Daten formatieren nach Wunsch

André Minhorst, Duisburg

Bis zum Erscheinen von Access 2000 war einer der größten Wünsche der Access-Gemeinde die Formatierung einzelner Daten in Abhängigkeit von ihrem Inhalt. Dann war es endlich soweit: Microsoft erfüllte den Wunsch und spendierte Access eine Funktion namens Bedingte Formatierung (engl. Conditional Formatting). Damit lassen sich Daten in unterschiedlichen Schriften, Schriftarten oder Hintergrundfarben anzeigen – und das in Formularen und Berichten.

Mit der Einführung der bedingten Formatierung steigert Microsoft die Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie von Access-Anwendungen enorm. Die Markierung von Daten mit bestimmten Eigenschaften ermöglicht das Ermitteln von wichtigen Daten aus größeren Datenmengen mit bloßem Auge, wo bisher Suchfunktionen und Abfragen nötig waren.

Wenn Sie beispielsweise gleichzeitig besonders teure und besonders billige Artikel in einem Formular anzeigen möchten, legen Sie einfach zwei Formatierungen für die entsprechenden Preisgrenzen fest – das Resultat zeigt Abb. 1.

Abb. 1: Teure Produkte sind fett gedruckt und billige mit einer anderen Hintergrundfarbe markiert.

Der vorliegende Beitrag stellt Ihnen die grundlegende Anwendung der bedingten Formatierung vor und zeigt Ihnen anschließend, wie Sie diese Funktion mit VBA noch flexibler in Ihren Formularen und Berichten einsetzen können.

Beispieldatenbank

Die Beispieldaten liefert die Nordwind-Datenbank. Wenn Sie die nachfolgenden Beispiele nachvollziehen möchten, erstellen Sie einfach eine neue Datenbank und importieren Sie die Tabellen Artikel, Lieferanten und Kategorien aus der mit Access mitgelieferten Nordwind-Datenbank. Das erledigen Sie ganz einfach:

  • Rufen Sie den Menübefehl Datei/Externe Daten/Importieren… auf.
  • Wählen Sie im nun erscheinenden Dialog Importieren die Datei Nordwind.mdb aus. Diese befindet sich normalerweise im Ordner Samples des Office-Verzeichnisses.
  • Markieren Sie auf der Registerseite Tabellen des nächsten Dialogs die Einträge Artikel, Lieferanten und Kategorien und klicken Sie auf OK. (
  • Access importiert nun die angegebenen Objekte. Erstellen Sie nun ein Beispielformular, mit dem Sie die nachfolgenden Beispiele ausprobieren können:

  • Wechseln Sie zur Registerseite Formulare des Datenbankfensters.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  • Wählen Sie im Dialog Neues Formular den Eintrag Autoformular: Datenblatt aus. Legen Sie außerdem die Tabelle Artikel als Datenherkunft fest.
  • Nach der Bestätigung der Eingaben mit der Schaltfläche OK legt Access das neue Formular an und öffnet es anschließend in der Datenblattansicht (s. Abb. 2).
  • Speichern Sie das Formular unter dem Namen frmArtikel. (
  • Abb. 2: Das Beispielformular in der Datenblattansicht

    Das Formular sieht zwar exakt wie eine Tabelle aus, aber es bietet wesentlich mehr Möglichkeiten: So lässt sich beispielsweise die bedingte Formatierung nicht auf Tabellen oder Abfragen, wohl aber auf Formulare in der Datenblattansicht anwenden.

    Der Dialog zur bedingten Formatierung ist verhältnismäßig leicht zu durchschauen, sodass man diese Funktion durchaus auch Nicht-Accesslern zum Markieren von Daten bereitstellen kann – es gibt allerdings auch hier einige Fallstricke. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie alles über die Festlegung von Bedingungen für bestimmte Formatierungen.

    Aller Anfang ist leicht …

    Mit dem soeben erstellten Formular können Sie nach Belieben bedingte Formatierungen festlegen. Dazu klicken Sie einfach auf das Feld, in dem Sie bestimmte Werte hervorheben möchten, und rufen dann den Menübefehl Format ( Bedingte Formatierung auf.

    Der nun erscheinende Dialog ist die Schaltzentrale der bedingten Formatierung (s. Abb. 3).

    Abb. 3: Festlegen einer bedingten Formatierung

    Als erstes Beispiel legen Sie nun fest, dass alle Preise höher als 15 EUR gelb unterlegt und fett gedruckt werden. Dazu belassen Sie den Inhalt des ersten Kombinationsfeldes bei dem Wert Feldwert ist, wählen im zweiten Kombinationsfeld den Eintrag Größer als aus und geben als Vergleichswert im Textfeld ganz rechts den Wert 15 ein. Schließen Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche OK ab und betrachten Sie das Ergebnis (s. Abb. 4).

    Abb. 4: Ergebnis der festgelegten bedingten Formatierung

    Sie können nun für das gleiche Feld weitere Formatierungen festlegen. öffnen Sie erneut den Dialog zum Festlegen der bedingten Formatierung und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen >>. Unter dem Bereich für die erste Bedingung erscheint ein weiterer Bereich. Geben Sie hier beispielsweise an, dass alle Preise unter 5 EUR in roter, fetter Schrift angezeigt werden sollen. Die entsprechende Bedingung sieht wie in Abb. 5 aus. Sie erkennen bereits, dass sich mit wenig Aufwand aussagekräftige Ergebnisse erzielen lassen. Betrachten wir doch die vorhandenen Optionen ein wenig genauer, um alles aus den bedingten Formatierungen herauszuholen.

    Abb. 5: Festlegen einer zweiten Bedingung

    Abb. 6: Eine Bedingung mit unterer und oberer Grenze

    Abb. 7: Festlegen einer Bedingung durch einen Ausdruck

    Hinweis

    Die bedingte Formatierung lässt sich nur auf Text- und Kombinationsfelder anwenden.

    Die Bedingung

    Beim Anlegen einer neuen Bedingung besteht diese aus drei Teilen. Das gilt allerdings nur, solange im linken Kombinationsfeld der Eintrag Feldwert ist ausgewählt ist. Es gibt dort noch zwei weitere Einträge: Ausdruck ist und Feld hat Fokus.

    Vergleich mit dem Feldwert

    Bleiben wir doch zunächst beim Eintrag Feldwert ist: In dem Fall können Sie im zweiten Kombinationsfeld einen der Vergleichsoperatoren Zwischen, Nicht zwischen, Gleich, Ungleich, Größer als, Kleiner als, Größer als oder gleich oder Kleiner als oder gleich angeben.

    Für die letzten sechs Möglichkeiten geben Sie im rechten Textfeld den gewünschten Vergleichswert an.

    Die ersten beiden Ausdrücke benötigen zwei Werte für eine brauchbare Bedingung: die untere und die obere Grenze (s. Abb. 6).

    Ausdrücke

    Wer sich einmal mit dieser zweiten Möglichkeit zum Anlegen von Bedingungen auseinandergesetzt hat, wird vermutlich nicht mehr auf die erste zurückgreifen wollen: Diese Variante ermöglicht die Formulierung eigener Bedingungen unter Zuhilfenahme aller in der Tabelle vorkommenden Felder und aller in Access zur Verfügung stehenden Funktionen.

    Mit das Einfachste, was Sie mit dieser Variante tun können, ist das Ersetzen einer „Feldwert ist…“-Bedingung. Zum Markieren aller Preise, deren Wert größer als 10,- EUR ist, verwenden Sie einfach den Ausdruck aus Abb. 7.

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