André Minhorst, Duisburg
Die Organisation der eigenen Aufgaben ist nicht immer leicht – vor allem, wenn man sich nicht nur mit einer, sondern mit mehreren Aufgaben gleichzeitig beschäftigt. Noch schwieriger wird es, wenn die Aufgaben ganzer Projektteams koordiniert werden wollen – nur Genies beherrschen das unter Umständen entstehende Chaos. Daher sollten Sie sich schnellstens an die Entwicklung einer Aufgabenverwaltung begeben, um über Ihre und die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter nicht den überblick zu verlieren – vor allem aber, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Damit Sie dabei alles im Griff haben, finden Sie im vorliegenden Beitrag die passende Musterlösung.
Für die Verwaltung von Aufgaben gibt es unterschiedliche Ansätze. Vielen Menschen ist der gute alte Notizzettel noch immer die beste Hilfe, um im Tagesgeschäft nicht den überblick zu verlieren. Andere schwören auf Anwendungen wie Microsoft Outlook und dessen Aufgabenverwaltung.
Während Notizzettel für den “Solisten” in Ordnung sein mögen, sind sie der Teamarbeit sicher nicht zuträglich. Die Verwendung der Aufgabenverwaltung von Outlook ist da schon eher geeignet (siehe Bild 1). Sie bietet die wesentlichen Merkmale wie das Setzen von Priorität, Status, Fälligkeit und einige andere Eigenschaften sowie die Zuordnung von Aufgaben zu unterschiedlichen Mitarbeitern.
Bild 1: Aufgabenverwaltung mit Outlook
Allerdings gibt es keine vernünftige Möglichkeit, den Fortschritt der Aufgaben zu dokumentieren, und auch die Verbindung mit Daten anderer Systeme wie z. B. einer Projektverwaltung ist nicht vorgesehen.
Daher spricht alles für die Erstellung einer eigenen Aufgabenverwaltung, die Sie an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können: z. B. die Zuordnung von Aufgaben zu bestimmten Projekten, statistische Auswertungen der aktuellen Aufgaben usw.
Die folgenden Abschnitte erläutern die Aufgaben, die die Aufgabenverwaltung erfüllen soll.
Verwaltung vonBenutzern
Die Aufgabenverwaltung ist für den Mehrbenutzerbetrieb konzipiert. Jeder Benutzer, der neue Aufgaben anlegen, Aktionen eingeben oder einfach nur Informationen abfragen möchte, muss sich zu Beginn mit Benutzernamen und Kennwort beim System anmelden.
Hinweis
Die Anmeldung bei der Datenbank dient in der vorliegenden Version der Musterlösung lediglich dem Komfort und sorgt dafür, dass der Name des aktuellen Benutzers in Eingabeformularen automatisch voreingestellt ist. Eine konsequente Weiterentwicklung wäre zum Beispiel, Benutzern per Anwendung des Sicherheitssytems von Access aus Datenschutzgründen den direkten Zugriff auf Tabellen sperren.
Die Musterlösung enthält eine kleine Abstufung der Benutzerrechte, welche die Benutzer in Administratoren und normale Benutzer unterteilt. Administratoren sollen sich die Daten aller Benutzer ansehen dürfen, während normale Benutzer nur Daten einsehen können, die ihre eigenen Aufgaben betreffen.
Verwaltung von Projekten
Viele Aufgabenverwaltungen berücksichtigen nicht die Aufteilung der Aufgaben auf unterschiedliche Projekte. Die Musterlösung soll aber vor allem die übersicht über die zu einem bestimmten Projekt gehörenden Aufgaben erlauben.
Daher verfügt die Datenbank über eine Tabelle mit rudimentären Projektdaten, die Sie allerdings gerne durch eine Verknüpfung mit der Projekte-Tabelle einer bestehenden Projektverwaltung ersetzen können.
Verwaltung von Aufgaben
Die Hauptaufgabe der Datenbank ist natürlich die Verwaltung von Aufgaben. Zu den Aufgaben sollen nicht nur einmalig Daten eingegeben werden können.
Viele Aufgaben erfordern mehrere Schritte, erhalten während ihrer Erledigung einen anderen Ausführenden oder ihre Priorität ändert sich. Außerdem soll es möglich sein, den Status einer Aufgabe während der Bearbeitung zu ändern – z. B. von Offen auf Fertig usw. Um die einzelnen Schritte nachvollziehen zu können, soll die Datenbank jede änderung einzeln festhalten.
Durchführung von Aufgabendokumentieren
Eine der wichtigsten Anforderungen an die Aufgabenverwaltung ist die Dokumentation der Durchführung von Aufgaben. Die jeweiligen Schritte sollen als einzelne Aktionen beschrieben und gespeichert werden.
Dabei braucht es sich nicht nur um Aktionen zu handeln, die direkt mit der Erledigung der Aufgabe zu tun haben. Aufgaben können nur sinnvoll verwaltet und priorisiert werden, wenn dies umfassend und dynamisch erfolgt.
Das bedeutet, dass Eigenschaften von Aufgaben angepasst werden müssen – z. B. durch ändern der Priorität oder Auswechseln des verantwortlichen Mitarbeiters.
Selbstverständlich sind auch Statusänderungen zu dokumentieren. Für jede Tätigkeit und jede Anpassung der Aufgabe soll optimalerweise eine Aktion definiert und gespeichert werden.
Anzeige von Aufgaben
Die Musterlösung soll Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien anzeigen – z. B. nach Projekten, Mitarbeitern, Priorität, Status usw. sortiert oder gefiltert.
Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter schnell überblick über seine aktuellen Aufgaben und die Projekte gewinnen, und der Projektleiter kann sich ein Bild machen, ob alle Aufgaben wunschgemäß abgearbeitet werden.
Das Datenmodell der Aufgabenverwaltung umfasst sechs Tabellen. Abb. 2 vermittelt einen überblick über die Tabellen und deren Beziehungen zueinander.
Das Beziehungsfenster aus Bild 2 enthält aus Gründen der übersichtlichkeit nicht alle Tabellen. Die Tabelle tblProjekte ist dort nicht zu finden – sie ist aber auch lediglich mit der Tabelle tblAufgaben verknüpft. Dabei verweist das Fremdschlüsselfeld ProjektID auf den Primärschlüssel der Tabelle tblProjekte.
Die Tabelle tblAufgaben
Bild 2: Das Datenmodell der Aufgabenverwaltung
Die Tabelle tblAufgaben speichert die Informationen, die beim Anlegen einer Aufgabe eingegeben werden:
Die Tabelle speichert noch einige weitere Werte, die den aktuellen Zustand der Aufgabe wiedergeben – z. B. Status, Priorität, ausführender Benutzer usw. Der Grund dafür ist, dass in späteren Zusammenfassungen der Informationen zu einer Aufgabe nicht nur der Status oder die Priorität beim Anlegen der Aufgabe ausgegeben werden soll, sondern auch der aktuell vorhandene Zustand.
Bei den Aktionen kann es sich nämlich nicht nur um Tätigkeiten handeln, die direkt mit der Ausführung der Aufgabe in Verbindung stehen, sondern auch um änderung von Eigenschaften der Aufgabe – also der Priorität, des Status oder des beauftragten Mitarbeiters. Die Felder zur Speicherung der entsprechenden Informationen heißen AktuellerStatus, AktuellePrioritaet und AktuellZugeordnetZu.
Die Tabelle tblAktionen
Da bei jeder Aufgabe Priorität und Status wechseln und jede Aufgabe mehrere Schritte bis zur Erledigung durchlaufen kann, werden die entsprechenden Informationen der einzelnen Schritte nicht in der Tabelle tblAufgaben, sondern in einer separaten Tabelle gespeichert.
Ein Eintrag erfolgt immer, wenn die Aufgabe bearbeitet wurde oder wenn eine Eigenschaft geändert wurde – also beispielsweise die Priorität einer Aufgabe erhöht oder herabgesetzt wurde.
Die Tabelle tblAktionen enthält die folgenden Felder:
Die Tabelle tblBenutzer
Diese Tabelle enthält alle für die vorliegende Datenbankanwendung benötigten Benutzerinformationen.
Falls Sie eine bereits vorhandene Mitarbeitertabelle aus einer anderen Datenbank verwenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie fügen der bereits bestehenden Mitarbeitertabelle alle Felder hinzu, die Sie im Rahmen der vorliegenden Musterlösung verwenden möchten (soweit diese noch nicht vorhanden sind) oder Sie fügen der Tabelle tblBenutzer ein Fremdschlüsselfeld mit einem Verweis auf die bereits bestehende Mitarbeitertabelle hinzu.
Die Tabelle tblBenutzer besteht aus den folgenden Feldern:
Weitere Tabellen
Die weiteren Tabellen tblPrioritaeten, tblStatus und tblProjekte bestehen im Wesentlichen aus einem Primärschlüsselfeld und der Bezeichnung des jeweiligen Elements.
Lediglich die Tabelle tblProjekte hat noch ein Fremdschlüsselfeld namens Projektleiter, mit dem ein Benutzer aus der Tabelle tblBenutzer ausgewählt werden kann.
Beziehungen
Die Beziehungen wurden im Wesentlichen bereits im Rahmen der Beschreibung der Tabellen abgehandelt. Es gibt jedoch eine Besonderheit:
Es kommt oft vor, dass von mehreren Tabellen auf die Datensätze einer Tabelle verwiesen wird – aber der Fall, dass eine Tabelle gleich mehrfach auf das Primärschlüsselfeld einer weiteren Tabelle verweist, ist in der Regel nicht so häufig.
Bild 3: Sicherheitsabfrage vor dem Erstellen einer zweiten Beziehung zwischen zwei Tabellen
Bild 4: Anmeldung an die Aufgabenverwaltung
Dies ist sowohl in der Tabelle tblAufgaben als auch tblAktionen der Fall. Access bzw. das Beziehungsfenster reagiert auch etwas unerwartet, wenn Sie direkt zwei oder mehr Beziehungen zwischen zwei Tabellen erstellen möchten: Zunächst erscheint eine Abfrage, ob Sie eine neue Beziehung erstellen oder die vorhandene Beziehung bearbeiten möchten (siehe Bild 3).
Wenn Sie richtigerweise mit Nein antworten, erstellt Access die Beziehung ordnungsgemäß, legt aber eine merkwürdige Darstellungsweise an den Tag: Statt einfach zwei Beziehungspfeile zwischen den betroffenen Feldern der beiden Tabellen anzuzeigen, zeigt es die Tabelle, deren Primärschlüsselfeld an der Beziehung beteiligt ist, zweimal an (siehe Bild 2).
Die Anwendung der Aufgabenverwaltung erfordert zunächst einmal die Anmeldung des Benutzers bei der Datenbank, damit er seine eigenen Aufgaben ansehen kann und der Komfort bei der Eingabe von Informationen in die Tabellen der Datenbank erhöht wird.
Anschließend erscheint eine übersicht über alle Aufgaben, die der jeweilige Mitarbeiter einsehen können soll.
Die übersicht ist gleichzeitig die Schaltzentrale der Aufgabenverwaltung. Von hier kann der Anwender alle gewünschten Operationen ausführen:
Die Musterlösung stellt keine Möglichkeit zur Eingabe und Bearbeitung von Benutzern und Projekten zur Verfügung, da diese Daten in der Regel in anderen Anwendungen bereits vorhanden sind.
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