Access im Unternehmen

Es geschieht gelegentlich, dass Sie einen Standardwert aus mehreren Werten festlegen müssen – beispielsweise, wenn ein Benutzer mehrere E-Mail-Adressen hat, Sie aber eine davon als Standardadresse für ausgehende Mails definieren möchten. Wenn die E-Mail-Adressen in einem Unterformular in der Datenblattansicht angezeigt werden, bietet sich die bedingte Formatierung an, um die jeweils aktive E-Mail-Adresse zu markieren. Wie dies aussehen kann, zeigt der vorliegende Beitrag.

Manchmal möchten Sie vielleicht schnell den kompletten Inhalt oder auch Ausschnitte von einem Textfeld in ein anderes übernehmen. Dann markieren Sie diesen, kopieren ihn, beispielsweise mit der Tastenkombinatino Strg + C, und fügen ihn mit Strg + V in das Zieltextfeld ein. Das ist für den Alltag schnell genug, so Sie denn die Tastenkombinationen aus dem Stegreif beherrschen (das ist längst nicht immer der Fall!). Wenn Sie jedoch häufiger Inhalte von Textfeld A nach Textfeld B übertragen wollen, gibt es einen viel eleganteren Weg. Schauen Sie selbst!

Es ist seit jeher ein Wunsch der Access-Entwickler, Steuerelemente zum Beispiel dynamisch an die Größe des umgebenden Formulars anzupassen. Microsoft hat dem Rechnung getragen, indem es mit der Version 2007 die beiden Eigenschaften „Horizontaler Anker“ und „Vertikaler Anker“ für Steuerelemente hinzugefügt hat. Damit lässt sich allerdings immer nur ein Steuerelement in der horizontalen und der vertikalen Ebene in der Größe anpassen – doch was ist, wenn das Formular mehrere Steuerelemente besitzt, die abwechselnd größer dargestellt werden sollen Dieser Beitrag zeigt, wie dies gelingt.

In der Datenblattansicht lassen sich ja bereits eine Menge Dinge erledigen – Daten einfügen, löschen, bearbeiten, kopieren, ausschneiden … Sie können sogar komplette Bereiche kopieren und in andere Bereiche einfügen, sofern diese Bereiche zueinander kompatibel sind, und Access ist hier recht tolerant. Was aber fehlt, ist die Markierung eines Zielbereichs, dessen Felder dann alle mit dem gleichen Wert gefüllt werden. Wenn Sie also etwa für alle Datensätze ein Ja/Nein-Feld anhaken möchten, müssen Sie dies immer noch manuell erledigen. Dieser Beitrag zeigt eine passende Lösung für Datenblätter in Formularen und Unterformularen.

Im Beitrag „Mehrere Datensätze pro Spalte in Formularen“ haben wir gezeigt, wie Sie mehrere Unterformulare in einem Formular mit jeweils einem Datensatz füllen, sodass der Eindruck erscheint, die Datensätze wären innerhalb des Formulars in Spalten und Zeilen arrangiert. Im vorliegenden Beitrag zeigen wir ein Beispiel für den praktischen Einsatz dieser Lösung. Dabei wollen wir die Daten einer Kundendatenbank wie in der Kontakte-Ansicht von Outlook als Visitenkarten darstellen – mit der zusätzlichen Optionen, einen Kontakt direkt von der Übersicht aus löschen zu können.