Access im Unternehmen 07/2001

Kreuztabellenabfragen in der Praxis

Kreuztabellenabfragen nehmen in der Reihe der Abfragen eine ganz besondere Position ein. Herkömmliche Abfragen sehen in der Datenblattansicht wie ganz normale Tabellen aus – sie besitzen Feldnamen als Spaltenüberschriften und jeder Datensatz nimmt eine Zeile ein. Kreuztabellenabfragen hingegen dienen zur Gruppierung und Sortierung von Daten sowie zur Anwendung von Funktionen wie zum Beispiel der Berechnung von Summen, Durchschnittswerten oder Anzahlen. Nicht, dass normale Abfragen das nicht auch könnten, aber sie schaffen das lediglich in einer Dimension. Kreuztabellenabfragen gruppieren Daten nach zwei unterschiedlichen Kriterien und verwenden diese als Spalten- und Zeilenköpfe für die gewünschten, in einem Raster angeordneten Daten.

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Diagramme mit Microsoft Graph

Der geübte Datenbankentwickler und -benutzer, der mit der Thematik einer Datenbank vertraut ist, kann die in Formularen angezeigten Daten leicht deuten. Der ungeübte Anwender ohne den Blick für die wesentlichen Details verliert angesichts von Tabellen und Zahlenkolonnen allerdings schnell den Überblick. Die Office-Pakete enthalten jedoch eine Anwendung namens Microsoft Graph, mit dem Daten in geeigneter Zusammensetzung leicht grafisch dargestellt werden können. In diesem Beitrag lernen Sie anhand einiger Beispiele den Umgang mit diesem Tool kennen.

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Serien-E-Mails mit Access und Outlook

Die mittlerweile fast schon selbstverständliche Internetanbindung von Arbeitsplätzen wirkt sich unter anderem auch auf die Ansprüche aus, die an die Funktionalität von Datenbankanwendungen gestellt werden. Eine in diesem Zusammenhang weit verbreitete – und auch nahe liegende – Anforderung ist der komfortable Versand von E-Mails. Dazu bietet sich beispielsweise eine Adressen-Datenbank an. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Adressdatenbank um eine Funktion zum Versenden von E-Mails an einen oder mehrere Empfänger erweitern können. Dabei können Sie alle gewünschten Aktionen direkt aus Ihrer Datenbank heraus initiieren, ohne Outlook starten zu müssen. Natürlich können Sie zu jedem Eintrag Ihres Adressbuches auch alle bisher versendeten Mails anzeigen lassen.

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Mitarbeiterverwaltung mit der MSDE

Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Daten für Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und so weiter gibt es zu verwalten. Dabei wächst der Aufwand zum Beispiel zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten mit steigender Mitarbeiterzahl. Dummerweise befinden sich in vielen Fällen längst nicht alle Informationen über einen Mitarbeiter an einer Stelle und vor allem sind die Daten meist öfters als nur einmal vorhanden. So pflegt die Buchhaltung Ihre eigenen Daten, und auch die Personalverwaltung kocht ihr eigenes Süppchen. Zusätzlich erschwert das Vorhandensein verschiedener Anwendungen die Datenhaltung und führt damit zu unterschiedlichen Problemen. Das können Sie verhindern, wenn Sie die Daten an einer einzigen Stelle halten und pflegen, zum Beispiel mit einer gut organisierten Datenbank.

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Tipps und Tricks

Diese Zusammenstellung von Tipps und Tricks behandelt die folgenden Themen:
– Bildschirm nach Maß
– Löschen, aber nicht richtig
– Disketten mit Format
– Ordner mit System
– Wechselspiel
– Nachzügler getrennt
– Blick über den Tellerrand

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