Telefonnummern verwalten und drucken

2001, 3/2001, Berichte und Reporting

Die Ausgabe von Adressenlisten in einem Bericht ist in der Regel sehr einfach. Name, Anschrift und Telefonnummern in einen Detailbereich gesteckt und fertig. Aber in der heutigen Kommunikationsgesellschaft – und vor allem im Berufsleben – benötigt man mindestens fünf Telefonnummern, um sicher zu sein, dass man die gewünschte Person auch ans Telefon bekommt. Telefon privat, mobil, beruflich, bei den Eltern und auch noch drei verschiedene Faxanschlüsse – das kann doch keine Adressenliste mehr verpacken, zumindest keine herkömmliche.

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Alle auf einen Streich: Suchen von Daten in Listenfeldern

2001, 3/2001, Daten suchen, sortieren, gruppieren, Formulare und Steuerelemente

Das Durchsuchen einer Datensatzgruppe (etwa einer Tabelle oder einer Abfrage) nach einem bestimmten Inhalt in einem bestimmten Feld birgt im Allgemeinen keine größeren Hindernisse in sich. Aber wenn man verschiedene Felder nach dem gleichen Inhalt durchsuchen will, ist die Sache nicht mehr ganz so einfach. Vor allem, wenn man bereits nach der Eingabe des ersten Zeichens Ergebnisse sehen möchte. Für diesen Fall ist der vorliegende Beitrag genau die richtige Lösung.

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Komfortabel drucken mit dem AP-Druckmanager

2001, 3/2001, Berichte und Reporting, Tools

Das Drucken der Objekte einer Datenbank – meist sind es Berichte – ist in der Regel kein Problem. Sie öffnen den Bericht und klicken auf die Drucken-Schaltfläche – schon passiert. Schwieriger wird es, wenn Sie unterschiedliche Berichte an verschiedene Drucker oder andere Ausgabegeräte schicken möchten, ohne ständig von Hand den Drucker zu wechseln. In diesem Fall kommt der AP-Druck-Manager gerade recht: Er bietet einige Funktionen, mit denen das Ausdrucken von Berichten zur wahren Freude wird.

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Fragen und Antworten

2/2001, 2001, Tipps und Tricks

Diese Zusammenstellung von Fragen und Antworten behandelt folgende Themen:
– Laufende Programme entdecken: Manchmal möchte man wissen, welche anderen Programme neben der Access Access-Anwendung laufen. Das kann z. B. interessant sein, wenn Sie von Access aus ein Word-Dokument anlegen möchten und nicht wissen, ob Sie Word zunächst starten müssen oder ob es bereits läuft.
– Tabellendaten an Feld übergeben: Der Zugriff auf die Daten einer Tabelle ist meist ausreichend schnell. Manchmal erfordert die bessere Handhabe oder der Wunsch nach einer Wunsch nach einer noch höheren Geschwindigkeit allerdings eine Alternative. Gerade wenn Sie gar nicht alle Daten, sondern nur einige wenige Felder einer Tabelle oder einer Abfrage benötigen, empfiehlt sich die Verwendung eines Feldes. Ein Feld hat den Datentyp Variant und kann mit der GetRows-Methode gefüllt werden.
– Zufallszahlen ermitteln mit der Rnd-Funktion: Access stellt eine spezielle Funktion zum Ermitteln von Zufallszahl zur Verfügung. Die Funktion heißt Rnd. Mit ihr können Sie Zufallszahlen ermitteln, deren Wert zwischen 0 und 1 liegt. Dabei gibt es nur zwei Probleme: Erstens gibt es nur wenige Fälle, in denen wirklich nur die Zahlen von 0 bis 1 gefragt sind. Und zweitens handelt es sich gar nicht wirklich um Zufallszahlen – es handelt es sich nur um eine bestimmte Reihe von Zahlen, von denen die erste von einem bestimmten Startwert abhängt.
Datensatz per Zufall auswählen lassen
Es kann manchmal nützlich sein, einen Datensatz per Zufall auszuwählen. Viele Anwendungen zeigen z. B. beim Start ein Fenster mit einem Tipp des Tages an, den die Anwendung jedes Mal per Zufallsfunktion auswählt. Vielleicht möchten Sie auch stichprobenartig Kundendaten überprüfen und die Auswahl der betroffenen Kunden automatisieren. In diesem Fall hilft Ihnen die im Folgenden vorgestellte Funktion.
Primärschlüsselfeld einer Tabelle finden
Wenn Sie die Funktion aus dem vorherigen Tipp oft anwenden, können Sie die Sache weiter vereinfachen. Sie können z. B. die Ermittlung des Primärindexfeldes automatisieren und anstatt zweier Parameter (Tabellenname und Name des Primärindexfeldes) nur noch den Namen der gewünschten Tabelle eingeben.

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Verwaltung von Projekten des Handwerks

2/2001, 2001, Lösungen

Die Projektverwaltung in Handwerksbetrieben ist oft eine undurchsichtige Sache – wickeln bisher doch die meisten derartigen Betriebe ihre Projekte mehr oder weniger auf Papier ab. Dabei sammelt sich schnell ein großer Stapel von Informationen in Papierform an – und der will erst einmal gebändigt sein. Dabei wäre es ein Leichtes, die Informationen per PC in eine Datenbank einzugeben und anschließend in Form übersichtlicher Berichte auszugeben. Doch Handwerksbetriebe bestehen oft nur aus wenigen Mitarbeitern und ein EDV-Fachmann ist selten dabei. Daher beschreibt der vorliegende Beitrag eine Musterlösung zur Verwaltung von Projekten, Kosten und Mitarbeitern in Handwerksbetrieben.

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Verwaltung von Daten ohne Tabelle

2/2001, 2001, VBA und Programmiertechniken

Einige Anwendungen erfordern die temporäre Verwaltung von Daten – d. h., die Daten werden im Programmverlauf ermittelt, für einen bestimmten Zweck verwendet und anschließend wieder gelöscht. Selbstverständlich könnte man für solche Fälle Tabellen anlegen, die Daten während der Bearbeitung darin speichern und die Tabellen anschließend wieder löschen. Das ist aber erstens aufwendig und zweitens wächst die Größe der Datenbank schnell ins Unermessliche, wenn der Anwender sie nicht regelmäßig komprimiert. Daher verwenden Sie entweder Datenfelder – so genannte Arrays – oder die seit Access 2000 verfügbaren ungebundenen Datensatzgruppen.

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Outlook und Access – Import und Export von Access-Daten

2/2001, 2001, Import/Export, Interaktiv, Outlook

Office-Anwender verfügen automatisch über eine Version von Outlook, eine Anwendung zur Verwaltung von Adressen, Terminen, Projekten und elektronischer Korrespondenz. Moment – heißt es da Verwaltung von Adressen Dient nicht auch jede zweite Datenbank zur Verwaltung von Adressen oder Kontakten Das wäre ja doppelt gemoppelt! Wenn Sie also Kontakte in Outlook und einer Access-Datenbank verwalten, ist der vorliegende Beitrag genau das Richtige für Sie: Sie erfahren nämlich, wie Sie Daten zwischen Outlook und Access hin- und herbewegen können.

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Das Microsoft DataGrid-Steuerelement

2/2001, 2001, Formulare und Steuerelemente

Die Developer Edition von Microsoft Office 2000 bietet einige nützliche Tools für den Entwickler. In loser Folge sollen Sie die unterschiedlichen nützlichen Features der ODE kennen lernen. Ein sehr interessantes Tool ist ein neues Steuerelement namens Microsoft DataGrid Control. Es dient zur Anzeige von Daten in Tabellenform innerhalb von Formularen und kann in manchen Fällen das Einbinden von Unterformularen verhindern. Außerdem bietet es einen nicht zu unterschätzenden Vorteil: Seine Datenherkunft und seine Eigenschaften können während der Laufzeit an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden.

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Zeugnisverwaltung mit Access

1/2001, 2001, Lösungen

Verflixt, was wollte Herr Müller noch mal – ach ja, ein Arbeitszeugnis… Und ich habe eigentlich gar keine Zeit, nun auch noch ein Arbeitszeugnis zu schreiben – abgesehen davon, weiß ich gar nicht mehr, was ich über den Mann schreiben soll… So oder ähnlich laufen die Gedanken im Kopf eines gestressten Leiters der Personalabteilung ab, wenn er dem scheidenden Mitarbeiter ein Ab-schlusszeugnis oder einfach ein Zwischenzeugnis ausstellen soll. Da Sie den vorliegenden Beitrag lesen, um sich das Leben (oder zumindest Teile davon) mit Access zu erleichtern, können Sie aufatmen: Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit einer selbstgebauten Zeugnisverwaltung auf die Schnelle ein Arbeitszeugnis erstellen können, ohne dabei ausschließlich auf vorgefertigte Redewendungen festgelegt zu sein.

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