Alle auf einen Streich: Suchen von Daten in Listenfeldern

Das Durchsuchen einer Datensatzgruppe (etwa einer Tabelle oder einer Abfrage) nach einem bestimmten Inhalt in einem bestimmten Feld birgt im Allgemeinen keine größeren Hindernisse in sich. Aber wenn man verschiedene Felder nach dem gleichen Inhalt durchsuchen will, ist die Sache nicht mehr ganz so einfach. Vor allem, wenn man bereits nach der Eingabe des ersten Zeichens Ergebnisse sehen möchte. Für diesen Fall ist der vorliegende Beitrag genau die richtige Lösung.

Vorbereiten der Beispieldatenbank

Wenn Sie die folgenden Beispiele praktisch nachvollziehen möchten, benötigen Sie eine Datenbank mit bestimmten Tabellen. Die Tabellen entstammen – wie so oft – aus der Südwind-Datenbank, der optimierten Access im Unternehmen-Variante der Nordwind-Datenbank. Sie können entweder die Originaldatenbank verwenden, eine Kopie zum Herumprobieren erstellen oder auch einfach nur die gewünschten Tabellen in eine neue Datenbank exportieren.

Um letzteres zu tun, legen Sie zunächst eine neue Datenbank an und speichern Sie im gewünschten Verzeichnis ab. Anschließend gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Wählen Sie aus der Menüleiste den Befehl Datei|Externe Daten|Importieren (Access 2003 und älter) beziehungsweise den Ribbon-Eintrag Externe Daten|Importieren und verknüpfen|Access (Access 2007 und höher) aus.
  • Suchen Sie im Dialog Importieren nach der Nordwind-Datenbank, aus der Sie die Tabellen importieren möchten.
  • Wählen Sie mit der Schaltfläche Alle auswählen sämtliche Tabellen der Datenbank aus (s. Abb. 1).
  • Bestätigen Sie den Import-Vorgang mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Ok.

pic001.png

Abb. 1: Auswahl zu importierender Tabellen

Anlegen eines Formulars zur Anzeige der gewünschten Daten

Um den Suchbegriff einzugeben und die entsprechenden Daten anzuzeigen, benötigen Sie ein Formular. Das Formular soll ein Textfeld zur Eingabe des gewünschten Suchbegriffes und ein Listenfeld zur Ausgabe der gefundenen Datensätze enthalten.

Eigenschaften des Formulars festlegen

Da es nicht zur Navigation zwischen einzelnen Datensätzen dienen soll, können Sie die folgenden Eigenschaften auf den Wert Ja setzen: Bildlaufleisten, Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen und Trennlinien.

Anlegen der Steuerelemente

Legen Sie in dem Formular ein Textfeld und ein Listenfeld an. Gestalten Sie das Listenfeld ruhig ein wenig großzügiger, da es mehrere Spalten anzeigen soll.

Listenfeld zur Anzeige von Datensätzen festlegen

Das Listenfeld soll die Daten der Tabelle Lieferanten enthalten und erhält dementsprechend den Namen lstLieferanten. Damit das Listenfeld die Datensätze der Tabelle Lieferanten anzeigt, legen Sie für die Eigenschaft Datensatzherkunft eine Abfrage an, die auf der Tabelle Lieferanten basiert:

  • Klicken Sie im Eigenschaftsfenster auf die Eigenschaft Datensatzherkunft.
  • Daraufhin erscheint eine Schaltfläche mit drei Punkten (…). Betätigen Sie die Schaltfläche.
  • Sie sehen nun die Entwurfsansicht einer neuen Abfrage. Klicken Sie im Dialog Tabellen anzeigen doppelt auf den Eintrag Lieferanten.
  • Schließen Sie den Dialog Tabellen anzeigen.
  • Ziehen Sie alle Felder der Tabelle Lieferanten in das Entwurfsraster der Abfrage.

Wenn Sie nun die Abfrage schließen und in die Formularansicht wechseln, erscheint im Listenfeld lediglich die Datensatznummer des jeweiligen Lieferanten (s. Abb. 2). Damit Sie auch die anderen gewünschten Informationen zu Gesicht bekommen, müssen Sie die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreiten anpassen.

pic002.png

Abb. 2: Das Listenfeld zeigt nur die Datensatznummer der Lieferanten.

Dabei gibt die Eigenschaft Spaltenanzahl die Anzahl der Felder der Abfrage an, die das Listenfeld anzeigt. Dabei wählt das Listenfeld die Felder von links nach rechts aus. Wenn die Abfrage also beispielsweise aus zehn Feldern besteht und Sie für die Eigenschaft Spaltenanzahl den Wert 5 angeben, übernimmt das Listenfeld die ersten fünf Felder.

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