André Minhorst, Duisburg
Mit dem zunehmenden Einzug von PCs in die unterschiedlichen Bereiche der Geschäftswelt sterben die guten alten Karteikästen und die dazugehörenden Karteikarten langsam aus. Doch längst nicht in allen Bereichen gibt es digitale Pendants zu den Karteikästen: Viele der früher auf Karteikarten vorhandenen Informationen wie zum Beispiel Leitsätze von Gerichtsurteilen liegen zwar mittlerweile in digitaler Form auf regelmäßig aktualisierten CDs vor, doch wie es bei fertigen CDs üblich ist, können dem jeweiligen Datenbestand keine eigenen Daten hinzugefügt werden. Daher lernen Sie im vorliegenden Beitrag eine Musterlösung zur Verwaltung von Karteikarten am Beispiel von Gerichtsurteilen kennen.
Karteikarten zeichnen sich besonders durch die Eigenschaft aus, dass sie kompakt und überschaubar sind. Das steht im krassen Gegensatz zu den meisten aktuellen Computeranwendungen.
Wenn eine Anwendung zur Verwaltung der Inhalte von Karteikarten in digitaler Form aber leicht zu handhaben ist und den Benutzer, der bisher mit einem herkömmlichen Karteikasten gearbeitet hat, nicht mit übermäßig vielen Funktionen überhäuft, kann sie sehr viele Vorteile bringen.
Vorteile von digitalen Karteikästen
Jeder Karteikasten platzt irgendwann einmal aus den Nähten, was zwar auch einer Festplatte passieren kann, aber sicher nicht durch das Füllen mit den Inhalten von Karteikarten.
Neben der Platzersparnis ist die Möglichkeit der gezielten Suche einer der Hauptvorteile gegenüber Karteikarten. Konnten Karteikarten vielleicht nach Kategorien eingeteilt und innerhalb der Kategorien noch nach Kriterien wie dem Alphabet oder dem Datum sortiert werden, ist eine Suche in einem Datenbanksystem nur durch die Art der bereits verfügbaren Informationen beschränkt.
Ein wesentlicher Vorteil ist die vereinfachte Eingabe von Daten. Bereits eingegebene Daten wie Autoren, Schlagworte, Normen und so weiter können bei der erneuten Eingabe automatisch begrenzt werden.
Wenn Daten ergänzt werden müssen, können Informationen dorthin geschrieben werden, wo sie hingehören, und nicht an den unteren Rand der Karteikarte – wohin dann durch ein Sternchen von der entsprechenden Textstelle aus verwiesen wird.
Einfachheit
Die nachfolgend beschriebene Musterlösung soll am Beispiel einer Leitsatzkartei beschreiben, wie Karteikarten mit einer Access-Datenbankanwendung verwaltet werden können. Die Anwendung soll auch für Benutzer geeignet sein, die nicht regelmäßig mit Datenbankanwendungen arbeiten. Daher wird die Benutzeroberfläche, mit einigen Ausnahmen, bewusst einfach gehalten.
An Stellen, die üblicherweise ein wenig Datenbank-Know-how verlangen, werden entsprechende Hilfen zur Verfügung gestellt.
Das Datenmodell enthält die Haupttabelle sowie vier Tabellen mit Lookupdaten, die über je eine Verknüpfungstabelle mit der Haupttabelle verbunden werden (siehe Bild 1).
Bild 1: Datenmodell der Leitsatzverwaltung
Bild 2: Das Hauptformular der Leitsatzkartei
Die digitale Verwaltung von Karteikarten wird hier anhand der Verwaltung von Leitsätzen beschrieben. Leitsätze sind kurze Zusammenfassungen von Gerichtsurteilen. Ein Eintrag in eine Leitsatzkartei enthält eine feste Menge von Informationen:
Den Leitsatz selbst, den Autor (in der Regel das für das Urteil verantwortliche Gericht), Schlagwörter, Urteilsdatum, Aktenzeichen, die Fundstellen, an denen der Volltext des Urteils einzusehen ist, sowie die Normen, auf die sich das Urteil beruft.
Das Hauptfenster der Anwendung enthält bereits alle wesentlichen Elemente zur Verwaltung der Karteikarten (siehe Bild 2).
Suchfunktion
Der obere Teil des Hauptformulars enthält die Suchfunktion. Sie ist so aufgebaut, dass der Google-gewohnte Anwender hier die gewünschten Suchbegriffe auf einfache Art und Weise eingeben kann.
Das bedeutet, dass für alle Suchkriterien entsprechende Ausdrücke eingegeben werden können. Wenn der Benutzer einfach mehrere Begriffe hintereinander eingibt, werden diese mit Oder verknüpft. Ein vorangestelltes Plus-Zeichen (+) bewirkt eine Und-Verknüpfung.
Alle Suchkriterien, die ohne Angabe eines bestimmten Feldes, das durchsucht werden soll, eingegeben werden, werden für die Suche in den beiden wichtigsten Feldern der Datenbankanwendung, den Leitsätzen selbst und den separat einzugebenden Schlagwörtern verwendet.
Die untere Zeile des Suchen-Bereichs ist für Benutzer vorgesehen, die sich noch nicht mit der Syntax der Suchkriterien angefreundet haben oder unsicher in deren Anwendung sind. Hier können alle wichtigen Elemente eines Suchkriteriums ausgewählt werden: die Art der Verknüpfung, das Kriterium selbst, der Vergleichsoperator und der Vergleichswert.
Wenn alle vier Eigenschaften des Suchkriteriums festgelegt wurden, kann der resultierende Ausdruck durch einen Mausklick auf die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol in den Suchausdruck in der oberen Zeile übernommen werden.
Hinweis
Die hier verwendete Suchfunktion ist zu aufwändig, um im Rahmen des vorliegenden Beitrags beschrieben zu werden. Statt dessen finden Sie eine ausführliche Beschreibung der hier verwendeten Techniken im Beitrag Universelle Suchleiste in dieser Ausgabe von Access im Unternehmen.
Liste der vorhandenen Leitsätze
Im linken Bereich des unteren Teils des Hauptformulars befindet sich ein Listenfeld, das direkt zwei Aufgaben erfüllt: Es dient einerseits der Anzeige aller vorhandenen Leitsätze und andererseits der Anzeige des Suchergebnisses, wenn im oberen Teil eine Suche durchgeführt wurde.
Darunter befinden sich zwei Schaltflächen zum Anlegen eines neuen Leitsatzes und zum Anzeigen der Liste aller aktuell im Listenfeld angezeigten Leitsätze in Berichtsform.
Detailansicht von Leitsätzen
Der rechte Bereich des unteren Teils des Hauptformulars enthält schließlich die Detailansicht des aktuell im Listenfeld ausgewählten Leitsatzes.
Da Leitsätze in der Regel einmal eingegeben und anschließend bis auf Weiteres nur zum Betrachten beziehungsweise Ausdrucken zur Verfügung stehen sollen, ist die Funktion zum Bearbeiten der Leitsätze in ein separates Formular ausgegliedert, das auch gleichzeitig dem Anlegen neuer Leitsätze dient.
Dazu befinden sich unter der Detailansicht zwei Schaltflächen zum Aufrufen des Formulars zum Bearbeiten des Leitsatzes und zum Anzeigen der Detailansicht in Berichtsform.
Anlegen neuer Leitsätze
Das Formular zum Anlegen neuer Leitsätze kann über die Schaltfläche mit der Beschriftung Neuer Leitsatz links unten im Formular geöffnet werden.
Das Formular enthält Steuerelemente zum Anlegen der meisten Eigenschaften eines Leitsatzes. Dazu gehören der Text des eigentlichen Leitsatzes, das Aktenzeichen sowie das Datum, an dem das entsprechende Urteil gefällt wurde.
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