Kategorie: 2020

Mich erreichen immer wieder Anfragen, wie man die Daten seiner Access-Datenbank ins Internet bringt. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle auf einen Punkt hinauslaufen: eine Datenbank auf Basis eines RDBMS wie MySQL, SQL Server oder eines anderen Systems, das auf einem Webserver liegt, nimmt die Daten auf und man greift von Access aus über ODBC auf diese Daten zu. Während Microsoft mit seinem Azure-Dienst eine Möglichkeit anbietet, SQL Server-Datenbanken über das Internet verfügbar zu machen, gibt es genügend weitere Internetanbieter, die virtuelle Webserver für sie hosten und damit auch einen MySQL-Server bereitstellen. Und man muss ja nicht gleich eine Webseite bauen, sondern kann auch nur die MySQL-Datenbank nutzen. Wie das gelingt, zeigen wir am Beispiel eines recht günstigen Anbieters, nämlich Contabo. Im ersten Teil der Beitragsreihe zeigen wir, wie Sie einen Virtual Private Server mieten und unter Plesk Datenbanken verwalten.

Outlook bietet noch viel mehr Möglichkeiten, als es die Standardeinstellungen vermuten lassen. So können Sie beispielsweise zu einem Termin noch weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, mit denen Sie wichtige Informationen zum Termin hinzufügen – zum Beispiel die Nummer des Kunden, dem Sie den Termin in Rechnung stellen, die Leistungsart oder auch die Nummer des Mitarbeiters, der den Termin durchgeführt hat. Das alles hat noch nicht direkt etwas mit Access zu tun, aber Outlook ist ja nichts anderes als eine Benutzeroberfläche für die Eingabe von Daten, die später mit Access weiterverarbeitet werden – zum Beispiel, um Rechnungen auf Basis der angefallenen Arbeitszeiten zu erstellen. Also schauen wir uns in diesem Beitrag zunächst einmal an, wie wir die benötigten Daten direkt über die Benutzeroberfläche von Outlook erfassen können.

Outlook-Termine, die man über verschiedene Clients pflegt, möchte man vielleicht später einmal nach Access exportieren, um diese dort beispielsweise für die Erfassung der Projektzeiten beim Kunden heranzuziehen. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Outlook selbst bietet einen Export an, mit dessen Ergebnis Sie arbeiten können. Oder Sie greifen direkt von Access aus per VBA auf das Objektmodell von Outlook zu, um die Termine Stück für Stück einzulesen. Dieser Beitrag zeigt, was es dabei zu beachten gibt und wie Sie auch benutzerdefinierte Felder in Terminen einlesen können.

Wie wir im Beitrag “Benutzerdefinierte Felder in Outlook” gezeigt haben, können Sie beispielsweise einem Outlook-Termin weitere Seiten mit benutzerdefinierten Steuerelementen hinzufügen. Wie nicht anders zu erwarten, lassen sich diese Elemente auch programmieren. Ein Einsatzzweck ist, die benutzerdefinierten Steuer-elemente beziehungsweise die dahinter stehenden Felder vorab mit Standardwerten zu füllen – beispielsweise das Feld Mitarbeiter mit dem Namen des aktuellen Mitarbeiters.