Formulare für die Dateneingabe

Formulare sind das A und O bei der Eingabe und Bearbeitung von Daten mit Access. Sie bergen jedoch ihre Tücken: Deshalb stellen wir Ihnen in loser Folge wichtige Techniken zum Erstellen von Formularen und der enthaltenen Steuerelemente vor – natürlich ohne den Einsatz von Assistenten. In diesem Rahmen möchten wir die Südsturm-Beispieldatenbank mit einer Benutzeroberfläche versehen. In der vorliegenden Ausgabe dreht sich alles um Formulare zur Detailansicht der Daten einer Tabelle.

Formulare zur Dateneingabe zeigen in der Regel einen einzigen Datensatz an – entweder einen vorhandenen oder einen leeren, neuen. Die Anordnung der Steuerelemente zur Anzeige der Felder der zugrunde liegenden Tabelle hängt dabei von unterschiedlichen Faktoren ab, die meist ergonomischer Natur sind. So sollten Sie die Steuerelemente so anordnen, dass der Benutzer die Daten möglichst intuitiv eingeben kann – im Falle von Adressdaten also etwa in der Reihenfolge, wie man es von Papier- und Online-Formularen gewohnt ist. Größere Mengen von Steuerelementen gruppiert man auf geeignete Weise, damit der Benutzer zusammenhängende Daten schnell finden kann. Bevor man jedoch zig Steuerelemente in die Fläche eines modernen Bildschirms hineinpresst, sollte man diese besser auf die Seiten eines Registersteuerelements aufteilen; verschachtelte Daten zeigt man in der Regel in verknüpften Haupt- und Unterformularen an.

In diesem Beitrag kümmern wir uns jedoch zunächst um einfache Formulare, die nur die Daten einer einzigen Tabelle oder einer Abfrage ohne weitere, in Unterformularen anzuzeigende Daten enthalten. Gewissermaßen können natürlich schon verknüpfte Daten vorhanden sein – etwa solche, die im Rahmen der Normalisierung einer Datenbank in andere Tabellen extrahiert wurden wie die Anrede, Kategorien oder Lieferanten.

Als Beispieldatenbank verwenden Sie die in [1] zur Südsturm-Datenbank umgewandelte Nordwind-Datenbank. Als einfaches Beispiel dient die Tabelle tblArtikel, deren Datensätze im in den nächsten Abschnitten beschriebenen Formular bearbeitet werden sollen.

Neues Formular an Datenherkunft binden

Nach dem Erstellen eines neuen Formulars speichern Sie dies einfach erst einmal unter dem Namen frmArtikel ab. Als Nächstes legen Sie die Datenherkunft fest – das Formular soll ja die in einer Tabelle enthaltenen Daten anzeigen. Dazu verwenden Sie die Eigenschaft Datenherkunft, die alle vorhandenen Tabellen und Abfragen anzeigt. Der Menüeintrag Ansicht/Feldliste oder ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche zeigt nun die Liste mit den in der Datenherkunft enthaltenen Feldern an (s. Abb. 1).

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Abb. 1: Ein leeres Formular und die Feldliste mit den Feldern der Datenherkunft

Felder hinzufügen

Es gibt mindestens zwei Wege, ein Feld zur Anzeige der in der Datenherkunft enthaltenen Daten zum Formular hinzuzufügen. Der einfachere ist das Ziehen der gewünschten Felder von der Feldliste an die passende Stelle im Detailbereich des Formulars. Im Falle von “normalen” Feldern erstellt Access dann ein Textfeld, bei Feldern, die in der Datenherkunft als Nachschlagefeld eingerichtet sind wie im vorliegenden Fall LieferantID oder KategorieID ein Kombinationsfeld und bei Ja/Nein-Feldern ein Kontrollkästchen. Manchmal ist aber nicht direkt offensichtlich, welches Steuerelement für die Anzeige des Feldes zum Einsatz kommen soll: Dann kommt die zweite Variante zum Tragen.

Nachträgliches Binden von Steuerelementen

Dabei erstellt man zunächst ein “leeres” Steuerelement und stellt erst danach die Bindung an das passende Feld der Datenherkunft her. Wollten Sie etwa die Kategorien in einem Listenfeld und die aktuelle Kategorie markiert anzeigen, müssten Sie folgendermaßen vorgehen: Legen Sie zunächst ein Listenfeld an. Weisen Sie der Eigenschaft Datensatzherkunft des Listenfeldes die Tabelle tblKategorien zu und stellen Sie die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreiten auf 2 und 0cm ein. Damit zeigt das Listenfeld schon einmal die vorhandenen Kategorien an. Damit nun auch noch die zum aktuellen Artikel gehörende Kategorie markiert wird, stellen Sie die Eigenschaft Steuerelementinhalt auf das Feld KategorieID ein.

Anzeigen der Daten

Wenn Sie die gewünschten Steuerelemente etwa wie in der Entwurfsansicht aus Abb. 2 eingefügt und angeordnet haben, können Sie das Formular erstmals testen. Ein Wechsel in die Formularansicht sorgt auch gleich für die Anzeige des ersten Datensatzes; mit den Navigationsschaltflächen im unteren Bereich können Sie bequem zwischen den Datensätzen hin- und herwechseln. Die Aufteilung der Steuerelemente in einzelne Bereiche (hier wurde das Rahmen-Steuerelement eingesetzt) sorgt für eine bessere übersicht (s. Abb. 3).

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Abb. 2: Ein Formular zur Dateneingabe in der Entwurfsansicht

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Abb. 3: In der Formularansicht zeigt das Formular standardmäßig den ersten Datensatz der Datenherkunft an.

Formular hübsch machen

Die Anordnung der Steuerelemente macht schon einen recht ordentlichen Eindruck, allerdings könnten einige vorhandene Formularelemente ungeübte Benutzer verwirren. So wird zum Beispiel kein Benutzer wissen, dass man den aktuellen Datensatz mit einem Klick auf den Datensatzmarkierer am linken Rand speichern kann, und auch das Symbol zum Anlegen eines neuen Datensatzes dürfte nicht jedem bekannt sein. Schließlich will man auch mal einen Datensatz löschen: Und dazu muss man zunächst den kompletten Datensatz mit einem Klick auf den Datensatzmarkierer markieren und dann die Entfernen-Taste betätigen oder die Schaltfläche Datensatz löschen der Symbolleiste betätigen – beides scheint umständlich. Noch dazu bietet selbst der Menüpunkt Datensätze keinen Eintrag namens Löschen – das stellt Access kein gutes Zeugnis aus.

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