Schnappschüsse von Berichten
Access-Berichte auf dem Bildschirm darzustellen, ist die eine Sache, die Weitergabe eine andere. Bei der papierlosen Weitergabe (etwa für den Versand per E-Mail) kommt meist das PDF-Format zum Einsatz. Ohne Hilfsmittel wie Adobe Acrobat oder kostenlose Alternativen ist das nicht möglich. Leider fristet das in Access integrierte Snapshot-Format, das einige Ähnlichkeiten mit PDF aufweist, ein Schattendasein. Wir werfen einen genaueren Blick auf dieses Format.
Vom Bericht zum PDF-Dokument
Das Thema Berichte und ihre Ausgabe in das PDF-Format beschäftigt Access-Entwickler seit Jahren. Zuletzt horchten die Entwickler auf, weil Microsoft die Integration eines solchen Exports als Feature von Office 2007 in Aussicht stellte. Da dies aber erstens nur als Extra-Tool kommt und zweitens nur mit Office 2007 funktioniert, stellen wir Ihnen ein kostenloses Tool zum Konvertieren von Berichten und Snapshots in PDF-Dokumente von Stephen Lebans vor.
Trigger im SQL Server
Auch wenn Access und die Jet-Engine bereits zahlreiche Möglichkeiten einer „richtigen“ Datenbank enthalten, fehlen immer noch wichtige Funktionen: So finden Sie etwa beim Umstieg auf SQL Server-Backends viel Bekanntes, aber auch Unbekanntes – zum Beispiel Trigger. Im vorliegenden Beitrag stellen wir den Nutzen von und den Umgang mit Triggern vor.
Formulare für die Dateneingabe
Formulare sind das A und O bei der Eingabe und Bearbeitung von Daten mit Access. Sie bergen jedoch ihre Tücken: Deshalb stellen wir Ihnen in loser Folge wichtige Techniken zum Erstellen von Formularen und der enthaltenen Steuerelemente vor – natürlich ohne den Einsatz von Assistenten. In diesem Rahmen möchten wir die Südsturm-Beispieldatenbank mit einer Benutzeroberfläche versehen. In der vorliegenden Ausgabe dreht sich alles um Formulare zur Detailansicht der Daten einer Tabelle.
Flexible Berichte mit MoveLayout, NextRecord und PrintSection
Berichte lassen sich dank der unterschiedlichen Bereiche bereits sehr flexibel gestalten. Manchmal reicht dies aber nicht aus – zum Beispiel, wenn mehrere Datensätze in eine Zeile, mehrfach oder gar nicht gedruckt werden sollen. In diesem Fall helfen die drei Eigenschaften MoveLayout, NextSection und PrintSection in diversen Kombinationen weiter.
Monatskalender als Bericht drucken
Mit Access-Bericht lässt sich eine Menge anstellen, was allerdings einiges an Erfahrung und Übung erfordert. Ein Monatskalender, der Datumsangaben in einem Raster von Wochen und Wochentagen enthält, ist erstens eine recht interessante Aufgabe und zweitens macht er sich auf verschiedenen Dokumenten gut: Haben Sie schon einmal überlegt, einem Kunden eine Monatsübersicht zu dem Tag mitzuliefern, an dem ein Ereignis wie zum Beispiel eine Bestellung erfolgt?
VBA-Funktionssammlung
In dieser Rubrik liefern wir Ihnen in jeder Ausgabe von Access im Unternehmen einige interessante VBA-Funktionen, mit denen Sie den Funktionsumfang von VBA erweitern können.
Disconnected Recordsets
Konfigurationsdaten, Meldungen oder SQL-Befehle kann man in passenden Tabellen speichern und bei Bedarf per DLookup oder DAO auf diese zugreifen. Da diese Daten sich in der Regel nur selten ändern, kann man sie getrost einmal zu Beginn der Session auslesen und dann auf die temporär gespeicherten Daten zugreifen. Das spart Ressourcen und erhöht die Zugriffsgeschwindigkeit – dank ADO und Disconnected Recordsets.
Datenverschlüsselung
Hält Ihre Access-Datenbank Datenschutzrichtlinien stand? Eine gute Frage, die Sie beim Entwickeln von Anwendungen für Unternehmen oder Behörden zu hören bekommen werden. Sie werden dann etwa mit dem Access-Sicherheitssystem argumentieren, also der Geschichte mit den Arbeitsgruppen. Das wird den Datenschutzbeauftragten bei sensiblen Daten aber höchstwahrscheinlich nicht zufrieden stellen, denn Zugriff auf die Tabellen erhält man über den einen oder anderen Trick dennoch. Es gibt aber Techniken, die selbst den Einblick in die Tabellen wertlos machen können…
Outlook-Termine im Griff
Es gibt eine Menge Gründe, von Access aus auf die in Outlook eingetragenen Termine zuzugreifen. So könnte man Liefertermine aus der Bestellverwaltung nach Outlook exportieren oder die Termine aus Outlook in eine Access-Datenbank importieren, um dort schneller nach den enthaltenen Informationen zu suchen. Vielleicht mag man ja auch einfach einen Terminkalender in einem ganz individuellen Format ausdrucken, was in Outlook selbst nicht möglich ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Termine zwischen Outlook und Access hin- und herschieben.
Universelle Volltextsuche
Erst nach Fertigstellung eines Datenbankprojekts fällt Ihrem Auftraggeber plötzlich noch ein, dass er noch ein unentbehrliches Feature benötigt: Er will alle Tabellen der Datenbank global nach bestimmten Stichwörtern durchsuchen können, etwa indem er den Namen „Meyer“ in ein Suchfeld eingibt und schnell sämtliche Vorkommen in einer Ergebnisliste erhält. Hieraus will er die entsprechenden Stellen anschließend aufrufen. Einfach, denken Sie, und signalisieren Ihrem Kunden: „O.K., alles kein Problem!“ Doch bei näherer Betrachtung fällt Ihnen auf, dass es da mehr zu bedenken gibt, als zunächst vermutet …
Zeitpläne mit Access erstellen, Teil 2
In Ausgabe 3/2006 hat Access im Unternehmen im Artikel „Zeitpläne mit Access erstellen“ gezeigt, wie man mit reinen Access-Bordmitteln einen grafischen Monatsplan entwickeln kann. Aufgrund zahlreicher Leseranfragen machen wir diesen Monatsplan nun etwas flexibler: etwa, um größere oder kleinere Zeitintervalle anzuzeigen oder eine Kalenderwochenansicht zu präsentieren.