Access im Unternehmen

Neulich ärgerte ich mich mal wieder über die fehlende Ergonomie einer meiner Datenbanken. Dort bewege ich mich in einem Detailformular öfter mal ein paar hundert Datensätze vor oder zurück. Das geht entweder per Navigationsschaltflächen (wenn der gesuchte Datensatz in der Nähe liegt) oder per Filter über die Datensatz-ID. Eine elegantere Lösung wäre eine Art Datensatz-Bildlaufleiste, mit der man den Datensatzzeiger schneller vor- und zurückspringen lassen kann. Schauen wir also, ob sich das mit Access realisieren lässt.

In der Zeit der mobilen Kommunikation kann man gar nicht genügend Felder für die verschiedenen Kommunikationskanäle vorsehen. Früher reichten Felder für die private und die geschäftliche Telefonnummer sowie gegebenenfalls noch für Fax aus, heute soll es Menschen geben, die gleich mehrere Mobiltelefone mit sich tragen. Zeit, ein kleines Modul für die Verwaltung der Kommunikationsdaten zu bauen, dass Sie beliebigen Datenbanken hinzufügen können.

Die Datenherkunft eines Unterformulars ändert sich in der Regel zur Laufzeit nicht – es wird höchstens mal ein Filter oder eine Sortierung angewendet. Gelegentlich soll das gleiche Unterformularsteuerelement zwar mal das Unterformular wechseln, aber auch dies ist kein Problem. Interessant wird es, wenn Sie ein einziges Unterformular zur Laufzeit mit verschiedenen Datenherkünften ausstatten möchten. Sie können zwar Tabellen oder Abfragen statt eines richtigen Formulars als Unterformular angeben, aber diese bieten natürlich keine Möglichkeit, auf Ereignisse zu reagieren. Wir zeigen, wie Sie ein einziges Unterformular flexibel mit beliebigen Daten füllen.

Viele Anwendungen zeigen Daten in Haupt- und Unterformularen an, wobei das Unterformular Daten einfacher Tabellen enthält (etwa Adressen) oder Haupt- und Unterformular verknüpfte Daten darstellen (zum Beispiel Kunden und Projekte). Die Daten im Unterformular können dann zwar möglicherweise direkt an Ort und Stelle bearbeitet werden, aber wenn das im Unterformular dargestellte Objekt viele Felder enthält, sollten Sie dafür ein spezielles Detailformular bereitstellen. Mit diesem kann der Benutzer dann neue Datensätze anlegen und bestehende bearbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein solches Detailformular aufbauen und es für die verschiedenen Bearbeitungsarten einsetzen.

Die Datenblattansicht ist die flexibelste Möglichkeit, um Daten in Tabellenform anzuzeigen. Dies geht sogar soweit, dass der Benutzer selbst die Spaltenbreiten anpassen kann, um jeweils den kompletten Inhalt der Felder einer Spalte anzuzeigen. Normalerweise brauchen Sie für das Einstellen der optimalen Breite jedoch zumindest einen Doppelklick je Spalte. Wir zeigen, wie Sie dies noch viel schneller und einfacher hinbekommen – bis hin zur vollautomatischen Lösung.

Unterformulare zeigen meist vom Hauptformular abhängige Daten in der Datenblattansicht an – beispielsweise die Projekte eines Kunden oder die Artikel einer Kategorie. Manchmal dient das Hauptformular aber auch nur der Steuerung des Zugriffs auf die Daten im Unterformular und liefert etwa eine Einfügen-, Detailansicht/Bearbeiten- oder Löschen-Schaltfläche für die Bearbeitung der im Unterformular angezeigten Datensätze. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie ein solches Formular anlegen und die Steuerelemente zum Steuern des Unterformulars ausstatten.