Aktionsabfragen mit SQL

Zusammenfassung

Sie erfahren, wie Sie Aktionsabfragen zum ändern, Löschen oder Hinzufügen von Daten in neue oder bestehende Tabellen verwenden.

Techniken

Abfragen, Aktionsabfragen, SQL, VBA

Voraussetzungen

Access 2000 oder höher

Beispieldateien

AktionsabfragenMitSQL97.mdb, AktionsabfragenMitSQL00.mdb

André Minhorst, Duisburg

Das Bearbeiten von Daten ist eine der Hauptfunktionen von Datenbankanwendungen. In Access geschieht das entweder von Hand in Formularen, per VBA oder per Aktionsabfrage. Letztere lassen sich nicht nur aus dem Datenbankfenster heraus, sondern auch per VBA aufrufen und auch erstellen. Dabei sind Aktionsabfragen in den meisten Fällen wesentlich schneller als die entsprechenden Anweisungen der Datenzugriffstechniken DAO und ADO. Grund genug, Aktionsabfragen einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

SQL bietet neben den SELECT-Abfragen zum Auswählen von Daten aus den Tabellen einer Datenbank auch die Möglichkeit, Daten zu ändern. Dazu stellt SQL eine Reihe unterschiedlicher Aktionsabfragen bereit, von denen jede für eine bestimmte änderungsart zuständig ist:

  • Anfügeabfragen (INSERT INTO): Hinzufügen kompletter Datensätze in bestehende Tabellen
  • Aktualisierungsabfragen (UPDATE): Aktualisieren von bestehenden Datensätzen
  • Löschabfragen (DELETE): Löschen von Datensätzen einer Tabelle
  • Tabellenerstellungsabfragen (SELECT INTO): Gleichzeitiges Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Daten
  • Erstellen und Ausführen

    Aktionsabfragen liegen wie Auswahlabfragen als gespeicherte Abfrage oder als Zeichenkette vor (SQL-String). Gespeicherte Abfragen kann man sowohl von der Benutzungsoberfläche von Access aus als auch per Code starten. Ausschließlich per Code lassen sich dynamisch zusammengesetzte SQL-Strings aufrufen.

    Erstellen einer Aktionsabfrage

    Um eine Aktionsabfrage zu erstellen, gehen Sie wie beim Erstellen einer Auswahlabfrage vor. Klicken Sie auf der Registerseite Abfragen des Datenbankfensters auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie den Eintrag Entwurfsansicht aus.

    Im nun erscheinenden Dialog Tabelle anzeigen wählen Sie die Tabellen aus, die Sie für die Aktionsabfrage benötigen.

    Abb. 1: Auswahl des Abfragetyps

    Abb. 2: Anzeigen der Datenblattansicht

    Abb. 3: Datenblattansicht per Kontextmenü

    Abb. 4: Anzeige der unterschiedlichen Aktionsabfragen

    Hierbei hängt es von der Art der Aktionsabfrage ab, ob die hier ausgewählten Tabellen lediglich die Daten liefern oder Ziel der Datenmanipulation sind.

    Bei der Aktualisierungsabfrage und der Löschabfrage ist die ausgewählte Tabelle das Ziel der Aktion, während Sie bei Anfügeabfragen und Tabellenerstellungsabfragen zunächst die Quelle der anzufügenden Daten auswählen.

    Wenn Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage ausgewählt haben, können Sie auf die herkömmliche Entwurfsansicht von Abfragen zugreifen.

    Um aus der Abfrage eine Aktionsabfrage zu erstellen, wählen Sie aus dem Menü Abfragen einen der Einträge Tabellenerstellungsabfrage…, Aktualisierungsabfrage, Anfügeabfrage… oder Löschabfrage aus (s. Abb. 1).

    An den Pünktchen erkennen Sie bereits die Abfragetypen, die im nächsten Schritt noch einen zusätzlichen Dialog öffnen, um weitere Tabellen für die Zusammenstellung der Aktionsabfrage zu erfragen.

    Voransicht des Ergebnisses

    Alle Aktionsabfragen bieten die Möglichkeit, sich vorher die betroffenen Datensätze anzusehen. Dazu klicken Sie bei aktivierter Entwurfsansicht einfach auf die Schaltfläche Ansicht (bei aktiviertem Datenblattansicht-Symbol) oder wählen dort den Eintrag Datenblattansicht aus.

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