Autor: André Minhorst, Duisburg
Der geübte Datenbankentwickler und -benutzer, der mit der Thematik einer Datenbank vertraut ist, kann die in Formularen angezeigten Daten leicht deuten. Der ungeübte Anwender ohne den Blick für die wesentlichen Details verliert angesichts von Tabellen und Zahlenkolonnen allerdings schnell den überblick. Die Office-Pakete enthalten jedoch eine Anwendung namens Microsoft Graph, mit dem Daten in geeigneter Zusammensetzung leicht grafisch dargestellt werden können. Im vorliegenden Beitrag lernen Sie anhand einiger Beispiele den Umgang mit diesem Tool.
Es gibt unzählige Anwendungen für die grafische Anzeige von Informationen aus einer Datenbank. Dabei gibt es unterschiedliche Arten grafischer Darstellungen. Die einfachste ist wohl das Auftragen von Werten in einem Koordinatensystem mit x- und y-Achse. Dabei stellt die x-Achse in der Regel die Zeit und die Werte der y-Achse den Verlauf des gewünschten Wertes über die Zeit dar.
Andere grafische Darstellungen dienen z. B. der Anzeige von Anteilen unterschiedlicher Mengen an der Gesamtmenge.
Hinweis
Die Beispiele des folgenden Beitrags beziehen sich auf die Tabellen der Nordwind-Datenbank. Zum Experimentieren erstellen Sie entweder eine Kopie der Nordwind-Datenbank, importieren die Tabellen in eine neue Datenbank oder verwenden die Beispieldatenbank Kreuztabellenabfragen97 bzw. Kreuztabellenabfragen2000 der Heft-CD.
Im vorliegenden Beitrag lernen Sie, wie Sie eine Datenherkunft für ein Diagramm erstellen und wie Sie das Diagramm und seine Eigenschaften auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. Als Beispiel dient die Anzeige der Umsätze der Firma Nordwind, bezogen auf bestimmte Zeiträume und Artikelkategorien.
Sie erfahren, wie Sie den zeitlichen Verlauf der Umsatzzahlen nach Kategorien aufgeteilt anzeigen und wie Sie das Diagramm anpassen müssen, um die Umsätze für einzelne Kategorien in einem eigenen Diagramm anzuzeigen. Dabei wählen Sie die Kategorie mit einem entsprechenden Kombinationsfeld aus.
Microsoft Graph ist eine Anwendung, die zur Erstellung von grafischen Auswertungen von Daten unterschiedlicher Herkunft dient. Bei der Herkunft kann es sich, z. B. um Excel-Tabellen oder – wie im vorliegenden Fall – um die Daten einer Access-Datenbank handeln.
Microsoft-Graph-Objekte können auch automatisiert werden – d. h., Sie können beispielsweise via VBA auf das Objekt zugreifen und diverse Aktionen steuern. Die Beschreibung des Objektmodells von MS Graph würde jedoch den Umfang des vorliegenden Beitrags sprengen.
Wie eingangs erwähnt, basieren viele Darstellungen in Diagrammen auf der Anzeige des zeitlichen Verlaufs bestimmter Werte. Gerade in der Wirtschaft handelt es sich dabei zumeist um Währungsbeträge wie Umsätze, Gewinne oder Verluste oder um Produktionszahlen, Verkaufszahlen oder Bestellungen.
Der zeitliche Verlauf wird meist in Form von Zeitintervallen aufgezeichnet, z. B. für einzelne Tage, Monate oder Quartale.
Ein sehr aktueller Anwendungsfall für solche Diagramme kommt aus dem Internetbereich: Es handelt sich dabei um die Anzeige von Zugriffsstatistiken auf unterschiedliche Internetseiten, um deren Beliebtheit und deren Erfolg zu überprüfen.
Festzuhalten ist auf jeden Fall, dass für eine solche Darstellung ein Feld im Datumsformat und ein Feld mit der anzuzeigenden Größe erforderlich sind.
Für die Darstellung von Daten in einem Diagramm ist eine geeignete Datenherkunft erforderlich. Als Datenherkunft für die Beispiele des vorliegenden Beitrags verwenden Sie eine Abfrage, die sich aus den Tabellen Kategorien, Artikel, Bestellungen und Bestelldetails zusammensetzt.
Die Abfrage enthält das Feld Kategoriename der Tabelle Kategorien sowie das Feld Bestelldatum der Tabelle Bestellungen. Außerdem erstellen Sie noch ein neues Feld, mit dem Sie den Preis eines jeden Bestellpostens berechnen. Tragen Sie dazu in eine neue Spalte des Abfrageentwurfs den folgenden Ausdruck ein:
Gesamtpreis: ZCurrency([Bestelldetails].[Einzelpreis]*[Anzahl]*(1-[Rabatt]))
Die Funktion ZCurrency sorgt dafür, dass der Inhalt des Feldes direkt im Währungsformat ausgegeben wird.
Damit die Werte in der richtigen zeitlichen Abfolge angezeigt werden, setzen Sie noch die Eigenschaft Sortieren des Feldes Bestelldatum auf den Wert Aufsteigend.
Schließlich müssen Sie sich noch überlegen, über welchen Zeitraum die Daten angezeigt werden sollen. Dazu geben Sie in der Zeile Kriterium des Feldes Bestelldatum den folgenden Ausdruck ein:
Zwischen #01.01.1995# Und #31.12.1995#
Hinweis
Je nachdem, mit welcher Access-Version Sie arbeiten, können die Bestelldaten der unterschiedlichen Versionen der Nordwind-Datenbank variieren. Berücksichtigen Sie das bitte bei der Zusammenstellung des Kriteriums.
Anschließend können Sie die Abfrage unter dem Namen qryKategorienGesamtpreis speichern.
Damit Sie schnell zu Ihrem ersten Diagramm kommen, verwenden Sie den dafür vorgesehenen Assistenten. Sie finden ihn, wenn Sie im Register Formulare des Datenbankfensters auf die Schaltfläche Neu klicken.
Hinweis
Der Assistent erstellt zwar auch ein neues Formular – die Hauptarbeit steckt allerdings darin, das entsprechende Steuerelement in das Formular einzusetzen und seine Eigenschaften so anzupassen, dass es den Benutzerangaben entspricht.
Bevor Sie jetzt allerdings direkt auf den Eintrag Diagramm-Assistent klicken (siehe Bild 1), müssen Sie noch die gewünschte Datenherkunft auswählen.
Bild 2: Auswahl der Felder für das Diagramm
Bild 3: Auswahl des gewünschten Diagramms
Bild 1: Auswahl des Diagramm-Assistenten
Im folgenden Fenster wählen Sie alle Felder aus, die im Diagramm angezeigt werden sollen. Da Sie die Datenherkunft bereits soweit vorbereitet haben, dass sie lediglich diejenigen Felder enthält, die im Diagramm Verwendung finden sollen, können Sie alle Felder per Mausklick auf die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil (>>) in das rechte Listenfeld bugsieren (siehe Bild 2).
Vom nun folgenden Fenster sollten Sie sich nicht überrumpeln lassen: Es enthält direkt 20 verschiedene Vorschläge für das Aussehen Ihres Diagramms.
Ein Mausklick auf die gewünschte Diagrammart im linken Teil des Fenster bewirkt die Anzeige der Bezeichnung und einer Kurzbeschreibung des Diagramms im rechten Teil des Fensters (siehe Bild 3).
Wenn Sie einmal durch die unterschiedlichen Diagramme klicken, erfahren Sie schnell, dass nicht alle für die Anzeige von zeitlichen Verläufen eines Wertes geeignet sind.
Da unsere Abfrage nicht nur die zeitliche Komponente und den angezeigten Wert, sondern auch noch die Einteilung unterschiedlicher Kategorien enthält, erscheint die Auswahl des Liniendiagramms sinnvoll.
Mit dem Liniendiagramm können Sie den Verlauf der unterschiedlichen Kategorien durch die farbige Unterscheidung gut darstellen.
Nach seiner Auswahl erscheint das nächste Fenster des Assistenten, in dem Sie den beiden Achsen und den unterschiedlichen Linien die entsprechenden Felder zuwiesen. Hier zeigt sich wieder einmal, dass Intuition keine Computersache ist (siehe Bild 1).
Die Access”sche Fehleinschätzung bezüglich der Zuordnung der Felder können Sie allerdings schnell beheben, indem Sie die Felder aus dem rechten Bereich des Fensters in das Diagramm auf der linken Seite ziehen – also das Feld Gesamtpreis zur y-Achse, das Feld Bestelldatum zur x-Achse sowie das Feld Kategoriename in das Diagramm.
Bild 1: Zuteilung der Felder
Bild 2: Auswahl des Namens und weiterer Einstellungen
Um einen Eintrag zu entfernen, ziehen Sie ihn einfach mit der Maus aus dem Diagramm heraus.
Irritierenderweise stellt Access dem Feldnamen Gesamtpreis den Ausdruck Summe von voran und hängt dem Feldnamen Bestelldatum den Ausdruck nach Monaten an.
Sie können diese Werte jedoch leicht anpassen, indem Sie einen Doppelklick auf die ent-sprechenden Felder ausführen und den ge-wünschten Wert aus dem Fenster Zusammenfassen bzw. Gruppe auswählen.
Im vorliegenden Fall verwenden Sie für das Feld Gesamtpreis den Eintrag Summe (da Sie ja den Gesamtpreis über die gesamte Kategorie anzeigen möchten) und für das Feld Bestelldatum den Eintrag Monat.
Im nächsten Dialogfenster legen Sie nun noch den Namen des Diagramms fest und be-stimmen, ob Sie eine Legende anzeigen möchten oder nicht.
Die Legende bezieht sich auf die Zuweisung der Kategorienamen an die unterschiedlichen Farben der Linien (siehe Bild 2).
Etwas missverständlich ist die Frage nach dem Namen des Diagramms – statt eines Namens, unter dem das Diagramm als Objekt gespeichert wird, ist hier vielmehr die überschrift des Diagramms gemeint. Geben Sie daher eine aussagekräftige überschrift – beispielsweise Umsätze nach Kategorien – ein.
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