Access im Unternehmen 03/2001

Komfortabel drucken mit dem AP-Druckmanager

Das Drucken der Objekte einer Datenbank – meist sind es Berichte – ist in der Regel kein Problem. Sie öffnen den Bericht und klicken auf die Drucken-Schaltfläche – schon passiert. Schwieriger wird es, wenn Sie unterschiedliche Berichte an verschiedene Drucker oder andere Ausgabegeräte schicken möchten, ohne ständig von Hand den Drucker zu wechseln. In diesem Fall kommt der AP-Druck-Manager gerade recht: Er bietet einige Funktionen, mit denen das Ausdrucken von Berichten zur wahren Freude wird.

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Alle auf einen Streich: Suchen von Daten in Listenfeldern

Das Durchsuchen einer Datensatzgruppe (etwa einer Tabelle oder einer Abfrage) nach einem bestimmten Inhalt in einem bestimmten Feld birgt im Allgemeinen keine größeren Hindernisse in sich. Aber wenn man verschiedene Felder nach dem gleichen Inhalt durchsuchen will, ist die Sache nicht mehr ganz so einfach. Vor allem, wenn man bereits nach der Eingabe des ersten Zeichens Ergebnisse sehen möchte. Für diesen Fall ist der vorliegende Beitrag genau die richtige Lösung.

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Export von Access-Berichten

Es gibt einige Möglichkeiten, Access-Berichte in externe Formate zu konvertieren. Viele davon stellt Access standardmäßig zur Verfügung, wie beispielsweise den Export in die gängigen Microsoft-Anwendungen Word und Excel. Daneben gibt es die (externe) Standardlösung für das Veröffentlichen unterschiedlichster Dokumente im PDF-Format – Adobe Acrobat. Ihm widmet der Beitrag besonderes Augenmerk. Die genannten Methoden haben unterschiedliche Eigenschaften, die sich je nach den gewünschten Ergebnissen als Vor- oder Nachteil erweisen. Wie Sie Ihre Berichtsdaten am besten unter die Leute bringen können, erfahren Sie im diesem Beitrag.

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Das Register-Steuerelement

In manchen Datenbankanwendungen gibt es Tabellen mit massenhaft auftretenden Feldern. Dummerweise sind die Felder meist alle relevant für die Anwendung und sollen somit auch möglichst alle in einem Formular untergebracht werden. Darunter leidet aber so manches Mal die Übersichtlichkeit. Man könnte zwar sinnverwandte Felder durch entsprechende Umrahmungen zusammenfassen, jedoch ist zu beachten, dass nicht jeder Anwender über einen 21-Zoll-Monitor verfügt. Abhilfe schafft das Register-Steuerelement. Mit ihm können Sie die gewünschten Daten nach Themen getrennt auf mehrere Registerseiten aufteilen, wie dies auch in vielen Office-Anwendungen vorkommt.

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Automatisierter Seriendruck mit ausgewählten Datensätzen

Die Ausgabe von Daten erfolgt in Access in der Regel mit der Hilfe von Berichten. Ein Bericht bietet dabei einige Möglichkeiten, um die gewünschten Daten gut strukturiert und in optisch ansprechender Weise auszugeben. In manchen Fällen ist ein Bericht aber nur beschränkt zur Ausgabe geeignet – z. B., wenn es um Korrespondenz wie Einladungen, Bekanntmachungen usw. geht, deren Layout nicht unbedingt vorhersehbar ist. Dann muss nämlich der Anwender selbst ans Layout – und wenn der gerade nicht mit Access vertraut ist, kann das leicht zu Problemen führen.

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Telefonnummern verwalten und drucken

Die Ausgabe von Adressenlisten in einem Bericht ist in der Regel sehr einfach. Name, Anschrift und Telefonnummern in einen Detailbereich gesteckt und fertig. Aber in der heutigen Kommunikationsgesellschaft – und vor allem im Berufsleben – benötigt man mindestens fünf Telefonnummern, um sicher zu sein, dass man die gewünschte Person auch ans Telefon bekommt. Telefon privat, mobil, beruflich, bei den Eltern und auch noch drei verschiedene Faxanschlüsse – das kann doch keine Adressenliste mehr verpacken, zumindest keine herkömmliche.

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Vereinsverwaltung mit Access

Die elektronische Datenverarbeitung hält überall Einzug – selbst im Sport, wo normalerweise Körperkraft, Geschicklichkeit und Schnelligkeit gefor-dert sind (sofern es sich nicht gerade um Schach handelt). Es gibt keine Fernsehsendung mehr ohne computergesteuerte Einblendungen und keinen bekannten Verein oder Topsportler ohne eigene Internetpräsenz. Doch die Musterlösung des vorliegenden Beitrags ruft nicht so sehr nach der breiten Öffentlichkeit: Die Vereinsverwaltung bietet einige Vorschläge zur Verwaltung von Mitgliedern in Sportvereinen und versucht, ein paar der dort vorliegenden spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

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Tipps und Tricks

Diese Zusammenstellung von Tipps und Tricks behandelt die folgenden Themen:
– Datenbankobjekte aus der Systemtabelle abfragen
– Datensatzzeiger auf neuen Datensatz setzen
– Drucken bestimmter Datensätze
– Access 2000 und die bedingte Formatierung

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