Metadaten per Zusatztabelle verwalten

Im Laufe der Zeit können sich einen Menge Daten ansammeln, die Sie in Zusammenhang mit Kunden, Produkten oder ähnlichen Entitäten speichern wollen. Dabei möchten Sie vielleicht nicht für jede neue Eigenschaft ein neues Feld anlegen und damit den Tabellenentwurf ändern. Das gilt umso mehr, wenn eine Anwendung bereits von vielen Kunden genutzt wird. Es gibt jedoch eine Alternative: Sie können eine zusätzliche Tabelle hinzufügen, die in jedem Datensatz eine Eigenschaft mit dem jeweiligen Wert für die Entität speichert. Die Frage ist nur: Wie können wir diese Daten genauso nutzen, als wenn diese wie üblich in der gleichen Tabelle wie der Kunde oder das Produkt gespeichert werden

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Autowertfelder: Long durch GUID ersetzen

In den meisten Fällen ist die Wahl des Datentyps “Long” für ein Autowertfeld sinnvoll. Da es die Standardeinstellung ist, denkt man vielleicht gar nicht über alternative Datentypen nach. Manchmal kann es jedoch Vorteile haben, den Datentyp GUID zu wählen. Dann landen keine durchnummerierten Zahlen im Primärschlüsselfeld, sondern Zeichenketten im Format einer GUID. Die Nutzung der GUID ist vor allem dann anzuraten, wenn mehrere Datenbanken parallel existieren, deren Daten gelegentlich zusammengeführt werden. In diesem Fall kann man die Primärschlüsselwerte einfach weiterverwenden und muss sich nicht darum kümmern, dass der gleiche Primärschlüsselwert in mehreren Datenbanken vorkommt und angepasst werden muss.

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Beziehungen zwischen Tabellen/Abfragen ermitteln

Im Beitrag “Berichte und Unterberichte konfigurieren” haben wir die Aufgabe, für Kombinationen aus Tabellen und Abfragen herauszufinden, ob eine Beziehung zwischen den beiden Datenquellen besteht und über welche Felder diese realisiert wird. In diesem Fall nutzen wir dies, um automatisch die Verknüpfungsfelder für die Datensatzquellen von Haupt- und Unterberichten zu ermitteln. Wir erhalten also die Tabelle/Abfrage des Hauptberichts und des Unterberichts und benötigen nun die Felder, über welche die Beziehung zwischen den beiden Datenquellen hergestellt wird. Wie das gelingt, zeigt der vorliegende Beitrag.

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Bilder in MSysResources verwalten

Die Tabelle MSysResources ist relativ unbekannt. Kein Wunder, denn als Systemtabelle bleibt sie dem Benutzer in der Standardeinstellung verborgen, obwohl sie bereits seit Access 2010 in allen Datenbanken mit der Dateiendung .accdb sofort angelegt wird, wenn der Benutzer Objekte in der Datenbank anlegt. Dennoch ist sie sehr wichtig, denn sie speichert zum Beispiel die Bilddateien, die Sie Formularen in Bildsteuerelementen oder Schaltflächen zugewiesen haben. Genau um diese wollen wir uns in diesem Beitrag auch kümmern und eine Möglichkeit vorstellen, sich schnell einen Überblick über die enthaltenen Bilder zu verschaffen und schnell Bilder zu dieser Tabelle hinzuzufügen. Diese stehen dann zum Einfügen in Bildsteuerelemente und Schaltflächen bereit.

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Optionen und andere Daten updatesicher speichern

Wenn mehrere Benutzer über Frontend-Anwendungen an verschiedenen Arbeitsplätzen auf die Daten einer Backend-Datenbank zugreifen, ist das kein Problem. In vielen Anwendungen ist es dabei sinnvoll, die Möglichkeit zum Speichern von Optionen je Benutzer vorzusehen. Oft legt man dabei eine Tabelle namens “tblOptionen” im Frontend an. Das ist aber nur sinnvoll, wenn auch immer der gleiche Benutzer am gleichen Frontend arbeitet – anderenfalls würde er ja die Optionen eines anderen Benutzers vorgesetzt bekommen. Oder Sie führen ein Update des Frontends durch – auch dann wären die Optionen des Benutzers nicht mehr vorhanden. Welche Alternativen dazu gibt es Sie könnten zum Beispiel die Optionen in einer Tabelle im Backend speichern und diese beim Anmelden des Benutzers auslesen und in eine lokale Optionentabelle übertragen. Oder Sie fügen dem Frontend ein lokales Backend hinzu, das nur die Daten enthält, die beim Update des Frontends nicht überschrieben werden sollen. Wie das gelingt, zeigen wir im vorliegenden Artikel.

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Datenmakros verwalten

Datenmakros dienen dazu, Aktionen automatisch beim Ändern der Daten einer Tabelle auszulösen – nämlich beim Anlegen, Bearbeiten oder Löschen eines Datensatzes. Diese legt man in der Regel über die Benutzeroberfläche an. Leider kann man damit immer nur sehen, welche Datenmakros für die aktuelle im Entwurf oder in der Datenblattansicht angezeigte Tabelle zur Verfügung stehen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie sich einen besseren Überblick über die vorhandenen Datenmakros verschaffen, diese anzeigen und bearbeiten und sogar neue Datenmakros anlegen können – und das auch noch parametrisiert für gleichartige Datenmakros für mehrere Tabellen gleichzeitig.

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Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell

Die Tage war es soweit: Schwiegervater, seines Zeichens zweiter Vorsitzender eines Sportvereins, druckste herum: “Die Mitgliederdatei, also … die Excel-Datei – kannst Du uns da nicht mal was Richtiges draus zaubern Also ein Programm, mit dem ich Mitglieder eingeben und auch mal ein paar Auswertungen machen kann” Na klar kann ich. Also hatte ich ein neues Projekt: Eine Excel-Tabelle mit allen relevanten Daten sollte in einer relationalen Datenbank landen, die nicht nur die Dateneingabe vereinfachte, sondern auch noch verschiedene andere Aufgaben übernehmen sollte. Ein perfektes Beispiel für eine Lösung in Access im Unternehmen! Dieser Teil beschreibt, wie wir die Daten aus der Excel-Tabelle in ein frisch erstelltes Datenmodell überführen.

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Vereinsverwaltung: Migration

Im Beitrag “Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell” haben wir gezeigt, wie Sie eine exemplarische Excel-Tabelle mit den Daten zur Mitgliedsverwaltung in ein -Access-Datenmodell umwandeln. Dabei haben wir die Daten der Excel-Datei bereits in der Datenbank verfügbar gemacht. Neben der damit verbundenen konzeptionellen Arbeit kommt nun der interessante Teil: die Programmierung von VBA-Code und Abfragen, um die Daten aus der monolithischen Excel-Tabelle in das Datenmodell zu übertragen.

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