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Datenbankanwendungen sollten in der Regel eine Benutzeroberfläche beinhalten, die dem Anwender ein intuitives und einfaches Arbeiten ermöglicht. Wenn die Datenbankanwendung nun auch noch mit relativ wenigen Funktionen auskommt, dann können Sie diese auch ohne größere Anleitung an die Anwender verteilen. Sobald aber mit Intuition nichts mehr zu erreichen ist, weil entweder die Komplexität der Anwendung zu groß wird oder die Funktionen einfach erklärungsbedürftig sind, sollten Sie dem Anwender zur Seite stehen und ihm den Umgang mit Ihrer Anwendung durch eine Access Onlinehilfe erleichtern.
Für die Unterstützung des Anwenders beim Umgang mit Ihrer Applikation gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. In den folgenden Abschnitten lernen Sie vier unterschiedliche Wege kennen, von denen zwei später genauer beschrieben werden, zum Beispiel die Access Onlinehilfe.
Hilfe in Bezeichnungsfeldern
Einfache Erklärungen, die zum Beispiel für die Zusammenarbeit mit einem Assistenten erforderlich sind, können leicht in Form eines Bezeichnungsfeldes an Ort und Stelle untergebracht werden.
Hilfe per SteuerelementTip-Text
Umfangreiche Formulare mit vielen erklärungsbedürftigen Eingabefeldern können sicher nicht zu jedem der Eingabefelder ergänzende Texte enthalten. Falls die Erklärungen kurz sind – also die Länge einiger Sätze nicht überschreiten – und keine Abbildungen benötigt werden, können Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text der Eingabeformulare verwenden.
Hilfe auf Papier
Obwohl das papierfreie Büro hier und dort propagiert wird, ist ein Handbuch für eine umfangreiche Dokumentation immer noch weit verbreitet. Formate wie PDF bieten dem Anwender die Möglichkeit, zwischen der Bildschirmvariante und dem bedruckten Papier zu wählen.
Das Medium Papier hat allerdings große Nachteile, wenn es um das schnelle Nachschlagen einer bestimmten Funktion oder ähnliches geht. Bevor man in Handbüchern mit schlecht gepflegtem Index und Inhaltsverzeichnis fündig wird, hat man in der Regel schon auf Umwegen die Lösung für das Problem herausgefunden.
Die PDF-Variante bietet immerhin die Möglichkeit, über Inhaltsverzeichnis, Index und teilweise sogar Querverweise schnell zu den gewünschten Stellen zu springen. Auch hier gibt es allerdings keine Garantie für einen sorgfältig ausgearbeiteten Index.
Wenn Sie nur kurze Bemerkungen oder Anleitungen zur Erläuterung einer Funktion oder eines Steuerelements benötigen, können Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text der unterschiedlichen Steuerelemente verwenden.
Hier können Sie den Text zur Erläuterung eingeben. Der eingegebene Text wird angezeigt, sobald sich der Mauszeiger über dem entsprechenden Steuerelement befindet.
Die Eigenschaft finden Sie, wenn Sie ein Formular in der Entwurfsansicht öffnen, das gewünschte Steuerelement aktivieren und im Eigenschaftsfenster das Registerblatt Andere aktivieren (siehe Bild 1).
Bild 1: Festlegen der Eigenschaft SteuerelementTip-Text
Bild 2: SteuerelementTip-Text in Aktion
Bild 2 zeigt, wie der SteuerelementTip-Text in der Praxis aussieht. Ein SteuerelementTip-Text kann bis zu 255 Zeichen lang werden. Da die Darstellung einer solchen Zeichenkette in einer einzigen Zeile optisch nicht besonders ansprechend ist, können Sie hier auch Zeilenumbrüche unterbringen.
Komfortabel geht das, wenn Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Textfeldes für die Eigenschaft SteuerelementTip-Text akti-vieren und dort den Eintrag Zoom auswählen.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Text bequem eintippen können. Zeilenumbrüche geben Sie mit der Tastenkombination Strg + Eingabetaste ein.
Die Möglichkeiten zum Einbinden der Onlinehilfe hängen stark von der verwendeten Access-Version ab. Die hier verwendete Anwendung zur Erstellung der Onlinehilfe ist die aktuellste Software, die von Microsoft für diesen Zweck zur Verfügung gestellt wird.
Access 97 unterstützt Sie daher nur mäßig, während Sie mit Access 2000 und Access 2002 wesentlich mehr Freude daran haben werden.
Onlinehilfe mit Access 97
Unter Access 97 ist die einfachste Möglichkeit die Einbindung per Schaltfläche. Damit können Sie allerdings nur die erstellte Onlinehilfe ohne Angabe einer bestimmten Seite öffnen.
Hinweis
Access 97 ist für die Verwendung von Hilfe-Dateien ausgelegt, die mit dem Vorgänger des HTML Help Workshop erstellt wurden. Zwar kann Access 97 auf Hilfe-Dateien zugreifen, die mit dem HTML Help Workshop erstellt wurden, allerdings ist der Aufwand vergleichsweise hoch und kann an dieser Stelle leider nicht beschrieben werden.
Um die Onlinehilfe per Schaltfläche aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- öffnen Sie das gewünschte Formular in der Entwurfsansicht.
- Legen Sie eine neue Schaltfläche namens cmdHilfe an und beschriften Sie diese beispielsweise mit Hilfe.
- Hinterlegen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Klicken der Schaltfläche die nachfolgende Prozedur. (
Private Sub cmdHilfe_Click()
Call Shell("hh.exe " _ & Left(CurrentDb.Name, _ Len(CurrentDb.Name) - _ Len(Dir(CurrentDb.Name))) _ & "Fahrtenbuch.chm", _ vbMaximizedFocus)
End Sub
Die Prozedur verwendet die Shell-Funktion zur Ausführung eines Kommandozeilenbefehls – in diesem Fall den Aufruf der Anwendung hh.exe.
Mit dieser Anwendung zeigen Sie die nachfolgend angegebene Hilfe-Datei an. Der Aufbau des Dateinamens geht davon aus, dass sich die Hilfe-Datei im gleichen Verzeichnis wie die Anwendung befindet. Falls Sie einen anderen Pfad wählen, müssen Sie den folgenden Ausdruck durch den gewählten Pfad ersetzen:
Left(CurrentDb.Name, _ Len(CurrentDb.Name) - _ Len(Dir(CurrentDb.Name))
Der letzte Parameter des Shell-Aufrufs gibt an, dass die Hilfe-Datei in einem maximierten Fenster angezeigt werden soll.
Onlinehilfe mit neuerenAccess-Versionen
Neuere Access-Versionen sind für die Anwendung von Hilfe-Dateien ausgelegt, die mit dem HTML Help Workshop erstellt wurden.
Die Kombination beider Anwendungen bietet die Möglichkeit, die Onlinehilfe über die Taste F1 oder über die Direkthilfe der Anwendung aufzurufen. Dabei können Sie definieren, welche Seite die Onlinehilfe beim Öffnen der Hilfe-Datei anzeigen soll.
Access Onlinehilfe in Formularen
Die Funktion dient hauptsächlich dazu, Hilfe bei der Arbeit mit den Formularen einer Access-Anwendung anzubieten.
Dabei können Sie für jedes Formular eine eigene Hilfe-Datei festlegen. In der Regel werden Sie allerdings eine einzige Hilfe-Datei für die komplette Datenbankanwendung verwenden.
Außerdem können Sie sowohl für das Formular selbst als auch für jedes Steuerelement, das den Fokus erhalten kann, ein Hilfethema festlegen. Bild 3 zeigt das Eigenschaftsfenster mit den entsprechenden Eigenschaften.
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