Vereinsverwaltung: Migration

Im Beitrag “Vereinsverwaltung: Von Excel zum Datenmodell” haben wir gezeigt, wie Sie eine exemplarische Excel-Tabelle mit den Daten zur Mitgliedsverwaltung in ein -Access-Datenmodell umwandeln. Dabei haben wir die Daten der Excel-Datei bereits in der Datenbank verfügbar gemacht. Neben der damit verbundenen konzeptionellen Arbeit kommt nun der interessante Teil: die Programmierung von VBA-Code und Abfragen, um die Daten aus der monolithischen Excel-Tabelle in das Datenmodell zu übertragen.

Dabei haben wir einige Brocken bereits aus dem Weg geräumt: Die Excel-Tabelle enthielt nämlich beispielsweise nicht nur reine Daten in Form von Zahlen und Buchstaben, sondern auch verschiedene Markierungen in Form von verschiedenen Hintergrundfarben, fett gedrucktem Text oder farbigem Text. Diese haben wir bereits in der Excel-Tabelle in entsprechende Werte umgewandelt, die wie allerdings auf den folgenden Seiten noch interpretieren müssen.

Schritt 1: Mitglieder übertragen

Die Basis der beiden Tabellen, also der Ausgangstabelle im Excel-Format als auch der Zieltabellen ist eine Tabelle zum Speichern der Personen, hier von Mitgliedern eines Sportvereins. Damit können wir auch beginnen. Die Tabelle Mitglieder enthält alle Daten, welche die Excel-Tabelle uns bereitgestellt hat. Daraus suchen wir uns nun die Felder heraus, die in die von uns entworfenen Tabelle tblMitglieder passen.

Der Automatismus zum Migrieren der Daten besteht aus ein paar Abfrage, welche uns die Daten in der gewünschten Form extrahieren, sowie einer VBA-Prozedur im Modul mdlMigration. Diese heißt Migrieren und steuert die Migration der Daten aus der Excel-Tabelle in die Tabellen unseres Datenmodells.

Für die übernahme der Daten aus der Tabelle Mitglieder in die Tabelle tblMitglieder erstellen wir eine Abfrage auf Basis der Tabelle Mitglieder. Dieser fügen wir also nach dem Erstellen zunächst die Tabelle Mitglieder aus dem Dialog Tabellen anzeigen hinzu – mit dem Ergebnis aus Bild 1.

Bild 1: Anlegen einer Abfrage zum übernehmen der Stammdaten

Wir wollen aus dieser Abfrage eine Anfügeabfrage machen, welche Daten aus der Tabelle Mitglieder an die Tabelle tblMitglieder anfügt. Dazu wählen Sie aus dem Ribbon den Befehl Entwurf|Abfragetyp|Anfügen aus.

Dies öffnet den Dialog Anfügen, mit dem Sie die Tabelle tblMitglieder als Zieltabelle festlegen (s. Bild 2).

Bild 2: Angabe der Zieltabelle

Danach können Sie die Felder der Quelltabelle aus der Liste im oberen Bereich in das Entwurfsraster ziehen oder per Doppelklick dorthin befördern. Sofern Access automatisch ein gleichnamiges Feld in der Zieltabelle erkennt, fügt es direkt einen entsprechenden Eintrag in die Zeile Anfügename ein. Sollte dies nicht automatisch funktionieren, was etwa beim Feld Geb.-Datum der Fall ist, wählen Sie das Zielfeld selbst aus – in diesem Fall Geburtsdatum (s. Bild 3).

Bild 3: Auswahl der Zielfelder

Nun gibt es beim Feld PLZ das erste Hindernis: Wir haben ja schon beim Import der Tabelle gesehen, dass Access das zunächst vorgesehene Zahlenfeld nicht komplett füllen konnte, da einige Datensätze einen zusätzlichen Buchstaben enthielten – nämlich den führenden Ländercode etwa in CH-8005. Genau genommen liefert das Feld PLZ für die Schweizer Mitglieder das Länderkürzel, die Postleitzahl und auch noch den Ort – warum auch immer der Ersteller das so gemacht hat: Die Daten gehören natürlich auf drei Felder aufgeteilt. Also ändern wir den Ausdruck für das Feld PLZ ein wenig um:

PLZ: Wert(Ersetzen([Postlz];"CH-";""))

Dieser Ausdruck ersetzt zunächst im Feld Postlz die Zeichenfolge CH- durch eine leere Zeichenfolge. Aus CH-8005 Zürich wird dann schon einmal 8005 Zürich. Wie erhalten wir davon nur die führenden Ziffern Ganz einfach – mit der Wert-Funktion (unter VBA Val).

Der Ort könnte so einfach sein, wenn dieser nicht für die oben genannten Fälle komplett in der Zeile Postlz stehen würde und für alle anderen in der Spalte Ort. Doch mit ein wenig Geschick erhalten wir die gewünschten Werte. Dazu legen wir für das Feld Ort einen neuen Ausdruck namens OrtX an (damit es keinen Zirkelbezug gibt) und füllen diesen mit der folgenden Formel:

OrtX: Wenn(IstNull([Ort]);Teil([Postlz];InStrRev([Postlz];" ")+1);[Ort])

Hier finden wir eine Wenn-Bedingung, die im ersten Abschnitt prüft, ob Ort den Wert Null enthält. In diesem Fall ermitteln wir aus dem Feld Postlz den Teil hinter dem letzten gefundenen Leerzeichen – bei CH-8005 Zürich liefert dies also Zürich. Ist das Feld Ort nicht leer, liefern wir einfach den Wert dieses Feldes zurück.

Komplizierter wird es mit dem Land, denn da wir ja nun die Länderkennzeichen aus der Postleitzahl entfernen wollen, soll das Land in das Feld Land eingetragen werden. Das ist auch interessant, weil wir in der Ursprungstabelle überhaupt kein Feld haben, welches das Land angibt. Wir gehen aber davon aus, dass alle Datensätze, die nicht das Länderkürzel CH in der Postleitzahl tragen, Deutschland als Land aufweisen. Also verwenden wir den folgenden Ausdruck:

Land: Wenn(Wenn(InStr([postlz];"-")>0;Links([postlz];InStr([postlz];"-")-1);"DE")=''''CH'''';''''Schweiz'''';''''Deutschland'''')

Hier haben wir es mit ein paar Verschachtelungen zu tun. Die innere Wenn-Bedingung liefert das Länderkürzel, wenn Postlz ein Minuszeichen enthält, wenn kein Minuszeichen vorliegt, folgt DE als Länderkennzeichen.

Die äußere Wenn-Bedingung liefert das Land Schweiz, wenn das von der inneren Bedingung gelieferte Kürzel CH lautet, sonst Deutschland. Das ist zugegebenermaßen improvisiert und wird kompliziert, wenn es mehr solcher Sonderfälle gibt.

An einer solchen Stelle muss man dann entscheiden, ob man doch manuell die fehlerhaften Datensätze anpasst oder gegebenenfalls eine VBA-Routine baut, die etwas übersichtlicher daherkommt.

Diese könnte etwa wie folgt aussehen:

Public Function LandErmitteln(strPLZ As String)
     Dim strLaenderkuerzel As String
     Dim intPosStrich As Integer
     Dim strLand As String
     intPosStrich = InStr(strPLZ, "-")
     If intPosStrich = 0 Then
         strLand = "Deutschland"
     Else
         strLaenderkuerzel = Left(strPLZ, intPosStrich - 1)
         Select Case strLaenderkuerzel
             Case "CH"
                 strLand = "Schweiz"
             Case "NL"
                 strLand = "Niederlande"
         End Select
     End If
     LandErmitteln = strLand
End Function

In der Abfrage greifen Sie wie folgt auf diese Funktion zu:

Land: LandErmitteln([Postlz])

Die Funktion erhält den Wert für das Feld Postlz als Parameterwert. Sie ermittelt dann die Position des ersten Minuszeichens und speichert diese in der Variablen intPosStrich.

Ist kein Minuszeichen vorhanden, erhält die Variable den Wert 0. In diesem Fall liefert die Funktion Deutschland zurück. Anderenfalls liest sie das Länderkürzel aus und weist in einer Select Case-Bedingung die Bezeichnung des entsprechenden Landes zu.

PLZ und Ort per VBA

Für den Fall, dass mehrere Länder hinzukommen, stellen wir auch die Ermittlung von PLZ und Ort noch auf VBA um. Für die PLZ sieht die Funktion wie folgt aus:

Public Function PLZErmitteln(strPLZ As String)
     Dim strLaenderkuerzel As String
     Dim intPosStrich As Integer
     intPosStrich = InStr(strPLZ, "-")
     If Not intPosStrich = 0 Then
         strPLZ = Mid(strPLZ, intPosStrich + 1)
         strPLZ = Val(strPLZ)
     End If
     PLZErmitteln = strPLZ
End Function

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