Diagramme in Berichten

Wenn Sie ein Diagramm in einem Access-Formular anzeigen, enthält dieses typischerweise gleich alle gewünschten Daten zum gewünschten Thema. Berichte eröffnen da etwas andere Möglichkeiten: Hier können Sie beispielsweise in einem Bericht mehrere Diagramme anzeigen – etwa, um die Umsätze zu allen verfügbaren Artikeln über ein Jahr zu betrachten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen solchen Bericht erstellen und das Diagramm wie gewünscht formatieren.

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Datenbankexport

Wenn Sie eine Datenbank entwickeln, die Sie an einen oder mehrere Kunden weitergeben, enthält diese oft noch Testdaten, Tools, die Sie zur Entwicklung benötigen et cetera. Vielleicht entwickeln Sie sogar Datenbanken für mehrere Zielversionen von Access, die unterschiedliche Anforderungen haben. Oder Sie wollen schnell Versionen mit unterschiedlichen Funktionsumgängen exportieren. Die hier vorgestellte Lösung zeigt einige Techniken, um dies zu bewerkstelligen. Der Vorteil etwa gegenüber den eingebauten Importieren-Funktionen ist, dass Sie hier vollständige Konfigurationen speichern können.

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Wiederherstellungspunkt für Daten

Während Sie eine Datenbank entwickeln, geben Sie Beispieldaten ein, testen die neu hinzugefügten Formulare und VBA-Prozeduren anhand dieser Daten, prüfen das Ergebnis und stellen die Beispieldaten gegebenenfalls wieder her, um weitere Tests mit geänderten Prozeduren durchzuführen. Bei komplizierteren Prozeduren kann dies einige Iterationen in Anspruch nehmen und das manuelle Bereitstellen der Testdaten wird zu einer hinderlichen und zeitraubenden Prozedur. Zu diesem Zweck stellen wir im vorliegenden Beitrag Techniken vor, mit denen Sie per Knopfdruck alle Daten aus definierten Tabellen sichern und diese mit einem weiteren Knopfdruck wiederherstellen.

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Datensätze mit Anlagefeld kopieren

Zum Kopieren von Datensätzen aus einer Tabelle in die nächste gibt es verschiedene Varianten. Zunächst einmal gibt es die grobe Aufteilung von Methoden, die rein mit den Befehlen der DAO-Bibliothek auskommen – also solche, die ein Recordset referenzieren oder anlegen und dann die einzelnen Felder füllen. Dann stehen noch die Aktionsabfragen von SQL zur Verfügung, die wiederum über eine Methode der DAO-Bibliothek aufgerufen werden, aber ganz andere Möglichkeiten bieten als AddNew, Edit und Update. Und dann kommen mit Access 2007 noch die Anlagefelder hinzu, die eine eigene hintergelagerte Tabelle zum Speichern ihrer Daten verwenden. Der vorliegende Artikel stellt die verschiedenen Möglichkeiten zum Kopieren von Datensätzen mit Anlagefeldern vor.

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Verknüpfungen für Datenbankdateien erstellen

Nervt es Sie nicht auch, wenn Sie alle Jubeljahre mal eine Verknüpfung zum Starten einer Datenbankdatei erstellen – und dann mühsam den Pfad zur MSAccess.exe und zur betroffenen Access-Datenbank zusammentippen müssen Mir geht es jedenfalls so. Deshalb habe ich ein schickes, kleines Add-In gebaut, mit dem Sie diese Aufgabe mit wenigen Mausklicks erledigen können. Wie es funktioniert und welche Techniken dahinterstecken, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag.

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QR-Codes mit Access erzeugen, Teil I

Wohin man schaut, überall findet man QR-Codes. Falls Sie es nicht wissen: Das sind diese Kästchen, die mit mehr oder weniger chaotisch angeordneten Pixeln daherkommen. QR steht für Quick Response und der QR-Code ist im Gegensatz zu den Strichcodes ein zweidimensionaler Code. Er wurde 1994 von der japanischen Firma Denso Wave entwickelt und genießt eine immer größere Verbreitung. Da man darin beliebige Texte unterbringen kann, sind die Anwendungszwecke vielfältig und reichen von der Kennzeichnung von Bauteilen bis hin zur Kodierung von URLS, Telefonnummern oder kompletten Visitenkarten.

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Exklusives öffnen von Datenbanken

Access bietet die Mögichkeit, Datenbanken in einem exklusiven Modus zu öffnen. Dieser Modus ist vor allem für bestimmte Operationen wie etwa das Komprimieren einer Datenbankdatei nötig. Rund um das exklusive öffnen von Datenbanken gibt es jedoch noch eine Reihe weiterer wichtiger Informationen, die Sie in diesem Beitrag erhalten. Dazu gehören zwei VBA-Funktionen, mit denen Sie zum Beispiel prüfen können, ob eine Datenbank exklusiv geöffnet ist oder ob Sie diese im exklusiven Modus öffnen können.

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Geänderte Daten archivieren

Das ändern von Daten ist in manchen Fällen an der Tagesordnung – zum Beispiel bei Kundendaten. Wenn Sie in einer Datenbank Kunden verwalten, die nicht nur für einen einzigen Auftrag oder eine einzige Bestellung angelegt werden, sondern mit denen Sie wiederkehrend geschäftlichen Kontakt haben, müssen Sie die Adressdaten auf dem aktuellen Stand halten. Kein Problem: Die entsprechenden Felder lassen sich ja schnell mal überschreiben. Das Problem ist nur, dass hier auch Fehler geschehen. Wenn Sie beispielsweise beim falschen Michael Müller die Lieferadresse ändern, freut sich ein Michael Müller über eine Lieferung, aber der andere, der nichts bestellt hat, wird die Rechnung wohl nicht bezahlen. Und wenn sich solche Fehler nur schwer verhindern lassen, so sollen Sie zumindest die Adressdaten schnell wiederherstellen können …

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Lösch- und Kopierreihenfolge für Tabellen

Bei der einen oder anderen Gelegenheit werden Sie die Daten von Tabellen von einer Datenbank zur nächsten kopieren wollen oder einfach den Inhalt aller Tabellen löschen. Wenn die Tabellen mit referenziellen Beziehungen versehen sind, ist sowohl das Kopieren als auch das Löschen der enthaltenen Daten nicht trivial: Sie müssen nämlich in beiden Fällen in einer bestimmten Reihenfolge vorgehen. Beim Löschen müssen Sie erst alle verknüpften Daten aus der Detailtabelle einer Beziehung entfernen, bevor Sie die Daten der Mastertabelle löschen können. Beim Kopieren sind hingegen erst die Daten in den Mastertabellen einzufügen, bevor Sie die Detailtabellen samt Fremdschlüsselfeldinhalt füllen können.

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Rich-Text ab Access 2007

Mit Access 2007 hat Access die Möglichkeit eingeführt, Rich-Text in Memofelder einzugeben. Diese Neuerung ist insofern beachtenswert, als dass es nicht um das üblicherweise mit der Dateiendung .rtf abgekürzte Format geht, sondern eine abgespeckte HTML-Variante. Außerdem ist interessant, dass auf diese Weise formatierte Inhalte von Memofeldern sowohl in Formularen als auch in Berichten korrekt angezeigt werden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit der Access-Version von Rich-Text arbeiten.

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