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André Minhorst, Duisburg
Verschiedenste Gründe können das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich machen – egal, ob es sich um den Firmenwagen eines Angestellten oder das Privatfahrzeug eines Selbstständigen handelt. In den meisten Fällen steht hinter dieser Verpflichtung die Forderung des Finanzamts nach einem Nachweis der gefahrenen Strecken, falls Sie geschäftliche Fahrtkosten steuerlich absetzen möchten. Dabei gibt es eine ganze Menge Regeln zu beachten, die sowohl die Art der benötigten Informationen als auch deren Präsentation beeinflussen. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie nicht nur, welche Informationen in einem ordentlichen Fahrtenbuch aufzuführen sind, sondern auch, wie Sie sich die Arbeit per Access-Datenbank erleichtern können.
In der Regel ist es das Finanzamt, welches das Führen eines Fahrtenbuchs anordnet. Das Fahrtenbuch dient dabei als Nachweis für dienstlich gefahrene Strecken, die steuerlich abgesetzt werdenkönnen.
Natürlich gibt es bei der Führung eines Fahrtenbuchs einige Regeln zu beachten, die in den nächsten Abschnitten in einer Art Theorie-Teil beschrieben werden.
Daten im Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch muss gemäß R31 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStrR 2002 folgende Informationen zu jeder Fahrt enthalten:
Abgeleitet von den genannten Informationen und um einige weitere Punkte ergänzt, ergeben sich für die vorliegende Anwendung die in Tab. 1 aufgelisteten Daten. Die dort aufgelisteten Abkürzungen unter „Nötig für“ stehen für dienstlich (D), Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte (F) und privat (P).
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Information |
Nötig für |
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Kfz-Kennzeichen |
D/F/P |
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Datum bei Fahrtbeginn (Uhrzeit nicht notwendig) |
D/F |
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km-Stand bei Fahrtbeginn |
D/F/P |
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Abfahrtsort |
D/F |
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Datum bei Fahrtende |
D/F |
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km-Stand bei Fahrtende |
D/F |
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Zielort |
D/F |
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Gefahrene Strecke |
D/F/P |
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Name des Fahrers |
D/F/P |
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Nutzungsart (D, F oder P) |
D/F/P |
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Fahrtzweck (dienstliche Veranlassung, z. B. Name des Gesprächspartners) |
D |
Tab. 1: Informationen eines Fahrtenbuchs
Hinweis
Privatfahrten sind ohne Einzelnachweis als Strecke zwischen der jeweils letzten und nachfolgend definierten Fahrt aufzuführen.
Voraussetzungen für dieAnwendung
Das Fahrtenbuch besitzt eine interessante Eigenschaft: Im Gegensatz zu anderen Anwendungen, bei denen Daten der Anwender vor dem Zugriff Fremder geschützt werden sollen, sind hier die eingegebenen Daten vor dem Anwender selbst zu schützen. Was sich seltsam anhört, hat folgenden Hintergrund: Die Einträge des Fahrtenbuchs dürfen nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden.
Unter Access ist das prinzipiell kein Problem: Sie erstellen einfach eine Anwendung, die alle gewünschten Funktionen eines elektronischen Fahrtenbuchs aufweist und sichern sie mit Hilfe des Sicherheitssystems von Access. Das Sichern bezieht sich dabei lediglich auf die Tabellen, die zur Speicherung der relevanten Daten dienen.
Dabei vergeben Sie für die entsprechenden Tabellen die Rechte derart, dass zwar noch das Anlegen neuer Datensätze, nicht aber das Verändern oder Löschen bestehender Datensätze möglich ist. Das Sicherheitssystem bietet alle dafür erforderlichen Funktionen.
Die Sache hat aber einen kleinen Haken: Es gibt immer eine Person, die in der Lage ist, die Daten zu ändern: der Administrator, der die Berechtigungen festgelegt hat und außerdem das Passwort kennt, um die Berechtigungen rückgängig zu machen und anschließend die Fahrtenbucheinträge zu ändern. Wenn also die selbst erstellte Fahrtenbuchanwendung dem Finanzamt gegenüber als „sicher“gelten soll, könnte das im Falle einer Betriebsprüfung möglicherweise schief gehen.
Hinweis
Auf der Heft-CD befindet sich die geschützte Version einer Fahrtenbuchanwendung, die keine nachträgliche änderung der Fahrtenbucheinträge erlaubt. Den Benutzernamen und das Kennwort kennt nur eine Person – und wer das ist, wird nicht verraten …
In den folgenden Abschnitten lernen Sie die Funktionsweise der Anwendung kennen.
Hinweis
Eine gesicherte und jungfräuliche Fahrtenbuchanwendung befindet sich unter dem Dateinamen Fahrtenbuch97.mdb bzw. Fahrtenbuch2000.mdb auf der Heft-CD. Eingegebene Fahrtenbuchdaten können theoretisch nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Da der Autor keine Haftung dafür übernehmen kann, dass Ihr Finanzamt und andere Institutionen das Fahrtenbuch anerkennen, so sollten Sie sich dort grünes Licht geben lassen, bevor sie es für amtliche Zwecke verwenden.
Erste Schritte
Wenn Sie die Fahrtenbuchanwendung zum ersten Mal starten, enthält sie natürlich noch keine Daten.
Dementsprechend fordert die Anwendung Sie zunächst einmal auf, die Daten zumindest eines Fahrzeugs einzugeben.
Fahrzeuge eingeben
Die Eingabe der Fahrzeuge erfolgt über einen eigenen Dialog, in den Sie beliebig viele Fahrzeuge mit dem Startkilometerstand und einer Fahrzeugbeschreibung (z. B. Angabe des Fahrzeugtyps) eintragen können (siehe Bild 1).
Für das Feld km-Stand geben Sie den Kilometerstand ein, dem der erste Eintrag in das Fahrtenbuch entsprechen soll.
Hinweis
Der Benutzer kann nachträglich die Daten der Fahrzeuge bearbeiten. Die änderungen wirken sich allerdings nicht auf bereits eingegebene Fahrtenbuchdaten aus, sondern nur auf zukünftige Einträge.
Bild 1: Anlegen eines neuen Fahrzeugs
Nach der Eingabe eines oder mehrerer Fahrzeuge und dem Schließen des Fensters Fahrzeugdaten erscheint das Hauptfenster der Anwendung (siehe Bild 2).
Von diesem Fenster aus steuern Sie alle weiteren Aktionen. Der erste Schritt besteht in der Eingabe einer Fahrt.
Fahrten eingeben
Mit der Schaltfläche Neue Fahrt anlegen öffnen Sie den Dialog zum Anlegen einer neuen Fahrt (siehe Bild 3).
Bild 2: Das Hauptfenster der Anwendung
Falls Sie bisher noch keine Fahrer eingegeben haben, erscheint nun eine entsprechende Meldung. Nach ihrer Bestätigung öffnet sich das Formular zur Eingabe von Fahrerdaten (s. Abschnitt 2.4).
Der Dialog enthält bereits einige Voreinstellungen: Das Kennzeichen des Fahrzeugs, das aktuell im Hauptfenster der Anwendung ausgewählt ist, das Datum bei Fahrtbeginn und Fahrtende sowie den Kilometerstand bei Fahrtbeginn. Als Datum für Fahrtbeginn und -ende nimmt die Anwendung das aktuelle Datum an, da Fahrten über mehrere Tage unwahrscheinlich und in der Regel am gleichen Tag einzutragen sind.
Bild 3: Anlegen einer neuen Fahrt
Bild 4: Eingabe von Fahrerdaten
Bild 5: Parameter des Fahrtenbuchs festlegen
Als Kilometerstand bei Fahrtbeginn verwendet die Anwendung den Kilometerstand des Fahrzeugs nach dem Ende der vorherigen Fahrt oder – falls es sich um die erste Fahrt handelt – die mit den Fahrzeugdaten eingegebene Kilometerzahl.
Wenn Sie einen Fahrer auswählen möchten, der sich nicht in dem Kombinationsfeld Fahrer befindet, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld. Es erscheint der Dialog zur Eingabe neuer Fahrer.
Die Auswahl der Nutzungsart Privat bewirkt, dass einige Felder des Formulars grau hinterlegt dargestellt werden. Das bedeutet, dass diese Felder keine Pflichtfelder sind.
Nach der Eingabe aller relevanten Daten können Sie die Eingabe mit der Schaltfläche Speichern bestätigen. Das Formular wird geschlossen und die neue Fahrt erscheint im Hauptformular.
Fahrerdaten eingeben
Zum Anlegen eines neuen Fahrers ist lediglich die Eingabe von Vor- und Nachname erforderlich. Anschließend beenden Sie die Eingabe mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Ok.
Nach dem Schließen des Formulars können Sie im Formular zur Eingabe der Fahrten alle vorhandenen Fahrer per Kombinationsfeld auswählen.
Fahrtenbuch ausdrucken
Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Liste drucken öffnen Sie einen Dialog zur Auswahl der Einstellung des auszudruckenden Fahrtenbuchs (siehe Bild 5).
In diesem Dialog können Sie festlegen, ob die Fahrten eines oder aller Fahrzeuge ausgegeben werden sollen, und im Falle der Einzelausgabe das gewünschte Fahrzeug festlegen. Außerdem enthält das Formular zwei Textfelder zur Eingabe von Start- und Enddatum und die Möglichkeit, die auszugebenden Fahrten nach dienstlichem oder privatem Anlass zu filtern.
Bild 6: Bericht zur Ausgabe des Fahrtenbuchs
Bild 7: Eingabe von Tankvorgängen
Nach der Eingabe der Parameter erscheint der gewünschte Bericht mit allen relevanten Informationen (siehe Bild 6).
Neben der Auflistung der einzelnen Fahrten enthält der Bericht die Summe der privat, dienstlich und insgesamt gefahrenen Kilometer.
Eingabe von Verbrauchsdaten
Neben der Registerseite zur Verwaltung der Fahrten beinhaltet das Hauptformular noch zwei weitere Registerseiten. Das erste dient der Eingabe von Tankvorgängen und der Ausgabe von Verbrauchszahlen der Fahrzeuge (siehe Bild 7).
Mit Hilfe dieser Registerseite können Sie sowohl detaillierte Informationen zu einzelnen Tankvorgängen eingeben als auch den Verbrauch zuverlässig berechnen lassen.
Die Berechnung des Verbrauchs erfordert zwei Kennzahlen: die verbrauchte Menge Benzin und die mit der verbrauchten Menge zurückgelegte Strecke. Eine zuverlässige Bestimmung des Benzinverbrauchs ist nur zwischen zwei Vollbetankungen möglich. Daher enthält das Formular auf der Registerseite Verbrauchsdaten neben den üblichen Informationen zu einem Tankvorgang auch noch ein Ja/Nein-Feld, mit dem Sie angeben können, ob das Fahrzeug beim angegebenen Tankvorgang vollgetankt wurde.
Bild 8: Ausgabe von Tankinformationen
Ausgabe von Tankvorgängen und Benzinverbrauch
Bild 9: Verwaltung von Ausgaben
Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Tankinformationen drucken können Sie eine Liste von Tankvorgängen und Verbrauchszahlen ausgeben (siehe Bild 8).
Verwaltung vonAusgaben
Das dritte Registerblatt des Registers auf dem Hauptformular dient der Eingabe von Ausgaben und deren Ausdruck (siehe Bild 9).
Hier können Sie solche Ausgaben wie Kosten für Waschanlage, Inspektionen, Reparaturen, Anschaffung von Ersatzteilen und Zubehör etc. eintragen.
Das Datenmodell der Anwendung beinhaltet sieben Tabellen. Untypischerweise sind nicht alle Tabellen miteinander verknüpft. Vor allem die Haupttabelle tblFahrten steht allein auf weiter Flur.
Neben der Tabelle tblFahrten gibt es einige Tabellen, die in einigen Formularen zur Auswahl der Werte für die Felder der Tabelle tblFahrten verwendet werden: Die Tabelle tblNutzungsarten enthält beispielsweise die Einträge privat, dienstlich und von und zur Arbeit.
Bild 10: Datenmodell der Fahrtenbuchanwendung
Bild 11: Die Abfrage qryTankvorgaenge
Außerdem enthält die Tabelle tblFahrten Einträge aus den Tabellen tblFahrzeuge und tblFahrer.
Feste Verknüpfungen bestehen zwischen den Tabellen tblTankvorgaenge und tblTreibstoffarten, um den einzelnen Tankvorgängen die entsprechende Treibstoffart zuordnen zu können.
Die Tabelle tblFahrzeuge ist mit den beiden Tabellen tblTankvorgaenge und tblAusgaben verknüpft.
Besonderheiten des Datenmodells
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