anzupassen.<\/p>\n Nun wollen wir implementieren, dass das Feld Erledigt <\/b>im Hauptformular beim Bearbeiten der Werte dieses Feldes im Unterformular auf den korrekten Status eingestellt wird.<\/p>\n Dazu müssen wir zählen, wie viele Einträge im Unterformular als erledigt markiert sind und ob dies der gesamten Anzahl der Einträge entspricht (siehe Bild 12).<\/p>\n Bild 12: Die markieren Produktionsteile müssen nun gezählt werden.<\/span><\/b><\/p>\n Dazu ist vorher zu entscheiden, wann wir den Status im Hauptformular aktualisieren wollen. Wenn der Benutzer einen der Einträge im Feld Erledigt markiert, ist der Datensatz noch nicht gespeichert. Die einfachere Variante wäre, das Hauptformular erst nach dem Speichern des Datensatzes im Unterformular zu aktualisieren, denn dann könnten wir die erledigten Teile über die Tabelle zählen.<\/p>\n Sinnvoller wäre es, direkt nach dem Einstellen des neuen Status auszuwerten und den neuen Stand im Hauptformular anzuzeigen. Dies wollen wir nun umsetzen, was etwas aufwendiger ist als das einfache Zählen der Datensätze in den Tabellen.<\/p>\n Wir erledigen diese Aufgabe mit der Prozedur, die durch das Ereignis Nach Aktualisierung <\/b>des Kontrollkästchens chkErledigt <\/b>im Unterformular ausgelöst wird (siehe Listing 4).<\/p>\n Listing 4: Zählen der erledigten Produktionsteile und Aktualisieren des Erledigt-Status für den Produktionsauftrag<\/span><\/b><\/p>\n Hier deklarieren wir zwei Variablen namens lngAnzahlElemente <\/b>und lngAnzahlErledigt<\/b>, mit denen wir die Gesamtanzahl der Teile für den Produktionsauftrag und die Anzahl der erledigten Teile erfassen.<\/p>\n Die Gesamtzahl ermitteln wir mit einer DCount<\/b>-Abfrage, die alle Datensätze der Tabelle tblProduktionsteile <\/b>liefert, die zu dem aktuellen Produktionsauftrag im Hauptformular gehören. Die ID des Produktionsauftrags aus dem Hauptformular holen wir mit dem Ausdruck Me.Parent.ProduktionsauftragID<\/b>.<\/p>\n Zum Ermitteln der erledigten Produktionsteile benötigen wir zwei Schritte.<\/p>\n Im ersten verwenden wir wieder die DCount<\/b>-Funktion, die alle Datensätze der Tabelle tblProduktionsteile <\/b>zählt, für welche die folgenden Kriterien gelten:<\/p>\n Damit erhalten wir die Anzahl der erledigten Produktionsteile für den aktuellen Auftrag mit Ausnahme des aktuell bearbeiteten Auftrags.<\/p>\n Für diesen zählen wir im zweiten Schritt den Wert 1 <\/b>hinzu, wenn das Kontrollkästchen chkErledigt <\/b>im Unterformular den Wert True <\/b>enthält, oder den Wert 0 <\/b>im Falle des Wertes False<\/b>.<\/p>\n Da True <\/b>gleich -1 <\/b>ist und False <\/b>gleich 0<\/b>, können wir den zu addierenden Wert einfach mit Abs(Me.Erledigt) <\/b>ermitteln. Abs <\/b>liefert den absoluten Wert ohne Vorzeichen.<\/p>\n Danach aktualisieren wir den Wert des Kontrollkästchens chkErledigt <\/b>im Hauptformular entsprechend. Wenn lngAnzahlElemente <\/b>größer 0 <\/b>und gleich lngAnzahlErledigt <\/b>ist, stellen wir das Kontrollkästchen auf True <\/b>ein. Falls lngAnzahlErledigt <\/b>den Wert 0 <\/b>enthält, legen wir den Wert False <\/b>fest. Anderenfalls wird der Wert auf Null <\/b>eingestellt.<\/p>\n Das erste Kriterium bedeutet auch, dass der Produktionsauftrag auf „nicht erledigt“ eingestellt wird, wenn noch keine zu fertigenden Produktionsteile hinzugefügt wurden.<\/p>\n Wenn wir nun mehrere Produktionsteile auf Erledigt <\/b>einstellen, wird der Status für den Produktionsauftrag korrekt angezeigt (siehe Bild 13).<\/p>\n![\"Tabelle](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_002.png\")
<\/p>\n![\"Beziehung](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_003.png\")
<\/p>\nFormulare für das Beispiel<\/h2>\n
![\"Entwurf](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_004.png\")
<\/p>\n![\"Entwurf](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_005.png\")
<\/p>\n![\"Eingabe](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_006.png\")
<\/p>\nErledigt-Status synchron halten<\/h2>\n
\n
Kontrollkästchen umbenennen<\/h2>\n
Produktionsauftrag als vollständig erledigt markieren<\/h2>\n
![\"Anlegen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_007.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>chkErledigt_AfterUpdate()\r\n Dim <\/span>db As <\/span>DAO.Database\r\n Dim <\/span>bolErledigt As Boolean<\/span>\r\n Set<\/span> db = CurrentDb\r\n bolErledigt = Me.chkErledigt\r\n db.Execute \"UPDATE tblProduktionsteile SET Erledigt = \" & CInt(bolErledigt) & \" WHERE ProduktionsauftragID = \" _\r\n & Me.ProduktionsauftragID, dbFailOnError\r\n Me.sfmProduktionsauftraege.Form.Requery\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n![\"Synchronisierte](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_008.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>chkErledigt_BeforeUpdate(Cancel As Integer<\/span>)\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>chkErledigt_BeforeUpdate(Cancel As Integer<\/span>)\r\n If MsgBox<\/span>(\"Dies setzt den Status Erledigt für alle Teile auf ''\" & CBool(Me.chkErledigt) & \"''. Fortsetzen?\", _\r\n vbYesNo, \"Status ändern\") = vbNo Then\r\n Cancel = True<\/span>\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nAktualisieren von Einträgen im Unterformular<\/h2>\n
\n
![\"Dreifachen](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_009.png\")
<\/p>\nDreifachen Status testen<\/h2>\n
![\"Der](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_010.png\")
<\/p>\nDreifacher Status funktioniert nicht mit Ja\/Nein-Feldern<\/h2>\n
![\"Ändern](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_011.png\")
<\/p>\nAuswahl im Feld „Erledigt“ des Hauptformulars an dreifachen Status anpassen<\/h2>\n
\n
Dim <\/span>bolErledigt As Boolean<\/span><\/pre>\nPrivate Sub <\/span>chkErledigt_BeforeUpdate(Cancel As Integer<\/span>)\r\n Dim <\/span>varAktuellerStatus As Variant<\/span>\r\n varAktuellerStatus = Me.chkErledigt.Value\r\n If <\/span>IsNull(varAktuellerStatus) Then<\/span>\r\n bolErledigt = True<\/span>\r\n Else<\/span>\r\n bolErledigt = varAktuellerStatus\r\n End If<\/span>\r\n \r\n If MsgBox<\/span>(\"Dies setzt den Status Erledigt für alle Teile auf ''\" & bolErledigt & \"''. Fortsetzen?\", vbYesNo, _\r\n \"Status ändern\") = vbNo Then\r\n Cancel = True<\/span>\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nÄnderungen im Unterformular in das Hauptformular übertragen<\/h2>\n
![\"Die](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_012.png\")
<\/p>\nPrivate Sub <\/span>chkErledigt_AfterUpdate()\r\n Dim <\/span>lngAnzahlElemente As Long<\/span>\r\n Dim <\/span>lngAnzahlErledigt As Long<\/span>\r\n \r\n lngAnzahlElemente = DCount(\"ProduktionsteilID\", \"tblProduktionsteile\", \"ProduktionsauftragID = \" _\r\n & Me.Parent.ProduktionsauftragID)\r\n lngAnzahlErledigt = DCount(\"ProduktionsteilID\", \"tblProduktionsteile\", \"ProduktionsauftragID = \" _\r\n & Me.Parent.ProduktionsauftragID & \" AND Erledigt = True<\/span> AND ProduktionsteilID <> \" & Me.ProduktionsteilID)\r\n \r\n lngAnzahlErledigt = lngAnzahlErledigt + Abs(Me.Erledigt)\r\n \r\n If <\/span>lngAnzahlElemente > 0 And lngAnzahlElemente = lngAnzahlErledigt Then<\/span>\r\n Me.Parent.chkErledigt = True<\/span>\r\n Else<\/span>If lngAnzahlErledigt = 0 Then\r\n Me.Parent.chkErledigt = False<\/span>\r\n Else<\/span>\r\n Me.Parent.chkErledigt = Null\r\n End If<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n\n
![\"Korrekte](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2026_01\/pic_1588_013.png\")
<\/p>\n