Karl Donaubauer, Wien

In der Access-FAQ von Karl Donaubauer (www.donkarl.com) finden Sie die meistgestellten Fragen und Anworten zum Thema Microsoft Access. In dieser Beitragsreihe stellt Karl Donaubauer die wichtigsten Einträge im Detail vor und zeigt Ihnen entsprechende Lösungen anhand praxisnaher Beispiele. Im achten Teil lernen Sie die Lösungen zu den häufigsten Problemen im Zusammenhang mit dem Finden, Sortieren und Speichern von Daten in Formularen kennen.

Hinweis

Die Beispieldatenbanken zu FAQ8_A97.mdb für Access 97 und FAQ8_A00.mdb für Access 2000 und höher. Sie finden die Datenbanken auf der Heft-CD oder im Internet unter http://www.access-im-unternehmen.de (Shortlink 281).

Suchfunktionalitäten lassen sich in zwei große Kategorien einteilen: Filtern oder Springen. Die häufigste Aufgabenstellung bei der Sprungvariante ist der Wunsch, in ein Text- oder Kombinationsfeld einen Suchbegriff eingeben zu können und damit zum passenden Datensatz zu springen. Dafür bietet VBA zwei verschiedene Lösungsmöglichkeiten, die beide sowohl im Einzel- als auch im Endlosformular funktionieren.

Bild 1: Suche mit FindRecord oder Bookmark

In der Beispieldatenbank zu diesem Artikel finden Sie das Formular frmArtikelSuche (siehe Bild 1), in dem beide Techniken vorgeführt werden. Ob Sie sich zur Suche eines Kombinationsfeldes oder eines normalen Textfeldes bedienen, ist für den reinen Suchcode unerheblich.

Im Beispielformular ist es ein Kombinationsfeld, dessen erste und gebundene Spalte die eindeutige ArtikelId enthält, die zweite Spalte enthält die Artikelbezeichnung.

Die Spaltenbreite der ID-Spalte steht auf 0, damit sie nicht sichtbar ist. Der Anwender gibt also den Suchtext für die aussagekräftige Artikelbezeichnung ein, gesucht wird aber mittels der gebundenen Spalte, die die eindeutige ID enthält.

Die erste Methode, FindRecord, ist sehr einfach und erfordert nur drei Zeilen VBA-Code im Ereignis Nach Aktualisierung des Such-Kombinationsfeldes.

If IsNull(Me!cboSuche1) Then Exit Sub
Me!ArtikelId.SetFocus
DoCmd.FindRecord Me!cboSuche1

Die erste Zeile dient dazu, die Prozedur gleich wieder zu verlassen, falls das Kombinationsfeld leer ist. Ansonsten würde FindRecord eine unnötige Fehlermeldung liefern. Die zweite Codezeile setzt den Fokus auf das Textfeld ArtikelId, die dritte führt die eigentliche Such- und Sprungaktion aus, indem nach dem FindRecord-Befehl der Parameter für den Suchvergleich angegeben wird. In diesem Fall ist das der Inhalt des Such-Kombinationsfeldes. Die Methode FindRecord bietet darüber hinaus noch interessante weitere Parameter zum Beispiel zur Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung, zur Angabe einer Suchrichtung oder zur Suche in allen Feldern eines Datensatzes. Die Methode ist also die Umsetzung des normalen Suchdialogs von Office und bietet auch alle entsprechenden Möglichkeiten. Sie sind recht gut in der Online-Hilfe erläutert.

Der große Nachteil dieser Methode ist, dass das Feld, in dem gesucht werden soll, im Formular sichtbar und aktiviert sein muss, damit es den Fokus erhalten kein und FindRecord weiß, wo gesucht werden soll. Das ist oft nicht erwünscht, so wie im Beispielfall, in dem die Anzeige einer nicht aussagekräftigen und nicht änderbaren ArtikelId keinen Sinn macht. Für diesen Fall eignet sich eher der Umweg über den RecordsetClone des Formulars, wie er im zweiten Such-Kombinationsfeld des Beispielformulars gezeigt wird. Der Code im Ereignis Nach Aktualisierung des Kombinationsfeldes lautet:

If IsNull(Me!cboSuche2) Then Exit Sub
Dim rst As DAO.Recordset
Set rst = Me.RecordsetClone
rst.FindFirst "ArtikelId = " _    & Me!cboSuche2
If Not rst.NoMatch Then
    Me.Bookmark = rst.Bookmark
End If
Set rst = Nothing

Es wird also ein DAO-Recordset deklariert und mit dem Clone des Formular-Recordsets belegt. In diesen Daten wird mit der FindFirst-Methode von DAO nach dem Datensatz gesucht, der dem Suchbegriff entspricht. Falls etwas gefunden wurde, setzt FindFirst den Zeiger auf diesen gefundenen Datensatz und anschließend wird die Bookmark-Eigenschaft des Formulars auf jene des RecordsetClones gesetzt. Das hat zur Folge, dass im Formular der gefundene Datensatz zum aktuellen wird. Was ist der Grund dafür

Beim öffnen eines Formulars weist Access jedem angezeigten Datensatz einen eindeutigen Wert zu, das so genannte Lesezeichen oder Bookmark in VBA. Der RecordsetClone ist nichts anderes als eine Kopie der Daten im Formular und verwendet dieselben Bookmarks. Deshalb kann man sie in beiden Richtungen aufeinander abstimmen.

Noch ein Warnhinweis, falls Sie Access 97 verwenden: Sie sollten ein aktuelles JET-Update für Access 97 installiert haben und/oder das Service Release 2 für Office 97. Wenn nicht, sollten Sie vor der ersten Verwendung des RecordsetClones schreiben:

Me.RecordsetClone.Requery

Ansonsten könnte der legendäre Bookmark-Bug wirksam werden, der in älteren Access-Versionen manchmal dafür sorgt, dass die Anzeige im Formular nicht richtig mit dem dahinter liegenden Recordset synchronisiert wird und somit Datenänderungen nicht im aktuell sichtbaren Datensatz des Formulars vorgenommen werden, sondern in irgendeinem anderen. Das war einer der schwersten Fehler, die Access jemals hatte, weil dadurch ohne Schuld des Anwenders falsche Daten erzeugt wurden. Microsoft hat diesen Bug erst mit den oben angeführten Updates gefixt.

Zum Sortieren gibt es die zwei einfach und klar zu bedienenden Schaltflächen in der Formular-Symbolleiste. Es kommt aber vor, dass man entweder keine Symbolleisten anzeigen, die Sortier-Funktion auf das Klicken einer selbst erstellten Schaltfläche legen oder nach mehr als einem Feld sortieren möchte. Für all diese Varianten brauchen Sie die Sortierung per VBA. Dafür gibt es wiederum zwei Varianten mit Vor- und Nachteilen. Die erste Variante ist das Erzeugen oder ändern des SQL-Strings, der als Datenherkunft des Formulars dient. Entscheidend für die Sortierung der Daten ist dabei die Klausel ORDER BY von SQL. Angenommen Sie haben eine Tabelle tblKunden, die standardmäßig nach dem Primärschlüsselfeld KundenId sortiert wird, und Sie möchten auf Knopfdruck nach den Feldern Nachname und Vorname sortieren. Der Code im Ereignis Beim Klicken einer Schaltfläche könnte so aussehen:

Dim strSQL As String
strSQL = "SELECT tblKunden.* " _    & "FROM tblKunden " _    & "ORDER BY tblKunden.Nachname, " _    & " tblKunden.Vorname;"
Me.RecordSource = strSQL

Die Neuzuweisung der RecordSource (Datenherkunft) an das Formular bewirkt immer auch gleich eine Aktualisierung der Anzeige. Mehr ist also nicht zu tun.

Diese Sortier-Methode über das SQL-Statement des Formulars ist sehr flexibel, weil Sie nicht nur die Sortierung, sondern auch alle anderen die Daten betreffenden Einstellungen über das SQL-Statement vornehmen können. Wenn Sie nicht besonders SQL-erfahren sind, ist das beste Vorgehen, eine Abfrage mit dem Abfrage-Editor zu erstellen, in die SQL-Ansicht zu wechseln und das Statement von dort per Zwischenablage zu übernehmen. Auch Profis verwenden oft diese Technik und verbessern gegebenenfalls noch das Statement des Assistenten, weil es schneller und weniger fehleranfällig ist als das Tippen des kompletten Statements samt Feldnamen und so weiter.

Der große Nachteil dieser Methode ist, dass die Daten komplett neu abgerufen werden, was bei langsamer Verbindung oder großen Datenmengen ein Performance-Problem darstellen kann. Die zweite Methode ist die Verwendung der Eigenschaft Sortiert nach des Formulars:

Me.OrderBy = "Nachname, Vorname"
Me.OrderByOn = True

Für eine absteigende Sortierung müssten Sie übrigens genau wie in SQL auch hier das Schlüsselwort DESC verwenden. Zum Beispiel absteigend nach Nachname und Vorname sortiert:

Me.OrderBy = _    "Nachname DESC, Vorname DESC"
Me.OrderByOn = True

Diese Methode hat den Vorteil, dass die Datenherkunft des Formulars nicht neu geladen wird. Sie hat aber den Nachteil, dass Access die letzte Sortierung speichert. Das passiert auch, wenn Sie diese Eigenschaft nicht per VBA, sondern im Eigenschaftsfenster einstellen. Wenn Sie verhindern möchten, dass die Daten beim nächsten öffnen nach der zuletzt verwendeten Einstellung sortiert werden, können Sie im Ereigniscode Beim öffnen des Formulars schreiben:

Me.OrderBy = ""

In vielen Situationen müssen Sie zum Aktualisieren der Daten eines Formulares die Requery-Methode verwenden. Ein typisches Beispiel ist das Auswahlformular, das nach dem öffnen eines Detailformulars alle geänderten und neuen Datensätze anzeigen soll und die gelöschten nicht mehr. Das Problem mit Requery ist, dass die Methode bei der erwünschten Neuabfrage der Datenherkunft zum ersten Datensatz des Formulars springt. Um das sauber zu beheben, ist einiges an Code erforderlich. Bild 2 zeigt die Formulare frmArtikelAuswahl und frmArtikelAktualisierung aus der Datenbank zum Artikel.

Das eine Formular ist eine nicht direkt änderbare Artikelliste, das andere ein Detailformular, in dem änderungen vorgenommen werden können. Das Detailformular enthält drei Schaltflächen, die die unterschiedlichen Auswirkungen auf das Auswahlformular demonstrieren, besonders wenn neue Datensätze hinzugefügt oder bestehende gelöscht wurden. Quellcode 1 ist der Code hinter dem Klick-Ereignis der untersten Schaltfläche, die nach dem Schließen des Detailformulars und dem Requery auf das Auswahlformular zum aktuellen Datensatz zurückkehrt.

Bild 2: Auswahl- und Detailformular mit Requery-Methode

Private Sub btnSchliessenMitDS_Click()
    On Error GoTo myError
    DoCmd.Close acForm, Me.Name
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim frm As Form
    Dim lngStore As Long
    Set frm = Forms!frmArtikelAuswahl
    Set rs = frm.RecordsetClone
    lngStore = frm!ArtikelId
    ''Bildschirmflackern reduzieren
    frm.Painting = False
    frm.Requery
    rs.FindFirst "ArtikelId = " & lngStore
    frm.Bookmark = rs.Bookmark
myExit:
    frm.Painting = True
    Exit Sub
myError:
    Select Case Err.Number
        Case 64519 ''Datensatz wurde gelöscht
            Resume Next
        Case Else
            MsgBox "Exception Nr. " & Err.Number _                & " " & Err.Description
            Resume myExit
    End Select
End Sub

Quellcode 1

Im Wesentlichen speichert der Code die ID des aktuellen Datensatzes im Auswahlformular in der Variable lngStore, führt die Requery-Methode aus und verwendet dann, wie im vorhergehenden Kapitel erläutert, Findfirst und die Bookmark-Eigenschaft, um zum aktuellen Datensatz zurückzukehren.

Mithilfe der Painting-Eigenschaft wird das Bildschirmflackern vermindert und in der Fehlerroutine wird der Fehler nach dem Löschen eines Datensatzes abgefangen und in diesem Fall nur das Requery zur Aktualisierung des Auswahlformulars durchgeführt.

Einen einzelnen markierten Datensatz in einem Endlosformular zu ermitteln, ist keine Kunst. Sie müssen dafür nur ein eindeutiges Feld auslesen, also zum Beispiel: Me!ArtikelId

Das funktioniert, weil der einzelne markierte Datensatz zugleich der aktuelle Datensatz des Formulars ist und alle Feld- oder Steuerelementbezüge auf den Detailbereich ihn betreffen. Wie aber können Sie, wenn Sie für weiterführende Zwecke mehrere Datensätze mithilfe des Datensatzmarkierers markiert haben, per Code ermitteln, um welche Datensätze es sich handelt

Hier helfen die Eigenschaften SelTop und SelHeight des Formulars. Das Formular frmArtikelMehrfachAuswahl in der Datenbank zum Artikel zeigt den Umgang mit diesen Eigenschaften (siehe Bild 3).

Bild 3: Mehrere markierte Datensätze ermitteln

An sich bekommt man mit einem einfachen Me.SelTop den ersten markierten Datensatz und mit Me.SelHeight die Anzahl der markierten Datensätze. Das Problem dabei ist, dass die Markierung sofort verschwindet, wenn ein anderes Steuerelement den Fokus erhält.

Es ist also nicht möglich, einfach eine Befehlsschaltfläche im Formular zu platzieren und bei deren Anklicken zum Beispiel einen Bericht mit den markierten Datensätzen zu drucken, weil die Markierung durch den Wechsel zur Schaltfläche bereits verloren gegangen ist.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, ist, das Auslesen der Eigenschaften auf einen Menüpunkt oder einen Tastendruck zu legen, der die Markierung im Formular nicht beeinflusst. Ein solches Beispiel zeigt das Formular anhand der Funktionstaste F5. Dazu muss im Formular die Eigenschaft Tastenvorschau auf Ja eingestellt sein, damit immer zuerst die Tastatur-Ereignisprozedur des Formulars aufgerufen wird. Der Code beim Ereignis Bei Taste Ab des Formulars sieht so aus:

If KeyCode = vbKeyF5 Then
    MsgBox "Markierung beginnt bei " _        & "Datensatz " & Me.SelTop _        & vbCrLf & "Anzahl der " _        & "markierten Datensätze: " _        & Me.SelHeight
End If

Beim Drücken von F5 wird eine also eine Meldung ausgegeben, die mithilfe von SelTop und SelHeight den ersten markierten Datensatz ausgibt und die Anzahl der markierten Datensätze.

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