Kategorie: Berichte und Reporting

Neben den verschiedenen Bereichen und Steuerelementen liefern Berichte auch eine Reihe von Ereigniseigenschaften, für die Sie wie bei Formularen Ereignisprozeduren hinterlegen können. Zwei Ereignisse, die man üblicherweise nicht besonders oft benötigt, heißen Bei Aktivierung und Bei Deaktivierung. Wir zeigen, wie Sie diese einsetzen können: nämlich, um Elemente im Ribbon abhängig von diesen beiden Ereignissen zu aktivieren oder deaktivieren – zum Beispiel zum Ein- oder Ausschalten einer Drucken-Schaltfläche.

Im Beitrag „Projektzeiterfassung mit Outlook und Access“ haben wir Outlook um Funktionen erweitert, die eine einfache Erfassung von Projektzeiten und deren Speicherung in eine Access-Datenbank ermöglichen. Wenn Sie auf diese Weise einige Stunden mit Ihren Projekten erfasst haben, wollen Sie die gespeicherten Daten vermutlich für verschiedene Auswertungen nutzen – beispielsweise, um die bei einem Projekt aufgelaufenen Stunden zu ermitteln. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dies auf einfache Weise erledigen.

Berichte haben verschiedene Bereiche, in die Sie die anzuzeigenden Daten einordnen können. Dazu gehört natürlich der Detailbereich, der für jeden Datensatz der Datenherkunft einmal angezeigt wird, der Berichtskopf und der Berichtsfuß sowie der Seitenkopf und der Seitenfuß. Schließlich kommen noch die entsprechenden Kopf- und Fußbereiche eventuell eingerichteter Gruppierungen hinzu. Dieser Beitrag zeigt, was Sie mit den einzelnen Bereichen anstellen können.

Access bietet mit Microsoft Graph die Möglichkeit, Daten in Diagrammen darzustellen. Dieses Diagramm können Sie über den Assistenten mit Daten füllen. Üblicherweise müssen Sie dann aber noch an einigen Schrauben drehen, damit das Diagramm Ihren Anforderungen entspricht – zum Beispiel, um den Inhalt und die Formatierung von Beschriftungen anzupassen. Das Graph-Objekt können Sie allerdings auch per VBA steuern – wie das gelingt, zeigt der vorliegende Beitrag.

Wenn Sie ein Diagramm in einem Access-Formular anzeigen, enthält dieses typischerweise gleich alle gewünschten Daten zum gewünschten Thema. Berichte eröffnen da etwas andere Möglichkeiten: Hier können Sie beispielsweise in einem Bericht mehrere Diagramme anzeigen – etwa, um die Umsätze zu allen verfügbaren Artikeln über ein Jahr zu betrachten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen solchen Bericht erstellen und das Diagramm wie gewünscht formatieren.

Eine Jahresübersicht kann man für viele Anwendungen gebrauchen. Diese sollte dann natürlich nach Wunsch erweiterbar sein – etwa, um bestimmte Tage farbig zu markieren oder diese anderweitig hervorzuheben. Die Jahresübersicht dieses Beitrags soll die Monate eines Jahres untereinander mit einem Monat pro Zeile anzeigen. Die Wochentage sollen jeweils in einer Spalte angelegt werden, dadurch wird der jeweilige Monatserste natürlich mal mehr, mal weniger eingerückt dargestellt.

Nicht selten fragen Access-Entwickler, wie Sie Strichcodes in Berichten abbilden können. Das Internet bietet verschiedene Möglichkeiten von kostenpflichtigen Tools bis hin zu speziellen Schriftarten. Wir wollen am Beispiel von EAN-13 zeigen, wie Sie einen solchen Code mit ein wenig Handarbeit selbst generieren und in einem Bericht anzeigen können.

Berichte drucken Kein Problem: Dialoge wie die Seiteneinstellungen und der Drucken-Dialog liefern doch alles, was das Herz an Einstellungsmöglichkeiten begehrt. Aber was, wenn Sie mal per VBA eingreifen möchten – zum Beispiel, weil der Benutzer ganz einfach zwei Exemplare eines Dokuments mit einem Mausklick drucken möchte Oder weil Sie zur Laufzeit die Anzahl der Spalten eines Berichts einstellen möchten Dies lässt sich natürlich per VBA erledigen. Dieser Beitrag zeigt, wie es funktioniert.

Kreuztabellenabfragen erlauben die zweidimensionale Gruppierung und Berechnung von Daten. Leider ist standardmäßig nur die Datenblattansicht vorgesehen. Mit ein paar Tricks zeigen Sie das Ergebnis von Kreuztabellenabfragen jedoch auch in Berichten an. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Berichte für verschiedene Kreuztabellen erstellen und erläutert, welche besonderen Kniffe für die Darstellung von Daten mit dynamischen Spaltenüberschriften nötig sind.

Mit Access 2007 hat Microsoft die etwas unscheinbare Berichtsansicht als weitere Ansicht für Berichte eingeführt. Auch wenn diese Ansicht nicht direkt zur Dateneingabe verwendet werden kann, ist sie dennoch ein mächtiges Werkzeug – vor allem, wenn es um die Darstellung hierarchischer Daten geht. Der vorliegende Beitrag zeigt, wie Sie damit interaktiv Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten verwalten und sogar noch die Arbeitszeit protokollieren.