Kategorie: Interaktiv

Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben wir die Grundlagen geschaffen, um die E-Mails aus den verschiedenen Ordnern von Outlook zu importieren. Im zweiten Teil schauen wir uns das notwendige Datenmodell an und schreiten zur Tat: Die E-Mails aus den ausgewählten Outlook-Ordnern sollen importiert und den einzelnen Kunden zugeordnet werden.

Alle Jahre wieder tritt der Fall auf, dass die Inhalte eines oder mehrerer PDF-Dokumente eingelesen werden sollen. Diesmal sind es die Kontoauszüge: Ich habe es versäumt, die Buchungsdaten rechtzeitig und regelmäßig per Onlinebanking einzulesen. Da diese in der Regel nur für die vorherigen drei Monate abrufbar sind, stehe ich vor einem Problem. Das Abtippen der in gedruckter Form vorliegenden Auszüge ist selbstverständlich unter der Würde eines Programmierers. Also habe ich mir die PDFs von der Bank zusenden lassen – immerhin ein Eingeständnis.

Das Versenden von E-Mails mit Access ist eines der besten Beispiele für die Interaktion von Access mit anderen Office-Komponenten. Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle für das Versenden von E-Mails von einer Datenbank-Anwendung aus – egal, ob es sich nun um Anschreiben an Kunden, an Serien-E-Mails oder auch an E-Mails zum Versenden von Fehlermeldungen handelt. Grund genug, diese Funktion einmal in eine eigene Klasse auszulagern, die Sie dann ganz einfach in die Zielanwendung importieren und direkt einsetzen können.

Wenn Sie den E-Mail-Verkehr mit Ihren Kunden im Griff haben wollen, kopieren Sie einfach alle betroffenen E-Mails in Ihre Kundendatenbank. Dort landen diese in einer Tabelle, deren Datensätze Sie den Kunden zuordnen können. Vor dem Zuordnen müssen Sie jedoch noch festlegen, welche E-Mails aus welchen Ordnern importiert werden sollen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie den Zugriff auf Outlook und den Import der E-Mails automatisieren.

Access-Formulare offenbaren immer wieder mal kleine Mankos: Mal lassen sich keine hierarchisch strukturierten Daten darstellen, mal möchten Sie die Daten vielleicht mit ein paar farbigen Elementen aufhübschen. Mit HTML hingegen ist dies alles möglich – Sie bauen sich einfach mit Elementen wie table, tr und td die gewünschte Struktur auf und füllen diese mit den gewünschten Daten. Fehlt nur noch ein wenig Interaktivität, oder Nein: Auch das gelingt mit DHTML.

Outlook bietet die Möglichkeit, Objekte wie Termine, E-Mails oder Kontakte mit Kategorien zu versehen. Wenn Sie solche Objekte in eine Access-Datenbank einlesen möchten, möchten Sie möglicherweise auch auf diese Kategorien zugreifen, um die Objekte in der Datenbank entsprechend verarbeiten zu können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die in Ihrer Access-Datenbank gepflegten Kategorien unter Outlook bereitstellen, wie Sie in Outlook mit Kategorien arbeiten und wie Sie diese beim Import von Outlook-Objekten gleich mit einlesen.

Es gibt einige Darstellungen, die sich mit Access-Bordmitteln nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand realisieren lassen. Dazu gehören beispielsweise alle Konstellationen aus 1:n-Beziehungen mit Unterformularen, bei denen man gern mehr als einen Datensatz im Hauptformular anzeigen würde. Zum Glück erlaubt Access einen Blick über den Tellerrand, und mit dem Webbrowser-Steuerelement und HTML erreichen Sie wohl alle denkbaren Darstellungen – in diesem Fall die Endlosanzeige von 1:n-Beziehungen.

Auf das Versenden von E-Mails über Outlook sind wir bereits in Ausgabe 1/2012 detailliert eingegangen. Manchmal ergeben sich aber in Projekten interessante Variationen, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte. In diesem Falle soll eine Kundendatenbank es ermöglichen, E-Mails mit Adresse und Text vorzubereiten und diese dann vor dem Versenden anzuzeigen. Der Benutzer kann dort noch Änderungen vornehmen und die Mail dann absenden. Der Clou ist, dass die geänderten Texte für Betreff und Inhalt der E-Mail vor dem Versenden noch schnell zwecks Dokumentation der Kommunikation in der Datenbank gespeichert werden sollen.

Eine parallele Haltung von Terminen in Outlook und einer weiteren Anwendung wie etwa einer Access-Applikation sollte man eigentlich vermeiden. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, Ihren Tagesablauf mit Access zu planen, kann eine Integration von Outlook dennoch lohnend sein: Immerhin können Sie mit Outlook Termine von Kunden oder Mitarbeitern empfangen, um diese dann in Ihr Access-System zur Tagesplanung einzulesen. Wie dies gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wer Access und Outlook auf dem Rechner hat, kann recht einfach von einer Access-Anwendung aus E-Mails verschicken. Wer dies professionell erledigen möchte, muss jedoch einige Punkte beachten – zum Beispiel, beim Einsatz mehrerer Konten das richtige Konto für den Versand auszuwählen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie per VBA auf Outlook zugreifen und E-Mails mit allen Finessen verschicken können.