Berichte dienen oft der tabellarischen Darstellung von Informationen, wobei der Detailbereich die eigentlichen Informationen und weitere Bereiche die entsprechenden Spaltenüberschriften darstellen. Manchmal ist dies aber nicht so einfach, zum Beispiel wenn die Überschriften nicht nur im Kopfbereich von Bericht und Seite, sondern auch noch in Gruppenköpfen untergebracht werden sollen.
Grundlage für die Beispiele dieses Artikels ist die Südsturm-Datenbank (eine abgewandelte Nordwind-Datenbank). Eine Abfrage entnimmt den Tabellen tblKunden, tblBestellungen, tblBestelldetails und tblArtikel Informationen darüber, welcher Kunde welche Anzahl der verschiedenen Artikel zu welchem Durchschnittspreis im Vergleich zum Originalpreis bestellt hat – eine klassische Anwendung für den Einsatz einer Gruppierung, und zwar nach dem jeweiligen Kunden.
Die Abfrage qryKundenArtikel sieht wie in Bild 1 aus, der Bericht rptKundenArtikel verwendet diese als Datenherkunft.
Bild 1: Diese Abfrage dient als Grundlage für den Beispielbericht.
In den Detailbereich gelangen die Felder Artikelname, MittelwertVonEinzelpreis, Einzelpreis und SummeVonAnzahl (die Namen wurden teilweise automatisch durch die Abfrage generiert), die übrigen landen im Gruppenkopf.
Diesen legen Sie über den Dialog Sortieren und Gruppieren (Access 2003 und älter) beziehungsweise Gruppieren, Sortieren und Summe (Access 2007) fest. Unter Access 2003 wählen Sie einfach im ersten Feld des Dialogs das Feld aus, nach dem Sie die Daten gruppieren möchten (hier KundeID) und stellen die Eigenschaft Gruppenkopf auf Ja ein, damit Access einen zusätzlichen Bereich einblendet, der die kundenspezifischen Informationen aufnehmen kann (siehe Bild 2).
Bild 4: … und in der Seitenvorschau
Wenn Sie möchten, können Sie auch noch den Gruppenfuß aktivieren, um beispielsweise eine Linie unter dem letzten Datensatz der Gruppe zu platzieren. Unter Access 2007 verläuft dies ähnlich, sodass wir nicht gesondert darauf eingehen.
Nun fügt man üblicherweise die kundenspezifischen Informationen im Gruppenkopf der Gruppierung nach dem Feld KundeID ein und platziert dort außerdem die Spaltenüberschriften für den Detailbereich. Unterhalb der Spaltenüberschriften findet eine Linie Platz, um Überschriften und Daten zu trennen. Im Entwurf sieht dies nun wie in Bild 3 aus, in der Seitenansicht wie in Bild 4.
Bild 2: Anlegen eines Gruppenbereichs für die kundenspezifischen Daten
Bild 3: Gruppenkopf, Detailbereich und Gruppenfuß in der Entwurfsansicht …
Nun kann es aber sein, dass Gruppen über zwei oder mehr Seiten dargestellt werden müssen. Während man sich in diesem Beispielbericht noch gut merken kann, welche Spalte welche Information enthält, wird das bei Berichten mit mehreren Spalten schon unübersichtlich. Da wünscht man sich als Leser doch eine zusätzliche Kopfspalte auf jeder Seite des Berichts.
Kein Problem, sagt der Access-Fachmann, dann kopieren wir einfach die Spaltenköpfe aus dem Gruppenkopf und fügen sie im Bereich Seitenkopf einfach nochmals ein.
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