Kategorie: Lösungen

Wer kennt das nicht als Entwickler: Man möchte mal eben schnell in einer Tabelle nach einem bestimmten Datensatz suchen. Und das auch noch wiederholt, sodass man immer noch den Filter entfernen und diesen neu setzen muss – wozu wir die eingebauten Filter-Elemente der Datenblattansicht nutzen. Viel schöner wäre es doch, wenn wir mal eben das Kriterium und weitere Einstellungen über das Ribbon steuern könnten – während wir die Daten beim Filtern betrachten. Genau dazu haben wir uns für den Eigenbedarf eine kleine Schnellsuche gebaut, die wir in diesem Beitrag vorstellen. Das Beste: Selbst wenn Sie gar nicht genau erfahren wollen, wir es funktioniert, finden Sie die Lösung für 32-Bit- und 64-Bit-Access im Download zu diesem Beitrag.

Bei der Arbeit mit Microsoft Access gibt es immer wiederkehrende Aufgaben – zum Beispiel das Anlegen von Detailformularen. Diese sollen die Daten aus einfachen Tabellen darstellen und zwei Schaltflächen namens OK und Abbrechen bereitstellen. So kann der Benutzer neue oder geänderte Datensätze übernehmen oder diese verwerfen. Dazu sind immer wieder viele kleine Handgriffe nötig. Damit dies ab jetzt schneller geht, schauen wir uns an, wie wir die meisten der Schritte automatisieren können. Dazu bauen wir ein Formular, mit dem wir alle Konfigurationsschritte erledigen können – von der Auswahl der Datenquelle über die Benennung des Formulars bis hin zur Erstellung des vollständigen Formulars inklusive Code.

In der bisherigen Version der Rechnungsverwaltung haben wir nur eine Kundenadresse gespeichert, die in der Tabelle “tblKunden” gespeichert war. Im Bestreben, diese Rechnungsverwaltung flexibler zu gestalten, wollen wir in diesem Beitrag zwei Dinge durchführen: Das Aufteilen der Kundentabelle in eine Tabelle mit den Basisdaten des Kunden und mehrere weitere Tabellen zum Speichern der Adressen dieses Kunden sowie das Anpassen des Formulars “frmKundenDetails” an diese Änderung des Datenmodells. Dies soll die Grundlage bilden, mehrere Adressen je Kunde zu speichern und diese dann nach Bedarf in Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und weitere Vorgänge zu übernehmen.

Domänenfunktionen wie DomWert (DLookup), DomMax (DMax) oder DomAnzahl (DCount) sind praktische Helfer, wenn es um das schnelle Zugreifen auf verschiedene Informationen einer Datenbank geht. Wir können damit den Wert eines oder mehrerer Felder aus einem Datensatz mit einem bestimmten Kriterium ermitteln, die Gesamtanzahl von Datensätzen einer Tabelle mit oder ohne Kriterium oder auch Minimal- oder Maximalwerte. Der Assistent, den wir in diesem Beitrag vorstellen, hilft dabei auf verschiedene Arten. Die erste ist, dass Sie ihn einfach aufrufen können, um schnell die Werte für eine Domänenfunktion einzutippen und das Ergebnis auszulesen. Aber der Assistent kann noch mehr: Sie können ihn auch von Eigenschaftsfeldern heraus aufrufen, um die gewählte Domänenfunktion direkt dort einzutragen.

Im Beitrag “Zugriff auf lexoffice per REST-API und VBA” (www.access-im-unternehmen.de/1422) haben wir bereits gezeigt, wie wir in lexoffice Rechnungen auf Basis von Rechnungsdaten aus einer Access-Datenbank erstellen können. In manchen Fällen reichen die Möglichkeiten von lexoffice nicht aus, um die gewünschten Rechnungen zu erstellen. Dann kann man lexoffice aber immer noch für die Buchhaltung nutzen. Die Rechnung erstellt man dann in Access statt direkt in lexoffice und überträgt dann ein PDF-Dokument mit der Rechnung sowie die begleitenden Daten wie den Umsatz, die enthaltenen Steuern und weitere Informationen per Rest API nach lexoffice. Dieser Beitrag zeigt, wie wir dies bewerkstelligen können.

Es gibt verschiedene Gründe, um Kopien einer Datenbank anzulegen. Das Herstellen einer Sicherungskopie ist wohl der am meisten verbreitete Grund. Das ist sinnvoll, aber es kann dabei zu Problemen kommen, wenn man nicht achtsam ist: Dann arbeitet man auf einmal in der Sicherheitskopie weiter und wundert sich, wenn man anschließend die Originaldatenbank öffnet und die Funktionen, die man neu hinzuprogrammiert, nicht mehr findet. Oder man testet mit einer Datenbankdatei auf einer virtuellen Maschine und fügt dort Anpassungen hinzu. Auch hier kann es zu einem ähnlichen Durcheinander kommen. Um in einem solchen Fall die aktuelle Version zu finden, reicht es nicht, sich das Änderungsdatum der Datei anzusehen. Warum das nicht reicht und wie wir die aktuellere Datenbank zuverlässig finden, zeigen wir in diesem Beitrag.

Im Beitrag “Bilder für Buttons und Co. schnell hinzufügen” haben wir eine Prozedur und eine Funktion vorgestellt, mit der Sie mehrere Bilder für die Anzeige in Schaltflächen et cetera gleichzeitig zu einer Access-Datenbank hinzufügen können. Allerdings ist es unpraktisch, wenn wir solch eine Funktion in jede Datenbank hineinkopieren müssen, in der wie diese sehen wollen. Also bauen wir uns ein COM-Add-In, mit dem wir nicht eine weitere Schaltfläche mit der neuen Funktion zum Ribbon hinzufügen – sondern gleich die vorhandene Schaltfläche mit der neuen Funktion belegen! Der Benutzer braucht sich also gar nicht umzugewöhnen und kann wie gewohnt Bilder zur Anwendung hinzufügen.

Access liefert standardmäßig bereits einige Assistenten mit. Für die Format-Eigenschaft jedoch liefert es nur ein Auswahlfeld mit einigen voreingestellten Optionen wie verschiedneen Zeit-, Zahlen und Boolean-Formaten. Diese dienen durchaus als gute Beispiele, wie man selbst Formatierungen vornehmen kann, aber wenn man sich dann an diese Aufgabe begibt, wird schnell ein ziemliches Experimentieren daraus. Um diesen Teil zu vereinfachen, wollen wir Sie mit einem Assistenten unterstützen. Dieser soll direkt über das Eingabefenster für die Format-Eigenschaft geöffnet werden und die Möglichkeit bieten, verschiedene Werte einzugeben und diese mit dem geünwschten Formatierungsausdruck zu testen. Und natürlich finden Sie in diesem Beitrag die Anleitung, wie Sie den Assistenten selbst erstellen können!

lexoffice ist ein Online-Buchhaltungsdienst, der es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen, Bestellungen und Bankkonten zu verwalten und Berichte zu erstellen. Der Service bietet ein einfaches Dashboard, mit dem Benutzer Geschäftsinformationen leicht auffinden und mit wenigen Klicks auswerten können. Rechnungen lassen sich online oder über die mobile App erstellen, Umsätze auf Bank- oder Paypalkonten liest lexoffice automatisch ein und es ermöglicht die Zuordnung von Ein- und Ausgangsrechnungen zu den Umsätzen. Aber das Beste ist: lexoffice bietet eine REST-API-Schnittstelle, die wir von einer Access-Datenbank aus per VBA ansteuern können. Grund genug, diese Schnittstelle einmal genauer anzusehen!

Immer, wenn ich ein neues Add-In für eine Automatisierung meiner Access-Entwicklung erstelle, führe ich die gleichen Schritte durch: Anlegen einer neuen Datenbank, Speichern als .accda, Erstellen der Tabelle USysRegInfo, Hinzufügen der Daten für die Registry, Einstellen der Datenbankinformationen, sodass diese im Add-In-Manager angezeigt werden und Programmieren der Funktion, die beim Start des Add-Ins aufgerufen werden soll. Und erst danach fängt der eigentliche Spaß an, nämlich die Programmierung der Funktion, die ich gern mit dem Add-In erledigen möchte. Weil ich das oft genug gemacht habe, baue ich im Rahmen dieses Beitrags ein Tool, mit dem ich solche Add-Ins per Mausklick erstellen kann – beziehungsweise ein Add-In, mit dem ich die aktuelle Datenbank in ein Add-In umwandeln kann.