Projektzeiterfassung mit Outlook und Access

2015, 6/2015, Lösungen

Die Erfassung von Projektzeiten ist eine Aufgabe, die man gern etwas stiefmütterlich handhabt. Am Ende des Tages, der Woche oder auch des Monats muss man dann die für verschiedene Aufgaben verbrauchte Zeit aus dem Gedächtnis nachtragen. Dem wollen wir mit einer Lösung, die Outlook und Access nutzt, entgegenwirken. Damit legen Sie eine Tätigkeit einer bestimmten Dauer – in diesem Fall 25 Minuten – ganz einfach per Drag and Drop in den Outlook-Kalender an. Der Rest geschieht im Hintergrund: Die Tätigkeit wird samt Projekt und Aufgabe in einer Access-Datenbank gespeichert und kann anschließend bequem ausgewertet werden.

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Filterbedingungen einfach zusammenstellen

2015, 6/2015, VBA und Programmiertechniken

Erstellen Sie in Ihren Anwendungen mit VBA Filterausdrücke, um Formulare zu filtern oder Recordsets mit einer gefilterten Datenherkunft zu öffnen Sind Ihnen dabei schon Fehler passiert, weil Sie die Werte nicht richtig konvertiert haben Oder finden Sie den Code zum Filtern zu aufwendig und suchen eine Möglichkeit, die Erstellung des Filtertextes zu vereinfachen Im vorliegenden Beitrag werden Sie verfolgen, wie eine Code-Struktur entsteht, die alle notwendigen Konvertierungsregeln berücksichtigt und trotzdem in der Anwendung übersichtlich ist und Programmierfehler vermeidet.

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Verteiler für Berichte

2015, 6/2015, Lösungen

Wer sich die Berichte seiner Access-Datenbank nicht in der Datenbank selbst ansehen, sondern anderen Personen präsentieren will, kommt nicht um einen Export herum. Dieser findet heutzutage in der Regel im PDF-Format statt. Einen einzelnen Bericht mal eben zu exportieren ist auch schnell erledigt. Anders sieht es aus, wenn immer mal wieder bestimmte Zusammenstellungen von Berichten exportiert werden sollen – einmal für das Controlling, einmal für den Chef et cetera. Dann kommt Ihnen die kleine Lösung aus diesem Beitrag zuhilfe, mit der Sie Verteiler für Berichte zusammenstellen und die Berichte per Mausklick in das gewünschte Verzeichnis exportieren.

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Inhalte von Anlagenfeldern verwalten

2015, 6/2015, Formulare und Steuerelemente

Anlage-Felder sind eine prima Möglichkeit, um Dateien in Access-Tabellen zu speichern. Im Gegen-satz zu OLE-Feldern stehen dazu sogar geeignete Elemente in der Benutzeroberfläche zur Ver-fügung. Diese sind allerdings nicht besonders ausgereift – so kann man nicht direkt im For-mu-lar die in einem Anlage-Feld gespeicherten Elemente anzeigen oder neue hinzufügen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ein Formular um diese Möglichkeit erweitern. Dabei fügen wir auch gleich die im Beitrag Drag and Drop im Anlage-Feld vorgestellte Technik hinzu.

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Drag and Drop in Anlagefelder

2015, 6/2015, Formulare und Steuerelemente

Mit den Anlagefeldern hat Microsoft unter Access 2007 eine Möglichkeit zum Speichern von Dateien in Tabellenfeldern eingeführt, die etwas einfacher zugänglich ist als das bis dahin für solche Zwecke verwendete OLE-Feld. Leider fehlt noch eine Möglichkeit, einfach per Drag and Drop eine Datei aus dem Windows Explorer in ein Anlagefeld einer Tabelle zu ziehen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ein solches Feature nachträglich hinzufügen können.

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Komfortabel filtern in Formularen

2015, 6/2015, Formulare und Steuerelemente

Im Beitrag „Filterbedingungen einfach zusammenstellen“ haben Sie erfahren, wie Sie den fehleranfälligen Code für die Zusammenstellung von Filterausdrücken in eine Klasse auslagen und übersichtlicher gestalten. Der vorliegende Beitrag zeigt nun anhand eines Praxisbeispiels, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse und die verwendete Klasse in Access-Formularen zum Filtern der enthaltenen Daten einsetzen.

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Mehrere Datensätze pro Spalte in Formularen

2015, 6/2015, Formulare und Steuerelemente

Üblicherweise landen in einem Access-Formular entweder die Details eines Datensätzes oder mehrere Datensätze. Erstere können über das Formular verteilt werden, Letztere erscheinen untereinander in der Datenblattansicht oder der Endlosansicht. Mit einigen Unterformular-Steuerelementen lassen sich jedoch auch mehrere Datensätze nebeneinander anzeigen. Dieser Beitrag zeigt die Grundlagen zur Anzeige mehrerer Datensätze in einer Matrix von Unterformularen.

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Individuelle Nummerierungen

2015, 6/2015, Tabellen und Datenmodellierung

Manche Anwendungsfälle erfordern jedoch eine individuelle Nummerierung in einem Feld. Dafür kann es verschiedene Wege geben – zum Beispiel, wenn eine Nummerierung nach einer bestimmten Sortierung eines anderen Feldes erfolgen soll oder nach dem Entfernen oder Hinzufügen von Datensätzen eine neue Nummerierung erforderlich ist. Daher stellen wir in diesem Beitrag Wege vor, um die Nummerierung ganz nach Wunsch zu gestalten.

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Probleme mit Primärschlüsseln und Autowert

2015, 6/2015, Tabellen und Datenmodellierung

Primärschlüsselfelder mit Autowert-Funktion bieten eine komfortable Möglichkeit, für neue Datensätze automatisch einen neuen, eindeutigen Primärschlüsselwert zu vergeben. Wenn man zwischendurch keine Datensätze löscht, ist diese Nummerierung sogar lückenlos. Allerdings kann es sein, dass jemand versucht, gelöschte Datensätze mit den fehlenden Primärschlüsselwerten zu ersetzen. Zu welchen Problemen dies führt und wie Sie diese lösen, zeigt der vorliegende Beitrag.

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Outlook-Mails nach Empfang archivieren

2015, 5/2015, Lösungen

In der Beitragsreihe „Outlook-Mails in Access archivieren“ haben wir gezeigt, wie Sie die E-Mails aus kompletten und auch untergeordneten Outlook-Ordnern in eine Access-Datenbank importieren. Das ist die Lösung für den Start der Archivierung. Interessant wird es erst, wenn Sie diese Daten direkt nach dem Eingang in Outlook archivieren. Der vorliegende Beitrag zeigt, wie Sie Outlook so erweitern, dass jede in vorgegebenen Ordnern eingehenende E-Mail direkt in unsere Access-Mail-Archiv weitergeleitet wird.

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